規(guī)模型企業(yè)集中采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制研究

賈鑫

[摘 要]采購(gòu)成本的控制是企業(yè)運(yùn)營(yíng)總成本得到控制的關(guān)鍵所在，對(duì)于規(guī)模型企業(yè)，雖然集中采購(gòu)比較成熟，但在實(shí)際采購(gòu)中，存在成本風(fēng)險(xiǎn)、進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，其原因表現(xiàn)在集中采購(gòu)管理、集中采購(gòu)計(jì)劃和集中采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行等三個(gè)方面。在規(guī)模型企業(yè)集中采購(gòu)中，要從歷史數(shù)據(jù)分析和信息化建設(shè)兩個(gè)方面入手加強(qiáng)集中采購(gòu)成本風(fēng)險(xiǎn)控制，要從采購(gòu)計(jì)劃的管理上入手，嚴(yán)格集中采購(gòu)的進(jìn)度管控，要從注重采購(gòu)文件編制審查和加強(qiáng)采購(gòu)人才培養(yǎng)等兩個(gè)方面入手強(qiáng)化集中采購(gòu)質(zhì)量審查。

[關(guān)鍵詞]規(guī)模型企業(yè)；集中采購(gòu)；風(fēng)險(xiǎn)控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.33.138

對(duì)于企業(yè)來講，采購(gòu)是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正常開展的重要的企業(yè)活動(dòng)，采購(gòu)成本的控制是企業(yè)運(yùn)營(yíng)總成本得到控制的關(guān)鍵所在，而集中采購(gòu)是以數(shù)量的優(yōu)勢(shì)獲得供應(yīng)商的價(jià)格折扣，是降低企業(yè)采購(gòu)成本以提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益的有效手段。[1]對(duì)于規(guī)模型企業(yè)來講，集中采購(gòu)存在數(shù)量和采購(gòu)款項(xiàng)巨大的特點(diǎn)，規(guī)避企業(yè)供應(yīng)鏈內(nèi)外部帶來的風(fēng)險(xiǎn)，提高采購(gòu)效率，保障企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，值得探索。筆者通過對(duì)幾家石油大型企業(yè)的集中采購(gòu)進(jìn)行調(diào)研，梳理了企業(yè)物資采購(gòu)中存在的風(fēng)險(xiǎn)，研究了這些規(guī)模型企業(yè)集中采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制。

1 規(guī)模型企業(yè)集中采購(gòu)中存在的風(fēng)險(xiǎn)

筆者利用工作之便，對(duì)幾家石油大型企業(yè)進(jìn)行了實(shí)地調(diào)研，通過對(duì)企業(yè)2012—2016年五年來企業(yè)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，歸納出企業(yè)集中采購(gòu)存在以下風(fēng)險(xiǎn)。

1.1 集中采購(gòu)中的成本風(fēng)險(xiǎn)

在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，幾家石油大型企業(yè)采購(gòu)比較完善，市場(chǎng)化和規(guī)范化程度比較高，但市場(chǎng)外部環(huán)境的干擾導(dǎo)致采購(gòu)成本大幅度上漲的情況時(shí)有發(fā)生，影響了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，主要表現(xiàn)在集中采購(gòu)的成本超計(jì)劃和集中采購(gòu)的數(shù)量超計(jì)劃等“兩超”方面。

一是集中采購(gòu)的成本超計(jì)劃。對(duì)于規(guī)模型企業(yè)來講，因?yàn)榧胁少?gòu)業(yè)務(wù)比較成熟，對(duì)于集中采購(gòu)中成本效益分析重視度不高，大多都是完成采購(gòu)目標(biāo)，還沒有設(shè)置專門的部門或人員負(fù)責(zé)集中采購(gòu)中的成本效益分析，既沒有形成對(duì)集中采購(gòu)過程管理控制的意識(shí)，也沒有對(duì)集中采購(gòu)過程管理控制的有效手段。

