淺探信息化條件下會(huì)計(jì)檔案的電子化管理

摘 要 隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益發(fā)展，信息化技術(shù)在不同領(lǐng)域都得到應(yīng)用，會(huì)計(jì)工作也進(jìn)入了信息化發(fā)展階段，會(huì)計(jì)檔案管理走向電子化，探討信息化背景下會(huì)計(jì)檔案的電子化管理對(duì)企業(yè)而言具有實(shí)際意義。本文闡述了會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特征，通過(guò)分析電子化管理存在的問(wèn)題提出解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞 信息化 會(huì)計(jì)檔案 電子化管理

隨著科技的發(fā)展及其各領(lǐng)域的應(yīng)用，我國(guó)會(huì)計(jì)工作走向信息化，會(huì)計(jì)檔案管理走向電子化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，電子化管理正在取代傳統(tǒng)檔案管理。電子化管理給檔案管理帶來(lái)了便利，同時(shí)電子化管理也存在著許多問(wèn)題。本文通過(guò)分析信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理存在的問(wèn)題提出具體對(duì)策。

一、信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特點(diǎn)

目前對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行電子化管理具有信息量大且查閱方便的優(yōu)點(diǎn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化管理主要采用磁盤(pán)、硬盤(pán)甚至是云存儲(chǔ)的形式。這對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境提出了更高的要求，同時(shí)也具有容易被破壞的缺點(diǎn)。

（一）對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境提出更高要求

紙質(zhì)檔案相對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)占據(jù)的存儲(chǔ)空間大，在分類(lèi)、保存和管理方面都更為復(fù)雜。電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案而言占據(jù)的空間小，但是要求存儲(chǔ)在磁盤(pán)、硬盤(pán)和光盤(pán)上，因此對(duì)于存儲(chǔ)環(huán)境提出了更高的要求，如果存儲(chǔ)在溫度過(guò)高或者過(guò)于潮濕的地方就會(huì)導(dǎo)致存儲(chǔ)在磁盤(pán)、光盤(pán)等的信息被損毀。

（二）電子檔案易遭到破壞

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案更容易被破壞，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案被人為修改、篡改后會(huì)留下一定的痕跡，因此可以得到阻止；但是電子檔案是存儲(chǔ)在磁介質(zhì)內(nèi)，信息被篡改、竊取等不會(huì)留下痕跡，很難被發(fā)現(xiàn)。電子檔案的保存還要考慮存儲(chǔ)媒介的使用壽命、病毒感染和黑客入侵等可能導(dǎo)致信息失真、信息損失和信息被惡意篡改等問(wèn)題，因此相對(duì)于紙質(zhì)檔案而言電子檔案容易被破壞。

（三）高速性、共享性

信息化背景下，會(huì)計(jì)電子檔案對(duì)信息的收集、整理等都是通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)進(jìn)行處理的，具有高速性的特點(diǎn)；會(huì)計(jì)電子檔案信息可以在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行傳遞和共享，最大限度地發(fā)揮了價(jià)值和作用，具有共享性的特點(diǎn)。

二、信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理存在的問(wèn)題

（一）缺乏電子檔案管理相關(guān)制度

雖然會(huì)計(jì)工作正步入了信息化階段，但是很多單位和企業(yè)都是沿用傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理方式，對(duì)于電子檔案這種新生事物尚處于摸索階段，對(duì)電子檔案缺乏了解，沒(méi)有建立起與電子檔案管理有關(guān)的制度，沒(méi)有明確會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作職責(zé)，沒(méi)有規(guī)范化的管理流程，存在很大的隨意性。因此，在實(shí)際工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案信息不完整、檔案丟失、歸檔分類(lèi)錯(cuò)誤等問(wèn)題。

（二）沒(méi)有良好的存儲(chǔ)環(huán)境

由于電子檔案的特殊性，電子檔案的保存對(duì)于紙質(zhì)檔案而言對(duì)環(huán)境的要求更高。目前，很多單位和企業(yè)利用傳統(tǒng)的保存方法來(lái)保存電子檔案，很多時(shí)候當(dāng)保存環(huán)境出現(xiàn)磁場(chǎng)干擾、溫度過(guò)高、過(guò)于潮濕等情況時(shí)，存儲(chǔ)媒介中的信息可能遭到破壞。此外，很多單位和企業(yè)沒(méi)有明確規(guī)定檔案管理工作的權(quán)限，沒(méi)有明確規(guī)定會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的電腦應(yīng)由專(zhuān)人使用，因此可能出現(xiàn)電子檔案遭到惡意損壞和篡改等情況。

