高校辦公室秘書工作能力研究

隨著高等教育的發(fā)展，在加快推進(jìn)高等教育現(xiàn)代化的進(jìn)程中，作為領(lǐng)導(dǎo)決策重要參謀和服務(wù)提供者的秘書人員，其工作越發(fā)重要。新時(shí)期，高校秘書人員要結(jié)合新時(shí)代要求，認(rèn)真體會(huì)習(xí)近平在1990年強(qiáng)調(diào)辦公室工作“重、苦、雜、難”的四個(gè)特點(diǎn)及其對(duì)辦公室工作提出的三點(diǎn)希望，樹立角色意識(shí)，擺正位置；要努力提高個(gè)人溝通、協(xié)調(diào)以及時(shí)間管理能力，更好地勝任秘書工作。

一、習(xí)近平關(guān)于秘書工作風(fēng)范的論述

1990年，習(xí)近平在與地縣辦公室干部談心時(shí)強(qiáng)調(diào)，“辦公室工作做好了，各項(xiàng)工作的順利開展也就有了可靠保證?！彼岢鲛k公室工作有四個(gè)特點(diǎn)：一是“重”，地位重要。既要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀、智囊；又要對(duì)上對(duì)下服務(wù)；還要做好機(jī)要、保密工作。二是“苦”，非常辛苦。辦公室有干不完的事，要經(jīng)常加班加點(diǎn)。三是“雜”，事務(wù)繁雜。辦公室工作，什么都要參與了解，涉及調(diào)研、信息、查辦、信訪、接待、機(jī)要、檔案、文印、收發(fā)等各項(xiàng)工作。四是“難”，難度很大。辦公室工作是全方位、開放型的。既要處理好上下左右、方方面面的關(guān)系，又要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和方法，搞好領(lǐng)導(dǎo)班子的服務(wù)工作。這四個(gè)特點(diǎn)形象地概況了辦公室工作的狀況，高校辦公室秘書工作也一樣，在領(lǐng)導(dǎo)和全校師生之間扮演著上情下達(dá)、下情上述的橋梁紐帶作用，在各職能部門之間起著溝通協(xié)調(diào)落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策的作用，秘書工作任務(wù)重，地位重。平時(shí)大事小事不斷，雜事異事不少，但凡是學(xué)校的事，一定也是辦公室的事，上至領(lǐng)導(dǎo)，下到學(xué)生，需要應(yīng)對(duì)上級(jí)單位及學(xué)校職能部門、教學(xué)單位的各種常規(guī)事件，還要及時(shí)應(yīng)對(duì)處理各種突發(fā)事件。秘書工作既要正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，又要高效促成決策落實(shí)，還要做好服務(wù)工作，工作任務(wù)重、難度大、壓力大。

習(xí)近平從他個(gè)人的工作體會(huì)對(duì)辦公室秘書工作提了三個(gè)希望。第一，要有高度的責(zé)任感。要具備強(qiáng)烈的事業(yè)心、嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和一絲不茍的工作作風(fēng)。第二，要高效率開展工作。要學(xué)會(huì)運(yùn)用辯證法，分清層次，認(rèn)真思考，發(fā)揮辦公室的整體效能，權(quán)衡大事小事、急事緩事，抓大事不放，抓急事先辦；溝通上下左右，做到上情下達(dá)、內(nèi)外有別，使各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行。第三，實(shí)行高水平服務(wù)。要增強(qiáng)超前服務(wù)和事后服務(wù)意識(shí)，服務(wù)要及時(shí)周到，服務(wù)還要高度負(fù)責(zé)，一絲不茍，服務(wù)不僅要勤、要誠，而且要靈活。這三個(gè)希望道出了秘書工作的真實(shí)環(huán)境和迫切要求，對(duì)今天高校秘書工作人員具有極強(qiáng)的參考學(xué)習(xí)價(jià)值。