二是集中采購(gòu)的數(shù)量超計(jì)劃。因?yàn)榍捌诓少?gòu)分析不足，規(guī)模型企業(yè)在集中采購(gòu)的范圍上沒有劃清，一刀切式地全部是集中采購(gòu)模式的采購(gòu)，忽略了一些可以靈活采購(gòu)的物資可以通過分散采購(gòu)來完成，片面地追求采購(gòu)的集中，結(jié)果導(dǎo)致采購(gòu)數(shù)量嚴(yán)重超計(jì)劃，采購(gòu)成本增高。同時(shí)，在采購(gòu)中采購(gòu)部門與需求部門信息溝通不及時(shí)，也導(dǎo)致出現(xiàn)了采購(gòu)數(shù)量嚴(yán)重超計(jì)劃的現(xiàn)象。

1.2 集中采購(gòu)中的進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)

在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，幾家石油大型企業(yè)集中采購(gòu)進(jìn)度管理是比較完善的，但也存在交貨、物流和倉(cāng)儲(chǔ)周轉(zhuǎn)中存在風(fēng)險(xiǎn)。

一是交貨風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)模型企業(yè)集中采購(gòu)的物資數(shù)量比較大，供應(yīng)商因?yàn)楸４娌划?dāng)問題、企業(yè)運(yùn)營(yíng)問題、采購(gòu)清單出現(xiàn)分歧等問題，導(dǎo)致出現(xiàn)逾期交貨風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。

二是物流風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于規(guī)模型企業(yè)，因?yàn)榧胁少?gòu)的物資量比較大，對(duì)企業(yè)的倉(cāng)庫(kù)存放要求比較高，筆者調(diào)研幾家企業(yè)，通常采用的是干線運(yùn)輸，雖然成本比較低，但因?yàn)檫\(yùn)輸周期長(zhǎng)，導(dǎo)致出現(xiàn)了影響正常運(yùn)營(yíng)的問題。[2]同時(shí)，因?yàn)檫\(yùn)輸流程過多，導(dǎo)致周期復(fù)雜加長(zhǎng)，重復(fù)運(yùn)輸現(xiàn)象存在。

三是倉(cāng)儲(chǔ)周轉(zhuǎn)風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)榧胁少?gòu)的數(shù)量大，庫(kù)存量動(dòng)態(tài)管理及需求預(yù)測(cè)不準(zhǔn)，倉(cāng)庫(kù)物資分配管理存在不足，經(jīng)常出現(xiàn)突發(fā)性的物質(zhì)需求增加，倉(cāng)庫(kù)周轉(zhuǎn)面臨困難。

1.3 集中采購(gòu)中的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，幾家石油大型企業(yè)都建立了采購(gòu)質(zhì)量管理保證體系，但是在集中采購(gòu)中，也存在供需不匹配采購(gòu)質(zhì)量缺陷的風(fēng)險(xiǎn)。

一是供需不匹配，因?yàn)樾枨竺枋霾粶?zhǔn)確，采購(gòu)要求不清，技術(shù)變化和市場(chǎng)變化導(dǎo)致的集中采購(gòu)目標(biāo)變化大，需求部門描述難度加大，同時(shí)，因?yàn)榧胁少?gòu)量比較大，需求部門采購(gòu)申請(qǐng)單錄入不完整，與采購(gòu)部門溝通又不及時(shí)，導(dǎo)致信息傳遞失真。[3]

二是采購(gòu)質(zhì)量缺陷，因?yàn)椴少?gòu)人員和供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量意識(shí)不強(qiáng)，集中采購(gòu)過程流于形式，因?yàn)閿?shù)量大，采購(gòu)對(duì)象質(zhì)量檢測(cè)具有難度，質(zhì)量檢測(cè)走形式，使用過程也沒有進(jìn)行復(fù)查，同時(shí)，供應(yīng)商也沒有及時(shí)提供技術(shù)指導(dǎo)。

2 規(guī)模型企業(yè)集中采購(gòu)中存在風(fēng)險(xiǎn)的原因

針對(duì)幾家石油大型企業(yè)集中采購(gòu)中存在的成本風(fēng)險(xiǎn)、進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，究其原因，主要表現(xiàn)在集中采購(gòu)管理、集中采購(gòu)計(jì)劃和集中采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行等三個(gè)方面。

