精細(xì)化人事檔案管理的必要性分析

李春晨

摘 要：對(duì)于所有單位而言，人事檔案管理是對(duì)單位人力資源管理有很大的影響，人事檔案管理工作有助于單位人力資源管理水平和質(zhì)量的提高。信息化時(shí)代的到來(lái)更加要求單位在人事檔案管理方面要精細(xì)化，鑒于此本文主要闡述和分析了精細(xì)化人事檔案管理的必要性和重要性。

關(guān)鍵詞：人事檔案；精細(xì)化管理；必要性

一、引言

科學(xué)是第一生產(chǎn)力，而人力資源又是企事業(yè)單位在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存和競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵，因此人才智慧的凝聚是提高技術(shù)水平和生產(chǎn)力的核心。在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，知識(shí)的力量更是促進(jìn)和發(fā)展生產(chǎn)力的重要內(nèi)容，那么對(duì)于人才的管理就和人事檔案管理密切的聯(lián)系在一起了。人才的有效管理實(shí)際上是對(duì)知識(shí)和技能的有效管理，進(jìn)而傳統(tǒng)的人事檔案管理模式被現(xiàn)代人力資源管理逐步替代。所謂人事檔案就是真實(shí)記錄了單位人力資源中個(gè)體的工作實(shí)踐經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)積累，有效的保存了人才在學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)歷、工作經(jīng)歷及其他實(shí)踐活動(dòng)，并借此反映了人才綜合性經(jīng)歷的過(guò)程和結(jié)果，因此認(rèn)識(shí)檔案是重要的人才信息資源。隨著現(xiàn)代人事制度改革的推進(jìn)，各個(gè)企事業(yè)單位的生存和發(fā)展和人才緊密的聯(lián)系在一起，企事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)力和人才的管理有效的結(jié)合在一起。那么在這種形勢(shì)下，對(duì)于人事檔案的精細(xì)化管理就顯得十分有必要了，通過(guò)人事檔案信息的精細(xì)化管理，企事業(yè)單位可以有機(jī)的梳理人才信息，根據(jù)人才的數(shù)量、技能及知識(shí)水平進(jìn)行合理科學(xué)的崗位配置，使得他們能在合適的崗位上充分發(fā)揮自己的聰明才智，同時(shí)也增強(qiáng)人才在崗位上的工作成就感和自豪感，進(jìn)而增強(qiáng)他們的工作主動(dòng)性和積極性，為企事業(yè)單位的發(fā)展起到積極的推動(dòng)作用。

二、精細(xì)化管理在人事檔案管理中的必要性

精細(xì)化管理在人事檔案的管理中的必要性是顯而易見的。通過(guò)精細(xì)化人事管理，單位在管理理念和思想上提高對(duì)人才的重視程度，以合理的人才配置來(lái)提高單位的工作效率和質(zhì)量，最關(guān)鍵的是提高了人才檔案管理的合理性和有效性。另外，精細(xì)化人事檔案管理可以加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性，尤其是人才資料的收集更加專業(yè)化和規(guī)范化，使得人才信息資源的客觀性和可信度得以提升。傳統(tǒng)的認(rèn)識(shí)檔案管理中常見的資料信息不全，人事信息完整度不高，而且數(shù)據(jù)更新不及時(shí)的現(xiàn)象都要借助于精細(xì)化管理得以糾正和改善。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，信息化管理深入到各個(gè)單位的管理中，人事檔案管理也要以信息化管理為主，提高人事檔案管理的準(zhǔn)確性和完整性，使得管理工作更加高效。

三、精細(xì)化管理在人事檔案管理中的作用

精細(xì)化管理在人事檔案管理中的作用是顯而易見的，并且對(duì)人事檔案管理起到很重要的作用。具體如下：

（一）體現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)性

精細(xì)化管理在人事檔案管理中首先起到了風(fēng)向標(biāo)作用，呈現(xiàn)出企事業(yè)單位在人事檔案管理方面的科學(xué)性和合理性。人事檔案全面客觀的反應(yīng)了人才學(xué)習(xí)及工作經(jīng)歷的信息，同時(shí)也反映了人才的綜合素質(zhì)，這些人才信息是單位用人時(shí)的關(guān)鍵點(diǎn)。單位根據(jù)人事檔案中的信息進(jìn)行人才崗位的合理調(diào)配，體現(xiàn)了單位對(duì)人才資源的有效配置，對(duì)單位的日常工作管理起到了風(fēng)向標(biāo)的作用。人事崗位的變動(dòng)體現(xiàn)了根據(jù)人才能力進(jìn)行的合理配置，這對(duì)員工的工作積極性和上進(jìn)心起到了積極的刺激作用。同時(shí)人事檔案中也完整的記錄了員工的教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職稱評(píng)定及崗位變遷信息，這也為單位考核和評(píng)價(jià)員工提供了重要的依據(jù)，以便根據(jù)人才能力及技能更好的分配人力資源。

（二）有效激勵(lì)人才的作用

人事檔案管理在企事業(yè)單位的發(fā)展中起到了較好的橋梁作用，可以說(shuō)人才檔案管理不僅反映了單位的用人標(biāo)準(zhǔn)，也反映了單位對(duì)人才的重視程度。恰當(dāng)合理的人才資源配置能有效的激勵(lì)員工工作的積極性和主動(dòng)性，有利于增強(qiáng)員工的心理歸屬感，對(duì)單位的忠誠(chéng)度也會(huì)增加。精細(xì)化人事檔案管理就是對(duì)每一個(gè)員工的人事信息進(jìn)行有效分析，對(duì)每一位員工的工作能力和技能進(jìn)行有效評(píng)估，對(duì)他們的能力及工作績(jī)效做出一個(gè)公正客觀的評(píng)價(jià)，然后根據(jù)這些人事信息進(jìn)行崗位的調(diào)整，尤其是適合員工工作能力的崗位升遷。這些都是激勵(lì)員工對(duì)單位有信心，安心工作的基礎(chǔ)。因此精細(xì)化的認(rèn)識(shí)檔案管理可以幫助單位進(jìn)行人力資源的有效利用，以橋梁的作用為單位的日常管理添磚加瓦。

（三）考核決策作用

任何單位的認(rèn)識(shí)檔案信息包含了員工的專業(yè)經(jīng)歷、技術(shù)水平、工作能力及職位變遷等信息。對(duì)于員工的考核和崗位變化而言起到了有效的決策作用。通過(guò)對(duì)人事檔案的考察分析，單位對(duì)員工的基本信息就會(huì)有所了解，而精細(xì)化管理則能更加客觀公正深層次的分析每一位員工的能力和知識(shí)水平，進(jìn)而對(duì)他們未來(lái)職業(yè)發(fā)展起到積極的考核和決策作用。

四、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理是單位人事管理中一項(xiàng)必不可少的科學(xué)而規(guī)范的管理內(nèi)容，因此人事檔案管理要逐步趨向于精細(xì)化管理，這樣才能使得人事檔案信息的可靠性和可信度得以提升，給單位的崗位設(shè)定、人事變遷、績(jī)效考核等提供準(zhǔn)確的信息。精細(xì)化人事檔案管理力求做到科學(xué)化、規(guī)范化、日?；椭贫然?，并且以信息化建設(shè)積極結(jié)合起來(lái)，有效促進(jìn)人事檔案管理的先進(jìn)性。

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