在提到秘書人員如何加強(qiáng)自身修養(yǎng)時(shí)，習(xí)近平引用了宋代呂本中在《官箴》中提到的當(dāng)官必須注意“清、慎、勤”三字箴言。他強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)秘書的最基本要求，一要“清”，二要“慎”，三要“勤”，要做到公正廉潔，兩袖清風(fēng)；周密考慮；謹(jǐn)言慎行；勤奮好學(xué)，刻苦上進(jìn)。同時(shí)他認(rèn)為秘書在加強(qiáng)自身修養(yǎng)中，還要特別注意培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)，注意生活小節(jié)，即要努力做到“五不”：一不自恃，二不自負(fù)，三不自詡，四不自卑，五不自以為是。習(xí)近平的三字箴言和“五不”要求是基于對(duì)秘書工作的真實(shí)體會(huì)形成的深刻認(rèn)識(shí)，這為今天秘書人員加強(qiáng)自身修養(yǎng)，提高個(gè)人能力，成為合格稱職的秘書指明了努力的方向。

二、高校辦公室秘書的角色

秘書工作具有特殊性，在高校管理系統(tǒng)中的作用不容小覷。隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)，高等教育的發(fā)展方式也面臨著“轉(zhuǎn)型升級(jí)”的問題，實(shí)現(xiàn)高等教育治理能力現(xiàn)代化成為新常態(tài)下高校發(fā)展最為關(guān)鍵的任務(wù)。處于高校管理樞紐工作的秘書人員必須擺正位置，找準(zhǔn)自身角色定位，形成正確的角色意識(shí)。

1.樹立服務(wù)意識(shí)，明確服務(wù)角色

高校辦公室秘書首先是服務(wù)者的角色，要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手，為領(lǐng)導(dǎo)的日常工作與決策提供服務(wù)；要為師生服務(wù)，當(dāng)好師生與領(lǐng)導(dǎo)溝通的橋和船，及時(shí)傳達(dá)信息，保持溝通順暢；要為學(xué)校各職能部門和各教學(xué)單位服務(wù)，當(dāng)好聯(lián)絡(luò)員，及時(shí)提供重要訊息，傳送并協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)決策。服務(wù)的角色決定了秘書工作是輔助性、鋪墊性工作，大部分時(shí)間處于幕后工作，如習(xí)近平所言，“秘書的活動(dòng)面比舞臺(tái)上的配角更窄，它沒有臺(tái)詞，沒有亮相機(jī)會(huì)?！边@種工作性質(zhì)，決定了秘書人員要擺正位置，正確對(duì)待角色意識(shí)。

服務(wù)是秘書工作的主要職責(zé)。認(rèn)真學(xué)習(xí)體驗(yàn)習(xí)近平的“五不”要求，高校辦公室秘書人員要高度重視，引以為戒，不能憑著位居學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，就抱著“機(jī)關(guān)牌子大、領(lǐng)導(dǎo)靠山硬”的思想，有所依仗，有恃無恐，更不允許濫用領(lǐng)導(dǎo)和辦公室的名義謀取個(gè)人私利。辦公室秘書是為領(lǐng)導(dǎo)、為師生提供服務(wù)的服務(wù)者，是學(xué)校整體形象的一個(gè)窗口，要克服個(gè)人優(yōu)越感，堅(jiān)決防止出現(xiàn)給人臉色看，對(duì)基層盛氣凌人、態(tài)度傲慢、頤指氣使、發(fā)號(hào)施令的現(xiàn)象。秘書人員做好服務(wù)工作要勤勤懇懇，保持低調(diào)的風(fēng)格和謙恭的態(tài)度，要防止自我表露、吹噓炫耀，特別是涉及到領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的工作和生活，不能隨意張揚(yáng)，妄加評(píng)論，更不能泄露內(nèi)部機(jī)密，能不說的就不說，不該說的堅(jiān)決不說，做到守口如瓶，做好保密工作。同時(shí)，要克服自輕自賤、自慚形穢的心理，要堅(jiān)持原則，切勿在遇到比自己級(jí)別高的干部時(shí)就沒了主見，唯唯諾諾。再者，切忌自以為是。秘書人員經(jīng)常負(fù)責(zé)草擬領(lǐng)導(dǎo)的講話稿，不能想當(dāng)然，亂發(fā)揮個(gè)人想法，不能隨意刪節(jié)、更改或補(bǔ)充領(lǐng)導(dǎo)的指示，要實(shí)事求是，正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，防止粗心大意、敷衍塞責(zé)。一名合格的秘書首先是一名優(yōu)秀的服務(wù)者，辦公室秘書人員要經(jīng)常檢查自己的思想，反思自己的工作，確保工作“到位”，不能“離位”，更不能“越位”，做到“參與而不干預(yù)、協(xié)助而不越權(quán)、服從而不盲從”。

