對新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的深化探索

李佩霖

摘 要：對于企業(yè)而言，人事檔案管理工作的有效性是企業(yè)合理開展社保工作的基礎(chǔ)，也是企業(yè)順暢運(yùn)營與管理的重要前提，因此本文以國有企業(yè)的普遍情況為案例，謹(jǐn)就現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理工作中浮現(xiàn)的問題進(jìn)行闡述，探究并摸索新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的優(yōu)化策略與方法。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；企業(yè)人事檔案管理；多頭管理

隨著我國的不斷發(fā)展與進(jìn)步，逐漸建立起現(xiàn)代化的企業(yè)制度，為我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出了巨大的貢獻(xiàn)。而在現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)營與管理過程中，人事檔案的管理工作是其中的重要組成部分。然而現(xiàn)階段，我國的企業(yè)人事檔案管理工作中存在多頭管理與檔案收納內(nèi)容不合理的情況，對人事檔案管理工作的整體性與有效性造成嚴(yán)重影響，需要采取有效措施加以調(diào)整。

1 新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理中的現(xiàn)有問題

（一）多頭管理對于管理整體性的影響

現(xiàn)階段，許多企業(yè)在人事檔案管理工作中，存在組織、人事、人力資源與辦公室等多頭管理現(xiàn)象，而這主要是由于新時(shí)期企業(yè)人才流動與崗位輪換過于頻繁，兼之企業(yè)人事檔案管理工作的滯后性所決定的。多頭管理現(xiàn)象的存在會影響人事檔案管理的有效性，也很容易產(chǎn)生人才流動而檔案未能及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)移的情況，對于人事檔案的完整性產(chǎn)生不利影響。另外，企業(yè)的變動也會導(dǎo)致人事檔案管理出現(xiàn)問題，以國有企業(yè)為例，許多國企經(jīng)歷了改制、合并等巨大變動，在這個過程中，相關(guān)行政部門與人才服務(wù)中心，同樣會參與到企業(yè)的人事檔案管理工作當(dāng)中，多頭管理的情況十分嚴(yán)重。同時(shí)，企業(yè)變動也會容易導(dǎo)致員工檔案的流失與散佚，導(dǎo)致人事檔案的完整性受到影響。

（二）檔案的收納內(nèi)容缺少合理性

我國的國有企業(yè)員工與領(lǐng)導(dǎo)層的人事檔案管理相類似，都包括眾多的門類與內(nèi)容，更加側(cè)重于記錄員工的學(xué)歷信息、過往經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)與政治信息，而這一類檔案內(nèi)容對于國有企業(yè)而言并不具備足夠的利用價(jià)值，而這主要是由于國有企業(yè)組織架構(gòu)而導(dǎo)致的。在企業(yè)中，多數(shù)員工主要從事一線的生產(chǎn)、制備、開發(fā)、銷售與服務(wù)工作，因而企業(yè)的發(fā)展與核心競爭力的提升，最為需要的是員工的創(chuàng)新能力與業(yè)績水平，對于員工的學(xué)歷與過往的需要較少，也并不需要了解員工的政治面貌等情況，因此當(dāng)前就國有企業(yè)而言存在人事檔案信息繁瑣、檔案管理不夠簡練等情況。

（三）人事檔案意識的嚴(yán)重缺乏

人事檔案包含了一個人一生所經(jīng)歷的所有學(xué)習(xí)和工作歷程，以及在各個領(lǐng)域取得的成績，對于個人而言非常重要。但在企業(yè)中，職工往往不太重視個人資料的填寫，重要信息不準(zhǔn)確、不完整，甚至由他人代寫的情況也很常見。同時(shí)，作為企業(yè)來講，更愿意把人力、財(cái)力、物力放在產(chǎn)品和市場上，忽視個人檔案的整理和完善工作。企業(yè)檔案制度的健全和完善會推動企業(yè)經(jīng)營更好地發(fā)展。

2 新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的策略探索

（一）對人事檔案管理制度加以優(yōu)化

新時(shí)期企業(yè)的人事檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)確保管理機(jī)制的規(guī)范性，針對現(xiàn)有的多頭管理情況，依據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，切實(shí)發(fā)揮出黨的領(lǐng)導(dǎo)作用，并在黨組織的領(lǐng)導(dǎo)下，對人力資源管理責(zé)任與義務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一，對人事檔案制定層級管理機(jī)制。就管理方式上，國有企業(yè)的人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)著重滿足現(xiàn)代化人事檔案管理共工作的需要，將人事檔案管理與企業(yè)招聘、崗位輪換、專業(yè)培訓(xùn)、薪酬福利與績效考核等工作相結(jié)合。另外，就人事檔案管理的范圍而言，企業(yè)應(yīng)當(dāng)確認(rèn)檔案管理的整體性，樹立統(tǒng)一管理的理念，建立包括臨時(shí)工與勞務(wù)派遣員工的人事檔案[1]。

