高福良
合同“風險管理”標準化應用是指針對每一項業(yè)務所簽訂的合同進行風險關鍵點和發(fā)生行為進行描述,依據(jù)可能導致的風險后果進行風險排查、分析和評估,發(fā)現(xiàn)潛在風險,并一一作出說明、分析,提出有效的風險管理策略和應對措施。具體是以合同管理流程為主線,在合同簽訂前、履行中、簽訂后三個流程中,分別提煉標準項目,對各個合同管理環(huán)節(jié)進行等級的劃分,針對性地提出防控措施和應對措施,并將活動具體責任落實到管理中。
一、背景
(一)合同管理現(xiàn)狀
岱莊煤礦是一座剛剛從微湖監(jiān)獄接收的礦井,被接管之時,可以用“百廢待興”四個字形容礦井面貌,一切都是從零開始,人員少,設備陳舊,管理制度缺失。要在短時間內(nèi)恢復生產(chǎn),只有規(guī)范各項管理制度才能堵塞管理漏洞,努力降低經(jīng)營風險的發(fā)生。合同是企業(yè)經(jīng)濟運行的關鍵,可以說是紐帶,貫穿采購與銷售工作全過程,只有建立起合同管理全過程的風險防控,企業(yè)的經(jīng)營管理工作才能推進。
(二)合同風險
合同風險主要有主體風險、合同條款風險、效力風險、履行風險等幾大方面。其中,主體風險和效力風險是最大的風險。主體風險決定合同能否成立;效力風險則關系到合同有無效力。合同風險起源于合同主體,來源于合同簽訂,表現(xiàn)為合同履行,都與合同管理有直接的關系。如果能及時有效地對這些風險提前施行標準化管理,制定相應的防范措施,進一步實行規(guī)范化管理,合同風險就會得到有效控制。
(三)合同“風險管理”
合同風險管理需要有一套流程,首先收集合同風險管理過程的各項信息,再進行風險評估,根據(jù)評估出的結果制定具體的防范應對方案,最后加強風險管理的監(jiān)督與改進。
合同風險管理實行標準化,就是對合同管理的進一步規(guī)范,細化管理標準,實現(xiàn)單一管理向專業(yè)管理轉變,提高合同風險識別、預警能力。
二、目的與方法
(一)目的
合同風險管理標準化目的是形成具有岱莊煤礦特色的風險管理。這不但有助于對風險早預警、早防控,而且可以建立一種全過程、全方位動態(tài)管理形式,有效提升合同管理中的風險防范能力,防止訴訟案件的發(fā)生,進而節(jié)約運營成本,推動管理水平和經(jīng)濟效益的提高。
(二)合同風險管理的方法
以現(xiàn)有岱莊煤礦合同管理辦法為指導,在總結成熟經(jīng)驗、汲取合同糾紛的基礎上,采用理論與實踐相結合的方法,制定“管理標準”,提出關鍵預警指標,梳理合同管理流程,查找流程控制和風險點,分階段形成風險點、風險應對和改進措施。
三、具體情況
(一)創(chuàng)建思路
整個合同風險管理標準的形成,經(jīng)過了一個過程:
第一,重新規(guī)范、制定合同業(yè)務流程,將合同風險管理分為合同簽訂前、合同履行中、合同履行后管理三個階段。
第二,在每個階段中,根據(jù)礦井實際情況,總結具體的風險項目。
第三,根據(jù)合同及風險防控方面的法律法規(guī),結合日常易發(fā)生的風險,排查問題多發(fā)點,經(jīng)過匯總總結風險點,并對風險發(fā)生的表現(xiàn)進行文字描述。
第四,結合實際,綜合分析風險發(fā)生的可能性,進行風險評論,結合風險評論將風險分為一級、二級、三級風險。
第五,制定風險防控措施和應對措施,防控即風險發(fā)生前的預防,應對即風險發(fā)生后的解決方案,加強責任落實。
第六,搜集整理各風險對應的法律法規(guī)或集團內(nèi)部規(guī)章制度,使合同管理有章可循、有法可依,并統(tǒng)計發(fā)生的合同風險案件,形成案卷,以便于借鑒指導,最終形成合同風險管理標準明細。
第七,參照風險管理標準明細,將合同風險管理分為三個階段,以各階段風險項目為主導,分別設計完成合同風險標準。
(二)合同風險管理流程
合同風險管理與合同審批管理流程同步進行,加強過程控制,進行風險管理,具體操作由合同主管部門和合同簽訂部門開展。
合同主管部門主要負責以下項目:合同簽訂前的初審、法律意見書、用章管理;合同履行中的糾紛處理;合同履行后歸檔、臺賬及評議管理。
合同簽訂部門主要負責以下項目:合同簽訂前的計劃、招投標、資信調(diào)查、合同文本、合同授權;合同履行中的變更解除、違約及風險預警。
(三)合同風險管理標準明細
通過對合同管理整個流程環(huán)節(jié)進行整理,將合同管理流程分為3個階段,共找出19個風險管理項目,風險關節(jié)點75個,防控和應對措施共89條,制定出了合同風險標準化明細,形成風險管理模式。
(四)實施操作
一級風險和二級風險在合同簽訂部門進行風險管理。對于專業(yè)性較強、涉及面廣、金額較大的三級風險由合同簽訂部門初審完成后,報礦合同領導小組會實行風險審查,風險發(fā)生單位依照礦整改意見進行整改處置,主要由合同主管部門負責。
第一,合同簽訂前。合同簽訂前主要風險管理項目包括招投標、資信調(diào)查、履約能力、合同文本、合同簽批、合同授權、初審、會審、法律意見書、合同專用章10個流程;主要風險管理責任部門有招投標部門、參與談判部門、合同簽訂部門、合同主管部門、合同審查部門、法務部門。
第二,合同履行中。在合同履行過程中若發(fā)生合同糾紛,則由合同簽訂部門及時將信息反饋給法務部門,并配合法務部門與對方單位做好溝通協(xié)調(diào)工作,力爭以非訴方式解決合同糾紛。一旦惡化為訴訟案件,法務部門應及時聯(lián)合簽訂部門查找證據(jù),積極應訴,將損失降到最低程度。
第三,合同履行后管理。合同履行后管理過程中主要風險管理項目包括合同檔案、合同臺賬、合同后評論3個流程;主要體檢責任部門有合同主管部門、合同簽訂部門。
(五)建立風險數(shù)據(jù)庫
合同風險標準化管理完成后,主管部門對合同風險信息要建立風險庫,作為合同風險防控及評價的資料依據(jù),對分析合同風險信息狀況、預測風險信息、防控合同風險的發(fā)生將起到重要的作用。
(六)應用效果
2017年6月,合同風險標準化管理模式開始實施以來,通過將合同日常管理與風險防控的有效結合,合同管理取得了顯著成效。通過對合同風險的標準化管理,強化合同簽訂、主管、審核等業(yè)務相關部門風險防范意識,增強責任感和自我警示作用,促使責任部門和責任人積極采取防范應對措施,有效避免風險的發(fā)生,能更直觀清楚地發(fā)現(xiàn)和認識所存在的風險,從而起到防患于未然的作用。
岱莊煤礦實施合同風險標準化管理以來,共節(jié)約采購金額20.5萬元,降低了生產(chǎn)成本,保障了經(jīng)營運行秩序的良性運轉。
(作者單位為山東省岱莊生建煤礦)endprint