論企業(yè)檔案管理工作的系統(tǒng)性

張兆庭

摘 要 檔案管理是個系統(tǒng)性的工作，首先要做好制度建設(shè)，完善管理架構(gòu)，明確檔案管理部門的責(zé)任和職責(zé)。管理的流程要清晰明了，明確資料歸檔的范圍，對歸檔時間、程序、銷毀的監(jiān)督和管理都是檔案管理重要的節(jié)點和關(guān)鍵。良好的檔案管理系統(tǒng)能更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞 檔案歸集 銷毀 系統(tǒng)性

企業(yè)檔案管理是很重要的一項工作，系統(tǒng)性很強，企業(yè)檔案包括很多種類型，有公文類檔案、技術(shù)類檔案、財務(wù)類檔案等。檔案類的法規(guī)及財經(jīng)類法規(guī)都對檔案管理有相應(yīng)的規(guī)定。首先，要規(guī)劃好檔案管理的架構(gòu)，其中制度排在第一位置，要根據(jù)國家的檔案管理制度，制定本單位的檔案管理制度。其次，要有管理的流程，流程很重要。再者，要有過程的監(jiān)控和執(zhí)行檢查等等。本文從以下幾個方面來論述檔案管理工作的系統(tǒng)性問題。

一、健全檔案管理的制度和組織架構(gòu)

系統(tǒng)建立在制度的基礎(chǔ)上，檔案管理有很強的制度要求。2011年，人大修訂的《檔案法》對檔案管理有明確的要求。財務(wù)檔案管理是比較特殊的一種，《會計法》規(guī)定：“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管?！必斦康臋n案局也制定了會計檔案管理辦法，對各類財務(wù)憑證保管期限都有具體的相關(guān)規(guī)定。因此，企業(yè)制定檔案管理制度至少要明確部門職責(zé)、流程、保管期限、銷毀、監(jiān)控、懲罰等內(nèi)容。

檔案管理組織架構(gòu)是系統(tǒng)管理的重要內(nèi)容。一般來講，具體單位都設(shè)有檔案管理機構(gòu)，有的單位綜合辦公室是檔案管理的職能部門，但也有企業(yè)技術(shù)部門是檔案管理的職能部門，主要是技術(shù)部門的檔案文件較多。檔案管理綜合部門的職責(zé)主要有負(fù)責(zé)安排和協(xié)調(diào)檔案部門工作，配備與任務(wù)相適應(yīng)的專職檔案人員。同時，有檔案儲存的各有關(guān)部門及企業(yè)分廠設(shè)相應(yīng)的兼職檔案員，業(yè)務(wù)受檔案部門指導(dǎo)，按時完成檔案部門所交辦的有關(guān)檔案工作。

二、完善檔案管理部門的工作內(nèi)容和責(zé)任

做好檔案管理的系統(tǒng)性工作，要明確相關(guān)部門的工作內(nèi)容和責(zé)任。企業(yè)檔案工作堅持實行集中統(tǒng)一管理的原則。承擔(dān)負(fù)責(zé)檔案管理的職能部門要負(fù)責(zé)本單位及所屬各單位文件材料歸檔工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。企業(yè)要設(shè)置檔案室，檔案室的專職檔案人員負(fù)責(zé)企業(yè)檔案材料的收集、整理、歸檔、立卷工作。財務(wù)會計類檔案的管理有其獨特的地方，會計類檔案按會計檔案的歸檔范圍進行歸檔，財務(wù)部門負(fù)責(zé)整理，立卷裝訂成冊，在年度終了后，一般由財務(wù)部保管一年后，再編造清冊，歸集到專門的檔案室。財務(wù)檔案、資料的貯存基地和利用必須嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、法令和政策，維護檔案的完整與安全。

對于檔案管理人員來講，職責(zé)和責(zé)任很重要，檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項重要工作。搞好檔案工作是檔案人員的首要任務(wù)，應(yīng)列入檔案工作的職責(zé)范圍，并有相應(yīng)的經(jīng)濟責(zé)任制作保證。同時要不斷提高檔案人員的素質(zhì)，積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

