人事檔案多維度標(biāo)準(zhǔn)化管理模式的構(gòu)建與實(shí)施

王彩玲

摘要：人事檔案工作是企業(yè)人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)，是組織人事工作的重要組成部分。本課題以提升人事檔案管理水平為目標(biāo)，從常規(guī)管理機(jī)制、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制、強(qiáng)化提升機(jī)制等角度創(chuàng)建多維度標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，并分別對(duì)幾個(gè)維度的工作進(jìn)行了具體分析與詳細(xì)闡述，然后將多維度標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式實(shí)施于嚴(yán)謹(jǐn)周密的管理制度，最后以持續(xù)完善、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的眼光對(duì)多維度標(biāo)準(zhǔn)化管理模式提出了未來(lái)構(gòu)想和遠(yuǎn)景規(guī)劃。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理模式；構(gòu)建；實(shí)施

一、研究的基本內(nèi)容與方法

現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、責(zé)權(quán)明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)”，人事檔案管理制度作為其中一項(xiàng)內(nèi)容也應(yīng)該完善起來(lái)、標(biāo)準(zhǔn)起來(lái)，充分發(fā)揮高效科學(xué)的管理職能。

二、檔案管理存在的主要問(wèn)題

通過(guò)分析，找出目前企業(yè)人事檔案工作主要存在以下問(wèn)題：收集工作力度不夠；材料內(nèi)容不夠完備；風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別意識(shí)不夠強(qiáng)；信息化程度不夠高。

三、構(gòu)建常規(guī)工作標(biāo)準(zhǔn)化管理模式

（一）人事檔案常規(guī)工作程序

1.材料收集標(biāo)準(zhǔn)化

建立和明確收集網(wǎng)絡(luò)。在形成檔案材料的人事組織、財(cái)務(wù)、工會(huì)團(tuán)委、紀(jì)檢監(jiān)察等部門(mén)分別確定一名聯(lián)絡(luò)員，將歸檔材料的范圍、要求及登記本交與聯(lián)系員。采用檔案員主動(dòng)收集與聯(lián)絡(luò)員主動(dòng)上交材料相合的方式定期完成材料收集工作。

2.材料鑒別標(biāo)準(zhǔn)化

以上級(jí)相關(guān)部門(mén)具體要求為最高標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真檢查檔案內(nèi)材料有無(wú)錯(cuò)裝、同名異人或重復(fù)多余情況，審查材料是否齊全，手續(xù)是否完備，是否存在缺少單位組織印章或個(gè)人簽名等錯(cuò)誤。

3.整理歸檔標(biāo)準(zhǔn)化

整理歸檔工作主要包括分類(lèi)、排序、編目、改版、裝訂入庫(kù)工作。具體工作標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按已發(fā)布的文件、培訓(xùn)教程執(zhí)行。

4.保管與存放標(biāo)準(zhǔn)化

人事檔案的保管應(yīng)按照檔案管理工作的要求做到：配備專(zhuān)用檔案庫(kù)房存放檔案，庫(kù)房面積每千卷20-25平米。庫(kù)房?jī)?nèi)要有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。必須配備鐵質(zhì)檔案柜，合理擺放，按從左至右、從上至下的順序編檔案柜號(hào)。

除此之外，還應(yīng)增加巡查制度標(biāo)準(zhǔn)。做到每天早巡查、晚評(píng)估。檔案管理人員每天巡視檔案室，確保室內(nèi)環(huán)境達(dá)標(biāo)，利于檔案保管與存放。

（二）構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)化管理模式

1.喚醒意識(shí)，排查日常工作風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

人們對(duì)人事檔案的理解通常停留在現(xiàn)行效用上，把收集、整理、制作、保管和利用人事檔案看作平常事，很少有意識(shí)地從全局、全程角度防范和控制風(fēng)險(xiǎn)因素的威脅。往往在檔案不全、檔案失真、無(wú)法作為依據(jù)時(shí)才領(lǐng)教到人事檔案管理面臨的難題。因此，將風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)輸入員工思想意識(shí)，在每份將要?dú)w檔的材料形成之初就將其做精做準(zhǔn)，避免因日后機(jī)構(gòu)重組、人員調(diào)動(dòng)形成無(wú)法彌補(bǔ)的錯(cuò)誤材料。

2.客觀嚴(yán)謹(jǐn)，排查因歷史原因造成的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

認(rèn)真梳理個(gè)人檔案中的材料有無(wú)因歷史原因造成的錯(cuò)誤。比如檔案中材料有無(wú)年齡不符現(xiàn)象？有無(wú)材料缺少重要簽章或簽字？有無(wú)同人異名現(xiàn)象……有辦法重新出具證明的重新出具，員工本人有能力提供相關(guān)佐證材料的要求其本人提供。對(duì)已無(wú)法挽回的錯(cuò)誤材料則應(yīng)記錄在案，在“人理檔案材料整理清單”上填寫(xiě)清楚。整理歷史問(wèn)題的同時(shí)要形成“尋找”和“分類(lèi)”意識(shí)，把查找出的問(wèn)題進(jìn)行歸納與分析，避免今后工作中出現(xiàn)相同或者類(lèi)似的錯(cuò)誤。

