一定要避免的電子郵件無(wú)禮語(yǔ)

阿里納·迪茲克（Alina+Dizik）

幾個(gè)星期前，丹尼爾·雷尼（Danielle René）引起了轟動(dòng)，原因是她在Twitter上透露了自己如何在工作郵件中巧妙地反駁某人：只要使用“根據(jù)我上一封電子郵件”（per my last email）這種簡(jiǎn)單的說(shuō)法即可達(dá)到目的。在分享了她喜歡的消極進(jìn)攻方式后，這位來(lái)自華盛頓特區(qū)的寫(xiě)手兼營(yíng)銷(xiāo)專(zhuān)家鼓勵(lì)她的粉絲分享自己的心得體會(huì)。結(jié)果令人大開(kāi)眼界，那條消息廣為流傳，吸引數(shù)以百計(jì)的人加入到這場(chǎng)討論中，分享自己“罵人不帶臟字”的方法。但通常而言，我們還是會(huì)無(wú)意間在電子郵件中使用令人不快的語(yǔ)句。

如果你發(fā)送一封善意的電子郵件，但卻收到了無(wú)禮的回應(yīng)，你可能已經(jīng)在不經(jīng)意中冒犯了別人而不自知。從“你應(yīng)該知道”（as you are aware）到“請(qǐng)指教”（please advise），Twitter上的回應(yīng)表明電子郵件溝通其實(shí)是一個(gè)社會(huì)難題，一旦在錯(cuò)誤的時(shí)候使用錯(cuò)誤的詞匯或短語(yǔ)，就很容易冒犯或惹惱別人。

喬治敦大學(xué)語(yǔ)言學(xué)教授德博拉·塔尼（D eb or a h Tannen）表示，電子郵件溝通“是個(gè)雷區(qū)，因?yàn)槟憧床坏饺藗冏骱畏磻?yīng)”。具體到在職場(chǎng)中使用電子郵件，其實(shí)有很多或?qū)蝈e(cuò)的方法來(lái)傳達(dá)自己的觀點(diǎn)，獲得自己需要的東西，而不必被人誤解，或激怒別人。以下是一些關(guān)鍵的行為準(zhǔn)則。

我們都會(huì)在具體的文字、口吻和意圖之外，通過(guò)電子郵件傳達(dá)一些微妙的意思。就連你的郵件長(zhǎng)度和語(yǔ)法也能表現(xiàn)出我們的思考過(guò)程。但卻很難預(yù)測(cè)我們會(huì)給別人留下什么印象。我們通常會(huì)直接點(diǎn)擊“發(fā)送”按鈕，而不會(huì)考慮對(duì)方會(huì)如何解讀自己的郵件。

“我們都已經(jīng)很習(xí)慣這種媒體，甚至都不會(huì)問(wèn)自己這樣的問(wèn)題：我表達(dá)清楚了嗎？我會(huì)不會(huì)被人誤解？”美利堅(jiān)大學(xué)語(yǔ)言學(xué)教授，《屏幕上的文字：數(shù)字時(shí)代的閱讀命運(yùn)》（Words on Screen： The Fate of Reading in a Digital World）的作者納奧米·巴倫（Naomi Baron）說(shuō)。她補(bǔ)充道，等到郵件發(fā)出去后，“很多人都會(huì)據(jù)此評(píng)價(jià)你?！?/p>

最近幾年，電子郵件越來(lái)越成為較為正式的職場(chǎng)溝通工具，主要是因?yàn)镾lack等即時(shí)通信平臺(tái)的滲透?，F(xiàn)在年輕職場(chǎng)人士認(rèn)為，“電子郵件是老人用的東西?！卑蛡愓f(shuō)，“這種態(tài)度正在為電子郵件重新塑造越來(lái)越正式的形象?！?/p>

但曾經(jīng)在印度、南非和英國(guó)工作，后來(lái)定居美國(guó)密歇根大學(xué)安娜堡分校的英語(yǔ)教授邁休米塔·拉西里（Madhumita Lahiri）表示，不使用傳統(tǒng)電子郵件格式和短語(yǔ)可能會(huì)讓你顯得沒(méi)有見(jiàn)識(shí)。

拉西里表示，在電子郵件的開(kāi)頭使用“親愛(ài)的”（dear）或“祝你一切安好”（hope youre well）這樣的話非但不會(huì)顯得一本正經(jīng)、老氣橫秋，反而效果很好，而且能幫助讀者更加輕松地閱讀你的郵件?！坝幸恍┖艹Ｒ?guī)的開(kāi)頭和結(jié)尾模式，這表明你知道自己在做什么?！?/p>

舊金山電子郵件生產(chǎn)力工具開(kāi)發(fā)商Boomerang聯(lián)合創(chuàng)始人亞歷克斯·摩爾（Alexa Moore）表示，即便你希望在使用電子郵件時(shí)表現(xiàn)出專(zhuān)業(yè)性，透露出自己的個(gè)性和意圖也是一件好事。

根據(jù)Boomerang 2016年對(duì)35萬(wàn)封電子郵件的結(jié)尾進(jìn)行的研究，較為積極或消極的電子郵件獲得的回復(fù)率，比那些聽(tīng)起來(lái)不溫不火的郵件高出10%到15%。根據(jù)Boomerang的研究，簡(jiǎn)單的電子郵件語(yǔ)言獲得回應(yīng)最好。該公司的研究表明，用小學(xué)3年級(jí)的水平撰寫(xiě)的電子郵件獲得了53%的回復(fù)率，而大學(xué)水平只有39%，幼兒園水平約為46%。endprint