數(shù)字化檔案文件格式選擇的基本要求

吳冰云

摘 要：檔案事關(guān)一個(gè)人的重要信息，它也是伴隨一個(gè)人一生的重要問(wèn)文件，真可謂事關(guān)重大。它的真實(shí)性和長(zhǎng)久保持性都要求數(shù)字化檔案文件的格式相對(duì)穩(wěn)定和它的環(huán)境相對(duì)安全穩(wěn)定，能夠長(zhǎng)期不變和被保存。如果文檔的文件格式容易變化，容易被改變，或者是文件格式一遭受到破壞，或者被人惡意的損壞，就可能使檔案的安全受到威脅。所以對(duì)數(shù)字化檔案文件的選擇要特別謹(jǐn)慎，要堅(jiān)持這些最基本的原則和要求。

關(guān)鍵詞：檔案文件格式；選擇；基本要求

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)版的檔案在人們處理問(wèn)題、核實(shí)信息的過(guò)程中，呈現(xiàn)了它諸多的不足。紙質(zhì)版檔案已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐了。這就需要改變另一種模式，去實(shí)現(xiàn)檔案的管理和保存，這時(shí)候數(shù)字化檔案就出現(xiàn)了。數(shù)字化檔案的出現(xiàn)是互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)步的結(jié)果。是人類高科技的體現(xiàn)。數(shù)字化檔案可以有效的是實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)期性管理，它可以彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的諸多不足，還可以提高人們對(duì)檔案管理的效率，可以保證全網(wǎng)檔案信息資源的充足、全面和系統(tǒng)，而且數(shù)字化檔案可以規(guī)避許多風(fēng)險(xiǎn)，真正實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)期保存和有效管理，對(duì)信息的管理意義重大。但數(shù)字化檔案文件的實(shí)現(xiàn)要求有適合它的文件格式，而且數(shù)字化文件格式又受諸多因素的影響，我們要全面綜合的去評(píng)估它，從而去選擇最合適的文件格式。

1 廣泛性

數(shù)字化檔案文件格式的廣泛性是指這種格式被廣大的商家和用戶使用，具有很大的通用性，廣泛的被大家采納。具體體現(xiàn)一個(gè)文件格式是不是具有通用性，就可以看它的數(shù)量，它被商家接受的程度，各個(gè)系統(tǒng)對(duì)這個(gè)文件格式的包容性，還有就是用戶獲取它的便利性。它能否被廣泛使用一個(gè)很大的程度，就取決于它的便利性，即是否可以更好的為大家服務(wù)。數(shù)字化檔案的格式化最終目的就是要被廣大的用戶去利用，所以它的廣泛性是很重要的，只有這個(gè)文件格式具有通用性，在較為平常的環(huán)境下，就能夠打開(kāi)使用。這樣它才會(huì)有市場(chǎng)，才會(huì)得到廣大用戶的支持。如果一個(gè)文件格式具有通用性，那么相信更多的系統(tǒng)都會(huì)盡可能的去適合那個(gè)文件格式，各個(gè)系統(tǒng)就會(huì)以這個(gè)文件格式作為規(guī)范，以求達(dá)到兼容。這樣他的系統(tǒng)才能發(fā)展起來(lái)。技術(shù)是否開(kāi)放性，必然會(huì)影響到一個(gè)文件格式的通用性，如果一個(gè)文件格式的技術(shù)是開(kāi)放的，那么它的通用性肯定就很大。如果一些文件格式是具有專利的，僅被少數(shù)人使用，那么它的通用性是會(huì)受到很大的限制。所以檔案的文件格式，技術(shù)的開(kāi)放也是一個(gè)很重要的因素。所以數(shù)字化檔案文件格式一定要有廣泛性，被很多商家用戶使用，使用戶在較平常的環(huán)境下就能打開(kāi)和使用。這樣數(shù)字化文件格式，才實(shí)現(xiàn)了它應(yīng)有的價(jià)值。

2 保證文件的保真性

數(shù)字化檔案是把紙質(zhì)的檔案數(shù)字化，也就是進(jìn)行拷貝。而且檔案一定要保證它的真實(shí)性，內(nèi)容絕對(duì)不可以失真，不可以泄露。所以選擇文件格式一定要保證文件的保真度，任何文件檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，都會(huì)造成一定的失真。失真是不可以避免的，但是要把那個(gè)范圍控制到很小，文檔一定要真實(shí)。在數(shù)字化時(shí)切不可失真，這是文件格式最起碼要保證的，也是最基礎(chǔ)的，同時(shí)也是最重要的。數(shù)字化檔案的目的不同，對(duì)其保真的要求也不同。但檔案文件的保真度是明顯要高于其他文獻(xiàn)的。所以一定要控制失真的范圍，把失真率控制到最小。如果連檔案最起碼的真實(shí)和準(zhǔn)確都保證不了的話，那么數(shù)字化檔案就失去了它原有的意義。

