基于大數(shù)據(jù)時代電子文件管理問題的思考

摘 要 隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，人類已進(jìn)入了信息化時代，人們的生活和工作中充斥信息化技術(shù)，而電子文件管理作為人們工作中最重要的管理環(huán)節(jié)之一，也在不斷朝信息化的方向發(fā)展。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件已逐漸被更加節(jié)能和便捷的電子文件所代替，不僅有效提高了電子文件管理的質(zhì)量和效率，同時其產(chǎn)生的電子文件還是電子商務(wù)、政務(wù)以及各類電子化業(yè)務(wù)的基本工具，對促進(jìn)企業(yè)發(fā)展和社會進(jìn)步具有非常重要的作用。但是目前大多數(shù)人對電子文件并未引起足夠的認(rèn)知和重視，且未建立科學(xué)有效或高效的電子文件管理體系，導(dǎo)致部分電子文件未得到妥善保存和管理，從而出現(xiàn)失存、失用、失密、失控等現(xiàn)象。這不僅不利于企業(yè)和社會的發(fā)展，且可能引發(fā)多種社會風(fēng)險，因此我們需高度重視電子文件的管理問題。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)時代 電子文件管理 問題

電子文件包含視頻、音頻、文字等多種形式，因此其不僅能有效反映信息化實踐活動的完整過程，同時也可作為信息化實踐活動中產(chǎn)生的重要憑證，而實踐活動憑證的基礎(chǔ)是保證電子文件內(nèi)容的真實性和完整性。但是在實際過程中管理人員操作、系統(tǒng)自身以及外界侵襲因素的影響，導(dǎo)致其在管理過程中會出現(xiàn)各種各樣的問題。因此，我們要明確在當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，電子文件管理存在的問題，并探究有效的應(yīng)對策略，才能確保電子文件管理的有效性。[1]

一、大數(shù)據(jù)時代電子文件管理的現(xiàn)狀分析

（一）未制定完善的電子文件管理規(guī)章制度，致使文件管理分散無序

在實際工作中，絕大多數(shù)單位的電子文件缺乏有效和科學(xué)的管理，并且有不少單位甚至未制定或建立規(guī)范的電子文件管理規(guī)章制度，導(dǎo)致電子文件的收集、整理、歸檔以及保存等無專人負(fù)責(zé)，也就無法保證電子文件的有效性、完整性和真實性。在實踐過程中，電子文件管理分散無序的主要表現(xiàn)為大量的視頻文件、數(shù)碼照片、多媒體文件、音頻文件、文檔文件散存于單位信息系統(tǒng)的各處，并且未經(jīng)加密處理，單位各工作人員可對單位信息系統(tǒng)中的電子文件進(jìn)行拷貝、修改或刪除，有不少數(shù)據(jù)庫文件在自動更新的過程中存在丟失以往記錄的現(xiàn)象。

電子公文一般都是暫存于文件起草者的計算機(jī)硬盤中，而文件在修改過程中，有不少文件會覆蓋原來的稿本。[2]

（二）電子文件流失現(xiàn)象嚴(yán)重

若電子文件沒有通過有效路徑和方法保存和管理，即使文件外觀保存下來，也會導(dǎo)致文件內(nèi)容無法讀取，一些具有時代特征的載體信息將會完全丟失。例如，大多單位文件管理部門會利用軟盤存儲單位大部分的電子文件資料，而隨著機(jī)器設(shè)備的不斷更新和進(jìn)步，新型的光驅(qū)會逐漸代替原有的軟驅(qū)，若沒有可讀的機(jī)器，將無法讀取原軟盤上儲存的信息，導(dǎo)致最后不得不棄用或銷毀。又如，采用移動硬盤存儲館內(nèi)的電子文件，而移動硬盤一般需半年充電一次，才能有效保證其可用性和可讀性，若管理人員管理不善或發(fā)生充電遺漏，將會對移動硬盤的性能產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。

（三）安全管理意識薄弱，無法保證文件證據(jù)效力

電子文件是單位或機(jī)構(gòu)開展電子商務(wù)、政務(wù)及業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的憑證性記錄，因此其不僅能作為單位和機(jī)構(gòu)順利開展業(yè)務(wù)活動的基本支撐工具，同時也是證明單位和機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動合法性的重要憑據(jù)。但在實際工作中，生成和使用的大量電子文件管理未得到管理人員的重視，或是其管理方法錯誤，從而導(dǎo)致電子文件失去原有的可信度和證據(jù)效力。[3]而任何單位或機(jī)構(gòu)的重要電子文件一般都需要進(jìn)行加密以防單位重要機(jī)密發(fā)生泄露，否則將會給單位或機(jī)構(gòu)帶來不良影響。例如，企業(yè)設(shè)計人員帶有設(shè)計方案的筆記本電腦丟失，且其設(shè)計方案未經(jīng)加密處理，一旦被他人開啟，則會導(dǎo)致設(shè)計方案資料失控，給自身和企業(yè)造成嚴(yán)重的損失。

