淺談速記在秘書工作中的應(yīng)用

柳青青

摘 要 隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展，信息在信息時代的地位越來越重要，成為這個世紀(jì)快速發(fā)展的元素。速記是一名優(yōu)秀的秘書應(yīng)當(dāng)具備的基本技能。因此，越來越多的學(xué)者對速記在秘書工作中的應(yīng)用做了研究。本文筆者從速記在秘書工作中的體現(xiàn)以及速記在秘書工作中的作用兩個方面對速記在秘書工作中的應(yīng)用進(jìn)行陳述。

關(guān)鍵詞 速記 秘書工作 應(yīng)用

一、引言

目前，速記在秘書工作中的應(yīng)用在很多的發(fā)達(dá)國家都非常普遍。對于從事秘書工作的人員而言，速記是他們必須掌握的一項基本技能。據(jù)研究表明，美國每年的秘書從業(yè)人員大約30萬人，而速記技能是他們首先也是必須擁有且熟練運用的基本職業(yè)技能。在我國的香港地區(qū)，對于秘書工作的速記要求是每分鐘100字。速記作為快速記錄文字語言、思維的一種科學(xué)方法，從事秘書工作的人員掌握了速記技能，書寫的速度可以大幅度提升，其辦事效率也將得到極大提高。有人也因此將速記比喻成為“音落書成”“追及思維的飛筆”，稱速記為“現(xiàn)代化書寫的利器”。時間就好比金錢，而效率就好比是生命，只有提高秘書工作人員的速記能力，才可以更有效地提高其工作質(zhì)量以及工作效率。

二、速記在秘書工作中的體現(xiàn)

（一）口授記錄

口授記錄，即秘書工作人員對領(lǐng)導(dǎo)口授的指示與意見進(jìn)行及時的記錄等。眾所周知，遵旨行事是秘書工作的重要特征，所以能夠正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意思是秘書工作人員實現(xiàn)參謀、助手作用的基礎(chǔ)與前提，是對秘書工作人員的基本要求，對秘書工作的日常工作極為重要，也是有效提高秘書人員工作質(zhì)量與效率的保障。在工作中，常常有領(lǐng)導(dǎo)把一些工作指示或者對上級的請示報告以及會議通知內(nèi)容進(jìn)行口述，講話快速而且不重復(fù)。對于這種情況，秘書工作人員就可以將重要信息進(jìn)行速記，而后再整理。如果秘書工作人員沒有速記技能，就很容易出現(xiàn)工作失誤。

（二）會議記錄

日常會議的記錄是秘書工作人員的一項基本工作，是會議過程與內(nèi)容的依據(jù)和憑證，是對會議的基本狀況最全面、最真實、最直接的反映。所以，秘書工作人員要切實記錄好會議，為后面抒寫相關(guān)材料及研究分析提供素材及有效依據(jù)。如果發(fā)言速度每分鐘在120～180字，而普通文字書寫的速度為每分鐘40字左右，因此利用普通書寫方式準(zhǔn)確、完全地記錄會議內(nèi)容是不現(xiàn)實的。

而速記則可以準(zhǔn)確、快速地記錄會議內(nèi)容。特別是當(dāng)陳述者的語速較快的時候，普通記錄顯得捉襟見肘，只能勉為其難地記錄大概意思時，速記則能有效地發(fā)揮其優(yōu)勢，可以準(zhǔn)確、快速地進(jìn)行記錄。

（三）文稿起草

擬寫文稿是一項重要的秘書工作。由于秘書工作具有較強(qiáng)的時效性，需要秘書工作人員有快速的寫作技能。秘書在日常工作中起草各種文書，如請示、會議紀(jì)要、通告、通知等，特別是對于大型文書的起草任務(wù)，如長期規(guī)劃或者工作總結(jié)等，這時候選擇普通文字書寫，則較費時費力，而使用速記則可以利用簡單的符號進(jìn)行文書起草，事半功倍。

三、速記在秘書工作中的作用

（一）提升書寫與記錄的速度，提高工作質(zhì)量與效率

秘書工作在對領(lǐng)導(dǎo)的口授意見、來信、接打電話、收集整理資料等日常工作中，合理利用速記技能，靈活運用速記符號，就能高效、快速地將領(lǐng)導(dǎo)的意見、講話內(nèi)容、摘抄素材等準(zhǔn)確地記錄下來。秘書工作人員掌握并熟練地將速記技巧運用于工作中，在確保準(zhǔn)確、完整記錄的同時，還可以有效地提高辦事效率，起到事半功倍的效果。

