我國企業(yè)檔案管理困惑探討

周金霞

[摘要]我國社會不斷發(fā)展進步，科學技術(shù)也隨之不斷得到發(fā)展，但我國的企業(yè)中仍存在著一些因素無法滿足快速發(fā)展的社會與科技，企業(yè)中傳統(tǒng)的管理模式就是其中的一個因素，由于其在企業(yè)發(fā)展中具有十分重要的作用，因此必須對企業(yè)中傳統(tǒng)的管理模式進行改革，發(fā)現(xiàn)其存在的問題，并就其存在的問題進行有針對性地改進，只有這樣，才能使企業(yè)檔案管理真正發(fā)揮其作用。本研究主要從三方面出發(fā)對我國企業(yè)檔案管理困惑及相關(guān)問題進行深入探討，分別為：我國企業(yè)檔案管理的重要性、我國企業(yè)檔案管理中存在的主要問題以及解決我國企業(yè)檔案管理困惑的措施，以此三方面的分析能夠?qū)ο嚓P(guān)的理論研究與企業(yè)檔案管理的實踐有所助益。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；檔案管理；重要性；困惑；措施

企業(yè)檔案管理是我國企業(yè)管理的重要組成部分，在企業(yè)的管理工作中占有十分重要的地位，我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展為企業(yè)檔案管理提出了一系列更高的要求，企業(yè)只有在檔案管理方面積極適應時代的變化，順應新的檔案管理趨勢，認識到自身仍存在的問題，并積極解決問題才能夠在時代競爭中立于不敗之地。

一、企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)中的檔案主要是指企業(yè)在運營過程中的各個方面，如管理、生產(chǎn)等方面保存下來的具有一定價值的資料。它對于企業(yè)來說是十分重要的資產(chǎn)和資源，能夠記錄下企業(yè)從起步到各個發(fā)展階段的狀況，對于企業(yè)了解自身的發(fā)展歷史，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展意義重大。隨著我國社會的發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模也在不斷地擴大，科技含量日益提高。尤其是在相對發(fā)達的地區(qū)，企業(yè)轉(zhuǎn)型更是日新月異，這就對企業(yè)檔案管理的速度與效率提出了雙重的要求。此外，隨著我國改革開放的不斷深入，越來越多的企業(yè)從單純的國內(nèi)市場拓展到國內(nèi)國外兩個市場，在為企業(yè)帶來更大的經(jīng)濟效益的同時，也使得企業(yè)面臨著巨大的競爭壓力，尤其是我國在加入世貿(mào)組織之后，不僅面臨著競爭壓力，而且還要應對反傾銷等的爭端，只有做好必要的檔案管理工作，記錄相關(guān)的有效數(shù)據(jù)與資料，才能夠在國際貿(mào)易爭端中維護自身的合法權(quán)益，并且在競爭中立于不敗之地。

總的來說，企業(yè)做好檔案管理工作是保證其自身可持續(xù)發(fā)展的重要舉措，我國企業(yè)要想經(jīng)營地更加穩(wěn)定與安全，必須積累與發(fā)展自身的企業(yè)文化，管理好發(fā)展的各項資源，做好檔案管理工作。

二、我國企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

盡管我國大部分企業(yè)在競爭中已經(jīng)意識到了檔案管理的重要作用，并且在原有基礎(chǔ)上對自身的檔案管理工作做出了較大程度的改善，但在實際的檔案管理工作中仍然存在著很多問題，這些問題的存在嚴重阻礙了企業(yè)的發(fā)展，也在一定程度上影響了企業(yè)的競爭力，因此，筆者結(jié)合相關(guān)的理論知識以及根據(jù)自身多年的實踐經(jīng)驗，就我國企業(yè)檔案管理中存在的主要問題進行梳理，期望對企業(yè)的實際工作有所啟發(fā)。