2.明確輔助的角色

高校辦公室秘書的主要職責(zé)除了服務(wù)，還要做好輔助工作，要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策，為學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、建設(shè)思路等重大決策提供重要的決策建議和相關(guān)資料。領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性和可行性會(huì)影響學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程。決策并非憑空想象，要建立在真實(shí)的數(shù)據(jù)和信息基礎(chǔ)上，這要求高校辦公室秘書人員擔(dān)起輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀者角色，及時(shí)收集、獲取、分析領(lǐng)導(dǎo)決策需要的信息，并進(jìn)行處理與研究，提出相關(guān)資料和可行性方案，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供必要的智力支持，輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策。

高校領(lǐng)導(dǎo)有大量繁雜的事務(wù)要處理，沒辦法事必躬親，直接參與每一項(xiàng)具體事務(wù)的處理過程，大量常規(guī)性的日常事務(wù)往往需要交代秘書人員辦理，辦公室秘書要負(fù)責(zé)直接落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的指示，這也是輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、確保決策執(zhí)行的過程。辦公室秘書要具備信息搜集能力和信息分析能力，運(yùn)用全局思維提高綜合整理材料的水平，特別在大數(shù)據(jù)時(shí)代，要善于做系統(tǒng)化的調(diào)查和研究，借助數(shù)據(jù)來說話，為高校管理者的決策活動(dòng)提供客觀、詳實(shí)的決策依據(jù)，幫助高校領(lǐng)導(dǎo)降低決策失誤率，從而最大限度地發(fā)揮秘書人員的輔助作用。這也是積極踐行習(xí)近平對(duì)辦公室秘書工作提出的三個(gè)希望。以高度的責(zé)任感，高效率開展工作，為領(lǐng)導(dǎo)提供高水平的服務(wù)。

三、秘書工作的核心能力及提升路徑

1.秘書工作的核心能力

秘書工作“重、苦、雜、難”的特點(diǎn)對(duì)秘書人員的溝通能力、文字表達(dá)能力、協(xié)調(diào)能力和時(shí)間管理能力提出特殊要求。

溝通是一件極其重要的事，是實(shí)現(xiàn)信息傳遞、工作部署、任務(wù)執(zhí)行的關(guān)鍵。秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀人員和信息傳遞者必須擁有良好的溝通能力，才能準(zhǔn)確傳遞信息，有效執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決策。秘書人員的溝通能力包括口頭表達(dá)能力和文字表述能力。口頭表達(dá)能力要求秘書人員能夠準(zhǔn)確地表達(dá)，恰如其分地說話，掌握好分寸和場合，不夸大，不吹噓，實(shí)事求是，客觀中肯。說話是這個(gè)世界上最簡單，也是最難的一件事，會(huì)說話的人，只言片語就能說服別人；不會(huì)說話的人，即使滔滔不絕也詞不達(dá)意。高校秘書人員要加強(qiáng)溝通能力，必須學(xué)會(huì)說話，要運(yùn)用語言的魅力和力量，讓說話成為一種藝術(shù)。