（二）簡捷經(jīng)濟(jì)，迅速且及時

當(dāng)前，全部為機(jī)關(guān)辦公室置辦現(xiàn)代錄音設(shè)備并不現(xiàn)實。所以，速記技能又顯示出其快速、及時、準(zhǔn)確的優(yōu)越性，而且簡捷經(jīng)濟(jì)，因為速記不需要昂貴的輔助儀器，也不需要與之有關(guān)的保養(yǎng)措施及輔助工具。速記工作只需要簡單的筆和紙，并無過多的其他準(zhǔn)備，可以實時記錄，走到哪兒便記錄到哪兒。例如，在記錄會議時，了解與調(diào)查情況的記錄、摘抄材料、記寫電文、陪同領(lǐng)導(dǎo)巡視等，特別是去資料與情報室、圖書館等索取領(lǐng)導(dǎo)需要的資料，且在資料不能復(fù)印，不能外借的情況下，速記技巧的優(yōu)越性就更加明顯，在減輕秘書工作人員的書寫負(fù)擔(dān)的同時，又可以實現(xiàn)快速及時的記錄。

（三）獨特的保密功能

保密性是秘書部門一項基本的工作要求。秘書在工作中使用速記技能可以起到保密的作用。哲學(xué)家洛克曾經(jīng)說過：“速記這種藝術(shù)……它一則使人記下要記的東西，二則可以使人把不愿公開的事情隱藏起來?！边@段話表明，如果要保守黨與國家的秘密，除了利用特殊的保密方法與措施外，速記技能也可以起到保密功效。因此，速記技能也可以當(dāng)作秘書工作人員的一種特有保密手段。不怕一萬，只怕萬一，如果真將機(jī)密文件丟失，也很難被別人破譯。因此，在秘書工作中使用速記技能可以有效防止泄密。

（四）秘書工作人員可以贏得時間

在現(xiàn)代化管理中，從事秘書工作的工作人員需進(jìn)一步擴(kuò)充知識，而速記是秘書工作人員有效、快速地獲得知識的重要途徑。有很多的考古學(xué)家、史學(xué)家、文學(xué)家、科學(xué)家等都將速記運用到工作中。例如郭沫若，他有很多學(xué)習(xí)卡片與筆記內(nèi)容都是使用速記技巧記錄與書寫的，可見速記技能可以幫助人們節(jié)約收集、積累資料與素材的時間，以增長更多的知識等。

（五）反制約能力較穩(wěn)固

從事秘書工作的人員使用速記技巧，在排除外界的環(huán)境干擾的同時還能避免周圍的條件限制。例如，在利用錄音機(jī)進(jìn)行會議記錄時，有時候會出現(xiàn)某些故障。但速記卻不會出現(xiàn)這種想象，相當(dāng)穩(wěn)固。

（六）培養(yǎng)高效率，鍛煉思維

秘書工作人員伴隨在領(lǐng)導(dǎo)者身邊，政事繁忙，往往是復(fù)雜勞動與簡單勞動的結(jié)合，速記亦如此，當(dāng)運用速記技巧時，就需要腦、手、眼、耳等器官的合理協(xié)調(diào)。此時，身上的器官處于興奮狀態(tài)，即在領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)言的瞬間用符號將有效的信息快速而及時地記錄下來。所以，在速記的過程中，對秘書工作者而言，其反應(yīng)能力、思維敏捷程度、追及思維的能力、捕捉語言、組合文字的本領(lǐng)，都在經(jīng)受考驗。所以，秘書工作者常常使用速記技能，可以加強(qiáng)對自身思維的鍛煉，有利于培養(yǎng)追求效率與專心致志的工作作風(fēng)。與此同時，還可以建立時間觀、速度觀等。長此以往，能夠逐漸提升個人的能力素質(zhì)。

四、結(jié)語

雖然秘書工作并不全部由速記技巧來完成，但不可否認(rèn)的是速記本身的優(yōu)點、特點為秘書工作所帶來的便利。速記作為快速記錄語言、文字的一種技巧，是快速書寫的利器，在秘書工作中發(fā)揮著重要的作用。隨著現(xiàn)代化建設(shè)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，速記技能在秘書工作中的應(yīng)用也越來越廣泛，作用也越來越明顯。當(dāng)然，在利用速記技巧的過程中，需要將其進(jìn)一步改善，并合理發(fā)展它，使速記可以成為一門相對完善的科學(xué)體系。

（作者單位為四川天一學(xué)院）

參考文獻(xiàn)

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