淺析如何提升公安檔案管理工作

文/晉城市公安局城區(qū)分局后勤服務(wù)中心 郭蕾

淺析如何提升公安檔案管理工作

文/晉城市公安局城區(qū)分局后勤服務(wù)中心 郭蕾

檔案管理是公安各級(jí)部門(mén)工作中的重要構(gòu)成部分，也是提升公安機(jī)關(guān)工作質(zhì)量與效率的關(guān)鍵因素，起著為公安機(jī)關(guān)實(shí)際工作、生活以及國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供最原始的資料、信息、依據(jù)的重要作用。隨著社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化進(jìn)程的不斷加快，老舊的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下公安檔案管理的需求，本文就從當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀出發(fā)，探究怎樣提升公安檔案管理工作。

公安；檔案管理；問(wèn)題；措施

公安檔案指的是公安機(jī)關(guān)在履行法律賦予其的職責(zé)活動(dòng)中形成的具備保存價(jià)值的專用材料文件，是公安機(jī)關(guān)工作的主要構(gòu)成部分。但隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，已有的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足新形勢(shì)的需要，還需要公安管理層不斷去創(chuàng)新、摸索，以便能夠有效提升公安管理工作。

一、當(dāng)前公安檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）公安領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視度不夠，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低。目前，檔案管理人員的管理意識(shí)淡薄，不積極、不善于對(duì)檔案進(jìn)行充分利用是公安各個(gè)部門(mén)普遍出現(xiàn)的問(wèn)題，其主要原因在于個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，以為檔案管理部門(mén)就是養(yǎng)老的職位，檔案管理員是“倉(cāng)庫(kù)管理員”，即使檔案管理人員的工作再努力，也不能和業(yè)務(wù)人員相比，而這都會(huì)在一定程度上打擊檔案管理工作人員的積極性，使其出現(xiàn)消極情緒，對(duì)檔案管理工作的進(jìn)行也非常不利。此外，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低主要表現(xiàn)在當(dāng)前檔案管理人員隊(duì)伍比較龐雜，部分人員停留在傳統(tǒng)的管理觀念和知識(shí)上，對(duì)新型科技、先進(jìn)技術(shù)不了解，不能很好地使用現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，缺少信息開(kāi)發(fā)方面的應(yīng)用能力。

（二）少數(shù)檔案資料的收集不及時(shí)、不完整，影響利用率。公安檔案的主要作用就是提升資料的利用率，便于今后查詢調(diào)閱，倘若收集工作不及時(shí)、提供資料不完整，不但會(huì)限制和影響到檔案的利用率，也不利于公安檔案的有效開(kāi)發(fā)與管理。目前，還存在少數(shù)檔案資料收集工作出現(xiàn)不及時(shí)、不完整的現(xiàn)象，主要是因?yàn)槲臅?shū)檔案收集太多，不注重科技檔案與業(yè)務(wù)檔案的收集工作；紙質(zhì)檔案收集太多，不重視聲像檔案的收集；有些工作人員立檔不盡責(zé)，不嚴(yán)格按規(guī)定立檔，不及時(shí)進(jìn)行移交，任意分散檔案等。

（三）公安檔案管理中信息化管理程度偏低。在信息化時(shí)代的基礎(chǔ)上，公安檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)，重點(diǎn)在于強(qiáng)調(diào)信息的飛速傳輸，而忽略了對(duì)公安檔案信息內(nèi)容的綜合利用以及全面管理，網(wǎng)絡(luò)還只是檔案管理工作中一種輔助性工具，管理方式并未發(fā)生根本上的變化。此外，受老舊管理觀念的影響，公安檔案管理工作還一直處在提供利用、接發(fā)信息的被動(dòng)工作模式，信息化的作用并未充分發(fā)揮。此外，在檔案管理工作中，雖然治安、消防、刑偵、戶政等各個(gè)公安機(jī)構(gòu)都已經(jīng)建立了信息化系統(tǒng)，但個(gè)個(gè)都是互相獨(dú)立的，并未實(shí)現(xiàn)各公安機(jī)構(gòu)系統(tǒng)的互相連接，檔案材料信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，致使各個(gè)公安機(jī)構(gòu)建立的檔案信息化系統(tǒng)很難發(fā)揮出最優(yōu)的效果。