文字表述能力也是秘書人員溝通水平的另一個(gè)重要體現(xiàn)。優(yōu)秀的秘書人員必須要有過硬的文字功底。高校秘書人員賦有文字起草工作的使命，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)在重大會(huì)議、論壇上的講話和報(bào)告，文字材料水平的高低直接影響領(lǐng)導(dǎo)甚至學(xué)校的整體形象。毛澤東習(xí)慣于以文識(shí)才，以才舉人，他選秘書的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)就是文字水平。他的幾位秘書胡喬木、陳伯達(dá)、田家英都是因?yàn)槲牟乓鹈珴蓶|的注意和任用，并在以后的工作中成為他的得力助手?？梢娒貢藛T文字能力的關(guān)鍵性。

協(xié)調(diào)能力是秘書人員的基本素養(yǎng)也是核心素養(yǎng)之一。高校辦公室本身是一個(gè)綜合協(xié)調(diào)的機(jī)構(gòu)，秘書人員的日常工作離不開辦事、辦文、辦會(huì)，工作過程經(jīng)常遇到利害與矛盾干擾的現(xiàn)象，各部門出于利益考量，導(dǎo)致屁股指揮腦袋，認(rèn)識(shí)不一致。尤其在推動(dòng)一個(gè)全校性的項(xiàng)目或統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門的責(zé)任分工時(shí)，秘書人員就需要在領(lǐng)導(dǎo)的指示下花大量的時(shí)間用于工作協(xié)調(diào)。舉報(bào)一場大型的會(huì)議活動(dòng)，更是涉及到接待、會(huì)場、會(huì)務(wù)、會(huì)議等多個(gè)環(huán)節(jié)的任務(wù)，需要多個(gè)部門密切配合，從方案制定到活動(dòng)結(jié)束清理會(huì)場都要和各相關(guān)部門進(jìn)行多次溝通，反復(fù)協(xié)調(diào)才能確保不出問題。協(xié)調(diào)能力強(qiáng)的秘書人員在任務(wù)分配過程中，能夠更好地對(duì)資源進(jìn)行重組整合，更好地對(duì)各部門進(jìn)行平衡。在協(xié)調(diào)群體活動(dòng)過程中，確保整體任務(wù)推進(jìn)，同時(shí)有助于讓組織氛圍更加和諧，讓部門和同事之間更加融洽，從而提高工作的效率。

時(shí)間管理能力是信息時(shí)代高校辦公室秘書人員的一個(gè)核心競爭力?！爸?、苦、雜、難”的工作性質(zhì)，必須要求秘書人員擅長管理碎片化的時(shí)間。辦公室每時(shí)每刻都有工作，重要的、緊急的、常規(guī)的、臨時(shí)的、突發(fā)的，各種情況層出不窮，上班時(shí)間總是感覺不夠用。秘書人員要有時(shí)間管理能力，要掌握好事情的先后緩急、主次輕重，否則就容易出差錯(cuò)，耽誤事情，影響工作進(jìn)度。同時(shí)，還要善于從碎片化的時(shí)間中加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升個(gè)人能力和素質(zhì)，這也是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)個(gè)人知識(shí)管理和時(shí)間管理的重要要求。

2.秘書核心能力提升的路徑

溝通的關(guān)鍵在于換位。高校辦公室秘書人員要善于體驗(yàn)和換位。體驗(yàn)領(lǐng)導(dǎo)，換位到領(lǐng)導(dǎo)的角色上思考問題，工作就會(huì)更到位。舉一個(gè)簡單的例子，草擬領(lǐng)導(dǎo)講話稿要換位到領(lǐng)導(dǎo)的角度，認(rèn)真思考如果我是領(lǐng)導(dǎo)，我在場上講什么內(nèi)容合適，用什么語氣、什么提法貼切，要用領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣表達(dá)，形成領(lǐng)導(dǎo)的語言風(fēng)格，否則講稿就會(huì)變得過于生硬而不自然。換位思考，是為了更好地理解和連接。理解對(duì)方的需求和想法，在互動(dòng)中形成快速連接，這是秘書人員做好服務(wù)工作的關(guān)鍵和要領(lǐng)。秘書人員經(jīng)常發(fā)揮連接師生和校領(lǐng)導(dǎo)的中間人作用，在為師生傳達(dá)或反饋意見建議時(shí)，特別是關(guān)系到教師的切身利益上，要迅速換位掌握師生反饋的問題和想要解決的情況，理清問題后才能準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)反映。反之，在傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)決定時(shí)，面對(duì)不同的對(duì)象要考慮不同的方式，要站在對(duì)方立場，以最好接受的方式進(jìn)行溝通，才能事半功倍，提高溝通的效率。