二、提高電子文件管理質(zhì)量的對策

（一）不斷增強(qiáng)單位工作人員的電子文件安全管理意識

導(dǎo)致我國電子文件管理問題的思想根源是人們的思想觀念陳舊落后，在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，仍有不少單位和個人認(rèn)為將電子文件打印成紙質(zhì)文件，就能有效保證文件的證據(jù)效力，殊不知電子訂單、電子郵件內(nèi)容等打印成紙質(zhì)文件后，計算機(jī)元數(shù)據(jù)卻發(fā)生損壞或缺失，仍會導(dǎo)致信息不完整，最終紙質(zhì)文件也不具有法律效力。因此，為保證電子文件管理的質(zhì)量，需不斷加強(qiáng)人們對電子文件的認(rèn)識，樹立安全管理意識。[4]

（二）加強(qiáng)行政部門與業(yè)務(wù)部門的銜接，避免管理工作脫節(jié)

行政部門負(fù)責(zé)單位電子文件的收集、整理和保存工作，而業(yè)務(wù)部門則是參與單位電子商務(wù)、政務(wù)及業(yè)務(wù)活動的部門，因此規(guī)范業(yè)務(wù)部門對電子文件記錄的流程，有助于保證電子文件的真實性和可靠性。但在實際工作中，受自身利益、職責(zé)以及專業(yè)能力不同的影響，業(yè)務(wù)部門對電子文件的記錄存在較大的不足。所以，行政部門與業(yè)務(wù)部門需協(xié)同做好單位電子文件的銜接工作，避免在電子文件管理工作中出現(xiàn)嚴(yán)重脫節(jié)或管理空白現(xiàn)象。

（三）建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對電子文件進(jìn)行集中管理

文件管理工作的基本原則和優(yōu)良傳統(tǒng)是集中統(tǒng)一管理。所以，在實踐管理過程中，單位電子文件管理人員需從電子文件管理過程的各個階段相互關(guān)聯(lián)、相互轉(zhuǎn)化、相互影響，形成一套完整的管理流程，才能有效保護(hù)所管理的電子文件。并且現(xiàn)階段要盡可能實現(xiàn)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)和范圍的統(tǒng)一，避免各自為政，才能保證電子文件的共享性，同時達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化的要求。

（四）不斷培養(yǎng)電子文件管理人才

有資料顯示，在專職電子文件人員隊伍中，管理人員的整體專業(yè)水平較低且專業(yè)的管理人才較少。因此，培養(yǎng)管理人才也是我國各單位在發(fā)展過程中需重點關(guān)注的內(nèi)容之一。單位可通過加強(qiáng)對現(xiàn)有管理人員的培養(yǎng)，如定期開展相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)等方法，不斷增強(qiáng)管理人員的計算機(jī)實操能力和對電子文檔加密技術(shù)的應(yīng)用能力。單位還需不斷引進(jìn)新的管理人員，新的管理人員需具有較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)和管理能力，才能保證管理人才隊伍不斷發(fā)展壯大。[5]

三、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代，電子文件的應(yīng)用給人們的生活和工作提供了極大的便利，不僅有效避免和減少了紙質(zhì)文件所需的紙張，從而符合我國可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略，同時其還能有效提高文件管理的效率和質(zhì)量。與紙質(zhì)文件相比，其還具有存儲時間長、存儲方便等優(yōu)勢。但是在管理過程中受文件操作人員以及設(shè)備性能的影響，電子文件管理出現(xiàn)了分散無序、流失現(xiàn)象嚴(yán)重、無法保證文件證據(jù)效力等問題。因此，需不斷強(qiáng)化單位工作人員的電子文件安全管理意識，加強(qiáng)文件管理部門與業(yè)務(wù)部門的銜接，避免管理工作脫節(jié)，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對電子文件進(jìn)行集中管理，同時不斷培養(yǎng)電子文件管理人才，只有這樣才能真正提高電子文件管理的質(zhì)量。

（作者單位為東莞市路橋投資建設(shè)有限公司）

[作者簡介：杜昆璉（1977—），女，廣東東莞人，本科，政工師，研究方向：政治思想。]

參考文獻(xiàn)

[1] 馮文杰，李志強(qiáng).應(yīng)盡快完善電子文件長期保存的標(biāo)準(zhǔn)體系[N].中國檔案報，2014-04-24.

[2] 王健.電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求（中英雙語）[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2012：156.

[3] 馬林青. InterPARES電子文件長期保存政策框架及其啟示[J].檔案學(xué)研究，2012（5）：59-62.

[4] 薛四新，黃萃.云計算環(huán)境下電子文件管理研究綜述[J].北京檔案，2011（09）：25-27.

[5] 劉越男.我國電子文件管理的現(xiàn)狀、問題與對策[J].電子政務(wù)，2010（06）：10-16.endprint