基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑探索

洪建華

[摘 要]隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，各行各業(yè)都借助先進(jìn)的信息技術(shù)來改善辦公環(huán)境。在這樣的社會大背景下，基層單位的文件檔案管理也試圖改革落后的傳統(tǒng)管理辦法，借助先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)來促進(jìn)檔案管理的革新，使自身能夠高效運轉(zhuǎn)。本文首先探討了當(dāng)前的基層單位文件檔案管理中存在的不足，進(jìn)而為基層單位實現(xiàn)文件檔案管理現(xiàn)代化提供了一些建議。

[關(guān)鍵詞]基層單位；檔案管理；現(xiàn)代化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.113

[中圖分類號]D630.3；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）22-0-02

0 引 言

信息技術(shù)發(fā)展使許多行業(yè)的辦公環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)依靠人工的文件檔案管理方式已經(jīng)基本上被淘汰，電子化辦公已經(jīng)成為主流。在一些基層單位中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代化的需求，逐漸被無紙化的管理方式所取代，不僅提高了檔案管理工作的效率，從長遠(yuǎn)來看，還能節(jié)省很多資金，對于基層單位的健康發(fā)展具有積極的意義。因此，基層單位應(yīng)該加強(qiáng)現(xiàn)代化的檔案管理建設(shè)，探討和研究如何有效實現(xiàn)基層單位文件檔案管理的現(xiàn)代化。

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的興起提高了文件檔案管理的效率，在很大程度上解決了傳統(tǒng)檔案管理準(zhǔn)確率與效率低的問題。事業(yè)單位只有不斷更新技術(shù)與理念，才能讓文件檔案管理工作與時俱進(jìn)，如何實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化與系統(tǒng)化是當(dāng)前需要面對的主要問題，有必要對這一問題進(jìn)行深入研究。

檔案管理是基層事業(yè)單位工作中一個非常重要的部分，真實地記錄了基層組織的工作活動，涉及內(nèi)容較為廣泛。目前，我國檔案管理的現(xiàn)代化水平較低，信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢及潛能還沒有充分發(fā)揮出來，尤其是在基層事業(yè)單位工作管理方面，仍然受傳統(tǒng)檔案管理問題的影響，

1 基層單位文件檔案管理存在的問題

1.1 缺乏健全的檔案管理制度

從目前的情況看，基層單位在文件檔案管理方面，缺乏健全的檔案管理制度。具體來說，一方面，檔案管理工作比較隨意，管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致管理工作十分混亂；另一方面，一些檔案的案卷標(biāo)題沒有填寫完整，也沒有進(jìn)行序號編寫、組卷不統(tǒng)一，而且更為嚴(yán)重的是一些文件檔案沒有編制卷內(nèi)目錄，或者編過的卷內(nèi)目錄遺失、不完整，在檔案歸類上十分隨意等。此外，工作人員在進(jìn)行檔案整理時，沒有明確的方向和目標(biāo)，對于檔案的搜集、整理和后期維護(hù)缺乏關(guān)鍵制度作為支撐。這些問題都反映出基層單位檔案管理制度的重大漏洞，沒有健全的檔案管理制度，會使工作人員因循守舊、不思創(chuàng)新，長此以往，會導(dǎo)致檔案管理工作的效率和質(zhì)量都十分低下。

1.2 檔案檢索系統(tǒng)不健全

檔案整理歸檔是為了方便后期的檢索查詢，科學(xué)的檢索系統(tǒng)對于檔案的使用和查詢來說十分關(guān)鍵，然而在當(dāng)前的一些基層單位中，存在檔案檢索系統(tǒng)不健全的問題。目前的檢索方式主要有兩種，即手工和計算機(jī)檢索，計算機(jī)檢索相較于人工來說有很多優(yōu)勢，但許多基層單位仍然采取人工檢索的方式，不僅效率低下，而且耗時耗力。

1.3 利用效率低

文件檔案管理工作能夠幫助基層單位回望過去、規(guī)劃未來，進(jìn)而有利于基層單位開展相關(guān)工作。因而，無論是從經(jīng)濟(jì)視角還是從社會視角，基層單位的文件檔案管理對基層單位發(fā)展都有一定的積極意義。但是，在過去的相當(dāng)長的時間里，基層單位檔案的利用效率很低，沒有得到充分利用，在檔案整理工作完成后，除了上級領(lǐng)導(dǎo)檢查外，這些檔案基本上不會再被翻閱，純粹是為了整理而整理，沒有有效發(fā)揮檔案管理的重要作用。

