高校檔案收集歸檔措施研究

王雅南

【摘 要】做好各院系，各部門檔案的收集歸檔，是高校檔案管理的前提保障，保管利用是檔案收集歸檔的目的。在歸檔事前的收集整理，事中的接收審核，到事后的考核評比，整個過程需要采取科學高效的管理措施與手段來保障高校檔案資源體系的完整性、持續(xù)性和有效性。

【關鍵詞】高等學校；檔案館；檔案管理；收集歸檔；歸檔意識

0 引言

高校檔案，是指高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。在高校檔案利用中，往往出現(xiàn)檔案短缺的現(xiàn)象，如筆者近日遇到的，前后來兩名畢業(yè)生因?qū)W歷認證需要提供畢業(yè)證存根，但其中一位就沒有，這種畢業(yè)證存根不是每年都歸檔保存的現(xiàn)象。檔案是人們從事社會實踐活動的記錄材料轉(zhuǎn)化而來的，是歷史的原始記錄。原始記錄性是檔案的基本屬性。檔案作為文化知識的一種載體和形式，具有原始性、孤本性、繼承性。因其不可再生，一旦缺失，無法彌補。因此做好各院系，各部門檔案的收集歸檔至關重要，它是高校檔案工作的前提保障。以下，就高校檔案館檔案歸檔措施進行探討。

1 制度約束，規(guī)范收集歸檔

1.1 擬訂制度，有章可循

高校文件材料的歸檔范圍，在教育部、國家檔案局出聯(lián)合出臺的《高等學校檔案管理辦法》，中華人民共和國教育部令第27號中明確規(guī)定有黨群類、行政類、學生類、教學類、科研 類、基本建設類、儀器設備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財會類等十一大類，高?？梢愿鶕?jù)學校實際情況確定文件材料的歸檔范圍，增設相應類目。如四川建筑職業(yè)技術學院制定了以上十一大類和人事檔案、特殊載體檔案共十三類檔案的管理實施辦法與歸檔范圍和保管期限表，以及《電子檔案管理辦法》等檔案管理制度體系，對檔案的收集歸檔等等管理業(yè)務作出了詳細的規(guī)定。

1.2 貫徹落實，督促檢查

高校檔案館的檔案資源來自高校各院系、各部門收集歸檔的文件材料構成高校檔案館全宗，高校實行檔案材料形成單位 、課題組立卷的歸檔制度。高校各部門、各院系應配備專職或兼職檔案工作人員，由其嚴格按照各類檔案歸檔范圍全面收集、整理本職單位的文件材料，及時收集，妥善保管。同時，高校檔案館要對全校各院系，各部門的文件、資料的形成、積累和歸檔工作進行及時有效的指導、檢查和督促，讓檔案收集歸檔的規(guī)章制度得到全面的落實和貫徹執(zhí)行，以保障規(guī)范、健全的檔案源渠道。

2 宣傳教育，提高收集歸檔意識

2.1 宣傳普及檔案知識，認識歸檔的重要性

收集歸檔，是高校檔案管理利用的前提與保障，保管利用是檔案收集歸檔的最終目的。高校各部門、各院系檔案的收集歸檔如此至關重要，然而，檔案的重要性，收集歸檔的重要性并非學校所有師生、管理者甚至檔案管理人員都明白。檔案館要利用檔案和校史資料開展多種形式的宣傳普及活動，向師生普及檔案管理制度與知識，提高檔案意識，增強全院專、兼職檔案員的收集歸檔意識，從而發(fā)揮他們的主動性和積極性。

2.2 宣傳教育的形式與活動

高校宣傳檔案知識，提高歸檔意識，其內(nèi)容、方法和手段要靈活生動，形式不拘一格。如校園廣播、講座、曲藝表演、畫冊、宣傳單、故事、案例再現(xiàn)、檔案檢索、檔案展覽、參觀校史館、網(wǎng)絡答題、現(xiàn)場搶答……. 等等喜聞樂見，容易參與，效果明顯的形式與活動。

3 培訓指導，按時全面準確歸檔

3.1 及時進行歸檔培訓與指導

高校各院系、各部門將收集整理好的具有保存價值的文件材料交檔案館歸檔前，檔案館要按照歸檔范圍的要求對檔案移交業(yè)務進行培訓與指導，確保全面、準確歸檔。

3.2 高校各類檔案歸檔時間

高校檔案館是保存和提供檔案的專門機構，高校應當立卷歸檔的材料由各院系、各部門的檔案人員收集齊全，進行整理、立卷，定期交檔案館集中管理，任何人都不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔?！陡叩葘W校檔案管理辦法》第十八條，對高校檔案材料歸檔時間作了明確的規(guī)定：學校各部門應當在次學年6月底前歸檔；各院系等應當在次學年寒假前歸檔；科研類檔案應當在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔，基建類檔案應當在項目完成后三個月內(nèi)歸檔。

3.3 培訓指導內(nèi)容與方法

按照高校各類檔案的歸檔范圍，準確、全面收集歸檔，指導排除不該歸檔的文件材料；按照《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22—2015，指導幫助檔案的整理與立卷；指導規(guī)范填寫移交清單，特別是電子檔案移交清單的序號要與電子文件命名序號一致，便于核對與查找。保證各類檔案的移交清單項目內(nèi)容的完整、清晰與準確。

指導方法可以是現(xiàn)場辦公、網(wǎng)絡指導、電話交流、實物展示、集中培訓、案例學習、經(jīng)驗傳送……等等。

4 嚴格把關，保質(zhì)保量

4.1 歸檔文件材料一定要滿質(zhì)量要求

要收集原件或源文件，歸檔的檔案材料應當質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規(guī)范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局第6號令）以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行。

歸檔檔案的整理要達到《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22—2015的要求。學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內(nèi)目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格并簽字后向高校檔案館移交。

4.2 內(nèi)容完整，載體多樣

數(shù)量上一方面要按照歸檔范圍所覆蓋的內(nèi)容收集齊全，全面準確，另一方面，高等學校應當對紙質(zhì)檔案和非紙質(zhì)檔案同步歸檔。網(wǎng)絡化時代，歸檔文件呈現(xiàn)了多種載體的特征，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料，各類載體的檔案越來越多。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)資源、光盤、磁帶、錄音、錄像、視頻、課件等多媒體電子文檔、照片、膠卷、實物……等等各種載體形式。一定要遵循各種載體的檔案同步歸檔的原則。

5 年度檢查，考核評比

《高等學校檔案管理辦法》第十四條規(guī)定：“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。”例如，四川建筑職業(yè)技術學院，從2011年開始，按照 《四川建筑職業(yè)技術學院檔案工作年度考評辦法》及《檔案工作年度考評標準》，進行的每年一度對上一年的檔案工作的年度考核中，檔案的收集歸檔工作的考核是其重要內(nèi)，占了考核總分的58%，對收集歸檔的檔案材料從數(shù)量和質(zhì)量上進行認真的檢查審核，打分評比。每年會評比出優(yōu)秀檔案管理部門和優(yōu)秀兼職檔案員，并表彰獎勵。

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