淺議怎樣的檔案利用服務(wù)才算優(yōu)質(zhì)

文/中國科學(xué)院廣州分院 苗碧蕓；廣東省農(nóng)業(yè)科學(xué)院 張大彤

淺議怎樣的檔案利用服務(wù)才算優(yōu)質(zhì)

文/中國科學(xué)院廣州分院 苗碧蕓；廣東省農(nóng)業(yè)科學(xué)院 張大彤

文章闡述了優(yōu)質(zhì)檔案利用服務(wù)的三個特點，提出了構(gòu)建優(yōu)質(zhì)檔案利用服務(wù)的四項措施。

優(yōu)質(zhì)；檔案利用；服務(wù)

怎樣的檔案利用服務(wù)才算優(yōu)質(zhì)？在普通人心目中，檔案利用方便、服務(wù)態(tài)度好，再加上閱覽環(huán)境好，就是優(yōu)質(zhì)。然而，看完下面這個事例，相信人們對優(yōu)質(zhì)檔案利用服務(wù)會有更深層次的認(rèn)識和理解。

事情發(fā)生于2005年3月，一家英國企業(yè)向廣州市政部門發(fā)來一份傳真，稱其提供用于建造廣州海珠橋的鋼材已有100年歷史，達到鋼材的使用期限，開始進入疲勞期，如繼續(xù)使用，建議對其進行疲勞強度檢測，并根據(jù)檢測結(jié)果進行加固。

根據(jù)有關(guān)資料記載，海珠橋是1950年3月廣州市政府著手重建的，所使用的鋼材從英國購入。這些鋼材是從當(dāng)時英國的一座舊鋼橋上拆卸下來的，因而，就其壽命計算，海珠橋使用的鋼材已有100年歷史。55年后，這家英國企業(yè)還記得給廣州市政部門發(fā)來傳真，提醒注意事項，其工作細致負(fù)責(zé)，實在令人欽佩。同時，也說明這家英國企業(yè)的檔案管理做得好，檔案服務(wù)到家。

企業(yè)鋼材的銷售情況、流向地區(qū)和流向單位等，都需要依靠檔案記載，否則，百年后沒有人知道這些詳細情況。這家英國企業(yè)把這些情況記錄下來，并保存下來，以致在上百年之后還能得以利用，所以說，這家英國企業(yè)檔案管理工作做得好。

這是一個優(yōu)質(zhì)檔案利用服務(wù)的事例，它具有以下幾個特點：

（一）主動性。時下，我們的檔案部門提供檔案利用服務(wù)多數(shù)是被動式的。所謂被動利用服務(wù)就是等人上門，讀者需要什么，檔案部門就為其查找什么。若查找到讀者所需要的材料，就讓其閱覽、抄錄或者復(fù)印；若查找不到讀者需要的材料，讀者只好遺憾離開。讀者不提出的事項，檔案部門一般不主動提供。相比之下，這家英國企業(yè)的做法就不同了。這份傳真是英國企業(yè)主動發(fā)出的，不需要鋼材使用方提出申請，也不需要反復(fù)催促跟進。所以說，這種主動性的檔案利用服務(wù)是優(yōu)質(zhì)的。

（二）適時性。在大多數(shù)情況下，檔案的利用具有時間性，即適宜于某個時間使用，過早提供檔案給讀者，讀者尚沒有利用的需求；過遲提供給讀者，可能已經(jīng)失去利用價值，讀者不需要了。所以，提供檔案的時間也顯得很重要。這家英國企業(yè)不提前，也不推后，在鋼材已有100年歷史，達到使用期限時發(fā)出傳真，在最合適的時間節(jié)點上給予提醒，引起廣州市政部門的注意，及時對海珠橋進行檢測、維修。

