淺談中學(xué)教學(xué)檔案管理改革

陳克軍

[摘 要]中學(xué)教學(xué)檔案管理，不僅決定著能否為中學(xué)保留真實(shí)的歷史記錄，還能為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、科學(xué)決策提供借鑒。然而，在我國(guó)一些中學(xué)學(xué)校中，由于各種主客觀條件限制，教學(xué)檔案管理還存在很多問(wèn)題，亟需改革。

[關(guān)鍵詞]中學(xué)；教學(xué)檔案；改革

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.115

[中圖分類(lèi)號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）22-0-02

中學(xué)教學(xué)檔案是指在教師的教學(xué)活動(dòng)、學(xué)生的學(xué)習(xí)活動(dòng)、教學(xué)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的教學(xué)文件材料。教學(xué)檔案能全面反映學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，中學(xué)通過(guò)建立完善的教學(xué)檔案管理制度，對(duì)于實(shí)現(xiàn)中學(xué)教育目的、提高教學(xué)質(zhì)量、深入進(jìn)行教學(xué)研究工作具有重要的意義。作為國(guó)家教育系統(tǒng)的重要組成部分，中學(xué)教學(xué)檔案極大地影響和推動(dòng)著社會(huì)教育事業(yè)的改革和發(fā)展，同時(shí)在豐富檔案內(nèi)容、促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展方面也扮演著重要的角色。

1 中學(xué)教學(xué)檔案管理的內(nèi)容

中學(xué)學(xué)校教學(xué)檔案管理主要包括教務(wù)工作檔案管理、教師業(yè)務(wù)檔案管理和學(xué)籍檔案管理三方面內(nèi)容。

教務(wù)工作檔案管理的內(nèi)容主要有：①收集、整理、存儲(chǔ)上級(jí)下達(dá)的教學(xué)計(jì)劃和專(zhuān)業(yè)課程設(shè)置、教學(xué)大綱、教學(xué)檢查方面的指導(dǎo)性文件、綜合性教學(xué)文件材料；②本校形成的教學(xué)管理規(guī)章制度、教學(xué)計(jì)劃書(shū)、教學(xué)大綱、教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)反饋表等；③教師方面資料，包括教師變動(dòng)、教師考核以及任課授課情況等；④教學(xué)方面的統(tǒng)計(jì)資料，包括學(xué)校教學(xué)設(shè)施情況、教學(xué)科研成果情況、教學(xué)參考資料等。教師業(yè)務(wù)檔案管理的內(nèi)容主要包括：收集、整理、存儲(chǔ)教師的基本情況；每學(xué)期所任課程、班級(jí)和節(jié)數(shù)；教學(xué)工作計(jì)劃和總結(jié)，專(zhuān)題經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，班主任工作計(jì)劃和總結(jié)；觀摩教學(xué)的教案、教師聽(tīng)課記錄、讀書(shū)報(bào)告、學(xué)習(xí)心得、進(jìn)修計(jì)劃和教研成果等。學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容主要包括學(xué)生的學(xué)籍信息、考試成績(jī)、獎(jiǎng)懲信息等。

2 中學(xué)教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)技能

目前，我國(guó)一些或個(gè)別較小規(guī)模的中學(xué)還沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，機(jī)構(gòu)設(shè)置沒(méi)有統(tǒng)一，而檔案管理人員都是兼職，或兼顧授課、行政或教務(wù)。同時(shí)，地方檔案局或者教育局有的每隔幾年進(jìn)行一次繼續(xù)教育或者培訓(xùn)，有些檔案管理人員甚至從沒(méi)進(jìn)行過(guò)中學(xué)教學(xué)檔案管理方面的培訓(xùn)，再加上很多人都是兼職，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)技能，不能很好地勝任檔案管理工作。

2.2 實(shí)體分類(lèi)不規(guī)范

大多數(shù)中學(xué)學(xué)校都是借鑒前任教師傳授的方法和日常管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)自行擬定分類(lèi)，對(duì)于具體的教學(xué)檔案范疇、具體分類(lèi)還不是很明確，只是延續(xù)以前的分類(lèi)方案，并沒(méi)有結(jié)合教學(xué)檔案內(nèi)容的日漸復(fù)雜化和多樣化適時(shí)調(diào)整具體分類(lèi)，導(dǎo)致實(shí)體分類(lèi)不規(guī)范。由于實(shí)體分類(lèi)不規(guī)范，大量寶貴的教學(xué)檔案信息資源得不到有效管理與利用。

2.3 重藏輕鑒

檔案價(jià)值鑒定是由檔案工作人員“按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、方法，來(lái)判定檔案的價(jià)值、確定檔案的保管期限，并據(jù)此剔除失去保存價(jià)值的檔案予以銷(xiāo)毀的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。而當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)中學(xué)學(xué)校都沒(méi)有落實(shí)，只注重檔案的收藏工作，很少進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定。

