財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題和對策探究

王慶云

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)單位與事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作得到了人們的普遍關(guān)注，其在單位管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，有力支撐著事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)的順利開展。時(shí)代的發(fā)展日新月異，財(cái)務(wù)檔案管理工作也需與時(shí)俱進(jìn)，要適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展。為了保證財(cái)務(wù)檔案管理工作的順利開展，本文首先指出了財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的一些弊端，接著提出了針對性解決策略，希望對財(cái)務(wù)檔案管理工作的創(chuàng)新有所幫助。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理；制度；問題；對策

所謂財(cái)務(wù)檔案就是記錄與處理企業(yè)與事業(yè)單位各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所出現(xiàn)的全部財(cái)務(wù)信息，其不但在企業(yè)事業(yè)單位的決策與發(fā)展規(guī)劃中起著決定性作用，而且也為企業(yè)事業(yè)單位開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供了有效的信息支持。財(cái)務(wù)檔案的管理就是管理企業(yè)事業(yè)單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)工作。只有切實(shí)提高企業(yè)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理水平才能促進(jìn)企事業(yè)單位的健康發(fā)展。

一、企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的主要方面

第一，在使用資金過程中出現(xiàn)的各種憑證；第二，各種財(cái)務(wù)報(bào)表；第三，會(huì)計(jì)賬目主要涉及資金使用情況與固定資產(chǎn)等；第四，銀行存款對賬單與會(huì)計(jì)檔案；第五，電子檔案；第六，在財(cái)務(wù)檔案升級(jí)過程中需要保存的有關(guān)數(shù)據(jù)與備份；第七，記錄財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的維護(hù)記錄本；第八，設(shè)備設(shè)施；第九，經(jīng)過審核的會(huì)計(jì)檔案；第十，其他財(cái)務(wù)管理資料與數(shù)據(jù)。

二、開展財(cái)務(wù)檔案管理的意義

企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案記錄著其開展的各種社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在其財(cái)務(wù)管理中具有非常重要的地位，其中包括著企事業(yè)單位過去長期發(fā)展過程中形成的財(cái)務(wù)資料，在企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展中發(fā)揮著不可替代作用。

第一，在社會(huì)快速發(fā)展過程中會(huì)涌現(xiàn)數(shù)不勝數(shù)的信息，信息資源在社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮的作用日益彰顯。財(cái)務(wù)檔案則代表著一個(gè)企業(yè)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)信息，其在企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展過程中發(fā)揮著重要作用，如果一個(gè)企業(yè)事業(yè)單位能夠有效開展財(cái)務(wù)檔案管理，那么則可以有力推動(dòng)企業(yè)事業(yè)單位財(cái)務(wù)與經(jīng)濟(jì)建設(shè)的順利進(jìn)行。因此提高財(cái)務(wù)檔案管理水平可以促進(jìn)企業(yè)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

第二，在財(cái)務(wù)檔案管理過程中，財(cái)務(wù)檔案可以為企業(yè)事業(yè)單位的決策者提供有效數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)檔案也可以記錄企業(yè)事業(yè)單位中的重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。依據(jù)財(cái)務(wù)檔案信息可以掌握一個(gè)企事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息的詳細(xì)情況，有時(shí)還可以據(jù)此了解企事業(yè)單位過去的經(jīng)營情況，企事業(yè)單位的管理人員在做出重大決策過程中，要參考單位內(nèi)部提供的財(cái)務(wù)信息，才能保證決策的科學(xué)性與合理性。

第三，企事業(yè)單位可以依據(jù)財(cái)務(wù)檔案制訂預(yù)算。在企業(yè)單位與事業(yè)單位當(dāng)中，要想做到開源節(jié)流還需依靠完善的財(cái)務(wù)檔案信息，只有不斷提高財(cái)務(wù)管理水平，才能獲得較高的經(jīng)濟(jì)收益。不管企業(yè)單位與事業(yè)單位處于哪一個(gè)檔次，其財(cái)務(wù)檔案信息都包涵著單位的收入與支出、重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等具體情況。因此企業(yè)單位或事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作在其轉(zhuǎn)型升級(jí)與提高管理水平中均發(fā)揮著非常重要的作用。

三、當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理中存在的主要弊端

在企業(yè)單位與事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理中都存在著一定的弊端，阻礙著這些單位財(cái)務(wù)管理工作的順利開展。只要善于確定財(cái)務(wù)管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，解決其存在的主要問題，就可以不斷提高財(cái)務(wù)檔案管理水平。筆者下面指出了上述單位在財(cái)務(wù)檔案管理中存在的主要弊端，希望能夠引起有關(guān)工作人員的大力重視。