（三）準(zhǔn)確性。前面已述，時下我們的檔案部門提供的檔案利用服務(wù)多數(shù)是被動的，當(dāng)然，也有主動提供服務(wù)的，如進行一些資料匯編，然后，將這些匯編資料分送有關(guān)部門和個人。但是，這些資料匯編針對性不強，對某些人具有利用價值，而對另外一些人則沒有利用價值。相比之下，這份英國企業(yè)傳真則不同，這份傳真提醒：“建議進行疲勞強度檢測，并根據(jù)測試結(jié)果進行加固。”其實，2003年廣州市政部門對海珠橋進行過一次檢測，檢測結(jié)果為海珠橋沒有太大問題，于是，只對橋面鋼結(jié)構(gòu)進行保養(yǎng)、清潔、維修。但是，這次檢測沒有包含“鋼材的疲勞強度測試”這項內(nèi)容。收到英國傳真后，廣州市政部門迅速行動，對海珠橋鋼材進行疲勞測試，并根據(jù)測試結(jié)果決定對海珠橋進行大規(guī)模維修，將橋體拆分成3段，對每一段鋼結(jié)構(gòu)的上萬個部件，逐一進行質(zhì)量檢測，替換已經(jīng)無法使用的部件，然后，進行重新拼裝，將整個海珠橋鋼結(jié)構(gòu)恢復(fù)原樣，達到延長海珠橋使用壽命這一目的。英國企業(yè)傳真提醒的內(nèi)容，正是廣州市政部門過去檢測海珠橋時漏檢的內(nèi)容。由此可見，這份傳真不僅作用重大，而且內(nèi)容準(zhǔn)確，切中關(guān)鍵。

通過這個事例可以看出，檔案利用服務(wù)欲要達到優(yōu)質(zhì)，需要做好以下幾方面工作：

（一）檔案材料要齊全完整。鋼材使用上百年，時間久遠，如果相關(guān)檔案材料已經(jīng)銷毀，那么，鋼材的有關(guān)情況，如什么時候生產(chǎn)的？流向哪些地區(qū)？賣給哪些單位？就無從查考，便不會出現(xiàn)發(fā)傳真一事?？梢姡l(fā)揮檔案的作用，檔案材料必須齊全，這是前提條件。檔案材料不齊全，檔案工作就會成為“無米之炊”。

（二）檔案管理要科學(xué)。提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)，不是一件容易的事情。哪些事情應(yīng)該提醒？在什么時候提醒？對于這些事情，這家英國企業(yè)做得好。檔案數(shù)量龐大，時間跨度大，檔案管理人員換了一茬又一茬，如果沒有一套科學(xué)的檔案管理辦法，是難以把這些工作做好的。相比之下，我們的檔案利用服務(wù)還有提升的空間，檔案管理工作還可以做得更細一些。例如，一些單位的檔案部門，保存著各類合同、協(xié)議之類的材料，這些合同、協(xié)議是設(shè)置了有效期的，過期作廢。因此，對于這些檔案材料可以考慮做一些特別的標(biāo)記，進行特別的管理。為了保證有關(guān)業(yè)務(wù)的正常開展，保障單位合法權(quán)益，在到達合同期限時，由檔案管理人員向有關(guān)部門給予如下提醒：“某某合同到期，如果工作需要，請辦理續(xù)簽手續(xù)?！边@樣，我們的檔案利用服務(wù)就更加周到、細致了。

（三）相關(guān)工作人員要有高度負(fù)責(zé)的精神。相距遙遠的這家英國企業(yè)，時隔55年之久，還記得購買其鋼材的使用單位，并且及時發(fā)出傳真，提醒有關(guān)注意事項。如果沒有高度負(fù)責(zé)的精神，就不會去做時間跨度如此大的后續(xù)服務(wù)。

（四）要有靈活處理問題的能力。在提供檔案利用服務(wù)過程中，經(jīng)常會碰到各種各樣的情況，如果不懂得靈活處理，問題就得不到解決。工作中，如果查找不到讀者需要的檔案材料，檔案工作人員應(yīng)向讀者了解其查找檔案的用途，考慮用其他檔案材料來代替，達到其查檔目的?？梢?，檔案工作人員靈活處理問題，有利于為讀者提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。