文書檔案監(jiān)督管理的探討與實(shí)踐

文/福建省南平市第二醫(yī)院 鄭藝姝

文書檔案監(jiān)督管理的探討與實(shí)踐

文/福建省南平市第二醫(yī)院 鄭藝姝

文書檔案在收集歸檔的過程中，大部分是根據(jù)手頭現(xiàn)有內(nèi)容做整理，常常忽視了在檔案形成的過程中做前期的監(jiān)督管理工作。本文對(duì)監(jiān)督管理進(jìn)行探討并提出實(shí)踐的思路。

文書檔案；監(jiān)督管理；實(shí)踐

一、文書檔案監(jiān)督管理的作用

（一）文書檔案管理現(xiàn)狀。醫(yī)院的文書工作因?yàn)槠涮厥庑?，一般較少有專職的檔案人員。作為辦公室的一名干事，筆者除了負(fù)責(zé)收發(fā)文工作外還“多頭挑”，兼任院刊編輯、文書檔案管理員工作。在多年的工作經(jīng)驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)，文書工作與文書檔案管理二者相輔相成，密不可分。

（二）文書檔案監(jiān)督管理的必要性。要想做好檔案工作必須打牢基礎(chǔ)，也就是前期的文書處理工作。醫(yī)院的文書檔案在形成、歸檔這兩個(gè)重要的過程中所產(chǎn)生的每一個(gè)環(huán)節(jié)都值得重視，因?yàn)檫@決定著檔案在收集、制作、管理、利用每個(gè)階段的含金量。所以，對(duì)文書檔案形成過程和歸檔過程進(jìn)行監(jiān)督管理是非常有必要的，不容忽視。

（三）文書檔案監(jiān)督管理的作用。要讓涉及文書工作各環(huán)節(jié)的科室和同事了解并自覺形成規(guī)范化意識(shí)，讓大家知道將基礎(chǔ)性工作、監(jiān)督工作做在前，能給后期的管理帶來很多便利，避免麻煩，提高檔案的有效利用。筆者將對(duì)文書檔案的形成過程和歸檔過程這兩方面如何進(jìn)行監(jiān)督管理談?wù)剛€(gè)人的看法。