（一）沒有意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性

一個(gè)企業(yè)不但承擔(dān)著創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的作用，而且也要為人們提供大量的就業(yè)崗位，所以企業(yè)的存在價(jià)值就是產(chǎn)生可觀的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。一個(gè)企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展，離不開企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)檔案管理工作，財(cái)務(wù)檔案記錄著一個(gè)企業(yè)在不同發(fā)展時(shí)期各種活動(dòng)的詳細(xì)情況，因此要意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案工作的重要性，才能促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)性發(fā)展，同時(shí)在激烈的市場競爭中處于有利地位，有時(shí)還能夠幫助企業(yè)有效應(yīng)對當(dāng)前國際競爭，在國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展中貢獻(xiàn)自己的力量。因此財(cái)務(wù)檔案管理具有非常重要的作用，財(cái)務(wù)檔案管理工作同樣指導(dǎo)著各種市場活動(dòng)的正確運(yùn)行，一個(gè)企業(yè)要想得到健康發(fā)展，則必須要認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，做到這一點(diǎn)才能保證企業(yè)的順利發(fā)展。當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的主要弊端就是人們沒有意識(shí)到其重要性，在財(cái)務(wù)檔案管理工作中還沒有形成有效的制度。如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)不到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，不重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，那么則會(huì)嚴(yán)重阻礙其財(cái)務(wù)管理工作的順利開展，間接制約企業(yè)競爭力水平的提高。

（二）不能貫徹執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)

當(dāng)前不具備完善的財(cái)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)，我國推出《檔案法》與《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》以后，歷經(jīng)多年的發(fā)展與完善，財(cái)務(wù)檔案管理工作收到了一定的效果，但當(dāng)前很多企業(yè)的財(cái)務(wù)工作人員與管理人員還不能主動(dòng)開展財(cái)務(wù)檔案管理工作，不存在自覺管理意識(shí)，不能認(rèn)真貫徹執(zhí)行上述規(guī)定。還有的企業(yè)認(rèn)為財(cái)務(wù)管理工作就是銀行業(yè)務(wù)中的轉(zhuǎn)賬與匯款等，大量企業(yè)管理人員更不能將財(cái)務(wù)檔案建設(shè)與我國法律法規(guī)聯(lián)系在一起，導(dǎo)致我國企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量低下。我國雖然已經(jīng)推出了有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的若干規(guī)定與措施，但這些規(guī)定與措施只是一些宏觀上的手段，并沒有具體推動(dòng)辦法。

（三）財(cái)務(wù)檔案管理信息化程度不高

最近幾年，我國科學(xué)技術(shù)得到了快速發(fā)展，當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理工作中普遍引入了信息技術(shù)手段，但有的單位還不了解電子財(cái)務(wù)檔案管理工作內(nèi)容，沒有制訂與此相對應(yīng)的管理制度，導(dǎo)致電子財(cái)務(wù)檔案管理工作不能順利進(jìn)行。有的研究單位不具備相應(yīng)的管理經(jīng)驗(yàn)，不能及時(shí)處理收集的檔案數(shù)據(jù)與資料，導(dǎo)致檔案信息的安全性受到威脅。同時(shí)因?yàn)楸４骐娮訖n案的環(huán)境存在一定的問題，有的研究單位在保存儲(chǔ)存有電子財(cái)務(wù)檔案信息的介質(zhì)時(shí)出現(xiàn)損壞現(xiàn)象，導(dǎo)致儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的丟失。

（四）不能有效執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度

由于財(cái)務(wù)檔案管理制度不完善，因此工作人員在實(shí)際管理工作中存在一定的輕視心理。因?yàn)闆]有及時(shí)制訂完善的管理制度與不能配備數(shù)量充足的管理人員，有的領(lǐng)導(dǎo)對財(cái)務(wù)檔案管理工作不重視，所以很多工作人員在實(shí)際管理工作中存在嚴(yán)重的形式化現(xiàn)象。企事業(yè)單位在實(shí)際財(cái)務(wù)檔案管理工作中效率不高，特別是不能嚴(yán)格依據(jù)國家法律法規(guī)關(guān)于財(cái)務(wù)檔案管理工作的具體要求進(jìn)行檔案信息的整理工作，出現(xiàn)了大量的不良言論。有的事業(yè)單位不能及時(shí)將收集的檔案信息整理入檔，有的企業(yè)單位不能嚴(yán)格管理財(cái)務(wù)檔案中的商業(yè)機(jī)密信息，導(dǎo)致機(jī)密信息的泄露，進(jìn)而使企業(yè)在激烈的市場競爭中處于不利地位。