三、完善檔案歸集的流程

檔案管理的流程非常重要，首先要確定哪些是檔案歸集的范圍，就是說什么樣的文件材料才可以作為檔案歸集。一般說來有本企業(yè)財務(wù)憑證、報表、其他財務(wù)相關(guān)資料；本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料有利用或保存價值的；本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料；本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料并有保存和使用價值的；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料并有保存和使用價值的等。檔案歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。分類是可以設(shè)置二級分類科目，二級科目可以按時間進行分類。

對于檔案歸檔時間，不同企業(yè)有不同的要求，主要根據(jù)檔案的時效性來確定歸檔時間，比如科研技改和課題類的資料可以完成1～2月后歸集；文書類、管理性的文件可以在第二年進行歸檔；財務(wù)類的檔案一般在下一年再進行歸檔；有些工藝變更、新品鑒定等時間性很強的資料可以隨時歸檔；基建項目文件材料一般在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。檔案歸檔手續(xù)一般要簡潔并且完備，一般來講，歸檔資料的收集工作由單位內(nèi)部各部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)。凡屬應(yīng)歸檔的各類文件材料，材料必須完整、正確、統(tǒng)一。

財務(wù)類的資料比較特殊，做好財務(wù)檔案管理工作必須對財務(wù)檔案做合理的分類，從財務(wù)角度來講，可以分為會計憑證、賬簿、報表報告、其他資料等。檔案部門接收保管的會計類檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝，如果發(fā)現(xiàn)需要重新裝訂時，一般應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

四、細化檔案的使用、復(fù)制及銷毀管理

資料歸集后，調(diào)取和使用是經(jīng)常發(fā)生的事情，特別是經(jīng)常要復(fù)制一些圖紙和復(fù)制財務(wù)數(shù)據(jù)和資料，這種情況下，應(yīng)由申請部門填寫申請單，經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后方能復(fù)制，需出檔案庫房復(fù)制的文件應(yīng)由責(zé)任檔案管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督復(fù)制。

檔案保管期限的確定和銷毀環(huán)節(jié)也很重要。原則上講，對企業(yè)有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保存，對企業(yè)在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案，分別為長期或短期保存。一般管理類、科技類、人事類、特殊載體類檔案保管期限定為永久、定期兩種，定期實行標(biāo)時制，可分3年、5年、10年、20年等期限。各種會計檔案的保存期限，分為永久和定期保管，按國家規(guī)定定期保管可分為3年、5年、10年、15年、25年五種，各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

檔案的銷毀要有專門的流程，必要時要成立鑒定小組，對保管期限已滿，并確定無保存價值的檔案，經(jīng)過鑒定小組鑒定寫出鑒定報告，由公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，即可銷毀。

確定銷毀的檔案，要編制銷毀清單，在檔案目錄上注明注銷并報送檔案部門備案。銷毀工作由檔案管理人員執(zhí)行，銷毀時應(yīng)指定專人（一般兩人以上）銷毀和監(jiān)督，以防發(fā)生意外。會計檔案的銷毀按會計檔案管理制度執(zhí)行。

其他方面，企業(yè)要對檔案要經(jīng)常檢查、清理，并做好統(tǒng)計工作，確保檔案完整、齊全。檔案保管房間要保持整潔、通風(fēng)，積極做好“八防”工作：防火、防盜、防塵、防光、防高溫、防潮、防有害生物和防污染等。下班前要切斷電源，關(guān)好門窗，確保檔案管理房間的安全。

總之，檔案管理是個系統(tǒng)性的工作，要做好制度建設(shè)，完善管理架構(gòu)，明確檔案管理部門的責(zé)任和職責(zé)。管理的流程要清晰明了，明確資料歸檔的范圍，對歸檔的時間、程序、銷毀的監(jiān)督和管理都是檔案管理重要的節(jié)點和關(guān)鍵。系統(tǒng)化和流程化是企業(yè)檔案管理的核心。只有做好這方面的工作，企業(yè)的檔案管理才能完善和系統(tǒng)，才能更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。

（作者單位為江蘇師范大學(xué)文學(xué)院2014級管理系）

參考文獻

[1] 全國人大常委會.中華人民共和國檔案法[S]. 1996.

[2] 財政部，檔案局.會計檔案管理辦法[S]. 2016.endprint