淺析會(huì)計(jì)電算化檔案管理

唐玲

摘 要 隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度日益提升，會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)用也得到了迅速普及，由此產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案資料也發(fā)生了變化。如何對(duì)會(huì)計(jì)電算化的檔案進(jìn)行信息化管理，就成為會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的一個(gè)重要組成部分。

關(guān)鍵詞 電算化 會(huì)計(jì)檔案 管理

一、會(huì)計(jì)檔案的定義及作用

第一，隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度日益提升，會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)用也得到了迅猛發(fā)展。對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行信息化管理已經(jīng)是社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，也是必然要求。越來(lái)越多的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，從而形成大量電子會(huì)計(jì)檔案。

為規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，提高會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理水平，財(cái)政部、國(guó)家檔案局于2015年12月11日重新修訂通過(guò)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的定義進(jìn)行了更加全面的概括。會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

第二，會(huì)計(jì)檔案的作用。會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)單位的重要檔案，是對(duì)一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映，通過(guò)會(huì)計(jì)檔案可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全部信息。其次，會(huì)計(jì)檔案提供的原始數(shù)據(jù)，可以科學(xué)地預(yù)測(cè)未來(lái)，為企事業(yè)單位制定最優(yōu)的管理方案提供依據(jù)，從而以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。

二、會(huì)計(jì)電算化檔案存在的問(wèn)題

會(huì)計(jì)電算化使會(huì)計(jì)人員從傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單重復(fù)而又枯燥乏味的記賬、算賬中解放出來(lái)后，在會(huì)計(jì)核算領(lǐng)域迅猛發(fā)展，由此擴(kuò)展了會(huì)計(jì)檔案的管理內(nèi)容及范圍，但也帶來(lái)了一系列問(wèn)題。

第一，會(huì)計(jì)電算化檔案內(nèi)容不僅包括傳統(tǒng)概念上的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案，還包括會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件和系統(tǒng)軟件。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，增加了會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容。有些單位的財(cái)務(wù)部門(mén)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資金的管理比較重視，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視，很多單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案的組成內(nèi)容不太了解，只是將打印出的紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔保存，并沒(méi)有把存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上進(jìn)行歸檔，從而影響了會(huì)計(jì)檔案的完整性。

第二，對(duì)軟、硬件要求較高。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存貯在備份盤(pán)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境中才可以使用。也就是會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要考慮軟硬件環(huán)境。會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本越來(lái)越高，需要不斷更新，更需要與之相配的硬件來(lái)兼容，電算化會(huì)計(jì)檔案需要在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，但很多單位因?yàn)闆](méi)有很好地保存不同會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后不同版本的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)無(wú)法調(diào)用。

第三，會(huì)計(jì)電算化檔案管理不僅涉及會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)，還涉及軟件、系統(tǒng)維護(hù)及網(wǎng)絡(luò)安全等專(zhuān)業(yè)問(wèn)題，而單位通常只是對(duì)會(huì)計(jì)人員的會(huì)計(jì)電算化軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)，缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)與網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)的了解。

三、如何做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理

為了做好會(huì)計(jì)電算化檔案工作，我們必須根據(jù)會(huì)計(jì)電算化檔案的現(xiàn)狀與特點(diǎn)，分別做好會(huì)計(jì)檔案的輸出、管理與保存等方面的工作。

第一，首先建立健全會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度，確保會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化。為適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的需要，各單位應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《會(huì)計(jì)電算化制度》《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，并依據(jù)單位會(huì)計(jì)電算化的實(shí)際情況制定《會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度》，分別就存檔管理、分類(lèi)管理，借用、查閱、審批及銷(xiāo)毀手續(xù)、保存期限等方面制定切實(shí)可行的會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，提高會(huì)計(jì)電算化檔案管理水平提供保障。

第二，做好電子數(shù)據(jù)的備份工作。在一定的時(shí)間間隔內(nèi)，如每月把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝存儲(chǔ)到存儲(chǔ)介質(zhì)上，建立副本備份，從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)和資料；對(duì)于備份文件應(yīng)進(jìn)行定期更新；在保存?zhèn)浞蓦娮訖n案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的備份檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失，年末應(yīng)把完整的賬套數(shù)據(jù)備份出來(lái)，存入備份盤(pán)。另外，還應(yīng)了解計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類(lèi)型等，清楚計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱(chēng)、版本號(hào)、財(cái)務(wù)軟件，明確公司的名稱(chēng)、地址、電話(huà)與聯(lián)系人，設(shè)置與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說(shuō)明書(shū)及使用手冊(cè)。同時(shí)，完善硬件設(shè)施建設(shè)，有條件的單位還應(yīng)提供環(huán)境清潔，溫度與濕度穩(wěn)定適宜的專(zhuān)用會(huì)計(jì)檔案存放場(chǎng)所。

此外，還應(yīng)注意會(huì)計(jì)電算化檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生用現(xiàn)在的高版本軟件不能查閱調(diào)閱原會(huì)計(jì)檔案或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此，會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各版本的原備份賬套外，還應(yīng)保存其升級(jí)后的會(huì)計(jì)賬套，二者的一致性是非常必要的。

第三，加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，提高會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)。會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作中，要保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全。檔案管理人員是關(guān)鍵，不僅要精通會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和檔案管理的相關(guān)知識(shí)，還要了解計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，更要具備良好的職業(yè)道德。因而，需要積極支持與組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，為本單位建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

四、結(jié)語(yǔ)

會(huì)計(jì)電算化提高了會(huì)計(jì)記賬的效率和準(zhǔn)確性，降低了管理成本，因而得到了迅速普及。管理好與之緊密相關(guān)的會(huì)計(jì)電算化檔案，提高會(huì)計(jì)檔案的利用率，就能充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的電子會(huì)計(jì)檔案信息優(yōu)勢(shì)，更好地為企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行提供服務(wù)。

（作者單位為江蘇省江都水利工程管理處）

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