二、文書檔案形成過程的監(jiān)督管理

醫(yī)院的文書檔案大多來自公文處理過程中形成的文件，而公文處理由收文、發(fā)文兩部分組成。

（一）發(fā)文環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理。一是發(fā)文對(duì)擬稿是有一定要求的，尤其對(duì)紙張規(guī)格、書寫材料等不容馬虎。有的科室提交發(fā)文申請(qǐng)時(shí)發(fā)現(xiàn)并未使用正規(guī)的A 4紙張打印，有的用16開或A 3紙張打印，有時(shí)還將不同規(guī)格的紙張交替在一起；或是出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)在審閱過程中用鉛筆、有顏色的記號(hào)筆來批示記錄文字；甚至有的同事為了省事將寫錯(cuò)的地方用涂改液覆蓋一層后在上面更正。以上種種做法都是不正確的，這些都不符合檔案歸檔要求。中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳2013年發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中的第十二條明確規(guī)定：“公文用紙幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A 4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定”。首先醫(yī)院發(fā)文由院辦、黨辦及相關(guān)職能科室提交申請(qǐng)，內(nèi)容主要來源是每周的院長(zhǎng)辦公會(huì)形成的某項(xiàng)決定，并未設(shè)計(jì)特殊形式的公文用紙需求，所以要求發(fā)文科室提交擬稿必須用A 4紙張打印。這影響到后期在檔案整理歸檔時(shí)的裝訂要求；而對(duì)書寫材料的要求則影響到檔案保存過程的安全性和完整性。使用鉛筆來批示修改意見有可能導(dǎo)致因檔案利用過程中遭人為擦拭清除或因其他不可抗力原因造成文字年久模糊甚至保存不全引發(fā)歧義；更不允許用涂改液，文件的形成過程是嚴(yán)肅的。二是對(duì)文件的成文日期也有著嚴(yán)格的規(guī)定。比如，科室提交發(fā)文發(fā)布一項(xiàng)規(guī)章制度，1月初提交的擬稿，因?yàn)楦鞣N原因?qū)е骂I(lǐng)導(dǎo)3月份中旬才正式簽發(fā)。此時(shí)，科室會(huì)要求將成文日期定位1月，無論對(duì)外上級(jí)部門來檢查或是對(duì)內(nèi)便于員工管理。根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中的第九十二條第十二項(xiàng)明確規(guī)定：“成文日期。署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期”。這在后期檔案利用過程容易產(chǎn)生歧義甚至人事糾紛，因?yàn)榘凑找?guī)定必須在責(zé)任人簽發(fā)日期之日開始這項(xiàng)規(guī)章制度才正式生效，而不是以科室擬稿提交申請(qǐng)的日期為準(zhǔn)。所以這就要求各科室要做好提前計(jì)劃安排，并及時(shí)催辦相關(guān)文件的進(jìn)度，不至于后期帶來的負(fù)面影響。三是有的科室在提交報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中會(huì)違規(guī)附帶請(qǐng)示事項(xiàng)。夾雜的請(qǐng)示內(nèi)容一條兩條甚至好幾條都“打包”在一起，抱著貪圖省事的心理。這樣的行為會(huì)導(dǎo)致檔案在歸檔過程的分類不清，也會(huì)導(dǎo)致后期檔案管理過程的麻煩。按照規(guī)定，請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。而對(duì)于同一主題的請(qǐng)示，出現(xiàn)的多個(gè)名字，可以只在一份請(qǐng)示里說明。如申請(qǐng)預(yù)備黨員的請(qǐng)示，涉及多位符合預(yù)備黨員要求的同志，就不需要每個(gè)名字每一個(gè)人提交一份請(qǐng)示。浪費(fèi)資源的同時(shí)也對(duì)歸檔工作造成繁瑣和負(fù)擔(dān)。四是有的科室在公文使用的漢字、數(shù)字、字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，沒有按照有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。比如六角括弧“〔〕”，就經(jīng)常被“[ ]”代替，導(dǎo)致通過辦公自動(dòng)化O A系統(tǒng)提交的發(fā)文在檔案查找時(shí)利用文號(hào)會(huì)查詢不到。五是文印室的同事還反映了一個(gè)值得注意的問題，就是發(fā)文中會(huì)出現(xiàn)空號(hào)、跳號(hào)問題。如果是手動(dòng)記錄編寫文號(hào)一般不會(huì)出現(xiàn)此類問題。但現(xiàn)在很多單位都是電子信息化管理，若利用辦公自動(dòng)化O A系統(tǒng)，會(huì)出現(xiàn)有的文件占用了文號(hào)但領(lǐng)導(dǎo)沒有簽發(fā)，又或者在此基礎(chǔ)上產(chǎn)生了新的問題和需求，沒有及時(shí)退回科室修改或清除。一段時(shí)間后，后面的文件接著之前的文件號(hào)順位往下編號(hào)，但被占用的文號(hào)文件卻無歸檔價(jià)值。這也容易造成在歸檔時(shí)產(chǎn)生的空號(hào)、跳號(hào)現(xiàn)象。這就要求發(fā)文的管理者要實(shí)時(shí)追蹤每一個(gè)環(huán)節(jié)，監(jiān)管到位。