3 保證文件的大小

眾所周知，卷帙浩繁的檔案文獻(xiàn)，就算是精品中的數(shù)字化，也需要占據(jù)大量的存儲(chǔ)空間。而且檔案一年增加就特別多，逐年的累加，只會(huì)多，不會(huì)少。所以會(huì)需要大量的存儲(chǔ)空間，在剛起步的時(shí)候，可能覺(jué)得檔案存儲(chǔ)空間需求不是那么大。但是數(shù)字話檔案文件是需要長(zhǎng)期保存的，它的累積量是驚人的。所以文件大小的選擇，十分的重要。使用不同格式的文件格式，它所占據(jù)的存儲(chǔ)空間的差別是非常大的。所以我們要盡量選擇一個(gè)文件檔案，但是它所需的存儲(chǔ)格式要盡量的小。而且對(duì)于音頻、視頻文件格式，里面的差別就越發(fā)的大。有時(shí)一個(gè)文件的大小，用不同的文件格式，其中最大的容量是最小容量的92倍。由此可見(jiàn)，選擇小的文件，是有多么的重要。而且對(duì)于同一種檔案文件，采用不同的壓縮方式，它所占據(jù)的存儲(chǔ)空間也相去甚遠(yuǎn)。其最大占有空間比可以達(dá)到兩百比一。但是他們的視頻保真度卻相差不大，即效果差不多。需要值得注意的是文件格式的大小，不僅與它所采取的壓縮方式，它所選擇的文件格式有關(guān)，還跟數(shù)字化過(guò)程中有關(guān)參數(shù)的設(shè)定有關(guān)，比如圖像文件的分辨率、音頻文件的采樣頻率，還有某些文件格式的壓縮方式和壓縮比等等。而且文件的文件越小，它的保真度就可能不那么好，文件的大小是與保真度成反比的。所以，如果你對(duì)檔案的要求特別高，要求保證率特別高的話，那么它的文件就不能特別小。要根據(jù)具體情況具體分析。，要明確數(shù)字文件所能所允許的最大的范圍。在這情況下，盡量選擇所需空間小的文件。

4 檔案數(shù)字化的目的

檔案數(shù)字化的目的是為了長(zhǎng)期的保存，但是為長(zhǎng)期保存的目的，同時(shí)也存在兩種情況，一種是原件銷毀，用數(shù)字化檔案文件代替原件。當(dāng)然這種檔案文件要求可以長(zhǎng)期保存，且不失真。另一種就是原件不消毀，利用數(shù)字化制作一個(gè)復(fù)件。對(duì)于前一種情況，要求的保真性及長(zhǎng)期保存性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于后者，數(shù)字化檔案文件的目的不同，那么它所要求的文件格式類型也就不一樣。我們要根據(jù)檔案數(shù)字化的目的，去選擇，盡量適合它的文件格式。各種檔案的文件格式可以不一樣，但一定要是最適合的，可以讓用戶在較為平常的環(huán)境下就能夠打開(kāi)使用。使它的普及性比較高，通用性比較強(qiáng)。檔案數(shù)字化的目的就是最大限度的發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化，旨在為信息傳輸備貨，其意義不言而喻。所以，檔案對(duì)它的失真度及長(zhǎng)期保存有著嚴(yán)格的要求，對(duì)文件格式的選擇極其嚴(yán)格，文件格式對(duì)檔案數(shù)字化的意義是非常重大的。

5 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化是檔案信息建設(shè)過(guò)程中一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，它將紙質(zhì)的各種信息如紙質(zhì)檔案、圖片信息、聲音檔案等信息通過(guò)掃描、攝入、采集等方式轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的文件。通過(guò)這項(xiàng)技術(shù)，可以極大的提高檔案信息的利用率。在這之前有許多歷史檔案老化，或者是保存不當(dāng)、管理不當(dāng)?shù)脑?，而遭受到毀壞。甚至有一些重要的檔案，現(xiàn)在已經(jīng)不存在了。但是通過(guò)制作數(shù)字化副本來(lái)代替原來(lái)的紙質(zhì)檔案?？梢杂行У谋Ｗo(hù)重要?dú)v史檔案免遭破壞。還可以避免各種自然災(zāi)害給紙質(zhì)檔案帶來(lái)的災(zāi)害性后果。通過(guò)異地存放多種數(shù)字化檔案文件可以解決以前紙質(zhì)檔案的諸多不足。但是，數(shù)字化檔案文件也需要選擇合適的文件格式，而且選擇合適的文件格式是受諸多因素的影響的。比如說(shuō)文件的大小、文件格式的通用性、文件的保真性和文件的目的的影響等等，我們要根據(jù)數(shù)字化檔案的背景，去合理的選擇文件格式。使得數(shù)字化檔案文件可以最大限度的為人們服務(wù)，實(shí)現(xiàn)它的最大化價(jià)值。

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