對于企業(yè)人事檔案管理制度進(jìn)行規(guī)范化探索，需要對人事檔案管理制度的建設(shè)加以優(yōu)化，可以通過以下方法：其一，建立起人事檔案內(nèi)容歸集制度，要求對于人事檔案的收集與歸納要在第一時(shí)間進(jìn)行，主動對各部門所產(chǎn)生的人事檔案內(nèi)容進(jìn)行收集與歸檔；其二，確保人事檔案鑒別的有效性，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地開展人事檔案歸檔內(nèi)容的鑒別工作，對人事檔案中的內(nèi)容進(jìn)行合理取舍；其三，對日常的檔案調(diào)取制度加以完善，嚴(yán)格遵循相關(guān)企業(yè)的相關(guān)規(guī)定，對人事檔案進(jìn)行調(diào)取時(shí)要注意保證檔案的安全性與完整性；其四，對于人事檔案的轉(zhuǎn)移制度加以完善。對于某些已經(jīng)離職或勞動合同解除的員工來說，其人事檔案向新的企業(yè)或人力資源共享服務(wù)中心進(jìn)行轉(zhuǎn)移的過程中，需要確保檔案的規(guī)范性、完整性與及時(shí)性，避免員工與檔案相分離的情況。

（二）對人事檔案收納內(nèi)容進(jìn)行分類管理

存在人事檔案管理問題的企業(yè)通常具備較大的規(guī)模，企業(yè)內(nèi)部工種眾多，員工類型復(fù)雜，可能包括正式員工、臨時(shí)工與勞務(wù)派遣員工等，也包括決策層、管理層與一線業(yè)務(wù)員工。企業(yè)的人事檔案管理工作需要滿足企業(yè)人力資源管理的需要，并主動維護(hù)員工的合法權(quán)益，因而需要對人事檔案進(jìn)行分類的收納與管理。以國有企業(yè)為例，在人事檔案管理過程中，需要嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)與規(guī)章制度的規(guī)定，針對正式員工建立包括員工基本檔案、勞務(wù)合同、薪酬檔案、績效檔案、誠信檔案與政治面貌等相關(guān)內(nèi)容的人事檔案管理制度；對臨時(shí)員工與勞務(wù)派遣員工建立包括基本檔案、合同檔案、績效檔案與社會保障繳納檔案等內(nèi)容的簡易人事檔案。另外，人事檔案的管理還應(yīng)當(dāng)以不同單位、科室與部門為單位，進(jìn)行分別管理。

（三）運(yùn)用先進(jìn)的管理手段提高信息整合效率

新時(shí)期企業(yè)的人事檔案管理工作，還需要充分運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，由傳統(tǒng)的單一人力管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)槿肆芾砼c信息管理合一的管理模式。傳統(tǒng)的人力管理手段，通常以紙質(zhì)為檔案內(nèi)容載體，檔案的歸納與保存都需要投入一定的空間成本、時(shí)間成本與人力成本，而現(xiàn)代化的人事檔案管理信息化建設(shè)，則以信息手段實(shí)現(xiàn)人事檔案內(nèi)容的信息化與數(shù)字化轉(zhuǎn)換，大大節(jié)省了檔案歸檔與管理、保存、調(diào)取的時(shí)間與資源消耗。另外，實(shí)現(xiàn)人力與信息管理相結(jié)合的管理模式，能夠?yàn)槿耸聶n案管理提供更加豐富的管理手段與管理模式，提高檔案管理效率，提高檔案調(diào)取的控制效果，減少管理成本的投入。因此，新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展，應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用信息化的管理手段，運(yùn)用檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)可以通過自我構(gòu)建或?qū)ν夂献鞯姆绞?，建立全類型的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以與檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)企業(yè)達(dá)成合作，并確保管理系統(tǒng)功能模塊的合理性。例如，企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)需要具備多模式歸檔文件整理、多全宗管理模式、跨庫檢索查詢等功能模塊，應(yīng)當(dāng)具備數(shù)據(jù)采集與加工、數(shù)據(jù)存儲與管理、數(shù)據(jù)查詢利用與系統(tǒng)維護(hù)等功能。

（四）提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

提高企業(yè)人事檔案管理的水平與質(zhì)量，還應(yīng)當(dāng)著重提升人事檔案管理人員的專業(yè)水平。新時(shí)期的人事檔案管理需要更多地使用信息化與數(shù)據(jù)化手段，因而對管理人員的技術(shù)應(yīng)用能力與水平要求較高，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)吸納具有高水平與高素質(zhì)的人事檔案管理人才，并對現(xiàn)有的人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)工作，需要企業(yè)充分意識到人事檔案管理的重要性，著重提高員工的檔案內(nèi)容分類；檔案收集、鑒別與歸檔；檔案整理、保存與保護(hù)與檔案轉(zhuǎn)遞工作的專業(yè)素養(yǎng)，并提高人事檔案管理人員的系統(tǒng)操作能力[2]。

3 結(jié)語

針對我國企業(yè)人事檔案管理工作的現(xiàn)有問題，需要企業(yè)首先以制度的形式來對多頭管理問題加以解決，通過保障制度的規(guī)范性來維護(hù)檔案管理工作的規(guī)范性，繼而再次基礎(chǔ)上對人事檔案收納內(nèi)容進(jìn)行有效的分類管理，通過先進(jìn)的信息化手段構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，并著重提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]曹勇.人事檔案管理發(fā)展方向的探索[J].散文百家：下，2014（7）：102-102.

[2]李昭嫻.我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J].卷宗，2016，6（3）.endprint