淺議衛(wèi)生計(jì)生檔案的信息化建設(shè)與管理

袁歆　向云霞

[摘要]隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各種新型科學(xué)技術(shù)在我國(guó)多個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。衛(wèi)生計(jì)生委作為管理我國(guó)計(jì)劃生育等任務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，其檔案管理工作也要緊跟時(shí)代發(fā)展。信息化技術(shù)的發(fā)展，催生出很多計(jì)算機(jī)管理軟件，而衛(wèi)生計(jì)生的檔案管理工作也趨向信息化和技術(shù)化。如何做好衛(wèi)生計(jì)生檔案的信息化管理，是不容忽視的重要話題。

[關(guān)鍵詞]衛(wèi)生計(jì)生；檔案管理；信息化建設(shè)

在衛(wèi)生計(jì)生檔案管理發(fā)展過(guò)程中，計(jì)算機(jī)的普及讓檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化，我國(guó)的檔案管理信息化起步較晚，因此仍然處于發(fā)展階段。管理技術(shù)、管理設(shè)備的革新變得至關(guān)重要。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理軟件是我國(guó)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，做好衛(wèi)生計(jì)生檔案信息化建設(shè)，能夠有效規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理的弊端，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

一、衛(wèi)生計(jì)生檔案信息化的重要性

衛(wèi)生計(jì)生檔案信息化管理指的是在衛(wèi)生計(jì)生委檔案管理工作中，以現(xiàn)代化科學(xué)管理理論為基礎(chǔ)，運(yùn)用信息化的方式開(kāi)展檔案管理工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理效率低下、出錯(cuò)率高等現(xiàn)象，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、系統(tǒng)化和智能化，讓衛(wèi)生計(jì)生檔案管理能夠滿足人們不斷增長(zhǎng)的需求，順應(yīng)社會(huì)發(fā)展腳步。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，管理軟件功能越來(lái)越完善，為我國(guó)衛(wèi)生計(jì)生檔案的信息化管理提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理軟件為基礎(chǔ)，衛(wèi)生計(jì)生檔案的信息化管理將會(huì)表現(xiàn)出傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。衛(wèi)生計(jì)生檔案的信息化管理，能夠有效延長(zhǎng)檔案的保存時(shí)間，讓檔案的實(shí)用性更強(qiáng)。傳統(tǒng)檔案管理主要是將紙質(zhì)檔案保存在特別設(shè)置的檔案室等場(chǎng)所，物理因素對(duì)保存效果影響較大，如保存環(huán)境、天氣變化等，例如保存場(chǎng)所環(huán)境較為潮濕，那么紙質(zhì)檔案就容易出現(xiàn)發(fā)霉變質(zhì)等問(wèn)題。衛(wèi)生局經(jīng)過(guò)幾十年發(fā)展，積累的各種檔案浩如煙海，想要查詢某個(gè)檔案難度很大，一些重要信息可能隨著時(shí)間推移而消失。而檔案信息化管理很大程度上能夠避免這個(gè)問(wèn)題，講檔案以數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)在硬盤(pán)里或者電子磁盤(pán)上，不僅能夠節(jié)省特別為存儲(chǔ)檔案而設(shè)置的空間，還能提高檔案保存的安全性，在數(shù)量巨大的檔案中查詢想要的信息也變?yōu)榭赡?。除此之外，檔案管理信息化最大的優(yōu)點(diǎn)就是查找方便快捷，能夠有效提高檔案管理的工作效率。使用計(jì)算機(jī)管理軟件讓檔案的信息更加豐富，軟件附帶的檢索功能讓我們隨時(shí)查詢需要的信息，這顯然是傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。查詢方式和步驟都非常簡(jiǎn)便，并且不會(huì)影響檔案信息的保存。