（一）檔案管理領(lǐng)域缺乏專業(yè)人員

檔案管理工作是一項專業(yè)性比較強的工作，而在現(xiàn)實中，很多企業(yè)的領(lǐng)導者仍沒有認識到這一點，這就造成了很多企業(yè)未安排專業(yè)的檔案管理人員去負責檔案的收集與管理工作，并且很多時候是從企業(yè)的其他部門調(diào)用人員來完成此項工作。檔案管理工作的專業(yè)性要求具有一定專業(yè)知識與專業(yè)能力的人員來負責，而檔案管理領(lǐng)域?qū)I(yè)人員的缺乏是目前我國企業(yè)檔案管理中存在的一個十分嚴重的問題，這將直接導致檔案管理領(lǐng)域的工作無法滿足企業(yè)發(fā)展的需要，從而限制企業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案管理工作不規(guī)范

現(xiàn)如今，部分企業(yè)在進行檔案管理工作時缺乏一定的規(guī)范性，主要表現(xiàn)在以下四個方面：首先，檔案編號缺乏規(guī)范性。其次，組卷混亂現(xiàn)象較為嚴重。第三，檔案標題缺乏規(guī)范性。第四，檔案卷宗缺乏目錄項目。這些問題的存在限制了相關(guān)管理工作的開展，容易造成企業(yè)的檔案管理的作用難以發(fā)揮。

（三）檔案資料內(nèi)容的價值有待提高

所有企業(yè)在進行檔案資料收集的時候都會進行篩選，然而不同的企業(yè)在資料篩選過程中篩選的質(zhì)量有很大的差異，一些企業(yè)更加注重檔案資料收集的“量”，從而忽視了資料的“質(zhì)”，這就導致盡管企業(yè)的檔案資料表面上很豐富，并且企業(yè)也做了大量的檔案收集與整理工作，但檔案資料內(nèi)容的利用價值并不高。同時，很多企業(yè)的檔案管理資料大多記錄過去的狀況，資料更新速度較緩慢，對當前的狀況記錄較少。最后，企業(yè)檔案管理中還存在資料記錄較為空洞，并未對現(xiàn)實狀況作出客觀、公正的評價的現(xiàn)象。

（四）紙質(zhì)檔案與電子檔案不協(xié)調(diào)

紙質(zhì)檔案是比較傳統(tǒng)的檔案留存形式，在企業(yè)檔案管理中占有十分重要的地位，即使隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，我國企業(yè)在檔案管理中不斷提高電子檔案的運用比例，但紙質(zhì)檔案仍擁有著不可替代性，它是一個企業(yè)的標志與根本所在，在可信度方面也比電子檔案要高出很多。因此，企業(yè)在進行檔案管理中，既要重視紙質(zhì)檔案的收集與整理，也要充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，將紙質(zhì)檔案與電子檔案的運用相結(jié)合，充分發(fā)揮每一種檔案形式的優(yōu)勢，利用各自的優(yōu)勢來彌補彼此的不足之處。而在現(xiàn)實的企業(yè)檔案管理中，很多企業(yè)未能做到紙質(zhì)檔案與電子檔案的協(xié)調(diào)，有些企業(yè)偏重于紙質(zhì)檔案，雖然具有較高的可信度，但檢索信息相對較為繁瑣，并且會占有較大的空間。而有些企業(yè)偏重于電子檔案的形式，雖然節(jié)省了大量的空間資源，并且在檢索過程中表現(xiàn)出了極大的優(yōu)越性，但其安全性與可靠性受到了一定的質(zhì)疑。

三、解決我國企業(yè)檔案管理問題的措施

企業(yè)檔案管理中存在的上述問題，嚴重地阻礙了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，對于企業(yè)自身經(jīng)營水平的提高以及最終企業(yè)經(jīng)濟效益與社會效益的實現(xiàn)都有一定的限制作用。因此，筆者在對我國企業(yè)檔案管理中存在的問題進行梳理之后，對解決我國企業(yè)檔案管理中存在的問題提出相應的解決措施，希望對我國企業(yè)的發(fā)展有所幫助。