2.4 基礎(chǔ)設(shè)施落后

很多辦學(xué)規(guī)模較小或者辦學(xué)歷史較短的學(xué)校，都尚未建立專(zhuān)門(mén)的檔案室，資料通常分散在各部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)手中累積至今。部分學(xué)校沒(méi)有安置統(tǒng)一的檔案密集架，檔案盒也沒(méi)有及時(shí)使用檔案局統(tǒng)一訂制的專(zhuān)門(mén)裝具，不符合“八防”要求，更沒(méi)有實(shí)現(xiàn)庫(kù)房、閱檔、辦公三分開(kāi)，存在很多安全隱患。

2.5 對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確的認(rèn)識(shí)

很多中學(xué)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工還沒(méi)有正確理解檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案信息化即單純的數(shù)字化，更有甚者認(rèn)為將目錄管理計(jì)算機(jī)化即實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化。大部分中學(xué)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作缺乏應(yīng)有的重視和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，始終沒(méi)有從戰(zhàn)略高度去認(rèn)識(shí)檔案管理數(shù)字化和信息化建設(shè)的重要意義和作用，仍然延續(xù)著傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理方式，檔案管理前景及效果令人擔(dān)憂。

3 中學(xué)教學(xué)檔案管理改革的建議

針對(duì)中學(xué)教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題，筆者結(jié)合長(zhǎng)期的工作實(shí)踐，針對(duì)中學(xué)教學(xué)檔案管理改革，提出了以下幾點(diǎn)具體可行的解決方案。

3.1 堅(jiān)持原則，集中統(tǒng)一與分級(jí)管理相結(jié)合

首先，中學(xué)教學(xué)檔案管理要堅(jiān)持對(duì)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理的原則，將檔案放在檔案室進(jìn)行統(tǒng)一保管，各科室要及時(shí)將相關(guān)檔案資料送到學(xué)校統(tǒng)一的檔案室，使檔案管理工作更加科學(xué)、更加合理。其次，教育種類(lèi)的多元化和教育層次的復(fù)雜性決定了教學(xué)檔案在具體管理方式上的差異性。教學(xué)檔案管理工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理與分級(jí)管理相結(jié)合的管理方式，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，都要做好檔案管理工作。

3.2 轉(zhuǎn)變思想，提高建檔、管檔意識(shí)

轉(zhuǎn)變思想，提高建檔管檔意識(shí)是前提，中學(xué)學(xué)校應(yīng)充分重視檔案工作的重要性，在學(xué)校財(cái)力允許的范圍內(nèi)，把檔案工作當(dāng)成一項(xiàng)學(xué)校建設(shè)的基礎(chǔ)工作進(jìn)行落實(shí)。同時(shí)，檔案管理人員也要加強(qiáng)自身修養(yǎng)，時(shí)刻關(guān)注學(xué)校大事，按歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求進(jìn)行收集檔案，要有效控制檔案形成的質(zhì)量及保證收集工作的質(zhì)量。此外，檔案管理人員在與各科室工作人員加強(qiáng)溝通與交流的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)心理素質(zhì)的錘煉和培養(yǎng)，克服禁錮心理障礙，走出“小圈子”，自覺(jué)提高建檔、管檔的良好意識(shí)。

3.3 提供保障，建章立制、規(guī)范管理

加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供基本保障，是檔案工作開(kāi)展的前提。在檔案管理改革中，中學(xué)不僅要加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，還要不斷豐富館（室）藏資源，確保硬件充實(shí)。同時(shí)，制度建設(shè)也是實(shí)現(xiàn)中學(xué)教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的重要舉措之一，在教學(xué)檔案管理上，中學(xué)應(yīng)建立和完善基礎(chǔ)教育督導(dǎo)、考核和評(píng)估機(jī)制，確保有章可循。

3.4 與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)

中學(xué)學(xué)校要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，通過(guò)建立電子檔案庫(kù)提高檔案檢索的速度，并向老師開(kāi)放，加快紙質(zhì)檔案的信息化化建設(shè)，提高檔案的利用率和服務(wù)效率，使檔案利用手段的多樣化成為可能。同時(shí)，中學(xué)要提高教師的信息化意識(shí)，鼓勵(lì)他們?cè)趥湔n的過(guò)程中和教學(xué)的過(guò)程中多使用電子教案，并將這些電子檔案貢獻(xiàn)給學(xué)校的檔案管理部門(mén)，為學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)作貢獻(xiàn)。

4 結(jié) 語(yǔ)

中學(xué)教學(xué)檔案是中學(xué)學(xué)校及教師從事教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)直接形成的，具有較高價(jià)值的各種文字、圖表、音像等原始材料。這些檔案材料是中學(xué)學(xué)校教學(xué)工作方針、政策的真實(shí)寫(xiě)照，是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)研究不可缺少的依據(jù)和參考資料。因此，中學(xué)只有加快中學(xué)學(xué)校檔案管理改革，才能充分發(fā)揮中學(xué)教學(xué)檔案的重要作用。

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