信息化環(huán)境中檔案信息服務(wù)利用分析

楊菲菲

摘 要：隨著人類社會(huì)的不斷發(fā)展和前進(jìn)，當(dāng)今社會(huì)，我們已經(jīng)步入了信息時(shí)代。信息，已經(jīng)成為這個(gè)時(shí)代非常重要的資源之一，成為實(shí)現(xiàn)當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要因素和直接的生產(chǎn)力。企業(yè)檔案的信息服務(wù)利用已經(jīng)在社會(huì)中發(fā)揮越來越重要的作用。

關(guān)鍵詞：檔案信息；服務(wù)利用；分析

1 服務(wù)方式概述

信息化環(huán)境中檔案信息利用服務(wù)方式是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)之上的。它以計(jì)算機(jī)硬件及通訊設(shè)備為依托，以應(yīng)用軟件為手段，以數(shù)據(jù)庫信息資料為利用對(duì)象，一方面可以將信息資源傳遞和信息咨詢統(tǒng)一起來，另一方面又有助于最大限度地實(shí)現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)。簡言之，信息化環(huán)境中檔案信息利用服務(wù)，

是指檔案機(jī)構(gòu)通過各種類型的網(wǎng)絡(luò)直接傳遞檔案信息，為利用者服務(wù)。它對(duì)信息資源在手段上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，在利用方式上實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，在內(nèi)容上實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、系統(tǒng)化。信息網(wǎng)絡(luò)體系將為檔案信息資源的有效共享提供最廣泛的服務(wù)載體和渠道，使檔案館的整體功能得以充分發(fā)揮，保證檔案利用工作由單一服務(wù)方式向網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的轉(zhuǎn)變。與傳統(tǒng)檔案信息利用服務(wù)方式相比，通過網(wǎng)絡(luò)，檔案部門將數(shù)字化的檔案信息上網(wǎng)，建立各種可公開的信息數(shù)據(jù)庫，網(wǎng)上辦展覽，網(wǎng)上公布檔案和編研成果，利用者可直接登陸到檔案信息網(wǎng)上進(jìn)行查閱開放檔案目錄和文件，足不出戶就能在互聯(lián)網(wǎng)各個(gè)終端機(jī)上進(jìn)行遠(yuǎn)距離網(wǎng)上利用，收到事半功倍之效?？梢哉f，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，為檔案信息服務(wù)提供了最佳的技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑，它具有節(jié)奏快、周期短的特點(diǎn)。利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)傳輸檔案信息，不僅能促使檔案提供利用服務(wù)跟上時(shí)代的步伐，與現(xiàn)代技術(shù)同步發(fā)展，同時(shí)也能使用戶享受到現(xiàn)代化信息服務(wù)的樂趣，激發(fā)人們對(duì)新知識(shí)的追求。信息化環(huán)境中檔案信息的利用大大縮短了信息傳輸?shù)臅r(shí)間，提高了檔案利用的效率，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享。

2 檔案信息服務(wù)利用的實(shí)現(xiàn)

（一）流程

在企業(yè)檔案信息服務(wù)利用當(dāng)中，企業(yè)檔案信息來源于企業(yè)檔案和外部信息，這二者整合起來，通過人為的行為將這個(gè)整個(gè)成企業(yè)檔案信息，并將企業(yè)檔案信息通過分析和整合，形成四個(gè)信息量，分別是通過控制風(fēng)險(xiǎn)為企業(yè)創(chuàng)造財(cái)富的檔案信息量、通過降低成本為企業(yè)創(chuàng)造財(cái)富的檔案信息量、通過創(chuàng)新為企業(yè)創(chuàng)造財(cái)富的檔案信息量、通過向顧客提供產(chǎn)品和服務(wù)為企業(yè)創(chuàng)造財(cái)富的檔案信息量和通過其他方式為企業(yè)創(chuàng)造財(cái)富的檔案信息量。之后通過傳統(tǒng)的方式或者網(wǎng)絡(luò)的形式將這些信息提供給用戶，用戶充分利用這些信息，這樣一來，企業(yè)檔案信息服務(wù)工作著就能夠有充分信息來源和十足的資料來源。這就是企業(yè)檔案信息服務(wù)利用的大致流程，其實(shí)是一個(gè)非常簡單的流程，但是要使得流程能夠順利進(jìn)行，需要的工作量不僅僅是一點(diǎn)時(shí)間能夠誰備的，需要企業(yè)檔案信息服務(wù)工作者們花費(fèi)大量的時(shí)間、精力、人力和物力。