2.1 集中采購(gòu)管理因素

集中采購(gòu)管理主要包括數(shù)量方面的管理、質(zhì)量方面的管理、價(jià)格方面的管理和交貨方面的管理，這四個(gè)方面的協(xié)調(diào)控制可以有效地控制集中采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。但從幾家石油大型企業(yè)來看，存在偏頗問題，有的企業(yè)非常關(guān)注集中采購(gòu)的質(zhì)量，成立了質(zhì)量監(jiān)控部門，但過于重視質(zhì)量，導(dǎo)致了集中采購(gòu)管理成本提高，而且也影響了交貨時(shí)間和存貨周轉(zhuǎn)率，提高了集中采購(gòu)成本。有的企業(yè)特別注重價(jià)格的管理，努力打價(jià)格戰(zhàn)，但是壓低價(jià)格的同時(shí)，導(dǎo)致出現(xiàn)供應(yīng)商以次充好的問題，因?yàn)榧胁少?gòu)數(shù)量大，有時(shí)很難通過質(zhì)量監(jiān)控來完全規(guī)避質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，如果查出，又要面臨重新采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 集中采購(gòu)計(jì)劃因素

當(dāng)前，在規(guī)模型企業(yè)集中采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生中，其中一個(gè)重要的原因就在于采購(gòu)計(jì)劃不明確。雖然企業(yè)采購(gòu)部門嚴(yán)格執(zhí)行了需求部門的采購(gòu)需求，但需求部分沒有科學(xué)完整的計(jì)劃，采購(gòu)存在盲目性，甚至是不確定性。同時(shí)，因?yàn)榧胁少?gòu)物資量比較大，使用周期也比較長(zhǎng)，在其中，企業(yè)出現(xiàn)項(xiàng)目變更，導(dǎo)致集中采購(gòu)的物資存儲(chǔ)積壓，也帶來采購(gòu)成本的提升，導(dǎo)致采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

2.3 集中采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行因素

合理的采購(gòu)計(jì)劃也無(wú)法完全規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，在集中采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行中，因?yàn)楣?yīng)商的數(shù)量少，采購(gòu)選擇空間不大，采購(gòu)計(jì)劃落實(shí)不了，導(dǎo)致交貨延遲，同時(shí)，一些供應(yīng)商的辦事效率較低，集中采購(gòu)的物資提運(yùn)不及時(shí)。此外，因?yàn)槭袌?chǎng)行情變化，物資價(jià)格出現(xiàn)變動(dòng)，供應(yīng)商容易出現(xiàn)延期交付風(fēng)險(xiǎn)。endprint

3 規(guī)模型企業(yè)集中采購(gòu)中風(fēng)險(xiǎn)控制措施

針對(duì)幾家石油大型企業(yè)集中采購(gòu)中存在的成本風(fēng)險(xiǎn)、進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，剖析成因，需要從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制。

3.1 加強(qiáng)集中采購(gòu)成本風(fēng)險(xiǎn)控制

對(duì)于規(guī)模型企業(yè)，要做好集中采購(gòu)成本風(fēng)險(xiǎn)控制，要從歷史數(shù)據(jù)分析和信息化建設(shè)兩個(gè)方面入手。

一是加強(qiáng)歷史數(shù)據(jù)的分析以做好采購(gòu)預(yù)測(cè)。當(dāng)前，規(guī)模型企業(yè)集中采購(gòu)業(yè)務(wù)比較成熟，企業(yè)在集中采購(gòu)中經(jīng)常以人的經(jīng)驗(yàn)來掌握采購(gòu)信息，只關(guān)注了客觀外界原因?qū)е碌牟少?gòu)風(fēng)險(xiǎn)的管理，對(duì)于人為主觀因素導(dǎo)致采購(gòu)成本風(fēng)險(xiǎn)的配套管理措施不足。因而，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)采購(gòu)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如對(duì)供應(yīng)商數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，嚴(yán)格規(guī)避主體沖突、資格不符、實(shí)質(zhì)不符、資信不良、逾期交貨的供應(yīng)商。對(duì)于報(bào)價(jià)超限、無(wú)效報(bào)價(jià)等問題的供應(yīng)商，不能作為集中采購(gòu)供應(yīng)商，從源頭上對(duì)集中采購(gòu)進(jìn)行管控。[4]

