人事檔案的管理還需進(jìn)一步規(guī)范

章嶺

2014年10月，中央組織部發(fā)文在全國(guó)開(kāi)展了干部人事檔案專項(xiàng)審核工作。筆者于2015年1月～2016年4月作為業(yè)務(wù)骨干參加了干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，經(jīng)審核機(jī)關(guān)單位或事業(yè)單位干部、職工人事檔案幾百份后，有以下幾點(diǎn)思考：

一、人事檔案中存在的問(wèn)題及產(chǎn)生的原因

組織部門(mén)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的選拔任用，在年齡、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等多方面都有明確和具體的要求，有些條件不夠的干部為了“占位子”“爭(zhēng)帽子”，修改檔案年齡、工齡、工作經(jīng)歷。領(lǐng)導(dǎo)退居二線也有具體年齡限制，很多干部為爭(zhēng)取提拔、延長(zhǎng)任期，往往不擇手段改小年齡，以至于出現(xiàn)部分干部的履歷推算結(jié)果顯示，讀初中時(shí)就已參加工作計(jì)算工齡等怪象。

（一）出生時(shí)間方面

處級(jí)干部和科級(jí)干部的出生時(shí)間有的比較復(fù)雜，有1個(gè)人有6個(gè)出生時(shí)間。其中為了參加工作或當(dāng)兵，將出生時(shí)間填大和填小的比例比較大；有的出生時(shí)間涂改嚴(yán)重，其中1人涂改10處。履歷表出生時(shí)間時(shí)大時(shí)小，想寫(xiě)多大就寫(xiě)多大，沒(méi)有責(zé)任感和原則性。一般干部的出生年齡前后比較一致，特別是工齡比較短的。

當(dāng)兵、招工、入黨不到年齡就改大，當(dāng)兵、轉(zhuǎn)干、提拔超過(guò)年齡就改小?？梢钥闯觯敫哪挲g的都是因?yàn)橛欣﹃P(guān)系。

（二）參加工作時(shí)間方面

工資表中有參加工作時(shí)間早于勞動(dòng)人事部門(mén)批準(zhǔn)時(shí)間或畢業(yè)分配時(shí)間，有的是因?yàn)槿耸聞谫Y經(jīng)辦人對(duì)自己的參加工作時(shí)間隨意修改、刻意而為；有的是經(jīng)辦人未認(rèn)真負(fù)責(zé)導(dǎo)致的；有的是知青的相關(guān)材料未及時(shí)進(jìn)檔；有的參加工作時(shí)間無(wú)相關(guān)的審批批復(fù)材料佐證。

行政事業(yè)單位職工參加工作時(shí)間直接與工齡掛鉤，工齡與工作工資檔次掛鉤，最后與退休時(shí)工作年限對(duì)應(yīng)的工資檔次掛鉤。有時(shí)還與提拔必須滿足的工齡條件掛鉤，這也是與個(gè)人實(shí)際經(jīng)濟(jì)利益息息相關(guān)的。所以，才會(huì)有填寫(xiě)參加工作時(shí)間越來(lái)越早的現(xiàn)象。

（三）學(xué)歷學(xué)位方面

把在職教育填為全日制學(xué)歷。主要是一些干部在部隊(duì)、省委黨校、江西行政管理干部學(xué)院、國(guó)外一些院校等全脫產(chǎn)學(xué)習(xí)獲得的在職學(xué)歷容易混同為全日制學(xué)歷。但未涉及個(gè)人實(shí)際經(jīng)濟(jì)利益，所以沒(méi)有產(chǎn)生具體影響。對(duì)干部任免有影響，未發(fā)現(xiàn)造假現(xiàn)象。

（四）工作經(jīng)歷方面

第一，破格提拔材料無(wú)相關(guān)審批、批復(fù)材料。

第二，試用期未滿或已滿，但未進(jìn)行考察就進(jìn)行崗位變動(dòng)。

第三，單位聘用、工作變動(dòng)無(wú)相關(guān)部門(mén)聘用、調(diào)動(dòng)審批材料。

涉及工作經(jīng)歷的要翻看、審閱全部的檔案材料。檔案中普遍存在材料缺失的情況，反映出過(guò)去干部人事檔案管理不細(xì)致、不規(guī)范，材料進(jìn)檔不及時(shí)。

二、有關(guān)部門(mén)三齡兩歷的認(rèn)定依據(jù)材料前后不一致

相關(guān)組織部門(mén)先后下發(fā)了干部檔案材料補(bǔ)充原則和方法、專項(xiàng)審核工作問(wèn)答、信息認(rèn)定工作問(wèn)答作為此次人事檔案專項(xiàng)審核的依據(jù)。

但前后認(rèn)定材料對(duì)同一件事情的認(rèn)定不一致。比如參加工作時(shí)間，開(kāi)始以勞動(dòng)人事部門(mén)的審批時(shí)間為準(zhǔn)，后面又以轉(zhuǎn)正定級(jí)工資表上認(rèn)定的參加工作時(shí)間為準(zhǔn)。又如開(kāi)始的認(rèn)定依據(jù)材料說(shuō)明出生時(shí)間最早、最先為依據(jù)，后面認(rèn)定材料又說(shuō)如最早、最先的出生時(shí)間是入團(tuán)材料中顯示的時(shí)間且是孤證、材料年齡沒(méi)有涂改的允許提供更早的戶籍或?qū)W籍材料，那么出生時(shí)間以后者材料來(lái)認(rèn)定。

筆者認(rèn)為，出生年月的確定應(yīng)該以初、高中學(xué)籍建檔時(shí)填寫(xiě)的出生時(shí)間為準(zhǔn)，而不應(yīng)該以落款時(shí)間來(lái)確定是否為最早、最先。

