探析完善企業(yè)溝通管理機(jī)制的可行思路

方汝松

摘 要 從整體上看，現(xiàn)代社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展迅速，而作為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的核心力量——企業(yè)組織規(guī)模也日漸龐大。從實(shí)踐來(lái)看，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)先后建立起現(xiàn)代公司治理結(jié)構(gòu)，內(nèi)部管理體系正逐漸完善，使得企業(yè)管理的實(shí)效性和專業(yè)性愈發(fā)突出。管理溝通作為提升企業(yè)管理效能、保障管理工作實(shí)效性的重要環(huán)節(jié)，近年來(lái)的相關(guān)研究與探討備受關(guān)注。對(duì)此，本文以企業(yè)溝通管理機(jī)制為切入點(diǎn)，客觀評(píng)析了建立溝通管理機(jī)制的幾項(xiàng)原則，并綜合探討了溝通管理機(jī)制在企業(yè)中的問(wèn)題及優(yōu)化思路，以期為改善企業(yè)溝通機(jī)制，提升整體管理水平提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞 企業(yè)管理 溝通管理機(jī)制 完善思路

一、建立溝通管理機(jī)制的原則

管理學(xué)對(duì)溝通理論的定義是“信息、情感和思想在兩人以上的群體當(dāng)中進(jìn)行傳遞、交換的過(guò)程；是在管理過(guò)程當(dāng)中，通過(guò)準(zhǔn)確性高、可靠性高的信息交流傳遞，使得信息被受眾接受并完整理解的持續(xù)化過(guò)程”。為此，現(xiàn)代企業(yè)管理溝通要實(shí)現(xiàn)有效溝通，提升運(yùn)營(yíng)管理效率，應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：

第一，正確看待差異化溝通，重視層次原則，即要求溝通應(yīng)當(dāng)保障其間的連貫性和細(xì)分性，不同的層級(jí)或不同的事件采用的溝通方式、溝通技巧和措施應(yīng)當(dāng)存在差異。所以，企業(yè)溝通管理應(yīng)該全面貫徹層次原則，既要根據(jù)目的、需求來(lái)分層次地進(jìn)行有效溝通，也要保證溝通中信息的保密性，促使溝通管理形成一個(gè)整體、完善的管理機(jī)制。

第二，保障上下溝通的連貫性，重視整體原則，即要求溝通之前，應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)現(xiàn)代企業(yè)的獨(dú)立性和整體性。換而言之，企業(yè)本就是一個(gè)完整的系統(tǒng)，在現(xiàn)代企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，必須凸顯其獨(dú)立性。但是，企業(yè)內(nèi)部任何環(huán)節(jié)或者部分發(fā)生變化，都將對(duì)其他管理運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)甚至整個(gè)管理系統(tǒng)產(chǎn)生連鎖反應(yīng)。因此，企業(yè)溝通管理必須保持和堅(jiān)持整體性原則，貫徹上下一致性，緊密?chē)@企業(yè)的整體性和獨(dú)立性，才能體現(xiàn)溝通的價(jià)值，使之能夠切實(shí)作用于企業(yè)管理，為企業(yè)的有序發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的內(nèi)部支撐。

第三，營(yíng)造良好的環(huán)境氛圍，重視激勵(lì)原則。從管理學(xué)角度來(lái)看，企業(yè)溝通管理的根本目的在于形成良好的溝通氛圍，促使內(nèi)部各項(xiàng)工作、各個(gè)環(huán)節(jié)的順利開(kāi)展和任務(wù)的有效落實(shí)。同時(shí)，良好的溝通氛圍能夠及時(shí)緩解員工內(nèi)部的消極情緒，及時(shí)化解內(nèi)部負(fù)面問(wèn)題的影響，形成規(guī)范性更強(qiáng)的管理氛圍，促使經(jīng)營(yíng)管理效能的提升。因此，在完善企業(yè)溝通管理機(jī)制的過(guò)程中，應(yīng)該重視內(nèi)部良好溝通環(huán)境的創(chuàng)設(shè)，通過(guò)富有針對(duì)性的積極鼓勵(lì)，在內(nèi)部形成具有激勵(lì)性的環(huán)境氛圍，激發(fā)企業(yè)員工的工作熱情與動(dòng)力，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)管理工作順利開(kāi)展。

