檔案安全突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案分析

潘虹霞

[摘 要]檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案對(duì)于應(yīng)對(duì)、預(yù)防和處理突發(fā)事件具有非常重要的作用。因此，必須重視檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的制定工作，并使其不斷的完善，從而使檔案資料處于安全的環(huán)境，將損失降到最低。

[關(guān)鍵詞]檔案安全 突發(fā)事件 應(yīng)急預(yù)案 時(shí)效性

中圖分類號(hào)：TH773 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）36-0368-01

在人們的日常工作和學(xué)習(xí)過(guò)程中，突發(fā)事件的出現(xiàn)不僅會(huì)威脅和影響到其正常的工作進(jìn)度，更會(huì)對(duì)已經(jīng)生成的重要資源內(nèi)容產(chǎn)生嚴(yán)重的破壞與損害。以近年來(lái)我國(guó)出現(xiàn)的自然災(zāi)害以及非自然因素所生成的重大事故為例，其所造成的不僅有個(gè)體生命生存的災(zāi)難與威脅，也為我國(guó)檔案信息的安全帶來(lái)嚴(yán)峻的考驗(yàn)。它促使廣大檔案管理工作者必須要在已有的檔案管理原則和工作方法上，制定出有關(guān)的突發(fā)事件緊急預(yù)案，保障特殊情況下的檔案安全。

一、編制檔案安全工作中相關(guān)突發(fā)事件的應(yīng)急處置預(yù)案

首先，應(yīng)該設(shè)立編制突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的的專門(mén)編制機(jī)構(gòu)。這是所有應(yīng)急工作科學(xué)有序開(kāi)展的關(guān)鍵性要素，設(shè)立編制機(jī)構(gòu)非常重要，并由此機(jī)構(gòu)承擔(dān)研究編制目的、調(diào)查研究突發(fā)事件類型與原因、劃分編制小組、明確小組成員分工、編擬機(jī)構(gòu)工作流程、實(shí)地演習(xí)應(yīng)急處置預(yù)案相關(guān)內(nèi)容、根據(jù)實(shí)際情況修訂應(yīng)急處置預(yù)案內(nèi)容等工作。

其次，根據(jù)應(yīng)急處置預(yù)案的具體要求配置相應(yīng)的編制人員。專業(yè)的編制人員不僅是檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案質(zhì)量?jī)?yōu)劣的決定性因素，而且還是實(shí)際進(jìn)行編制工作的人才保證。編制人員一般都是檔案安全工作中會(huì)受突發(fā)事件影響的人，或者是在預(yù)案編制過(guò)程與實(shí)施過(guò)程中具有不可忽視的作用的人，具有高度的專業(yè)性和絕對(duì)的代表性。通常情況下，編制小組的成員包括檔案部門(mén)的相關(guān)業(yè)務(wù)人員和管理人員，以及一些有豐富應(yīng)急管理經(jīng)驗(yàn)的專家。同時(shí)，編制小組的人員結(jié)構(gòu)中應(yīng)該包含不同專業(yè)的人才，例如檔案管理人才、文秘專業(yè)人才、行政管理人才、警務(wù)人員和消防救援人員等。通過(guò)結(jié)合這些小組成員的專業(yè)知識(shí)，再整合檔案專業(yè)的相關(guān)知識(shí)，促使檔案安全工作突發(fā)事件的應(yīng)急處置預(yù)案更加的全面和系統(tǒng)。

二、建立健全檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案體系

首先，創(chuàng)建科學(xué)合理的檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案管理體系。鑒于檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案體系包括各級(jí)和各類的檔案部門(mén)，這就要求在創(chuàng)建相應(yīng)管理體系時(shí)確保預(yù)案的內(nèi)容覆蓋到應(yīng)急管理部門(mén)的整個(gè)工作過(guò)程，并將應(yīng)急處置預(yù)案的編制工作融合入所有的檔案工作中，促使檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案具備較強(qiáng)的科學(xué)性、完整性和實(shí)用性。