二、衛(wèi)生計(jì)生檔案管理存在的問(wèn)題

（一）衛(wèi)生局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視

目前衛(wèi)生局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位的檔案管理方法、體制等不甚了解，對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)導(dǎo)致不重視檔案管理。主要體現(xiàn)在：不重視建設(shè)管理制度，即使有的單位建立了檔案管理制度，也只是流于形式，執(zhí)行力度并不強(qiáng)，而缺少檔案管理制度意味著職責(zé)缺失，部分單位并未針對(duì)檔案管理聘請(qǐng)專門(mén)的管理人員：管理方式效率低下，容易出錯(cuò)，目前我國(guó)很多衛(wèi)生局的衛(wèi)生計(jì)生檔案管理，采用的仍然是人工管理方式，檔案管理水平低下，管理效率不高；部分單位沒(méi)有具備專業(yè)知識(shí)的管理人員，而領(lǐng)導(dǎo)也不重視檔案管理知識(shí)技能的宣傳指導(dǎo)，導(dǎo)致職工沒(méi)有開(kāi)展檔案管理工作的意識(shí)。

（二）檔案管理專業(yè)人才數(shù)量不足

領(lǐng)導(dǎo)不重視導(dǎo)致單位檔案管理工作建設(shè)力度較小，檔案管理發(fā)展速度緩慢，很多單位仍未實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。目前衛(wèi)生計(jì)生委中，具備專業(yè)知識(shí)和技能的檔案管理人才數(shù)量很少，一些檔案管理人員并未經(jīng)過(guò)專業(yè)技能訓(xùn)練就上崗，在檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤和疏漏，對(duì)檔案的完整性、安全性造成隱患。一些檔案管理人員已經(jīng)工作了十年以上，衛(wèi)生計(jì)生檔案管理部門(mén)沒(méi)有新鮮血液，衛(wèi)生計(jì)生檔案管理整體質(zhì)量不高，難以滿足不斷發(fā)展的社會(huì)需求，因此，做好人員建設(shè)工作也是提高衛(wèi)生計(jì)生檔案管理信息化水平的關(guān)鍵因素之一。

三、改善衛(wèi)生計(jì)生檔案管理信息化現(xiàn)狀的策略

（一）領(lǐng)導(dǎo)要充分重視檔案的信息化管理

對(duì)于衛(wèi)生計(jì)生委的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，首先應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的保密性，因此必須加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高他們的理論知識(shí)儲(chǔ)備和專業(yè)技能水平，讓管理人員能夠真正勝任檔案管理工作。在社會(huì)不斷發(fā)展的新環(huán)境、新形勢(shì)下，領(lǐng)導(dǎo)要指導(dǎo)檔案管理部門(mén)完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，提高管理工作的質(zhì)量和效率。建立更加完善的創(chuàng)新管理制度，恰當(dāng)?shù)倪\(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作。目前衛(wèi)生計(jì)生檔案檔案管理平臺(tái)是運(yùn)用數(shù)字信息技術(shù)建設(shè)的，因此檔案資料也要數(shù)字化，才能達(dá)到數(shù)字共享的效果。領(lǐng)導(dǎo)的思想和思維要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟社會(huì)發(fā)展腳步，努力提高檔案管理部門(mén)的整體水平，才能讓檔案管理人員成為能夠滿足新時(shí)期社會(huì)需求的高水平專業(yè)人才。

（二）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了更好的要求，衛(wèi)生計(jì)生委領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理人員的培養(yǎng)，并積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，創(chuàng)新培訓(xùn)形式，更新業(yè)務(wù)知識(shí)體系，適應(yīng)逐漸增加的檔案管理需求。檔案管理人員對(duì)檔案管理的重要性要有所認(rèn)識(shí)，在工作中要不斷學(xué)習(xí)，擴(kuò)展視野和知識(shí)面，多思考和研究。引進(jìn)優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，具備一定計(jì)算機(jī)知識(shí)的人才才能更好的完成信息化管理工作，從這個(gè)角度講，提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)是實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生計(jì)生檔案管理信息化的關(guān)鍵。

（三）完善檔案管理方式實(shí)現(xiàn)信息化管理

要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的可持續(xù)發(fā)展，需要建立更加完善的檔案管理制度，衛(wèi)生計(jì)生的檔案管理部門(mén)要將錄音、視頻等數(shù)字形式的檔案進(jìn)行處理和存儲(chǔ)?，F(xiàn)代化檔案管理不僅需要先進(jìn)的設(shè)備，還需要完善的管理制度和管理方式。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上，在我國(guó)人口高速增長(zhǎng)的情況下，衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作也愈加重要，完善制度，采取恰當(dāng)?shù)墓芾矸椒?，才能真正?shí)現(xiàn)檔案信息化管理的合理應(yīng)用和可持續(xù)發(fā)展。endprint