淺談企業(yè)工作任務跟蹤管理信息化設計

張建業(yè)+韓冰+邱斌+余長江+鐘方偉+鄒帥

摘要：隨著社會的進步，傳統(tǒng)的工作任務跟蹤管理方式以不能適應企業(yè)的發(fā)展需求，以信息化方式實現(xiàn)工作任務跟蹤管理能有效提高企業(yè)的信息化水平，給企業(yè)帶來效益。工作任務跟蹤管理系統(tǒng)通過采用分層設計，將表現(xiàn)層、業(yè)務層、數(shù)據層分開，每層提供不同的服務。針對不同使用人員分別提供任務發(fā)起、待辦、已辦、任務轉發(fā)、到期提醒、過程跟蹤、任務統(tǒng)計功能，提高了企業(yè)的信息化水平，為企業(yè)節(jié)省時間成本，增加效益，助力企業(yè)發(fā)展。

關鍵詞：信息化；工作任務；任務發(fā)起；過程跟蹤

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）29-0227-02

1 目的和意義

企業(yè)對于工作任務的安排、跟蹤、管理等工作，傳統(tǒng)方式都是人工干預，人工分配任務并通知到執(zhí)行人員，任務執(zhí)行情況也是靠發(fā)起人不停地詢問才能得知。一項任務執(zhí)行到最后，往往進度無法控制，其中的很多環(huán)節(jié)無法把握，白白花費很多時間在了解任務情況上。對于企業(yè)來說，這樣的機制會耗費很多時間和精力在任務的督辦和匯報上面，很大程度地影響了任務的執(zhí)行效率。企業(yè)工作任務跟蹤管理信息化設計的目的就在于此。通過信息化手段對任務跟蹤記錄，在發(fā)起人和執(zhí)行人之間建立一個溝通的平臺，系統(tǒng)管控任務的執(zhí)行情況，為企業(yè)節(jié)省溝通和時間成本。同時通過對任務跟蹤管理的信息化實現(xiàn)，還便于對任務進行統(tǒng)計分析，將分析結果作為企業(yè)高層決策的依據。

2 現(xiàn)狀分析

目前，工作任務跟蹤管理功能大多都集成到辦公自動化（以下簡稱OA）產品中，有的叫做任務安排，有的叫做工作計劃、項目管理等。隨著OA產品的日趨成熟，大多數(shù)產品功能多，操作復雜，對用戶要求也多，導致用戶使用不方便，有的可能還需要培訓用戶才會使用。很多企業(yè)在購買OA產品后，使用中往往發(fā)現(xiàn)大部分功能用不到或者很少使用，有些企業(yè)內部對OA產品也沒有進行很好的管理與使用監(jiān)督，導致OA變成了簡單的溝通、協(xié)同工具。中小企業(yè)對于采購大型OA產品總是望而卻步，但是對于企業(yè)工作任務跟蹤管理的需求卻很強烈。根據以上分析，大多數(shù)企業(yè)對于一個簡單、方便、高效的工作任務跟蹤管理系統(tǒng)的需求是一致的，因此設計一個面向企業(yè)全體員工的簡單、通用、便捷、高效的工作任務跟蹤管理系統(tǒng)是企業(yè)需要的。

3 系統(tǒng)架構與網絡拓撲設計

3.1 系統(tǒng)架構設計

系統(tǒng)采用分層設計，由表現(xiàn)層、業(yè)務層、數(shù)據層組成。表現(xiàn)層主要由登錄、待辦任務、已辦任務、我的發(fā)起和個人中心等交互界面組成，向用戶提供與系統(tǒng)交互的接口。業(yè)務層主要包括系統(tǒng)管理、附件管理、人員管理、任務管理、任務跟蹤、通知管理、任務分析功能，向表現(xiàn)層界面操作提供支撐服務。數(shù)據層主要向業(yè)務層提供數(shù)據接口操作，主要包括系統(tǒng)、任務、人員、狀態(tài)跟蹤、任務分析、消息通知等數(shù)據接口，通過數(shù)據接口向數(shù)據庫讀寫數(shù)據。

3.2 網絡拓撲設計

系統(tǒng)運行在互聯(lián)網環(huán)境下，用戶終端支持手機、PC、便攜筆記本，用戶通過連接互聯(lián)網訪問位于防火墻后的應用服務器，應用服務器根據業(yè)務需要訪問文件服務器和數(shù)據庫服務器。