（五）存在較大的安全風(fēng)險(xiǎn)

事業(yè)單位與企業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作都必須建立完善的管理制度，才能有效保障財(cái)務(wù)檔案信息的安全。我國當(dāng)前法律規(guī)定，在查閱有關(guān)財(cái)務(wù)檔案信息時(shí)，只有經(jīng)濟(jì)監(jiān)督部門具有此項(xiàng)權(quán)力，其他部門要想查閱檔案信息必須得到各個(gè)部門的審批才能進(jìn)行，這樣設(shè)計(jì)的目的就是為了有效保障檔案信息的安全。但很多單位在執(zhí)行過程中，不顧及制度的約束，將人情面子放在第一位，只要處于體制內(nèi)的工作人員都可以查閱檔案信息，甚至在具備條件時(shí)還可以任意復(fù)制或粘貼檔案內(nèi)容，導(dǎo)致檔案信息的大量泄露，對檔案信息的安全造成了較大威脅。查閱檔案信息的環(huán)節(jié)非常繁瑣，導(dǎo)致檔案信息不能及時(shí)為社會(huì)各界提供有效服務(wù)。由于不能有效保障檔案信息的安全，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理在單位中處于尷尬地位。

四、提高當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理工作水平的具體措施

上面主要論述了企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的主要弊端，為了有效解決上述各個(gè)方面的問題，筆者認(rèn)為可以應(yīng)用下面這些措施予以應(yīng)對，切實(shí)保證企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的順利開展，提高財(cái)務(wù)檔案管理能力。

（一）制定實(shí)用的、完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度

在企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理過程中，首先要建立完善的檔案管理制度，才能保證檔案管理工作的順利開展，才能具備明確的檔案管理工作判斷標(biāo)準(zhǔn)。不管哪一方面的工作都必須具備完善的規(guī)章制度，財(cái)務(wù)檔案管理工作也不例外，因此當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理工作必須建立完善的、一致的制度，有利于保證檔案管理工作有法可依，有利于保證及時(shí)整理企業(yè)發(fā)展過程中出現(xiàn)的各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，開展系統(tǒng)性檔案管理，使檔案管理在企業(yè)今后發(fā)展中發(fā)揮更為重要的作用。加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息的保護(hù)工作，才能進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，在財(cái)務(wù)檔案管理過程中，要求每天詳細(xì)記錄企業(yè)的收支情況，保留原始記錄，有利于今后工作中查找。

（二）建設(shè)高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案管理團(tuán)隊(duì)

第一，檔案管理制度要切實(shí)發(fā)揮應(yīng)有的作用，要做好企業(yè)內(nèi)部的教育培訓(xùn)工作，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人要組織有關(guān)部門對財(cái)務(wù)管理工作人員開展財(cái)務(wù)檔案管理培訓(xùn)，定期進(jìn)行考核，只有考核通過的管理人員才能進(jìn)入工作崗位，在考核中不能取得合格成績的人員要繼續(xù)參加學(xué)習(xí)，中間不得參加工作，只有考核通過后才能上崗。制度中設(shè)計(jì)相關(guān)監(jiān)督處罰條款，要定期審核財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作開展情況，主要涉及檔案資料的收集、整理、分類、登記等各個(gè)方面，檔案管理人員務(wù)必要嚴(yán)格依據(jù)法律法規(guī)的規(guī)定認(rèn)真整理檔案資料，同時(shí)做好檔案信息的保管工作，要嚴(yán)格依據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定落實(shí)檔案信息的查閱、復(fù)制、銷毀等各項(xiàng)工作。第二，財(cái)務(wù)檔案管理工作要在員工績效考核中有所體現(xiàn)，企業(yè)在開展績效考核過程中要引入財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容，要嚴(yán)格考核有關(guān)管理人員的工作完成情況，考核結(jié)果與管理人員的工資待遇結(jié)合在一起，凡在財(cái)務(wù)檔案管理工作中做出重大貢獻(xiàn)的工作人員要給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，在管理工作中表現(xiàn)平平的工作人員要給予一定的懲罰，這種制度有利于激發(fā)管理工作人員的工作熱情，認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性。

