鄭世民
摘 要:檔案管理是報(bào)社最重要的工作之一,不僅儲(chǔ)存著報(bào)社大量的重要信息,而且也為報(bào)社其它工作提供了可靠的參考依據(jù),對(duì)報(bào)社發(fā)展具有一定推動(dòng)作用。本文主要論述了檔案管理信息化的作用,并重點(diǎn)對(duì)信息化技術(shù)在報(bào)社檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了分析和探究,以便提升管理效率和質(zhì)量,使其更好的為報(bào)社服務(wù)。
關(guān)鍵詞:信息化技術(shù) 報(bào)社 檔案管理 作用 應(yīng)用
引 言
隨著時(shí)代的進(jìn)步,新聞事業(yè)也到了蓬勃發(fā)展,不僅對(duì)報(bào)社提出了更高的要求,而且新聞數(shù)量不斷增多,給報(bào)社檔案管理工作增加了一定難度。傳統(tǒng)的手工記錄方式,不僅需要花費(fèi)大量時(shí)間,而且還會(huì)出現(xiàn)很多錯(cuò)誤,難以適應(yīng)現(xiàn)代報(bào)社的發(fā)展需求。這就需要采用信息化技術(shù),使其檔案管理工作逐漸朝著信息化方向發(fā)展。
一、信息化技術(shù)在報(bào)社檔案管理中的作用
相對(duì)傳統(tǒng)管理方式而言,信息化管理更有利于檔案長(zhǎng)期保存,紙質(zhì)版的檔案經(jīng)過多次查閱或者長(zhǎng)時(shí)間的存放會(huì)出現(xiàn)磨損、腐蝕等問題,其檔案的保存時(shí)間是有限的。而利用信息化技術(shù),只要做好備份,是可以長(zhǎng)期保存的。
在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下,可以利用網(wǎng)絡(luò)將各個(gè)部門連接起來,進(jìn)行信息交換,在提升管理效率的同時(shí),也為信息查詢提供了極大便利性。同時(shí),還能實(shí)現(xiàn)信息資源共享,對(duì)報(bào)社發(fā)展具有重要意義。
二、信息化技術(shù)在報(bào)社檔案管理中的應(yīng)用分析
(一)具體應(yīng)用
1.主要模塊
在報(bào)社檔案管理工作中,融入現(xiàn)代信息技術(shù),可以合理將其工作劃分為不同的模塊。不僅在一定程度上減少了工作量,而且還有利于提升整體檔案管理的有效性。
首先,是新聞采集模塊。在該模塊中主要是對(duì)相關(guān)新聞進(jìn)行編輯,也是檔案收集的最基礎(chǔ)工作。而且在這一過程中,可以對(duì)相關(guān)稿件進(jìn)行修改,不僅節(jié)省了紙資源,而切還提升了新聞編輯的速度,為其修改編輯提供了方便[1]。
其次,是新聞查詢模塊。在這一模塊中,主要是為其查閱提供極大的便利性。在信息化檔案管理模式下,不再需要花費(fèi)大量時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行逐個(gè)查詢,只需要在信息管理系統(tǒng)中輸入相關(guān)的關(guān)鍵詞。如,年、月、日等,就可以快速查找到相關(guān)信息,十分便利。
第三,統(tǒng)計(jì)分析模塊。對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析,主要是為了對(duì)檔案儲(chǔ)存與使用的實(shí)際情況進(jìn)行全面的了解。例如,可以了解某一位作者上傳新聞稿件的數(shù)量等。為其它各項(xiàng)工作開展奠定了良好的基礎(chǔ)。
最后,是用戶管理模塊。一方面,有利于保證用戶的安全性,在該模塊中,用戶可以自行設(shè)定自己的密碼,提升信息的安全性。另一方面,還能對(duì)新用戶進(jìn)行有效的管理。
2.管理流程
信息技術(shù)的應(yīng)用使報(bào)社檔案管理流程更加規(guī)范,有利于促進(jìn)管理工作順利進(jìn)行。首先,對(duì)記者的使用權(quán)限進(jìn)行了明確的規(guī)定,只有用戶密碼與用戶名相符的基礎(chǔ)上,才會(huì)允許其進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)。而且對(duì)記者的權(quán)利也進(jìn)行了嚴(yán)格的管理,在這一環(huán)節(jié)中,記者只可以對(duì)自己的稿件進(jìn)行編輯、修改或者刪除。其次,對(duì)用戶的權(quán)利也進(jìn)行了規(guī)定,用戶不具備對(duì)稿件修改、刪除的權(quán)利,只能在該系統(tǒng)中查閱和閱讀相關(guān)資料,并且還要確保資料的真實(shí)性、完整性。最后,對(duì)主編的行為進(jìn)行了管理,為主編提供了信息統(tǒng)計(jì)與分析的條件,有利于提升各項(xiàng)工作的效率與質(zhì)量。
3.推進(jìn)信息管理朝著數(shù)字化轉(zhuǎn)換