二、有效提升公安檔案管理工作的措施分析

（一）強(qiáng)化公安檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。強(qiáng)化公安機(jī)關(guān)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)是做好檔案管理工作的重要前提。首先，公安領(lǐng)導(dǎo)層要具備較高的綜合素質(zhì)，公安領(lǐng)導(dǎo)要從思想方面重視公安檔案管理工作，要具備歸檔意識(shí)，意識(shí)到公安檔案工作在公安機(jī)關(guān)中的重要作用。其次，還需要增加經(jīng)費(fèi)投入，改建檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案部門(mén)的物質(zhì)條件和保管環(huán)境，配置網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)施，大力鼓舞檔案管理人員主動(dòng)、積極地參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。此外，檔案管理人員還需要提升自身的綜合素質(zhì)，愛(ài)崗敬業(yè)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，重視更新知識(shí)，以適應(yīng)現(xiàn)代信息化時(shí)代需求。

（二）強(qiáng)化檔案材料文件的收集工作。公安材料文件的收集工作是檔案管理的基礎(chǔ)。材料收集越完善，檔案工作就越好開(kāi)展，內(nèi)容就更豐富，開(kāi)發(fā)利用也就越方便。首先，健全材料文件收集制度。檔案材料文件收集工作的要求就是收集一切具備科學(xué)價(jià)值和憑證作用的材料，因此公安檔案部門(mén)應(yīng)該不斷完善現(xiàn)有的檔案資料收集制度，對(duì)檔案資料的收集標(biāo)準(zhǔn)、范圍、原則、方法等作出具體的規(guī)定。其次，明確資料收集的范圍。通常情況下，公安材料文件的收集不能只重視紙質(zhì)文件形式，還應(yīng)該包含聲像、錄音、光盤(pán)、照片等其他的介質(zhì)載體。再次，創(chuàng)新檔案收集的方式。依據(jù)公安機(jī)關(guān)每個(gè)部門(mén)的實(shí)際情況，使用事先監(jiān)控收集文件等形式，采用重點(diǎn)收集與廣泛收集相互結(jié)合的方式，用盡一切方式收集各種載體和公安門(mén)類的視聽(tīng)資料、紙質(zhì)文件。

（三）提升公安檔案管理工作中的信息化程度。要想創(chuàng)建滿足公安機(jī)關(guān)需求的檔案管理信息體系，需要先做好以下兩個(gè)方面：第一，選擇高水平、專業(yè)的公安檔案管理人員，改變傳統(tǒng)的管理模式，在高效、規(guī)范地完成基礎(chǔ)的檔案管理工作之外，還要不斷創(chuàng)新、開(kāi)拓新的管理模式，學(xué)習(xí)新型的網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)、軟件使用技術(shù)，以更好地提高自身的業(yè)務(wù)水平。第二，要優(yōu)選平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)檔案庫(kù)的高效連接。在選擇開(kāi)發(fā)平臺(tái)過(guò)程中，要優(yōu)選分布式的管理系統(tǒng)，在各個(gè)公安部門(mén)內(nèi)建立對(duì)應(yīng)的檔案庫(kù)，并互相連通，利用信息化系統(tǒng)來(lái)直接實(shí)現(xiàn)信息材料資源的存取，用較少的財(cái)力、物力、人力投入，完成檔案信息文件利用的最大化，同時(shí)在此過(guò)程中，還需要結(jié)合檔案管理的具體要求進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)，改變之前的分段式管理模式，保證對(duì)公安電子檔案文件的利用、存取、更新的全方位管理。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，規(guī)范科學(xué)的公安檔案管理工作才能不斷提升公安部門(mén)的工作效率和管理水平，做好檔案管理的利用開(kāi)發(fā)，不僅能夠有助于公安檔案管理工作人員實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，還能夠?yàn)槊裆ㄔO(shè)、社會(huì)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出巨大的貢獻(xiàn)。