3.提高警惕，排查廉政工作風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

人事檔案管理工作一直存在重政治性、機(jī)密性，忽略法律手段的現(xiàn)象。做為人事組織部門(mén)的重點(diǎn)工作之一，企業(yè)人事檔案管理工作更加突出強(qiáng)調(diào)誠(chéng)實(shí)守信、堅(jiān)持原則、忠于職守，講原則、守紀(jì)律是對(duì)管理人事檔案工作人員的基本要求。檔案員必須是中國(guó)共產(chǎn)黨黨員。

排查廉政工作風(fēng)險(xiǎn)，必須加強(qiáng)人事檔案紀(jì)律監(jiān)督、法律意識(shí)，確保人事檔案工作方針政策、法律法規(guī)的貫徹實(shí)施?？蓮钠髽I(yè)員工與檔案管理人員兩方面入手，抓好思想政治教育：一方面教育廣大員工踏實(shí)工作、克已奉公，用實(shí)際行動(dòng)多創(chuàng)造成果，為自已的人事檔案增光添彩；另一方面教育檔案管理人員加強(qiáng)黨性，學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，堅(jiān)決抵制不符合人事檔案管理規(guī)定的不合理要求，不隨意增減、涂改任何材料，維護(hù)人事檔案的公信度與嚴(yán)肅性。

（三）構(gòu)建強(qiáng)化升級(jí)管理模式

1.加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)保管為主動(dòng)服務(wù)

一直以來(lái)，人事檔案工作“重藏輕用”的現(xiàn)象普遍存在，這與人事檔案的機(jī)密性、利用手續(xù)嚴(yán)格不無(wú)關(guān)系。加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)首先應(yīng)做全做準(zhǔn)人事檔案材料，檔案材料越準(zhǔn)確越齊全，利用率就越高；其次要在熟悉本單位各崗位業(yè)務(wù)方面多下功夫。只有全面了解我們服務(wù)的對(duì)象都在從事什么工作、工作重點(diǎn)是什么、在哪些方面有可能需要人事檔案信息的幫助與服務(wù)，才能充分揮人事檔案的“信息”效能，增強(qiáng)人事檔案服務(wù)工作的預(yù)見(jiàn)性和前瞻性，把員工人事檔案信息用活。

2.加強(qiáng)信息化學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)人事檔案“智慧化 ”

探索人事檔案“數(shù)字化”模式，將企業(yè)管理范圍內(nèi)的全部人員關(guān)鍵信息材料掃描成像，打造“電子檔案室”。然后從個(gè)人經(jīng)歷、個(gè)人家庭成員信息、履職情況等方面有針對(duì)性的進(jìn)行分析與整理，將白紙黑字的材料備份為數(shù)據(jù)信息永久保存。此舉既可避免因紙質(zhì)老化、受潮等因素造成檔案材料破損或信息丟失，用科技手段為人事檔案“保鮮”，也可為相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)提供更為方便快捷的信息查詢(xún)服務(wù)，提高人事檔案的利用價(jià)值，一舉多得。

3.探索“上移下行”模式，強(qiáng)化管理水平

這里所謂的“上移”是指人事檔案工作在學(xué)習(xí)的角度上意識(shí)上移，即積極打造“逆向?qū)W習(xí)”模式，不斷總結(jié)與分析工作中的難點(diǎn)和重點(diǎn)，不是被動(dòng)地等待上級(jí)主管部門(mén)下達(dá)培訓(xùn)學(xué)習(xí)通知，而是主動(dòng)帶著問(wèn)題去學(xué)習(xí)請(qǐng)教。這樣既能及時(shí)迅速地解決工作中遇到的問(wèn)題，又加強(qiáng)了與業(yè)務(wù)主管部門(mén)之間的溝通與聯(lián)系。

這里所謂的“下行”是指在管理職能層面加強(qiáng)下行意識(shí)。運(yùn)用行之有效的溝通手段增強(qiáng)與各基層單位的聯(lián)系，宣貫應(yīng)知應(yīng)會(huì)的材料歸檔知識(shí)。讓每名基層員工都能對(duì)歸檔范疇內(nèi)的個(gè)人材料心中有數(shù)，認(rèn)真對(duì)待。同時(shí)也能夠激勵(lì)員努力工作，多出成果，創(chuàng)造工作業(yè)績(jī)，為自已的人事檔案增光添彩。

（作者單位：華北油田公司勘探開(kāi)發(fā)研究院）