二、企業(yè)溝通管理實(shí)踐中常見(jiàn)問(wèn)題概述

第一，溝通體制欠缺規(guī)范性。在實(shí)踐中，部分企業(yè)因溝通管理環(huán)節(jié)長(zhǎng)期存在規(guī)范性不強(qiáng)等問(wèn)題，如部分企業(yè)內(nèi)部溝通隨意性較大，溝通的內(nèi)容不明確，極易導(dǎo)致溝通準(zhǔn)確性和實(shí)效性等效能低下。又如，部分企業(yè)對(duì)重要事項(xiàng)的處理，缺乏健全的溝通程序，溝通活動(dòng)的開(kāi)展往往以主管領(lǐng)導(dǎo)的主觀意識(shí)為主，且在溝通后，對(duì)問(wèn)題的總結(jié)歸納和細(xì)節(jié)分析側(cè)重不夠。由此，溝通方法、溝通措施和溝通行為的不規(guī)范直接影響了溝通的效果，最終導(dǎo)致企業(yè)溝通活動(dòng)流于形式。

第二，溝通方式欠缺靈活性。實(shí)踐表明，企業(yè)內(nèi)部溝通體系的完善與否將直接影響溝通的實(shí)效性和專業(yè)性。而現(xiàn)實(shí)中，部分企業(yè)因溝通管理機(jī)制環(huán)節(jié)的缺漏，長(zhǎng)期存在上下級(jí)溝通、平級(jí)溝通不暢等問(wèn)題，越級(jí)溝通現(xiàn)象亦是頻頻出現(xiàn)，導(dǎo)致眾多管理問(wèn)題難以通過(guò)有效溝通被化解，內(nèi)部信息交流和共享長(zhǎng)期處于低效狀態(tài)。

第三，溝通效果欠缺實(shí)效性。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，確保時(shí)間價(jià)值最大化是實(shí)現(xiàn)利益最大化的關(guān)鍵。因此，溝通管理應(yīng)該本著節(jié)約時(shí)間為目標(biāo)，言簡(jiǎn)意賅，重點(diǎn)突出溝通目的，讓員工清晰、明確認(rèn)識(shí)到企業(yè)要求，進(jìn)而可以按照溝通內(nèi)容開(kāi)展后期工作，取得理想成果。但部分企業(yè)未能正視溝通管理的重要性，長(zhǎng)期游走于表面化的溝通形式，毫無(wú)技巧可言，普遍存在著溝通實(shí)效性不強(qiáng)，溝通內(nèi)容不突出、溝通缺乏針對(duì)性等問(wèn)題，導(dǎo)致內(nèi)部溝通不暢，內(nèi)部信息傳達(dá)存在嚴(yán)重滯后性，溝通效率亟待提高。

三、完善企業(yè)溝通管理機(jī)制的可行思路

基于前述可知，溝通是優(yōu)化企業(yè)管理的基礎(chǔ)措施，只有通過(guò)有效的溝通才能保證運(yùn)營(yíng)管理取得預(yù)期效果。具體思路如下：