其次，還應(yīng)該逐漸完善檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的內(nèi)容體系。根據(jù)檔案安全工作突發(fā)事件的不同類型和不同級(jí)別，逐漸完善其內(nèi)容體系。一般情況下，應(yīng)急處置預(yù)案的內(nèi)容體系應(yīng)該要包括專項(xiàng)的應(yīng)急預(yù)案和綜合性的應(yīng)急預(yù)案。其中，綜合性的應(yīng)急預(yù)案具有綜合性的指導(dǎo)功能，其主要任務(wù)是對(duì)應(yīng)急管理工作的框架和結(jié)構(gòu)、應(yīng)急原則與應(yīng)急流程進(jìn)行明確的闡釋。而專項(xiàng)的應(yīng)急預(yù)案具體指針對(duì)不同類型的突發(fā)事件而制定的專門(mén)的應(yīng)急預(yù)案。在專項(xiàng)的應(yīng)急預(yù)案制定的過(guò)程中，應(yīng)該嚴(yán)格遵照總預(yù)案的具體要求，基于危險(xiǎn)分析，再按照突發(fā)事故的不同位置、不同種類等要素而制定的子預(yù)案。

三、保證檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案具備較強(qiáng)實(shí)效性

檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的編制必須結(jié)合檔案安全工作的發(fā)展形勢(shì)，嚴(yán)格按照國(guó)家的法律法規(guī)進(jìn)行，確保應(yīng)急處置預(yù)案具備較強(qiáng)的規(guī)范性、科學(xué)性和實(shí)效性，從而提升檔案安全管理部門(mén)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的管理效率。首先應(yīng)該明確檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的內(nèi)容，并加強(qiáng)其可操作性。由于可操作性對(duì)于應(yīng)急預(yù)案具有非常重要的作用，既是應(yīng)急預(yù)案最重要的特性，也是對(duì)其對(duì)基本和最高的要求。而要保障檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案具有較高的操作性，就應(yīng)該明確其具體的內(nèi)容，避免出現(xiàn)形式化、空洞化和理想化的情況。

其次，檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案內(nèi)容的形式也必須做到嚴(yán)謹(jǐn)，使其具有較高的規(guī)范性。這就從根本上要求規(guī)范其編制程序，按照具有的流程要求，從預(yù)案立項(xiàng)、起草預(yù)案、審批預(yù)案和公布預(yù)案等程序嚴(yán)格執(zhí)行。而公布后的相關(guān)宣傳演習(xí)活動(dòng)和修訂工作都必須按照相關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行。同時(shí)，應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容還應(yīng)該具備標(biāo)準(zhǔn)化特征，即應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容的用語(yǔ)和結(jié)構(gòu)都應(yīng)該標(biāo)準(zhǔn)化。在結(jié)構(gòu)方面必須要合理和層次清晰等，而在用語(yǔ)方面應(yīng)該做到標(biāo)準(zhǔn)、通順和表達(dá)清晰等。此外，應(yīng)急預(yù)案的體例格式也應(yīng)該要標(biāo)準(zhǔn)化。即預(yù)案的文本應(yīng)該符合相關(guān)格式與體例，針對(duì)其字體、行間距和自行等體例都應(yīng)該制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

最后，檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案還應(yīng)具備較強(qiáng)的針對(duì)性。由于檔案安全工作突發(fā)事件的類型和性質(zhì)都多種多樣，因此在編制應(yīng)急預(yù)案時(shí)應(yīng)該根據(jù)工作實(shí)際，防止出現(xiàn)空洞華麗卻又華而不實(shí)的內(nèi)容。檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的編制應(yīng)該與單位的實(shí)際需要相符合，充分體現(xiàn)檔案的特點(diǎn)，通過(guò)仔細(xì)研究檔案安全工作突發(fā)事件的類型，確保所制定的應(yīng)急預(yù)案具備較強(qiáng)的針對(duì)性。