三、對(duì)相關(guān)規(guī)定、政策的執(zhí)行差異

每個(gè)部門(mén)的專項(xiàng)審核工作實(shí)施方案，由于具體操作者對(duì)審核的實(shí)施方案、檔案整理、檔案審核依據(jù)材料的解讀、理解不同，執(zhí)行起來(lái)就存在差異。

四、對(duì)人事檔案管理的建議

第一，統(tǒng)一各類檔案材料的表格格式、名稱、紙張大小。由于之前各種檔案材料表格格式、名稱、紙張大小沒(méi)有統(tǒng)一，所以整理歸類起來(lái)比較亂，有的登記表放1類，有的是放9類。經(jīng)過(guò)對(duì)比，筆者認(rèn)為，不要單純按照材料的名稱來(lái)分類，而是要看其是否有審批、身份變化。比如有的士兵登記表看名稱好像是1類，實(shí)際上里面內(nèi)容是接受新兵和授予軍銜的審批，應(yīng)該放在9類；單純看來(lái)，職工登記表放1類，但有勞動(dòng)人事部門(mén)審批同意的職工登記表也應(yīng)該放在9類。所以，我們應(yīng)該按照檔案整理的分類統(tǒng)一各類檔案材料的表格格式、名稱、紙張大小。

第二，職工履歷表應(yīng)和干部履歷表應(yīng)是相同的內(nèi)容和格式。職工履歷表格信息內(nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)單，特別是工人身份的職工家庭成員信息不夠具體。筆者認(rèn)為，這是對(duì)工人身份職工的歧視。另外，機(jī)關(guān)、事業(yè)單位崗位設(shè)置后，工人身份的職工也可以到干部管理崗位。因此，建議職工履歷表和干部履歷表填寫(xiě)內(nèi)容、格式應(yīng)相同。

第三，解放軍院校和地方院校的學(xué)生學(xué)歷材料和認(rèn)證應(yīng)該統(tǒng)一。軍隊(duì)院校學(xué)歷材料與地方院校的學(xué)歷材料不一樣且要經(jīng)過(guò)專門(mén)認(rèn)證才承認(rèn)，學(xué)信網(wǎng)上查詢不到。材料和認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)不一，不利于管理和快速查證。

第四，年度考核表的填寫(xiě)需規(guī)范。其實(shí)，年度考核表最應(yīng)該體現(xiàn)職工的工作經(jīng)歷，但實(shí)際上絕大多數(shù)是填寫(xiě)大話、套話，年度在什么崗位也不書(shū)寫(xiě)清楚，怎么清楚工作情況呢？比如一年中有崗位變化要特別說(shuō)明（含借調(diào)）具體的時(shí)段。

第五，學(xué)歷檔案材料的排序應(yīng)當(dāng)按照學(xué)歷層級(jí)來(lái)排序整理。對(duì)于?？茖W(xué)歷的在實(shí)習(xí)期就報(bào)考本科學(xué)習(xí)被錄取的，本科還未畢業(yè)就報(bào)考研究生被錄取的，他們的學(xué)歷材料歸類應(yīng)該按照學(xué)歷的層級(jí)進(jìn)行整理，而不是簡(jiǎn)單地按照檔案材料的形成時(shí)間來(lái)排序整理。

第六，檔案的裝訂和整理（含改版）要有前瞻性，不能2年一小整，5年一大整。筆者在人事崗位斷斷續(xù)續(xù)不過(guò)幾年，就經(jīng)歷了三次改版，耗費(fèi)了大量的人力、物力、財(cái)力。因此，檔案整理具體要進(jìn)檔材料、歸類盡量詳盡，不要有容易產(chǎn)生歧義的地方。

第七，任免表中現(xiàn)任、擬任的職務(wù)級(jí)別要注明。因?yàn)閱挝辉谧冞w中可能存在單位行政級(jí)別的變化，筆者原所在的單位行政級(jí)別就有從副處到正處再到副廳的演變，所以具體時(shí)間不同，同一職位的級(jí)別不一樣，有時(shí)是副科、有時(shí)正科，后來(lái)又是副處。因此，需要在現(xiàn)任、擬任崗位后面注明行政級(jí)別。

第八，建議崗位考核和調(diào)整工資兩年一次，相應(yīng)工資提高的幅度。因?yàn)槁毠ざ嗟膯挝唬べY調(diào)整經(jīng)辦人員工作量比較大，對(duì)檔案材料歸檔整理比較麻煩。設(shè)想一個(gè)參加工作30年的職工，年度考核和工資表至少60張，加上其他材料，檔案盒都裝不下。

第九，檔案管理人員最好專職并予以一定的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。比如兼職也最好是人事專員——經(jīng)辦工資、職稱、年度考核等與人事檔案材料有關(guān)的人員。年終要及時(shí)提醒涉及檔案歸檔材料的崗位工作人員是否有相關(guān)的材料要移交人事檔案室。

由于檔案材料年代久遠(yuǎn)，細(xì)菌、螨蟲(chóng)較多，對(duì)手和臉部皮膚有侵害。建議可以參照其他的崗位津貼給主要人員予補(bǔ)貼60元/月的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。

第十，環(huán)環(huán)相扣檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。從檔案管理人員的選配、材料的進(jìn)檔、檔案整理流程、檔案管理的流程、管理責(zé)任和造假責(zé)任的追究等方面都要有相應(yīng)的機(jī)制。

（作者單位為江西省高速公路聯(lián)網(wǎng)管理中心）endprint