第一，掌握必要的、多元化的溝通技巧，使溝通過(guò)程更為規(guī)范。具體地說(shuō)，一要熟練運(yùn)用聽(tīng)說(shuō)技巧。傾聽(tīng)是最好的溝通方式之一，即要求重視與溝通對(duì)象的情感交流溝通，實(shí)現(xiàn)真誠(chéng)溝通、高效率溝通，傾聽(tīng)對(duì)方回復(fù)的信息，不打斷對(duì)方的言語(yǔ)表達(dá)，給予對(duì)方足夠時(shí)間進(jìn)行表述。同時(shí)，要準(zhǔn)確記錄溝通重點(diǎn)，使重點(diǎn)內(nèi)容轉(zhuǎn)化成重點(diǎn)信息，作用于后期的工作開(kāi)展。再者，還要靈活運(yùn)用說(shuō)話技巧，言簡(jiǎn)意賅地將主題內(nèi)容表述清楚，使聽(tīng)者能夠第一時(shí)間掌握核心內(nèi)容。同時(shí)，對(duì)于工作指令的傳達(dá)要因人而異，結(jié)合不同員工的個(gè)體特點(diǎn)展開(kāi)溝通與交流，使后續(xù)工作順利開(kāi)展。二要尊重溝通對(duì)象的不同意見(jiàn)，即要求注重尊重他人的不同意見(jiàn)，使溝通能夠建立在彼此認(rèn)同的基礎(chǔ)上，使溝通達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。此外，還應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“廣開(kāi)言路”，讓每位員工都有機(jī)會(huì)參與企業(yè)運(yùn)營(yíng)問(wèn)題的討論，以此激發(fā)員工參與企業(yè)決策和管理的意愿，強(qiáng)化員工個(gè)體對(duì)企業(yè)的歸屬感與認(rèn)同感。

第二，建立健全溝通管理機(jī)制。企業(yè)溝通管理機(jī)制應(yīng)該以規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、高效為目標(biāo)，從溝通目的、溝通渠道、溝通范圍等方面入手，不斷豐富溝通體系，發(fā)揮實(shí)際作用。具體地說(shuō)，一要優(yōu)化溝通渠道，創(chuàng)新溝通方式，即要求企業(yè)結(jié)合實(shí)際，開(kāi)拓多元化溝通渠道。既要保障內(nèi)部自上而下和自下而上的溝通渠道更加暢通，也要確保內(nèi)部各層級(jí)間雙向溝通、多向溝通的效率，及時(shí)化解企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中的緊急問(wèn)題、突出問(wèn)題。同時(shí)，要不斷創(chuàng)新溝通方式，使溝通長(zhǎng)期保持良好狀態(tài)。例如，除了常用的現(xiàn)場(chǎng)溝通、電話溝通等傳統(tǒng)方式，還可以嘗試運(yùn)用即時(shí)通信軟件、OA辦公系統(tǒng)等信息化程序，以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)化的高效溝通，逐步弱化溝通的頻次和空間限制，降低溝通信息的失真率。此外，還可以利用非正式渠道進(jìn)行溝通，如通過(guò)定期組織戶外活動(dòng)、旅游等方式，縮短溝通的距離，使溝通效果更顯著，避免溝通流于形式或者溝通失去價(jià)值。二要明確溝通目標(biāo)。為提升溝通管理的實(shí)效性，做好戰(zhàn)略規(guī)劃工作是其中的關(guān)鍵，即要求將溝通目標(biāo)融入戰(zhàn)略目標(biāo)規(guī)劃當(dāng)中，有效設(shè)計(jì)溝通內(nèi)容和溝通目標(biāo)，減少不必要的溝通事項(xiàng)，降低溝通時(shí)間成本和人力成本，促使溝通作用最大化，最終通過(guò)持續(xù)有效的溝通，鞏固和強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部穩(wěn)定性，提高員工隊(duì)伍的穩(wěn)定性，提升員工共識(shí)度。三要明確溝通范圍，即要求采取民主、公平、高效的溝通方式，摒棄原有獨(dú)斷管理的模式，在符合企業(yè)管理規(guī)定和制度要求的前提下，結(jié)合管理實(shí)際需求開(kāi)展相應(yīng)的溝通活動(dòng)。

四、結(jié)語(yǔ)

為全面提升管理水平和效能，企業(yè)要以實(shí)效性作為溝通管理的基本要求，強(qiáng)化內(nèi)部溝通效果，構(gòu)建符合企業(yè)實(shí)際的溝通管理機(jī)制，保障溝通的實(shí)效性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，使企業(yè)始終保持活力和穩(wěn)固的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

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