（三）沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份

會(huì)計(jì)電子檔案記錄了企業(yè)和單位重要的信息和數(shù)據(jù)，為了規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份是十分必要的。很多會(huì)計(jì)檔案管理人員沒(méi)有意識(shí)到對(duì)電子檔案進(jìn)行備份的重要性和必要性，因此在沒(méi)有進(jìn)行備份的情況下很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、損毀的情況，這樣會(huì)給企業(yè)或者單位帶來(lái)不必要的損失。

（四）缺乏維護(hù)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員

會(huì)計(jì)檔案電子化管理的前提是使用計(jì)算機(jī)，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)會(huì)給會(huì)計(jì)檔案電子化管理帶來(lái)威脅，如黑客侵入和病毒感染等會(huì)給會(huì)計(jì)檔案信息安全帶來(lái)巨大的威脅。因此，定時(shí)、定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行維護(hù)是不可或缺的。但是就目前而言，很多單位和企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作方面沒(méi)有安排專(zhuān)業(yè)的維護(hù)計(jì)算機(jī)人員，而是讓會(huì)計(jì)檔案管理人員經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單培訓(xùn)后就對(duì)計(jì)算機(jī)負(fù)責(zé)日常維護(hù)，只有在計(jì)算機(jī)真正出現(xiàn)問(wèn)題后才會(huì)請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)，這不僅給企業(yè)和單位帶來(lái)了不必要的損失，還可能出現(xiàn)信息泄露等情況。

三、信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理的對(duì)策

（一）完善電子化管理相關(guān)制度

要建立起科學(xué)、完善的檔案電子化管理相關(guān)制度，首先要制定會(huì)計(jì)檔案電子化管理的流程，所有電子檔案的數(shù)據(jù)和信息都要按照嚴(yán)格要求進(jìn)行保存和備份，按照類(lèi)別保存到檔案庫(kù)，要求會(huì)計(jì)管理人員對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查、維護(hù)，保證檔案信息沒(méi)有泄露。另外，還要制定嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案電子化管理的規(guī)范，嚴(yán)格明確權(quán)限，要求查閱電子檔案必須經(jīng)過(guò)申請(qǐng)和同意，一般情況下除了會(huì)計(jì)檔案電子化管理人員，其他人不得使用專(zhuān)用電腦。

（二）提高存儲(chǔ)環(huán)境的安全性

電子檔案保存環(huán)境要求比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案要高，所以不能用傳統(tǒng)的保存紙質(zhì)檔案的方法來(lái)保存電子檔案。要將紙質(zhì)檔案和電子檔案分開(kāi)保存，保存電子檔案時(shí)要進(jìn)行備份，要注意不讓電子檔案保存在溫度過(guò)高、有磁場(chǎng)干擾、過(guò)于潮濕、有蟲(chóng)子的環(huán)境，要讓電子檔案保存在溫度適宜，通風(fēng)的、避免陽(yáng)光直射的地方，同時(shí)還要在保存環(huán)境里安裝監(jiān)控器和防盜報(bào)警器。

（三）提高會(huì)計(jì)檔案電子化管理人員的素質(zhì)

由于會(huì)計(jì)檔案電子化管理的發(fā)展，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員提出了更高的要求，因此提高電子化管理人員的素質(zhì)勢(shì)在必行。會(huì)計(jì)檔案電子化管理人員不僅要熟練掌握會(huì)計(jì)學(xué)、檔案管理學(xué)相關(guān)知識(shí)，還要掌握一定的計(jì)算機(jī)操作技能，能夠?qū)﹄娮訖n案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期檢查和更新，對(duì)已存檔備份數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，不讓電子檔案信息發(fā)生泄露等問(wèn)題。因此，可以采用以下措施提高管理人員素質(zhì)：引進(jìn)現(xiàn)代化的高素質(zhì)的人才；加大對(duì)現(xiàn)有員工的培訓(xùn)力度，提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

四、結(jié)語(yǔ)

在信息化條件下，電子化管理對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理而言是不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)企業(yè)和單位而言具有重要意義。企業(yè)和單位要重視會(huì)計(jì)檔案電子化管理，通過(guò)完善相關(guān)管理制度，提高存儲(chǔ)環(huán)境的安全性以及管理人員的素質(zhì)等途徑來(lái)促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的健康發(fā)展。

（作者單位為建水縣青云中學(xué)）

[作者簡(jiǎn)介：李紅英（1972—），女，云南建水人，大專(zhuān)，館員，研究方向：會(huì)計(jì)檔案。]

參考文獻(xiàn)

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