文字表達(dá)能力的提升在于用心。用心學(xué)習(xí)，注重積累，肚里有墨下筆才有力。文字的生命力源于對(duì)生活和工作的體會(huì)，寫好文字要用心從生活中積累素材，要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，掌握新的知識(shí)點(diǎn)和相關(guān)信息動(dòng)態(tài)，不斷拓寬知識(shí)面；同時(shí)更要加強(qiáng)實(shí)踐學(xué)習(xí)，留心觀察工作實(shí)際中的所見所聞，要形成自己的思考和體驗(yàn)，心中有干貨才能有底氣。用心練習(xí)，勤學(xué)還要苦練，多角度、多形式、多渠道地加強(qiáng)寫作練習(xí)。寫作能力的提高不在于一日之功，要有深耕的精神，要有板凳甘坐十年冷的決心和毅力。只有多練習(xí)、多揣摩、反復(fù)推敲、精雕細(xì)琢才能不斷提高寫作水平，提升文章的質(zhì)量。

協(xié)調(diào)能力的關(guān)鍵在于人際關(guān)系。在組織中，擁有較好的人際關(guān)系，工作協(xié)調(diào)起來就相對(duì)容易。秘書工作要對(duì)上協(xié)調(diào)爭取資源，對(duì)下協(xié)調(diào)強(qiáng)化執(zhí)行，還要進(jìn)行內(nèi)外協(xié)調(diào)爭取合作，因此要注意人際關(guān)系的培養(yǎng)和維系，要善于經(jīng)營組織中的人與人之間的感情，要形成謙恭、誠信、正直、親和的特質(zhì)，在工作中給人留下良好的印象。具體工作協(xié)調(diào)過程，要有全局性和前瞻性思維，盡可能從全局出發(fā)，站在全局的高度考慮問題，要預(yù)見可能出現(xiàn)的問題和矛盾及時(shí)加以解決，避免出現(xiàn)部門之間的爭議。進(jìn)行科學(xué)協(xié)調(diào)，做到分工明確，在協(xié)調(diào)中注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信和形象，既要按章辦事，又要靈活處理，盡可能減少組織中的負(fù)面情緒。

時(shí)間管理能力的提升在于分清事件的輕重緩急。秘書工作事無巨細(xì)，要善于進(jìn)行碎片化時(shí)間管理。掌握時(shí)間管理的二八原則，把百分八十的精力集中在重要和緊急的地方，百分二十的時(shí)間用于處理常規(guī)性的不重要的事情?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，提高事件處理的效率，要善于借助信息技術(shù)的便捷性，增強(qiáng)信息意識(shí)，提高個(gè)人信息能力，強(qiáng)化信息素養(yǎng)，讓最少的時(shí)間投入產(chǎn)生最大的工作效益。碎片化時(shí)間管理的另一要訣在于馬上就辦和專注。拖延癥導(dǎo)致大量時(shí)間被浪費(fèi)，往往一事無成，等候情緒容易給自己找借口，要想高效率工作必須當(dāng)下解決、馬上就辦。專注于當(dāng)下，讓自己免受干擾，認(rèn)真處理一件事情，也是減少工作失誤、提高工作效率的重要法則。

[1]李玥：《時(shí)間管理理論在高校秘書工作中的運(yùn)用》，《教育教學(xué)論壇》2012年第2期。

[2]孔祥光：《高校行政秘書的角色定位與職業(yè)意識(shí)》，《寧波教育學(xué)院學(xué)報(bào)》2016年第8期。

[3]王起翔：《習(xí)近平談如何科學(xué)開展秘書工作》，《秘書天地》2016年第2期。

[4]段柄仁：《淺談秘書工作中的溝通藝術(shù)》，《秘書工作》2017年第2期。