科技檔案信息化管理存在的問題及對策探究

摘 要 隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個行業(yè)和領(lǐng)域，為不同行業(yè)的工作提供了諸多便利。對科技檔案進(jìn)行管理，可以有效地鑒別和篩選科技文件，促進(jìn)科技文件系統(tǒng)的規(guī)范化進(jìn)程，同時有利于科技檔案更好地發(fā)揮其價值。將信息化技術(shù)合理地應(yīng)用到科技檔案管理工作中，可以有效地提高科技檔案的管理效率。但是在許多企業(yè)中，科技檔案的信息化管理依然存在著許多問題，阻礙著檔案的有效管理，影響著企業(yè)的發(fā)展。因此，本文就科技檔案信息化管理存在的問題進(jìn)行有效分析，并提出相應(yīng)的解決措施，從而推動企業(yè)科技檔案信息化管理的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞 科技檔案信息化管理 企業(yè)發(fā)展 策略

一、引言

科技檔案管理工作包括對檔案資料的收集、整理、統(tǒng)計工作，是有效開發(fā)、利用、管理科學(xué)技術(shù)檔案的專業(yè)化工作。將信息技術(shù)合理地運(yùn)用到科技檔案管理中，也就是根據(jù)檔案的信息技術(shù)要求，通過硬盤和服務(wù)器等對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行保存，在檔案應(yīng)用時可以直接利用網(wǎng)絡(luò)來調(diào)取科技檔案信息，使科技檔案信息的利用效率以及使用價值等都得到了較大的提升。科技人員可以通過信息搜索的方式快速找到自己所需的文檔，大大縮短了信息查找所需的時間，提高了檔案的利用效率，促進(jìn)了科學(xué)技術(shù)的發(fā)展。

二、科技檔案信息化管理的必要性

檔案是一個需要長期保存的物件，必須對它進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)，以便在需要時可以及時翻閱，查找資料，合理運(yùn)用檔案中的資料分析與總結(jié)等內(nèi)容，解決現(xiàn)實(shí)中所遇到的問題。傳統(tǒng)的檔案儲存方式是建立相應(yīng)的檔案室，將檔案資料等進(jìn)行有效的儲存管理。但是這種儲存方式存在一定的風(fēng)險，如天氣潮濕可能造成紙質(zhì)檔案因受潮而無法被完好地保存，火災(zāi)等意外情況也容易造成檔案的損壞和丟失，因此急需對科技檔案進(jìn)行信息化管理?？萍紮n案的信息化管理，可以滿足科技檔案復(fù)雜的內(nèi)容要求以及多樣化的管理需求，讓檔案和企業(yè)生產(chǎn)更好地聯(lián)系起來，促進(jìn)科技檔案的有效管理和合理應(yīng)用。

三、科技檔案信息化管理面臨的問題

（一）科技檔案歸檔材料不完整

在實(shí)際工作中，工作人員常常把科技檔案的管理工作與文件檔案的管理工作等同化，甚至一些部門僅注重文件資料的收集工作，而不重視科技檔案的管理工作，對科技檔案的信息資料保存較少，對檔案的立卷工作等也不夠規(guī)范，檔案使用人員不能快速有效地找到自己所需的檔案，即使找到檔案也難以快速地從中獲得有價值的信息，從而導(dǎo)致科技檔案信息資源的價值大大降低，無法滿足科技人員的使用需求，更無法促進(jìn)企業(yè)的科技創(chuàng)新和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

（二）缺少專業(yè)的科技檔案信息化管理人才

雖然對企業(yè)的科技檔案實(shí)行信息化管理有效地提高了科技檔案的應(yīng)用價值，但是科技檔案信息化管理工作仍然面臨許多問題，如缺乏同時具備檔案管理能力和信息處理技能的高素質(zhì)人才。專業(yè)人才的缺失對檔案的使用效率造成了很大影響，使檔案不能發(fā)揮應(yīng)有的作用和價值。此外，現(xiàn)在許多企業(yè)的科技檔案管理部門的人員依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，對信息技術(shù)沒有正確的認(rèn)識，也沒有信息化管理觀念，最終導(dǎo)致科技檔案的管理質(zhì)量得不到提高，影響了科技檔案信息化管理的進(jìn)程。

（三）科技檔案信息化管理的設(shè)備不全

許多企業(yè)不重視科技檔案管理工作，對科技檔案管理設(shè)施的投入經(jīng)費(fèi)也比較少。這些管理設(shè)備得不到及時的更新?lián)Q代，管理工作自然難以進(jìn)行。設(shè)備不全導(dǎo)致企業(yè)無法建立科技檔案信息化管理系統(tǒng)，也就影響了科技檔案管理的服務(wù)性和開放性，企業(yè)內(nèi)部的資源共享難以實(shí)現(xiàn)。而企業(yè)不同部門之間的檔案管理軟件也存在很大區(qū)別，軟件規(guī)格的不統(tǒng)一導(dǎo)致軟件的使用缺乏一定的通用性，難以實(shí)現(xiàn)軟件的兼容，從而統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)也就無法有效建立，阻礙了科技檔案的信息化管理進(jìn)程。[1]

