淺析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及應對措施

劉 雨王中菲

淺析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及應對措施

劉 雨1王中菲2

隨著我國事業(yè)單位改革的不斷深入，單位內(nèi)部的人員流動發(fā)生了較大的變化。人事檔案是事業(yè)單位內(nèi)部人才信息的重要載體，對其有效的利用，能優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，推動事業(yè)單位的發(fā)展。本文分析現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題，并提出有效解決措施，希望為事業(yè)單位人事檔案管理工作提供有效的參考。

事業(yè)單位 人事檔案管理 問題 對策

人事檔案管理是指收集、整理、保管、鑒定、提供使用的一項具體管理活動[1]。事業(yè)單位的人事檔案管理是一項重要的工作，需要認真對待，不斷提高其管理水平，為事業(yè)單位工作提供一定的保障。

一、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案意識淡薄，對人事檔案管理的重要性認識不足

事業(yè)單位管理者的檔案意識淡薄，日常工作中不能進行檔案的積累和維護，檔案信息存在嚴重差錯。管理層對人事檔案管理工作缺乏正確認識，不能合理安排與人事檔案相關的工作。認為檔案管理只是進行簡單的記錄、抄寫、整理，沒有將人事檔案管理工作納入正常的工作日程，對其管理的重要性認識不足，導致檔案管理人員工作積極性不高，影響整個人事檔案管理工作的開展。

（二）人事檔案管理的信息化程度欠缺

事業(yè)單位人事檔案具有一定程度的保密性質(zhì)，在推行無紙化辦公的時代背景下，事業(yè)單位人事檔案管理的信息化程度較低。人事檔案管理的信息化也不是簡單的將大量的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為電子版。而應該是在日常辦公中，對一系列辦公軟軟件的合理使用。一些辦公軟件可以幫助檔案管理人員對人事檔案進行歸納整理，需要時能夠快速準確的抽取，從而提高工作效率。

（三）缺乏人事檔案管理的專業(yè)人員

事業(yè)單位的人事檔案管理需要具有豐富專業(yè)知識的人員，但是一些事業(yè)單位的檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)，對其檔案管路的專業(yè)知識和基礎技能掌握不夠[2]。另外，在人員調(diào)動過程中，新人對檔案管理業(yè)務知識的學習能力較差，工作中的畏難情緒較多，相關部門對新人的培訓不到位，“幫帶”工作協(xié)調(diào)不到位。

（四）檔案管理人員不足，缺少經(jīng)費支持

事業(yè)單位人員編制緊張，一人多崗、混崗等現(xiàn)象較多，整體的人員緊張，加之對檔案管理工作的重視程度低，分配到檔案管理崗位上的人員較少，嚴重影響了檔案管理工作的正常開展。另外，事業(yè)單位對檔案管理工作的經(jīng)費投入較少，沒有專門的人事檔案管理場所，缺少檔案信息化管理的設備，影響其工作的開展。

二、完善事業(yè)單位人事檔案管理的有效措施

（一）加強人事檔案管理認識，增加經(jīng)費投入

從事業(yè)單位管理層做起，加強對人事檔案管理工作的認識，將其納入日常工作日程。把握檔案工作的重要性，成立檔案管理督查小組，對檔案管理人員實行定期考核，用績效獎勵制度激發(fā)工作人員的積極性。除此之外，加大人事檔案管理經(jīng)費的投入，設置獨立的檔案室，配備檔案柜、掃描機等必要的辦公設備，及時維護檔案管理設備，保證正常工作。

（二）引進專業(yè)的人事檔案管理人才，提高管理隊伍的整體素質(zhì)

事業(yè)單位人事檔案管理工作具有較強的專業(yè)性、政治性，因此，在人才選拔的過程中，要對其各項素質(zhì)進行嚴格考察，選擇專業(yè)對口，政治條件符合的人員進入檔案管理隊伍。加強檔案管理人員的業(yè)務培訓，通過講座、定期技能考核、經(jīng)驗交流會等形式提高檔案管理人員的業(yè)務水平。開展相應的自學活動，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。

（三）完善事業(yè)單位人事檔案管理制度

建立事業(yè)單位人事檔案管理制度，并在實際工作中不斷完善，推動人事檔案管理系統(tǒng)化發(fā)展。層層落實各項制度，在具體工作中用制度準則規(guī)范工作行為，使整個人事檔案的整理科學、規(guī)范、全面，為單位人員調(diào)動，干部考察任用等工作提供真實可靠的人事信息。

（四）提高人事檔案管理的信息化程度

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，大數(shù)據(jù)、云計算被廣泛應用于各個領域，對于事業(yè)單位的人事檔案管理工作來講，也應該緊跟時代步伐，進行信息化管理，利用計算機、掃描儀、管理軟件等現(xiàn)代設備和技術，將大量的紙質(zhì)檔案信息輸入計算機，通過技術處理，將文字、圖片、聲音等寶貴的資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，保留紙質(zhì)檔案的同時，建立個人電子檔案。尋求軟件開發(fā)合作，研發(fā)專屬的內(nèi)部人事檔案管理軟件，必要時，可以與外界溝通，開放一部分人事信息，實現(xiàn)人事檔案資源的共享，提高人事檔案管理水平，最大程度的發(fā)揮人事檔案管理作用。

三、結(jié)語

事業(yè)單位人事改革必然引起人事檔案管理工作的變化，現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位人事檔案管理中存在諸多問題，需要從加強人事檔案管理認識，增加經(jīng)費投入；引進專業(yè)的人事檔案管理人才，提高管理隊伍的整體素質(zhì)；完善事業(yè)單位人事檔案管理制度；提高人事檔案管理的信息化程度等方面著手，提高人事檔案管理水平，推動事業(yè)單位的穩(wěn)定健康發(fā)展。

[1]李瑩．事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及解決措施[J]．中國民族博覽,2016,06:249～250．

[2]姬鵬,李鵬．淺析事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策研究[J]．今日中國論壇,2013(21):416～418．

（作者單位：1.滄州醫(yī)學高等?？茖W校；2.中國民生銀行股份有限公司滄州分行）

劉雨，男，現(xiàn)就職滄州醫(yī)學高等專科學校，職稱助理館員，研究方向：檔案管理。