（三）檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化

我國當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，財(cái)務(wù)檔案管理工作也應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)信息化。在檔案管理工作中引入信息化技術(shù)可以保證財(cái)務(wù)檔案管理效率的有效提高。引入信息化技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。隨著在檔案管理工作中大量引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代化手段，檔案數(shù)據(jù)處理與信息傳輸也實(shí)現(xiàn)了電子化，有力拓展了財(cái)務(wù)檔案管理領(lǐng)域。由于大量引入先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)導(dǎo)致有效提高了檔案管理效率，逐步淘汰了財(cái)務(wù)檔案傳統(tǒng)管理模式。再有，還需保證財(cái)務(wù)檔案管理工作信息化水平的不斷提高，要逐步形成網(wǎng)絡(luò)檔案體系。要想保證財(cái)務(wù)檔案管理工作信息化水平的不斷提高就需及時(shí)引進(jìn)高質(zhì)量的基礎(chǔ)設(shè)施，也就是各種軟件與硬件，建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，大量引進(jìn)高質(zhì)量的新型存儲(chǔ)介質(zhì)，大力應(yīng)用信息技術(shù)手段，淘汰傳統(tǒng)檔案管理模式。要注意選擇那些安全性能高的儲(chǔ)存介質(zhì)，及時(shí)做好備份工作，才能有效保障檔案信息安全。當(dāng)前用于電子財(cái)務(wù)檔案管理的介質(zhì)紛繁多樣，要求不斷提高管理水平，應(yīng)用合理的管理手段。要求儲(chǔ)存環(huán)境滿足儲(chǔ)存介質(zhì)保存的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，保證其時(shí)刻處于良好狀態(tài)，隨時(shí)可以投入使用。在管理電子檔案過程中還需意識(shí)到計(jì)算機(jī)病毒對其具有重大的危害，一旦儲(chǔ)存檔案信息的計(jì)算機(jī)被病毒入侵則會(huì)導(dǎo)致信息的泄露與丟失，因此要求財(cái)務(wù)管理人員必須采取各種有效手段保證檔案信息的安全。同時(shí)結(jié)合當(dāng)前新型檔案載體特點(diǎn)及時(shí)引進(jìn)新型保護(hù)措施，以確保檔案信息的完整。電子檔案管理還需建立完善的、實(shí)用性強(qiáng)的管理制度與控制制度，保證機(jī)密檔案信息不會(huì)出現(xiàn)泄露現(xiàn)象，嚴(yán)格管理儲(chǔ)存有機(jī)密檔案信息的磁性介質(zhì)，防止磁性介質(zhì)出現(xiàn)消磁現(xiàn)象，才能有效保證財(cái)務(wù)檔案信息的安全。

（四）檔案管理工作要責(zé)任到人

導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理制度不能有效執(zhí)行的主要原因是由于管理當(dāng)中存在著諸多問題，首先要在實(shí)際管理當(dāng)中提高工作人員的責(zé)任意識(shí)，在落實(shí)財(cái)務(wù)檔案管理責(zé)任的同時(shí)將績效考核與人員的工資狀況結(jié)合在一起，要求企業(yè)與事業(yè)單位都需意識(shí)到這一點(diǎn)，事業(yè)單位中包括醫(yī)院、醫(yī)保中心、高職院校等部門。檔案管理人員要實(shí)行必要的獎(jiǎng)懲措施，才能保證管理工作的高效開展。再有，還需嚴(yán)格監(jiān)督財(cái)務(wù)檔案管理工作人員的工作情況，只有建立完善的監(jiān)督機(jī)制才能保證工作人員切實(shí)履行自身職責(zé)，意識(shí)到自身工作的重要性，激發(fā)工作熱情。

（五）建立完善的管理程序

為了解決財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)問題，應(yīng)該制訂完善的保密措施，不但可以有效保證財(cái)務(wù)信息的安全，而且也可以使財(cái)務(wù)檔案在企業(yè)管理中發(fā)揮更為積極的作用，提高企事業(yè)單位的服務(wù)水平。設(shè)計(jì)管理程序要不受人情面子的約束，切實(shí)保證制度的貫徹執(zhí)行，嚴(yán)格落實(shí)檔案信息的保密措施，一旦出現(xiàn)泄密行為則需嚴(yán)厲追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，對其給予必要的懲罰，才能使財(cái)務(wù)檔案信息管理收到較好的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

五、結(jié)論

總之，我國經(jīng)濟(jì)的崛起離不開企業(yè)單位與事業(yè)單位的健康發(fā)展，而企業(yè)單位與事業(yè)單位中的財(cái)務(wù)檔案管理工作在其中發(fā)揮著不可替代的作用。要求企業(yè)單位與事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，為其配備數(shù)量充足的管理人員、制訂完善的檔案管理制度，使其在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更為積極的作用，為企業(yè)帶來可觀的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

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（作者單位：中國石化煉油銷售有限公司）