（四）科技檔案信息化管理制度不完善

由于科技檔案與其他的檔案相比，其專業(yè)性和實(shí)用性較強(qiáng)，因此科技檔案的類別也比其他類型的文件檔案多。而科技檔案的廣泛性也對檔案的管理提出了更高的挑戰(zhàn)。但是在實(shí)際管理中，由于管理制度不夠完善，沒有一個科學(xué)、有效、系統(tǒng)的管理方案管理檔案，很容易造成科技檔案的排序材料分類不清、準(zhǔn)確性不足、入庫登記不完整、材料區(qū)分不清等問題發(fā)生，因此檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性都比較差，難以反映真實(shí)的內(nèi)容和歷史過程，影響了檔案的使用。

四、推進(jìn)科技檔案信息化管理的有效措施

（一）加大科技檔案信息化管理的資金投入

科技檔案信息化管理包括服務(wù)器管理、數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)資源管理等多項(xiàng)技術(shù)和內(nèi)容。[2]所以，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)科技檔案的信息化管理，就需要企業(yè)內(nèi)部投入大量的資金，用于購買軟件、硬件以及其他服務(wù)設(shè)備；同時還要構(gòu)建科技檔案信息化管理的環(huán)境以及相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，改善科技檔案管理的工作環(huán)境，購置檔案裝具等，以保證科技檔案信息化管理的順利開展。

（二）加強(qiáng)科技檔案信息化管理的人才培養(yǎng)

企業(yè)人員應(yīng)該對科技檔案管理工作有一個正確而全面的認(rèn)識，并給予科技檔案管理工作足夠的重視。首先要求管理人員制定有效的企業(yè)檔案信息規(guī)劃，將科技檔案信息化管理列入其中。企業(yè)的科技檔案管理部門則應(yīng)嚴(yán)格按照管理要求實(shí)施管理計劃。科技檔案管理部門的管理人員必須有極強(qiáng)的專業(yè)性，同時具備檔案管理能力和信息技術(shù)，企業(yè)要對他們進(jìn)行定期的培訓(xùn)和能力測試，從而提升他們的業(yè)務(wù)能力，以便科技檔案管理人員能夠及時了解和掌握最新的科技檔案管理信息技術(shù)，促進(jìn)企業(yè)科技檔案的有效管理。

（三）引進(jìn)現(xiàn)代科技檔案管理設(shè)備

科技檔案的信息化管理就是運(yùn)用現(xiàn)代科技的手段將檔案進(jìn)行合理的管理。因此，企業(yè)必須對檔案管理系統(tǒng)投入足夠的資金，保障系統(tǒng)設(shè)備符合最新的科技成果，從而使系統(tǒng)不斷地完善，促進(jìn)其更好地服務(wù)于企業(yè)部門。企業(yè)需要對管理系統(tǒng)以及硬件、軟件設(shè)施進(jìn)行定期的維護(hù)，且維護(hù)工作必須由專業(yè)的軟件公司的技術(shù)人員來進(jìn)行。檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)具有良好的兼容性，以保障科技檔案卷宗、文件輸入、查詢等工作能夠順利有效地進(jìn)行，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科技檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

（四）健全科技檔案的法規(guī)體系

科技檔案具有法律憑證的作用，能夠作為證明科技信息產(chǎn)權(quán)所有者的證據(jù)，所以對科技檔案進(jìn)行有效的管理還涉及知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的問題。[3]這就需要有關(guān)部門和企業(yè)建立健全有關(guān)科技檔案管理方面的法規(guī)體系，進(jìn)而促進(jìn)科技檔案的法制化管理，同時促進(jìn)科技檔案管理部門的依法行政，合理運(yùn)用檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，依法實(shí)行監(jiān)督的職能，保障科技檔案的信息化管理。

五、結(jié)語

企業(yè)應(yīng)認(rèn)識到科技檔案管理的重要性，并根據(jù)企業(yè)本身的發(fā)展需求，找到科技檔案管理中的問題，通過加大對科技檔案管理資金的投入、購進(jìn)新型設(shè)備、引入高素質(zhì)人才、制定相應(yīng)的管理制度等方式推動企業(yè)的科技檔案信息化管理進(jìn)程。

（作者單位為綿陽市川交公路規(guī)劃勘察設(shè)計有限公司）

[作者簡介：嚴(yán)鴻（1970—），女，大專，館員，主要從事（公路設(shè)計文件）科技檔案管理工作。]

參考文獻(xiàn)

[1] 王琴.如何加快科技檔案信息化建設(shè)與管理[J].福建電腦，2006（11）：102+112.

[2] 趙國峰.淺析計算機(jī)信息化在檔案管理中的應(yīng)用[J].民營科技，2014（4）：133.

[3] 嚴(yán)月英.科技檔案管理與企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的關(guān)聯(lián)分析[J].福建農(nóng)機(jī)，2013（3）：72-73.endprint