二是加強(qiáng)信息化建設(shè)。規(guī)模型企業(yè)集中采購(gòu)要充分利用信息技術(shù)手段，在采購(gòu)前做好價(jià)格因素預(yù)測(cè)，在采購(gòu)后做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，加強(qiáng)信息化管理。購(gòu)置或是自主開發(fā)集中采購(gòu)管理平臺(tái)，將集中采購(gòu)計(jì)劃、物資倉(cāng)儲(chǔ)和供應(yīng)商關(guān)系管理等進(jìn)行整合，可以根據(jù)采購(gòu)部門或是需求部門的條件設(shè)置，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行采購(gòu)成本分析之后，為采購(gòu)計(jì)劃制訂和供應(yīng)商選擇提供參考。

3.2 嚴(yán)格集中采購(gòu)的進(jìn)度管控

對(duì)于集中采購(gòu)的進(jìn)度管控，主要從采購(gòu)計(jì)劃的管理上入手，加強(qiáng)年度采購(gòu)計(jì)劃的管理，加強(qiáng)分散采購(gòu)與集中采購(gòu)協(xié)調(diào)發(fā)展方面，加強(qiáng)采購(gòu)審核與預(yù)警，加強(qiáng)采購(gòu)計(jì)劃考核及統(tǒng)計(jì)。

在加強(qiáng)年度采購(gòu)計(jì)劃的管理方面，要嚴(yán)格按集中采購(gòu)的目錄報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，要與財(cái)務(wù)預(yù)算進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接，合理確定采購(gòu)計(jì)劃，保證集中采購(gòu)計(jì)劃的合理性和準(zhǔn)確性。在加強(qiáng)分散采購(gòu)與集中采購(gòu)協(xié)調(diào)發(fā)展，要注意通過前期的分析，規(guī)避一刀切式地集中采購(gòu)，在集中采購(gòu)中也可實(shí)行分散采購(gòu)，在分散采購(gòu)中也可加強(qiáng)集中采購(gòu)。在加強(qiáng)采購(gòu)審核與預(yù)警方面，要對(duì)采購(gòu)范圍、方式及周期進(jìn)行嚴(yán)格的審查，提高工作質(zhì)量及效率，同時(shí)，要對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行常態(tài)化管理，做好與財(cái)務(wù)預(yù)算的銜接，加強(qiáng)預(yù)警。在加強(qiáng)采購(gòu)計(jì)劃考核及統(tǒng)計(jì)方面，要實(shí)行批次、月度和年度等多層考核，提高采購(gòu)計(jì)劃管理水平，同時(shí)，加強(qiáng)集中采購(gòu)計(jì)劃的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)分析，推進(jìn)制度化建設(shè)。

3.3 強(qiáng)化集中采購(gòu)質(zhì)量審查

對(duì)于規(guī)模型企業(yè)，要強(qiáng)化集中采購(gòu)質(zhì)量審查，要從注重采購(gòu)文件編制審查和加強(qiáng)采購(gòu)人才培養(yǎng)等兩個(gè)方面入手。

一是注重采購(gòu)文件編制審查，規(guī)范化的采購(gòu)文件，可以提供明確的采購(gòu)范圍，保證采購(gòu)物資技術(shù)指標(biāo)的準(zhǔn)確性，規(guī)范技術(shù)要求，規(guī)避不合理的需求，采購(gòu)文件的質(zhì)量要提高，條目明晰，可執(zhí)行性強(qiáng)，一定程度上可以有效地提高采購(gòu)質(zhì)量。

二是加強(qiáng)采購(gòu)人才培養(yǎng)。人力資源在保證集中采購(gòu)的質(zhì)量中具有舉足輕重的作用，加強(qiáng)采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè)，通過培訓(xùn)方式提高在職人員的綜合素質(zhì)，通過各種激勵(lì)政策吸引優(yōu)秀人才加入，可以有效地做好風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的管控，建立集中采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防控的長(zhǎng)效機(jī)制。

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