（二）實(shí)現(xiàn)方式

企業(yè)檔案的信息服務(wù)利用的實(shí)現(xiàn)方式主要包括五種途徑：

閱覽和出借、復(fù)制供應(yīng)、檔案信息的公布、檔案信息的咨詢和定題服務(wù)和檔案信息推送等五種方式。閱覽和出借.其中，閱覽是指開辟檔案閱覽室，提供給用戶直接查閱利用企業(yè)檔案信息；出借是指作為企業(yè)檔案信息的管理部門和服務(wù)部門，制定一定的規(guī)章制度將有關(guān)的企業(yè)檔案信息材料借給企業(yè)檔案信息的需求者或者企業(yè)檔案信息工作者。復(fù)制供應(yīng)是指將企業(yè)檔案信息的原本經(jīng)過復(fù)制等形式將復(fù)印本提供給企業(yè)檔案信息的需求者，這是一種企業(yè)檔案信息服務(wù)利用的常用方式。檔案信息的公布，是指將企業(yè)檔案信息的管理部門通過合法合理的途徑將企業(yè)檔案信息向社會(huì)、企業(yè)等用戶公布公示，以達(dá)到實(shí)現(xiàn)為用戶服務(wù)的方式。檔案信息的咨詢，是指企業(yè)檔案信息工作者根據(jù)企業(yè)檔案信息的需求人員提出的具體要求，通過自身的認(rèn)識(shí)、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)或者相關(guān)的資料文獻(xiàn)以及分析研究結(jié)果等等方式，以個(gè)別解答的方式，針對(duì)需求者的問題作出解答和解釋的一種服務(wù)方式，這種方式一般是以口頭形式或者書面形式進(jìn)行的。定題服務(wù)和檔案信息推送，定題服務(wù)，是指企業(yè)檔案信息管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)部門，根據(jù)用戶研究課題的需要等等要求，通過對(duì)企業(yè)檔案信息的收集、篩選、整理之后，定期或者不定期提供給用戶，直到用戶的課題研究完成之后，這是一個(gè)連續(xù)的過程；檔案信息推送，是指依據(jù)一定的技術(shù)標(biāo)誰和約定，自動(dòng)從檔案信息原材料中篩選信息，并通過一定的形式有規(guī)律地將信息傳遞給用戶的一種特殊的技術(shù)。

（三）反饋與協(xié)調(diào)

企業(yè)檔案信息服務(wù)利用經(jīng)過一段時(shí)間之后，用戶在使用過程中就會(huì)產(chǎn)生一些想法和意見，那么，反饋與協(xié)調(diào)工作成為影響企業(yè)發(fā)展工作的重要因素。企業(yè)檔案信息的服務(wù)利用主要反饋的內(nèi)容整理起來包括：用戶的建議和意見、利用服務(wù)的效果、用戶對(duì)企業(yè)檔案信息服務(wù)的需求及其發(fā)展趨勢(shì)等方面的內(nèi)容。而用戶反饋信息的類型主要包括前置反饋、同步反饋和后置反饋三種形式。通過收集用戶的反饋信息，企業(yè)檔案信息工作者們?cè)賲f(xié)調(diào)提供者與用戶之間的關(guān)系和信息利用途徑之后，從而達(dá)到企業(yè)檔案信息的最佳利用效果。

3 若干思考

（一）企業(yè)檔案信息服務(wù)利用的保密性

企業(yè)檔案信息服務(wù)利用的過程中，不容忽視的問題自始至終就只有一個(gè)問題，那就是企業(yè)檔案信息服務(wù)利用中的保密性問題。眾所周知，關(guān)于企業(yè)檔案信息，主要內(nèi)容包含了企業(yè)的科研信息、生產(chǎn)信息、經(jīng)營信息和管理信息等方面大量的秘密信息，是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄和信息記錄。試想下，一旦這些屬于企業(yè)的秘密信息發(fā)生了泄露等事件，那么對(duì)于企業(yè)的發(fā)展和企業(yè)生存勢(shì)必產(chǎn)生巨大的影響。因此，如果在企業(yè)檔案信息服務(wù)利用過程中忽略了企業(yè)檔案信息的保密工作問題，那么得不償失將是最終的結(jié)局。進(jìn)而，在企業(yè)檔案信息的服務(wù)利用過程當(dāng)中，無論是企業(yè)檔案信息的工作人員還是企業(yè)檔案信息的利用者，都應(yīng)當(dāng)重視對(duì)企業(yè)檔案信息的保管工作，將企業(yè)檔案信息的保密工作視為刻不容緩、不容忽視的義務(wù)之一。

（二）企業(yè)檔案的信息服務(wù)利用的不對(duì)稱性

通過企業(yè)檔案信息的用戶反饋意見中，顯然可以發(fā)現(xiàn)，許許多多的用戶反饋的意見是他們得到的企業(yè)檔案信息不是與他們的訴求相吻合的，他們得到的信息大部分與他們的需求是不對(duì)稱的。并且隨著信息量的增多，這個(gè)問題也越來越明顯，因此，對(duì)于企業(yè)檔案信息的管理部門和提供部門，應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視，在服務(wù)利用企業(yè)檔案信息的過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)盡量減少信息的不對(duì)稱，從企業(yè)內(nèi)部來看，企業(yè)檔案信息管理服務(wù)部門在對(duì)企業(yè)檔案信息服務(wù)利用過程中，應(yīng)當(dāng)盡量減少員工與企業(yè)信息的不對(duì)稱；從企業(yè)外部來看，企業(yè)檔案信息服務(wù)在服務(wù)利用過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)盡量減少企業(yè)與消費(fèi)者利用者之間的信息不對(duì)稱?？偠灾?，在企業(yè)檔案信息的服務(wù)利用過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)盡可能地減少企業(yè)檔案信息的不對(duì)稱。

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