機關檔案管理的現(xiàn)代化與信息化管理

王燕

[摘 要]機關檔案是對機關人事資料、成長歷程中的榮譽和事件的有效記錄，是管理層決策的重要依據(jù)，管理得當能為領導層決策增添客觀性因素，同時能夠為機關其他部門開展工作提供很好的輔助作用，因此做好機關檔案管理工作，對機關發(fā)展具有重要的意義。本文就機關檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化建設工作展開論述，重點對現(xiàn)代化和信息化建設中存在的問題進行詳細論述，并提出幾點建議性措施，希望對機關檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化建設工作起到一定的促進作用，供廣大機關工作人員參閱。

[關鍵詞]機關檔案；現(xiàn)代化；信息化；管理措施

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.109

[中圖分類號]D630；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）22-0-02

1 機關檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設的意義

機關檔案管理的現(xiàn)代化建設，通過運用科學的管理模式和技術方法，能夠充分發(fā)揮檔案工作者的主動性和創(chuàng)造性，打破傳統(tǒng)機關檔案信息管理的模式，最終實現(xiàn)檔案的科學化、標準化和信息化管理。此外，在管理模式、手段以及硬件設備等達到一定現(xiàn)代化程度的基礎上（綜合運用計算機、網(wǎng)絡和各種多媒體技術手段，實現(xiàn)對檔案信息資源的有效整合，完成檔案信息的存儲、網(wǎng)絡傳遞、快速檢索、自動統(tǒng)計以及初步的智能管理等），機關單位對所有的檔案數(shù)據(jù)信息進行統(tǒng)一的整理、共享，有利于為社會提供全方位的信息服務，并將傳統(tǒng)檔案信息資料的復雜、繁瑣的運行機制轉(zhuǎn)變成為方便、快捷的方式，極大程度地提高了機關單位的管理水平和工作效率。因此，機關單位進行檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設工作，能夠有效節(jié)約資源，促進機關單位的高效化、規(guī)范化發(fā)展。

2 機關檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設過程中面臨的主要問題

2.1 對現(xiàn)代化和信息化認識的觀念陳舊，重視程度不夠

在機關單位中，領導層的取向?qū)τ跈C關內(nèi)各項發(fā)展有重要影響，有時候甚至是決定性的，得到領導的重視就會有充足的資源，對其建設和發(fā)展都有重要的意義。目前，在機關單位中，領導層對檔案管理工作的重視程度明顯不足，具體表現(xiàn)就是資金投入不足，遲遲不能落實一些硬件設施的建設工作。此外，一些領導階層的觀念陳舊，對新事物有抵觸和排斥心理，甚至認為進行檔案資料的現(xiàn)代化和信息化建設會出現(xiàn)檔案資料的泄露風險，導致檔案管理工作缺乏“大刀闊斧”性的突破和建設決策。

2.2 機關檔案管理標準和規(guī)范建設工作欠缺

機關檔案管理的現(xiàn)代化建設，要為后續(xù)的信息化建設工作做好準備，但就目前機關檔案管理發(fā)展的狀況來看，不論是在現(xiàn)代化建設方面（主要體現(xiàn)在硬件配套設施方面）還是在信息化建設方面（主要體現(xiàn)在機關檔案資料網(wǎng)絡化建設方面），都不夠規(guī)范和標準化。具體來說，首先，硬件配套設施、管理模式和技術方面在不同的機關檔案管理部門中存在明顯的差異性，導致在實施資源的共享環(huán)節(jié)中，出現(xiàn)嚴重脫節(jié)。其次，檔案信息資料的收集和整理也存在顯著的差異性，這些都成為了機關檔案資料管理現(xiàn)代化和信息化建設工作的桎梏。最后，由于檔案資料在傳輸和共享的過程中出現(xiàn)各種阻礙因素，導致檔案資料信息的有效整合失去意義，造成檔案資料信息存在大量重復，甚至有些已經(jīng)廢棄（對原檔案資料進行了更新），但由于資源共享存在問題，舊的檔案資料仍未得到及時更新，造成在調(diào)閱檔案資料過程中，出現(xiàn)錯誤（以舊當新），甚至作出錯誤的信息判斷。

