事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)分析

金花

摘 要：目前，隨著我國信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，以檔案信息化建設(shè)為主的檔案管理方法逐漸取代傳統(tǒng)人工管理方法，成為當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理工作的必然趨勢。然而，介于我國事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作仍處于初步發(fā)展階段，各方面存在較多不足。針對于此，建議事業(yè)單位必須及時解決檔案信息化建設(shè)中存在的不足，采取切實可行的措施加以解決。文章主要以事業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理為研究對象，結(jié)合當(dāng)下存在的管理不足，提出相關(guān)的解決措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；解決措施；

前言：結(jié)合以往經(jīng)驗來看，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作很容易受到天氣以及儲存環(huán)境的影響，而出現(xiàn)不同程度的管理問題。倘若檔案存放環(huán)境存在潮濕問題的時候，紙質(zhì)檔案就很容易出現(xiàn)損壞現(xiàn)象，如發(fā)霉等現(xiàn)象。如此一來，重要的檔案資料無法得到長久性保管，甚至?xí)霈F(xiàn)嚴(yán)重的損壞情況。而通過利用信息化管理方式，至少可以對檔案資料進(jìn)行備份處理，并將全部檔案資料存放到電子磁盤當(dāng)中，避免出現(xiàn)檔案丟失問題。最重要的是，實現(xiàn)檔案信息化管理基本上可以規(guī)避天氣以及存儲環(huán)境因素的干擾，難以出現(xiàn)上述損壞問題。因此可以說，事業(yè)單位實行檔案信息化建設(shè)方式，具有重要的意義。

1事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)主要以檔案管理平臺的建設(shè)與規(guī)劃、內(nèi)容的信息化處理與建設(shè)為主。介于多數(shù)事業(yè)單位對于檔案信息化建設(shè)工作缺乏認(rèn)知性，部分管理內(nèi)容并未及時體現(xiàn)并落實到日常管理工作當(dāng)中。長期以往，導(dǎo)致事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)工作當(dāng)中往往會出現(xiàn)匹配效率不高、平臺建設(shè)速度緩慢以及管理意識亟待加強(qiáng)等問題[1]。具體如下：

1.1檔案信息化建設(shè)的匹配程度亟待提高

現(xiàn)階段，由于受到我國事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)力度不足的影響，信息化平臺與相關(guān)軟件在兼容效果方面，無法達(dá)到兼容所有文件的效果，工作效率難以得到保障。雖然從某種程度上來說，事業(yè)單位在應(yīng)用局域網(wǎng)管理的過程當(dāng)中，各人都具備閱讀文件的權(quán)限，且電子文件都可以存儲到對應(yīng)的資料庫當(dāng)中。但是在實際的管理過程中，往往會因為管理不當(dāng)?shù)惹闆r的影響，而出現(xiàn)大量電子文件丟失的問題，或者是電子文件的共享效果無法達(dá)到預(yù)期。

1.2檔案信息化建設(shè)平臺更新效果不佳

盡管多數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)開始全面實行檔案信息化管理系統(tǒng)，但是在實際工作過程中，部分管理人員對于檔案信息化建設(shè)工作缺乏關(guān)注度或者管理不當(dāng)，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)平臺更新效果往往無法達(dá)到預(yù)期。如此一來，部分檔案信息資料無法得到及時更新，進(jìn)而會對事業(yè)單位整體的檔案信息管理工作造成不利影響[2]。

1.3檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)亟待提高

檔案信息管理工作始終是事業(yè)單位重要的工作內(nèi)容，同時也始終是事業(yè)單位重要的組成部分，具備無可替代的作用?？梢哉f，檔案信息管理人員的職業(yè)素質(zhì)極大程度上可以直接決定檔案管理的最終效果。然而，結(jié)合實際情況來看，多數(shù)檔案管理人員在職業(yè)素質(zhì)方面多體現(xiàn)出信息化管理意識不足、管理方式不合理等問題，比較制約檔案信息化管理的最終效果。針對于此，建議事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該及時強(qiáng)化相關(guān)人員的職業(yè)素質(zhì)，做好各項管理工作，以確保檔案信息化管理效果。

2事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題的解決措施

介于上述事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作存在的問題，本人認(rèn)為事業(yè)單位可以從以下幾個方面進(jìn)行解決與優(yōu)化，以確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)效果，僅供參考。

2.1加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，夯實管理人員的職業(yè)素質(zhì)

針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)不高的問題，建議領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)力度，切實夯實檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，確保各項管理內(nèi)容得以貫徹與落實。最好可以在事業(yè)單位內(nèi)部開展相關(guān)培訓(xùn)活動，讓職工之間明確自身的職責(zé)所在，全面掌握檔案管理信息化的相關(guān)方法，促進(jìn)事業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程[3]。

2.2加強(qiáng)檔案信息化管理水平，確保平臺的更新速度

事業(yè)單位若想達(dá)到預(yù)期的檔案管理效果，就必須加強(qiáng)檔案信息化平臺建設(shè)力度，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)內(nèi)容。針對于此，在實際管理過程中，事業(yè)單位應(yīng)該不斷加強(qiáng)對檔案信息化的管理水平，盡可能地加強(qiáng)檔案信息化管理的保密效果，確保各項管理內(nèi)容得以有效貫徹與落實，以提升相關(guān)軟件平臺的更新速度。與此同時，為進(jìn)一步確保檔案信息化管理效果，建議事業(yè)單位應(yīng)該組建內(nèi)網(wǎng)，目的在于進(jìn)一步夯實檔案信息查詢工作的安全性，避免黑客或者不法人員盜取單位信息，造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

2.3加強(qiáng)專業(yè)設(shè)備與技術(shù)的支持，提升軟件的兼容效果

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作除了需要管理人員夯實自身職業(yè)素質(zhì)之外，還需要加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)設(shè)備與技術(shù)的支持力度，確保最終的管理效果。需要注意的是，不管是硬件還是軟件，事業(yè)單位都應(yīng)該根據(jù)實際情況進(jìn)行信息化建設(shè)工作，如在開發(fā)功能以及權(quán)限設(shè)置方面，應(yīng)該依附于事業(yè)單位的實際情況，進(jìn)行優(yōu)化建設(shè)，以便更好地提升軟件的兼容性能。

結(jié)論：總而言之，事業(yè)單位的建設(shè)情況對于國家整體的經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有至關(guān)重要的影響，必須加以重視。針對于此，建議事業(yè)單位的管理人員應(yīng)該充分利用信息化技術(shù)及相關(guān)方式，切實加強(qiáng)對檔案工作的管理力度，確保檔案管理工作安全、合理。對于當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，事業(yè)單位應(yīng)該立足于本單位的實際發(fā)展，不斷實踐與累積經(jīng)驗，確保事業(yè)單位檔案管理工作得以貫徹與落實，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。與此同時，相關(guān)管理人員應(yīng)該及時強(qiáng)化自身的職業(yè)素質(zhì)，確保檔案信息化建設(shè)工作得以順利開展。

參考文獻(xiàn)：

[1]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）：127-128.

[2]崔曉玲.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)有關(guān)問題的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（05）：34-35.

[3]史向云.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2015，44（05）：166-168.