（二）收文環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理。一是送件不合規(guī)范。職能科室有時(shí)會(huì)直接收到對(duì)口的上級(jí)來文，通過Q Q或郵箱或微信群發(fā)送。科室打印出來后送到辦公室收文，對(duì)于打印紙張、內(nèi)容、裝訂格式等都會(huì)有一定的要求。有時(shí)會(huì)收到16開格式的版面；有時(shí)因?yàn)榇蛴C(jī)等原因打印出的文件頁面夾雜著漆黑的背景或橫豎線；有時(shí)打印出的內(nèi)容模糊，字跡都無法認(rèn)清；有時(shí)只有單面打印，不止浪費(fèi)了紙張也讓空白一整頁的頁面容易產(chǎn)生后期添加內(nèi)容的隱患；有時(shí)裝訂不合規(guī)范，出現(xiàn)直接在左上角裝訂等種種問題。以上問題都容易造成重要檔案不符合歸檔要求或者歸檔內(nèi)容無效導(dǎo)致后期無法利用等問題的產(chǎn)生。所以此時(shí)加強(qiáng)對(duì)收文工作的管理和監(jiān)督就顯得很有必要了，不符合規(guī)定的送件堅(jiān)決退回，要求按照規(guī)定重新打印出符合將來留檔要求的文件與裝訂格式。這些細(xì)節(jié)的馬虎，將造成將來工作的麻煩。二是對(duì)于傳真件的處理。因?yàn)閭髡婕垖儆跓崦舨馁|(zhì)，時(shí)間一長(zhǎng)容易模糊，文字等有效內(nèi)容無法完整留存。這就要求在收文過程中對(duì)有留檔意向的文件進(jìn)行復(fù)印保存，防止等到年底整理檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)重要的文件內(nèi)容都模糊不堪，無法歸檔。三是收文要及時(shí)登記。因?yàn)殡娮踊臅r(shí)代已經(jīng)到來，多種來文方式會(huì)導(dǎo)致同樣內(nèi)容的文件重復(fù)收件。比如通過政務(wù)網(wǎng)、郵局寄件、Q Q辦公群傳送等多方式多渠道收件重復(fù)，如果沒有對(duì)每一份收文做好及時(shí)登記工作并編好收文號(hào)，就容易產(chǎn)生重復(fù)件的歸檔問題。四是收文的傳閱過程也極其重要。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示及時(shí)把公文送到相關(guān)職能科室的負(fù)責(zé)人進(jìn)行督辦和催辦。有時(shí)在文件傳閱單上領(lǐng)導(dǎo)批示多個(gè)科室共同協(xié)辦此件，那么會(huì)簽工作就很重要，并在所有科室辦理結(jié)束后將文件完整送回辦公室歸檔。有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)責(zé)任科室并未通知相關(guān)的臨床科室進(jìn)行辦理并簽字確認(rèn)，而是認(rèn)為自己是主管科室，自行辦理即可。這不但會(huì)造成公文無法系統(tǒng)并準(zhǔn)確地傳達(dá)到每一個(gè)涉及責(zé)任的科室，并造成有的臨床科室并不知情，最終導(dǎo)致治療過程中產(chǎn)生不必要的醫(yī)患糾紛。所以，就要求監(jiān)督并實(shí)時(shí)過問并掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤公文的處理。五是文件辦理完畢要及時(shí)歸檔。有的科室甚至不知文件辦理完畢要將原件完畢歸檔，而是私自留存在科室。這也容易造成有關(guān)重要政策性或突發(fā)性事件處理指南類文件丟失，或者無法及時(shí)向全院其他科室傳達(dá)，導(dǎo)致臨床指導(dǎo)精神不統(tǒng)一不規(guī)范。同時(shí)造成檔案無法歸檔，在查詢利用方面產(chǎn)生缺失。

三、歸檔過程的監(jiān)督和管理

（一）除了由院辦、黨辦收發(fā)的重要文件需要?dú)w檔之外，職能科室在工作過程產(chǎn)生的有關(guān)醫(yī)院發(fā)展過程中的基建、設(shè)備采購(gòu)、藥品采購(gòu)、總務(wù)采購(gòu)、談判合同等相關(guān)業(yè)務(wù)性的文件也需要?dú)w檔。并且，這對(duì)將來的工作起著基礎(chǔ)性的作用和參考價(jià)值。還有臨床科室外出開會(huì)帶回的政策性或?qū)蛐缘戎匾募残枰偷皆恨k歸檔，不得私下截留。若發(fā)現(xiàn)必須立刻糾正，加強(qiáng)監(jiān)管的同時(shí)要做好科室間的溝通和協(xié)調(diào)工作，讓文件的歸檔工作可以順利、系統(tǒng)、完整地進(jìn)行，以備將來開發(fā)和利用。

（二）請(qǐng)示和批復(fù)要關(guān)聯(lián)起來一起歸檔，同一主題、問題的文件也要正確歸類，方便檔案的利用查找。這些歸檔的要求要落實(shí)到位，監(jiān)管到位，把整理工作細(xì)致化，以檔案的利用和保管為指導(dǎo)。

文書工作與檔案工作一個(gè)針對(duì)現(xiàn)在，一個(gè)針對(duì)將來，他們都對(duì)黨和國(guó)家及上級(jí)的政策精神要求傳達(dá)并貫徹到位，對(duì)專業(yè)性、服務(wù)性的要求頗高。對(duì)于醫(yī)院來說，能夠落實(shí)并執(zhí)行到位，對(duì)醫(yī)患關(guān)系的和諧發(fā)展有著最本質(zhì)的影響。對(duì)文書檔案形成過程和歸檔過程進(jìn)行監(jiān)督管理，對(duì)提高醫(yī)院工作效率和維護(hù)檔案的完整與安全，更好地發(fā)揮檔案的工作都有重要的意義。作為一名在醫(yī)院辦公室多年，從事收發(fā)文處理和文書檔案管理二者兼顧的的同志來說，以上都是本人留心工作中發(fā)現(xiàn)的問題并請(qǐng)教學(xué)習(xí)、找出解決問題的方法的心得體會(huì)，愿與同仁們共同分享。并在接下來的工作中繼續(xù)深化管理、加強(qiáng)監(jiān)督，為檔案的價(jià)值和分享利用保駕護(hù)航。

[1]中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳.黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例,2013.

[2]楊郁素,歐陽俠,邱衛(wèi)黎,陳錫文,劉子穎,許曉莎.醫(yī)藥前沿,2012(30).