四、規(guī)范編制檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的程序

首先，對(duì)檔案安全工作突發(fā)事件的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提前預(yù)測(cè)，并對(duì)災(zāi)害進(jìn)行評(píng)估。這就要求檔案部門(mén)仔細(xì)分析和調(diào)查所處內(nèi)部環(huán)境與外部環(huán)境，研究風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的可能性，并分析可能發(fā)生突發(fā)事件的級(jí)別、頻率和概率。同時(shí)，認(rèn)真梳理本單位所經(jīng)歷的各種檔案安全工作突發(fā)事件，記錄和分析時(shí)間的不同級(jí)別、不同類型與頻率，并統(tǒng)計(jì)單位內(nèi)部的所有軟件設(shè)施與硬件設(shè)施，分析這些設(shè)施是否能夠有效應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。此外，檔案部門(mén)還應(yīng)該采取民意調(diào)查的方式廣泛征集意見(jiàn)，收集其他單位、相關(guān)專家或大眾人群的意見(jiàn)，使這些真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)成為編制檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的數(shù)據(jù)支撐，再為具體的編制工作提供有力幫助。

其次，針對(duì)已經(jīng)編制出的檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案進(jìn)行必要的審核，經(jīng)審核通過(guò)后即可發(fā)布。當(dāng)檔案安全工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的初稿已經(jīng)成型后，經(jīng)由編制機(jī)構(gòu)進(jìn)行有效的評(píng)審工作，以其可操作性和實(shí)用性作為評(píng)判的標(biāo)準(zhǔn)。在審評(píng)工作中，必須經(jīng)歷以下步驟：第一步由編制機(jī)構(gòu)的內(nèi)部對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行校訂和評(píng)審。采取互相審查和校對(duì)的方式，檢查應(yīng)急預(yù)案的語(yǔ)句、詞序、結(jié)構(gòu)等體例，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤和問(wèn)題后要及時(shí)的修改。第二步是在檔案部門(mén)的內(nèi)部召開(kāi)評(píng)審會(huì)議，會(huì)議參與人員包括檔案系統(tǒng)的行政領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門(mén)的工作人員和編制小組的成員，由所有參會(huì)人員進(jìn)行客觀的審核，并作出評(píng)價(jià)。第三步是舉辦聽(tīng)證會(huì)，以此方式了解到外界的普遍看法，以及對(duì)方案內(nèi)容的建議，采取書(shū)面記錄的形式，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行加工和完善。然后就可以交由人民政府的辦公會(huì)議進(jìn)行審核，審核通過(guò)并完成備案后即可正式公布。

最后，根據(jù)應(yīng)急預(yù)案內(nèi)容舉行演練活動(dòng)。通過(guò)演練活動(dòng)，不僅可以清楚的檢驗(yàn)出應(yīng)急預(yù)案是否具備較強(qiáng)的有效性和科學(xué)性，還能夠從中發(fā)現(xiàn)所制定出的應(yīng)急預(yù)案的盲點(diǎn)，而檔案部門(mén)在突發(fā)事件中應(yīng)急管理的能力也能夠顯示出來(lái)。

五、結(jié)語(yǔ)

突如其來(lái)的社會(huì)事件，如戰(zhàn)爭(zhēng)、激烈的社會(huì)動(dòng)蕩與變革、自然災(zāi)害等都會(huì)破壞原有的社會(huì)秩序和體制，使整個(gè)社會(huì)處于無(wú)序之中。突發(fā)事件也會(huì)給檔案工作帶來(lái)巨大沖擊，以往適用于正常狀態(tài)下的檔案管理體制、原則、方法與檔案法規(guī)等都需要進(jìn)行重新考慮。因此，在發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，必須要制定相應(yīng)的應(yīng)急處置預(yù)案，以最大限度降低突發(fā)事件對(duì)檔案的損害，確保檔案安全。

參考文獻(xiàn)

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