信息化檔案管理主要是以現(xiàn)代技術(shù)為支撐的。如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)等。是對(duì)傳統(tǒng)管理方式的突破與創(chuàng)新,不僅使其管理更加先進(jìn)化,而且逐漸推動(dòng)報(bào)社檔案管理工作朝著數(shù)字化轉(zhuǎn)換。將信息技術(shù)合理的融入管理工作中,不僅將復(fù)雜的管理流程簡(jiǎn)單化,而且還大大降低了操作的難度,減少了人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。尤其是在新時(shí)期報(bào)社發(fā)展中,該技術(shù)的應(yīng)用不僅反映了報(bào)社實(shí)際管理水平,而且也是新聞事業(yè)改革與發(fā)展的重要標(biāo)志,有利于滿足新聞企業(yè)對(duì)信息資源的需求。與此同時(shí),利用信息技術(shù),還在一定程度上減輕了相關(guān)管理工作人員的工作量和壓力,使其有更多的精力做其它工作,進(jìn)而使報(bào)社檔案管理效果在整體上提升。
(二)在實(shí)際應(yīng)用中需要注意事項(xiàng)
1.提升檔案管理人員綜合素質(zhì)
管理人員作為檔案管理工作的主體,其素質(zhì)高低對(duì)工作質(zhì)量具有直接影響。尤其是在信息時(shí)代下,信息化的檔案管理方式,對(duì)管理人員提出了更高要求。不僅要求其具備相關(guān)的檔案管理知識(shí)、較強(qiáng)的管理能力,而且還必須掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)與技術(shù)。只有綜合素質(zhì)高的管理人員,才能更好的勝任現(xiàn)代檔案管理工作,充分發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢(shì)與作用。這就需要對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行教育與培訓(xùn)。一方面豐富其專業(yè)知識(shí),保證檔案管理質(zhì)量;另一方面,管理人員還要與時(shí)俱進(jìn),積極學(xué)習(xí)新的知識(shí)與技。如,在信息化檔案管理工作中,計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為工作人員必不可少的一項(xiàng)技能。為了提升管理效果,必須熟練掌握計(jì)算機(jī)知識(shí),進(jìn)而更好的適應(yīng)新時(shí)期報(bào)社發(fā)展。
2.確保網(wǎng)絡(luò)安全性
雖然信息技術(shù)給報(bào)社檔案管理工作開展提供了良好條件,但在一定程度上也給其帶來新的挑戰(zhàn)[2]。主要是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,給其檔案資料安全造成了威脅。一般情況下,報(bào)社所收集與整理的檔案,不僅包含著很多重要的稿件,而且還包括關(guān)乎報(bào)社發(fā)展的信息。一旦泄漏或者被盜取,不僅會(huì)給報(bào)社帶來不良影響,甚至還會(huì)阻礙報(bào)社發(fā)展。因此,在網(wǎng)絡(luò)不斷開放的今天,必須要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。尤其是在信息傳輸過程中,一定要采取相應(yīng)的保護(hù)措施,防止病毒侵害,造成文件損壞。這就需要在相關(guān)計(jì)算機(jī)上安裝防火墻、殺毒防毒軟件等,對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行有效保護(hù)。只有采取多種有效措施,才能避免黑客的入侵,使其系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行,進(jìn)而提升檔案安全性,為檔案管理工作創(chuàng)造一個(gè)安全的環(huán)境,促使其管理工作順利開展。除了計(jì)算機(jī)本身的問題,人為因素也會(huì)降低檔案的安全性,主要是要對(duì)用戶名與密碼設(shè)置權(quán)限,進(jìn)行嚴(yán)格管理,避免非法進(jìn)入系統(tǒng)。與此同時(shí),還要對(duì)用戶的使用狀態(tài)進(jìn)行動(dòng)態(tài)觀察,一旦發(fā)現(xiàn)異?,F(xiàn)象,必須及時(shí)采取有效措施。
結(jié) 論
總而言之,信息化技術(shù)的應(yīng)用使報(bào)社管理工作發(fā)生了巨大的改變,有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理工作的不足。因此,必須要對(duì)該技術(shù)加以重視,不僅可以將其應(yīng)用在管理流程與主要模塊中,而且合理利用信息技術(shù)還能推動(dòng)檔案管理朝著數(shù)字化轉(zhuǎn)換,有利于提升管理效果。但在新形勢(shì)下,必須要提升管理人員綜合素質(zhì),確保網(wǎng)絡(luò)安全性,進(jìn)而提升檔案安全性,對(duì)報(bào)社健康、穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。
參考文獻(xiàn):
[1] 林劍平.淺談信息化技術(shù)在報(bào)社檔案管理中的應(yīng)用[J].新聞傳播,2018(03):84-85.
[2] 胡海波.關(guān)于報(bào)社檔案管理信息化的思考[J].黑龍江史志,2015(13):172.