圖2為工作任務跟蹤管理系統(tǒng)網絡拓撲圖。

4 功能設計

系統(tǒng)面向企業(yè)全員使用，根據人員組織結構，只有上級人員可以給下級人員分配任務，企業(yè)領導作為組織機構最高級別人員存在。發(fā)起任務時可以分配執(zhí)行人員，執(zhí)行人員可以是同級及下級但不能是企業(yè)領導，可以指定任務緊急程度、完成時限、任務內容等信息，任務支持抄送、附件上傳等輔助功能。系統(tǒng)通過推送服務，通知執(zhí)行人員。執(zhí)行人員通過支持的終端程序登錄系統(tǒng)，通過待辦列表查看待辦任務內容，待辦列表根據任務完成時限、緊急程度進行排序，并使用醒目的圖標及文字表示重要程度和時限，便于執(zhí)行人員優(yōu)先查看重要任務。執(zhí)行人員對待辦任務可以進行未完成回復、完成回復、申請延期等操作。發(fā)起人在我的發(fā)起能夠收到通知并查看執(zhí)行人員執(zhí)行的操作，并對相應操作進行回復或審核。執(zhí)行人完成任務并回復，發(fā)起人確認完成后，該項任務進入執(zhí)行人的已辦列表，否則一直停留在待辦列表中。發(fā)起人根據收到的任務狀態(tài)通知，在我的發(fā)起進行任務的跟蹤查看，及時了解任務動態(tài)、完成情況等信息，發(fā)起人還可對完成、申請延期等請求進行審核和確認。執(zhí)行人、發(fā)起人通過系統(tǒng)完成對工作任務的跟蹤管理，企業(yè)通過系統(tǒng)實現(xiàn)對工作任務的動態(tài)跟蹤機制，并通過系統(tǒng)的任務統(tǒng)計功能，對任務進行分析，將分析結果提供給決策層參考。

1） 任務發(fā)起

發(fā)起人通過支持的終端程序登錄系統(tǒng)發(fā)起任務，主要內容應包括事項類型、緊急程度、任務內容、分配人員、抄送、附件信息，任務編輯后可保存為草稿或直接發(fā)送出去。

2） 待辦列表

顯示登錄用戶的待辦事項，包括任務、協(xié)同、通知。用戶可查看具體任務內容、發(fā)起人、發(fā)起時間和任務完成時限等內容，同事用戶可對任務進行回復、申請延期操作，回復操作分為未完成回復與完成回復兩種方式，完成回復需要發(fā)起人確認才能通過。待辦列表按任務完成時限及緊急程度排序，時限、緊急程度等內容以醒目的圖標和文字表示。

3） 已辦列表

顯示辦完的事項信息，按完成時間排序。可查看完成任務的過程信息。

4） 任務轉發(fā)

每個任務只能轉發(fā)一次。轉發(fā)操作通過待辦列表進入。轉發(fā)時可追加任務內容和重新選擇執(zhí)行人員。

5） 到期提醒

每個任務都有完成時限，系統(tǒng)判斷是否有任務即將到期，并發(fā)送到期提醒通知給執(zhí)行人員。

6） 過程跟蹤

我的發(fā)起顯示發(fā)起人的所有任務，按照緊急程度、完成時限排序。任務狀態(tài)有未接收（未接收的人紅色背景顯示）、進行中、已完成、關閉、草稿。執(zhí)行人每回復一次，高亮顯示相應的任務并以數(shù)字腳標的形式提示發(fā)起人。發(fā)起人根據情況可執(zhí)行重辦、催辦、確認完成操作。endprint

7）任務統(tǒng)計

系統(tǒng)對用戶發(fā)起的任務進行實時統(tǒng)計，包括完成任務數(shù)、未完成任務數(shù)、超期任務數(shù)、任務平均執(zhí)行時間、任務緊急程度統(tǒng)計等內容，支持按年、按月、按周統(tǒng)計。

5 結束語

工作任務跟蹤管理系統(tǒng)能有效幫助企業(yè)解決傳統(tǒng)管理方式弊端，為企業(yè)提供優(yōu)質的跟蹤統(tǒng)計服務，提高企業(yè)對工作任務跟蹤管理的效率，為企業(yè)節(jié)省時間成本，增加效益，助力企業(yè)發(fā)展。

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