企業(yè)檔案信息化工作實踐與探討

黃榮姣

摘 要：本文對怎樣開展企業(yè)檔案信息化工作進行了全面闡述，從人才培養(yǎng)、信息安全、檔案收集及開發(fā)利用四方面，對企業(yè)檔案工作難點及如何解決提出了一定的創(chuàng)新見解，指出要做好企業(yè)檔案信息化工作，首先要解決檔案人才培養(yǎng)問題，其次應(yīng)在實際工作中注重橫向協(xié)作，加強與企業(yè)各業(yè)務(wù)部門及員工的溝通，對企業(yè)檔案工作實務(wù)具備一定的參考價值。

關(guān)鍵詞：檔案管理復合型人才；檔案實體與信息安全；部門溝通與協(xié)作；檔案開發(fā)與利用

隨著時代的發(fā)展，信息社會的迅猛到來，消除信息“孤島”、加快檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)的必然選擇。

2016年4月，國家檔案局印發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，分析我國檔案管理所面臨的形勢與挑戰(zhàn)，指出要加快檔案管理信息化進程，全面推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合。

現(xiàn)代企業(yè)在檔案信息化過程中，面臨多重困難和挑戰(zhàn)，一是對檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求；二是如何保證檔案在信息化過程中的實體與信息安全；三是電子檔案資源收集應(yīng)完整齊全、真實有效，并與實體檔案一一對應(yīng)；四是怎樣加大檔案信息資源的開發(fā)利用率，使檔案信息更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。現(xiàn)就筆者在實際工作中遇到的具體問題及做法，提出如下探討：

1 加快對檔案管理復合型人才的培養(yǎng)

傳統(tǒng)的檔案管理工作，由于所處位置在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的最后端，工作成績不易顯現(xiàn)，一般不直接對企業(yè)產(chǎn)生顯性的經(jīng)濟效益而容易被忽視。很多企業(yè)，領(lǐng)導對檔案工作的看法就是庫房管理員，認為文件就放在那里就行了，沒有多少事要做。這就造成了配備的檔案管理人員要么年齡偏大，思想相對保守，技能較低，對信息化系統(tǒng)和設(shè)備的使用及管理有困難；要么兼職，在從事文書、秘書工作的間隙時間進行檔案整理、管理，兼職檔案員首要保證完成的是領(lǐng)導重視的工作，檔案工作得過且過。因此，要做好新形勢下的檔案工作，必須解決“人”的問題，轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導層及檔案工作者的思想觀念。

1.企業(yè)應(yīng)加大對檔案管理人才的投入，確保企業(yè)檔案管理專職人員的配備，一方面引進既熟悉檔案業(yè)務(wù)又具備計算機相關(guān)知識的新鮮血液，另一方面應(yīng)給予現(xiàn)有檔案工作者新知識、新技術(shù)培訓機會，創(chuàng)新用人機制，規(guī)劃檔案工作崗位提升方案并落到實處，讓檔案工作者能看到職業(yè)前景，調(diào)動他們的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

2.檔案工作者自身也應(yīng)該克服安于現(xiàn)狀、墨守陳規(guī)的思想，刻苦鉆研學習，努力掌握檔案信息化專業(yè)知識及其他管理知識，提高業(yè)務(wù)能力，使自己由傳統(tǒng)的“檔案保管者”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皺n案信息資源的管理者”，開發(fā)多種檔案信息利用方式，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供有力支撐。

2 加強檔案信息的安全保密工作

在對存量檔案進行數(shù)字化加工和增量檔案的電子化過程中，必須做好相應(yīng)紙質(zhì)檔案及電子檔案的安全保密工作，確保檔案實體與信息安全。應(yīng)嚴格按照檔辦發(fā)【2014】7號《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求及企業(yè)相關(guān)保密規(guī)定，采取必要措施：

1.選取具備有效資質(zhì)的服務(wù)機構(gòu)，服務(wù)合同中應(yīng)有專項條款對保密工作做出具體要求，未經(jīng)允許不得以任何形式對外提供資料、數(shù)據(jù)，如有失泄密事件發(fā)生，將支付違約金，并終止協(xié)議，追究其法律責任。保密條款不因協(xié)議終止而終止，而是永久有效；

2.檔案的整理加工場所必須在本企業(yè)辦公地點內(nèi)，整理加工用電腦不能連接外網(wǎng)，檔案整理人員不得將任何紙質(zhì)檔案資料、拷貝有檔案信息的光盤、U盤等載體帶出辦公場所。

3.對于增量電子檔案及已數(shù)字化的存量檔案，企業(yè)應(yīng)配備專用服務(wù)器進行保管，電子檔案的歸檔、查借閱等必須制定專項制度，嚴格審核程序。