1.4 缺少專業(yè)的檔案管理人才

目前，許多基層單位對檔案管理工作都不是很重視，因而也不會引進(jìn)專業(yè)人才來管理檔案。有很多檔案管理人員都是從其他部門臨時調(diào)過來的，在年齡和學(xué)歷上都不占優(yōu)勢，導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)很低，不能很好地完成檔案管理工作。

2 基層單位文件檔案管理的現(xiàn)代化路徑探索

文件檔案的現(xiàn)代化管理，也就是將一些現(xiàn)代化的技術(shù)手段、管理方法以及理論運用到基層單位的文件檔案管理中，進(jìn)而促進(jìn)形成健全、高效的檔案管理制度，促進(jìn)文件檔案管理的系統(tǒng)化、自動化、信息化。

2.1 健全檔案檢索系統(tǒng)

檢索對于檔案后期應(yīng)用的重要性不言而喻，要想使檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化，基層單位就需要健全檔案檢索系統(tǒng)，使檔案檢索系統(tǒng)更加規(guī)范化和專業(yè)化。具體來說，首先，基層單位要借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，建立電子化的檢索目錄，并通過對檢索條件進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置，來完善檔案檢索系統(tǒng)。其次，檢索系統(tǒng)要使用最流行的關(guān)鍵詞法，檢索者可以根據(jù)自己的需求，在檢索系統(tǒng)中輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞，然后檢索系統(tǒng)就可以將相關(guān)的文獻(xiàn)呈現(xiàn)出來，從而可以提高檔案管理的效率。

2.2 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

目前，國家一直在強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性，而且也付諸了行動，加強(qiáng)了對基層單位的檔案檢查力度。對此，基層單位也開始重視檔案管理工作，為達(dá)到主管部門的標(biāo)準(zhǔn)要求，檔案管理部門要重點提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，這是改變檔案管理現(xiàn)狀的根本之策。那么，如何才能提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)呢？首先，基層單位要安排專門的人員負(fù)責(zé)檔案工作，這樣可以保證檔案管理的統(tǒng)一性，避免人員混亂造成的檔案管理混亂；其次，基層單位可以定期組織檔案工作人員參加相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和檔案管理能力；再次，基層單位還可以引進(jìn)一些專業(yè)技術(shù)人才，促進(jìn)檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化。

2.3 利用電子設(shè)備進(jìn)行檔案保存

與紙質(zhì)版的檔案保存相比，電子檔案擁有諸多優(yōu)勢，一方面電子檔案便于長期保存，不會像紙質(zhì)檔案那樣隨著時間而慢慢腐蝕；另一方面電子檔案便于檢索，在檢索時只需輸入關(guān)鍵詞就能夠方便快捷地獲取所需資料。首先，基層單位要重視檔案的電子化保存，多使用現(xiàn)代化的電子設(shè)備進(jìn)行檔案的相關(guān)工作，促進(jìn)基層單位文件檔案管理的現(xiàn)代化；其次，基層單位要逐漸由紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理過渡，最終要用電子檔案管理取代紙質(zhì)檔案管理，提高檔案管理工作的效率。

2.4 建立和完善文件檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代社會將全面邁進(jìn)信息化時代，基層單位應(yīng)該抓住這一契機(jī)，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式向現(xiàn)代化的檔案管理方式轉(zhuǎn)變，緊跟時代發(fā)展的步伐，進(jìn)一步滿足自身的需求。因此，基層單位需要建立和完善文件檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系。首先，基層單位應(yīng)該以自身的長遠(yuǎn)發(fā)展為導(dǎo)向，建立適當(dāng)范圍的局域網(wǎng)，不僅可以有效保護(hù)單位的信息資源，還能夠方便單位內(nèi)部人員利用信息，提高文件檔案管理的利用率；其次，基層單位要及時完善文件檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系，定期更新關(guān)鍵技術(shù)，使網(wǎng)絡(luò)體系更加穩(wěn)定。

3 結(jié) 語

現(xiàn)代化的管理方法和管理手段，對于基層單位的文件檔案管理具有十分重要的作用?；鶎訂挝灰欢ㄒ浞种匾暀n案管理工作，通過摸索和借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗，借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，引進(jìn)一批專業(yè)的文件檔案管理人才，建立適當(dāng)范圍的局域網(wǎng)，促進(jìn)基層單位實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，進(jìn)而促進(jìn)基層單位的健康發(fā)展。

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