（一）培訓或引進相關(guān)的檔案管理人員

檔案管理專業(yè)人員的缺乏使得企業(yè)的檔案管理工作難以順利進行，因此，企業(yè)因根據(jù)自身的實際情況進行有針對性地改進，檔案管理工作交由專業(yè)的人員負責可以通過兩個主要途徑實現(xiàn)，一是培訓專業(yè)人員。如果在檔案管理領(lǐng)域已經(jīng)有相關(guān)的人員負責，但人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高并且該人員有學習的潛質(zhì)，則企業(yè)可以對已經(jīng)擁有的檔案管理工作人員進行培訓，為其提供學習專業(yè)知識與專業(yè)能力的機會，從而在工作中表現(xiàn)出更強的專業(yè)性，推動檔案管理工作的順利開展。二是引進。如果相應的職位上缺乏工作人員，企業(yè)可直接引進專業(yè)的檔案管理人員，這一方法盡管企業(yè)會花費一定的資金，但其具有專業(yè)人員上手快的優(yōu)點。

（二）制定與完善相關(guān)的檔案管理制度與條例

針對檔案管理工作不規(guī)范這一問題，企業(yè)應該從制度與條例方面人手制定與完善相關(guān)的檔案管理制度與條例。健全的檔案管理制度是企業(yè)檔案管理工作順利開展的保證，企業(yè)需要通過制度與條例對檔案標題、編號、目錄以及組卷進行統(tǒng)一規(guī)定，促進企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化。

（三）提高檔案資料的質(zhì)量

企業(yè)在進行檔案資料收集的過程中既要注重資料的“量”，也要注重資料的“質(zhì)”。并且將“質(zhì)”放在比“量”更加重要的位置上。檔案資料也要進行及時地更新，這樣才能夠發(fā)揮檔案資料的最大價值。在進行資料的記錄與整理時也要切忌空洞與流與形式，對現(xiàn)實狀況做盡量客觀、公正地評價。

（四）紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合

紙質(zhì)檔案與電子檔案各有其優(yōu)勢，也均是企業(yè)在檔案管理中不可缺少的一部分。企業(yè)在檔案管理中，要使紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合，使兩種檔案形式優(yōu)勢互補，切忌只注重其中一種檔案形式。同時，無論是哪一種檔案留存形式，企業(yè)必須采取必要的措施對其進行保護，尤其是電子檔案的安全問題，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其為人類帶來便利的同時也存在著很多的安全隱患，企業(yè)在進行電子檔案管理工作時要做好電子檔案的安全保護工作，留存?zhèn)浞荩瑫r做好保密工作。

四、小結(jié)

本研究中筆者結(jié)合所學習的專業(yè)知識、查閱到的相關(guān)理論以及多年的工作實踐經(jīng)驗，就我國企業(yè)管理的困惑進行探討，從重要性、存在的問題以及解決措施三方面進行深入研究。檔案管理工作是企業(yè)管理的基礎(chǔ)性工作，對于企業(yè)來說具有十分重要的作用，因此筆者選擇以企業(yè)檔案管理作為研究對象。本研究中梳理出的我國企業(yè)檔案管理中存在主要問題包括檔案管理領(lǐng)域缺乏專業(yè)人員、檔案管理工作不規(guī)范、檔案資料內(nèi)容的價值有待提高以及紙質(zhì)檔案與電子檔案不協(xié)調(diào)。針對所存在的問題提出的相應的解決措施主要有：培訓或引進相關(guān)的檔案管理人員、制定與完善相關(guān)的檔案管理制度與條例、提高檔案資料的質(zhì)量以及紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合。

本研究的不足之處在于，由于本人所學知識以及閱歷的有限性，并未能夠做到對我國企業(yè)檔案管理中存在的問題以及相應的解決措施做到面面俱到的梳理與分析，這是筆者今后努力的方向。endprint