通過以上控制措施，可以有效防止檔案資料的丟失、損毀及檔案信息的失泄密。

3 確保電子檔案收集齊全、真實有效

在檔案收集、管理和利用三個基本環(huán)節(jié)中，檔案收集是前提、是基礎(chǔ)，沒有豐富的檔案資料，也就談不上對檔案的開發(fā)利用，更難以有效的為公司發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。電子檔案的收集整理又有其特殊性，檔案工作者在收集電子檔案時，不僅應(yīng)審核資料的完整性、真實有效性，并且需要與實體檔案一一對應(yīng)，保證在需要時能快速查找提供相應(yīng)的電子檔案及實體檔案。

1.辦公信息化系統(tǒng)應(yīng)做到企業(yè)基本實現(xiàn)無紙化辦公，文書、合同、工程、招投標、會計等均具備相應(yīng)專業(yè)信息化管理系統(tǒng)，從源頭到電子檔案產(chǎn)生各環(huán)節(jié)再到歸檔，進行全生命周期管理，檔案形成者在每個環(huán)節(jié)必須按要求提供相應(yīng)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的所有文檔，否則流程就走不到下一環(huán)節(jié)去，最大程度保證電子檔案收集齊全、真實有效。

2.要加強企業(yè)各部門之間的溝通與協(xié)作，做好各專業(yè)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，確保所有電子檔案均能歸檔進入檔案信息化管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)會按照給定的整理規(guī)則自動對接收檔案生成唯一電子檔號，檔案整理人員再根據(jù)此檔號整理相關(guān)紙質(zhì)檔案，保證電子、紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)性，避免互不相同，查找困難。

4 加大檔案信息資源開發(fā)利用工作

檔案信息資源的開發(fā)利用，是整個檔案管理工作的核心和目的所在，企業(yè)所保管的檔案只有在利用中才能體現(xiàn)其價值。傳統(tǒng)的檔案利用方式單一，檔案保管人員大都坐等利用者上門，而不能主動提供利用服務(wù)，檔案編研工作僅停留在簡單的文件匯編、年鑒等方面，針對企業(yè)重點工作的數(shù)據(jù)分析、專題匯編材料等還為數(shù)不多，檔案利用工作未能跟上企業(yè)發(fā)展熱點，導致檔案利用率低下，時效性不足。

要提升檔案信息資源利用工作，除了做好日常的查借閱服務(wù)、傳統(tǒng)的檔案編研工作外，還可以開發(fā)多種利用手段：

1.深化室藏檔案編研工作。要根據(jù)企業(yè)的重點工作及各業(yè)務(wù)部門的側(cè)重點，通過統(tǒng)計分析，做好各類專題檔案編寫，在編寫時不僅是數(shù)據(jù)的羅列，而應(yīng)有數(shù)據(jù)的對比分析、未來預測、對策措施等，真正把檔案用活，充分發(fā)揮檔案的利用價值。

2.加快數(shù)字檔案館建設(shè)。其一，不斷完善和充實數(shù)字檔案館的庫存電子檔案，一般工作查考全面實現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)共享，減少檔案資料原件借閱及檔案利用者來回的路途奔波。其二，做好檔案信息管理系統(tǒng)首頁的界面安排，可將企業(yè)最近所獲得的重要榮譽、近期工作安排、上級管理文件、重大信息、專題匯編等集成在首頁上，讓檔案利用者快速了解企業(yè)情況，尋獲所需信息。

3.拓展檔案信息宣傳渠道。加強與企業(yè)相關(guān)部門的溝通與協(xié)作，如通過企業(yè)宣傳部門，將檔案宣傳、檔案信息、企業(yè)榮譽、專題匯編等通過企業(yè)內(nèi)部手機報、樓宇電視展播系統(tǒng)、辦公網(wǎng)系統(tǒng)等信息化手段，展示給企業(yè)內(nèi)部所有員工；通過企業(yè)工會，舉辦檔案主題講座、開展檔案有獎知識競賽等，大力宣傳檔案知識，擴大檔案工作的影響力，使員工更加了解檔案，重視檔案。

4.加強檔案信息利用反饋。應(yīng)根據(jù)企業(yè)實際，編制《檔案利用效果登記表》，對重要事件檔案的借閱利用，要求利用者詳細填寫檔案利用原因、目的、利用效果等，檔案部門再根據(jù)典型利用事例，編寫《檔案利用成果匯編》，通過各種渠道展示給員工，以此推動檔案利用工作的開展。

總之，企業(yè)檔案信息化工作任重而道遠，檔案部門在努力提升工作成效的同時，還必須加強橫向協(xié)作，爭取企業(yè)各部門和全體員工的支持，從而促進整個檔案工作的發(fā)展與進步。endprint