2.3 在檔案管理的人員隊伍建設方面存在著欠缺

新時期的機關檔案信息管理工作，和傳統(tǒng)意義上的資料文件的收集和整理存在著很大的區(qū)別，它已經(jīng)作為一項獨立的工作職能部門而存在。檔案管理人員需要具備一定的專業(yè)知識和技能，還要會操作一些現(xiàn)代化的管理工具。

目前，在機關檔案管理工作崗位上任職的人員多是一些瀕臨退休，或是從其他部門“無奈”調(diào)到檔案管理部門，說管理人員隊伍為“老弱病殘”都不為過。這部分人大多都沒有專業(yè)的或是相關的管理知識和技能，大多只能從事一些資料和文件的收集和整理工作，對于機關檔案資料信息的現(xiàn)代化和信息化建設可以說是“毫無價值”。檔案管理人員素質(zhì)低是導致機關檔案資料管理現(xiàn)代化和信息化建設工作進展緩慢的重要因素。

3 機關檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設措施

3.1 針對觀念意識和重視程度不足等問題采取的有效措施

“意識決定行為”，機關單位要想轉(zhuǎn)變機關人員尤其是機關高層管理人員的意識，并非一朝一夕就能夠?qū)崿F(xiàn)的，需要進行統(tǒng)籌安排，逐步轉(zhuǎn)變這些人員的意識。首先，機關單位要對檔案管理工作的重要性進行全面宣傳，引起機關領導層對于檔案管理工作的足夠重視，然后領導要起到帶頭作用，帶動全員重視檔案管理工。其次，機關要加強對從事檔案管理工作的人員的意識教育，促進其全身心投入檔案管理工作中去，充分發(fā)揮主觀能動性，積極探索切實可行的檔案管理現(xiàn)代化模式，創(chuàng)造性地開展各項工作，推動檔案事業(yè)的科學發(fā)展。

3.2 針對機關檔案管理人員素質(zhì)水平問題采取的有效措施

“一切行為都是人的行為”，檔案管理人員是檔案管理工作的主體，是檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設的關鍵。機關單位可以從兩個方面提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，首先，對檔案管理人員進行培訓，并制定相關的考核制度，促進機關檔案管理人員提高自身綜合素質(zhì)水平；其次，機關單位要積極的引進具有專業(yè)管理知識和技術的人才，推動機關檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化建設工作的全面開展。

3.3 針對規(guī)范、標準不統(tǒng)一問題采取的有效措施

“無規(guī)矩不成方圓”，機關單位要為檔案管理工作的順利、有序開展提供一定的制度保證。一方面要規(guī)范機關檔案資料管理的流程，對每一項具體的操作環(huán)節(jié)都安排專人來完成，另一方面要制定相應的崗位責任制度，從客觀上保證檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設的順利進行。endprint

3.4 其他建議性措施

首先，機關單位要將機關檔案資料管理現(xiàn)代化和信息化建設工作提上日程，將其作為一項戰(zhàn)略發(fā)展目標來執(zhí)行，才能保證現(xiàn)代化和信息化建設工作的貫徹落實。其次，機關單位要投入一定的資金。俗話說“巧婦難為無米之炊”，說的就是這個道理，沒有一定的硬件設施作為基礎保證，任何建設工作都是“紙上談兵”。再次，機關單位要開放，不能采取“閉關鎖國”式的建設方法。最后，機關單位要積學習先進的管理模式和管理方法，取其精華，舍其糟粕，最終成就自己。

4 結(jié) 語

機關檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，只有積極投身到建設工作中去，才能最大程度上發(fā)揮檔案管理工作的服務性功能，才能更好地為社會、為人民服務。

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