淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展的探討

蒲曉玲

摘要：我國(guó)經(jīng)濟(jì)正在不斷地發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)也是社會(huì)發(fā)展的必然選擇，要想加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，就要對(duì)檔案管理工作引起重視。不僅要根據(jù)事業(yè)單位自身發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行合理的規(guī)劃，而且要選擇合適的檔案管理軟件，創(chuàng)新管理方法，改變傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足。促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的良好開(kāi)展，推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；建設(shè)；發(fā)展

將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，能夠有效提升工作效率，最大限度發(fā)揮出檔案資料應(yīng)有的價(jià)值，確保單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)、工作和活動(dòng)的順利展開(kāi)。對(duì)此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，不斷增加資金投入，將各種現(xiàn)代設(shè)備配置齊全，并重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作。這樣才能真正提升檔案管理工作水平，更好應(yīng)對(duì)信息化環(huán)境對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的新要求和新挑戰(zhàn)。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位加快檔案管理信息化建設(shè)意義重大。第一，通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)n案立卷制度落到實(shí)處。事業(yè)單位檔案資料分散在各個(gè)部分，由于以往管理方式落后，因此難以保證各資料、文件的安全?，F(xiàn)在利用信息技術(shù)，可以將信息保存在計(jì)算機(jī)中，并設(shè)置密碼，避免發(fā)生檔案泄密的情況，有力保障了檔案的安全。同時(shí)，也可以讓檔案收集的更加完整，通過(guò)在計(jì)算機(jī)中錄入檔案信息，便于今后的查閱與利用，防止出現(xiàn)遺漏、丟失的問(wèn)題。第二，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和先進(jìn)檔案處理軟件，可以有效提升檔案管理工作效率。借助自動(dòng)化技術(shù)，在查閱檔案的過(guò)程中，只需要將關(guān)鍵詞輸入其中，就能夠?qū)崿F(xiàn)精確查找，提升了檔案查找速度，并能夠保證檔案檢索更加正確。第三，應(yīng)用信息技術(shù)以后，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案利用率的提升。在計(jì)算機(jī)技術(shù)支撐下，能夠讓檔案整理、分類、歸檔以及利用更加高效進(jìn)行，便于檔案管理部門對(duì)信息進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，讓自身職能得到有效發(fā)揮。此外，還可以讓各種檔案的分類更加準(zhǔn)確，實(shí)時(shí)調(diào)整數(shù)據(jù)庫(kù)，將不合格案卷去除，從而節(jié)約了人力和物力。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展

（一）完善檔案管理信息化建設(shè)制度

建立檔案管理信息化建設(shè)制度，在結(jié)合本單位實(shí)際情況的基礎(chǔ)上要盡量詳盡、完善。檔案管理的收集、立卷、審核、查詢、借閱、銷毀各流程環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)明確，職責(zé)清晰。所有的操作環(huán)節(jié)，每個(gè)崗位、每位人員的工作標(biāo)準(zhǔn)都有標(biāo)準(zhǔn)可依。這樣既能提高檔案管理的工作效率，也能減少出錯(cuò)的概率，保證檔案資料在信息化建設(shè)中能夠準(zhǔn)確、完整地保存下來(lái)。制度中明確規(guī)定各崗位人員的職責(zé)，能有效避免工作拖沓，檔案管理信息化建設(shè)從收集、立卷、審核、查詢、借閱到銷毀是一個(gè)有序流程，任何環(huán)節(jié)的滯后都影響整個(gè)工作的進(jìn)度。

（二）提升檔案管理專業(yè)人員的綜合素質(zhì)

全面提升廣播電視事業(yè)單位檔案人員的素養(yǎng)對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案信息化發(fā)展有著十分重要的作用，要想提升其專業(yè)素質(zhì)，就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)該類人員在計(jì)算機(jī)方面的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，并且要注重對(duì)其綜合素質(zhì)和工作技能的培訓(xùn)，從而培養(yǎng)出符合事業(yè)單位需求的綜合型人才。此外，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視力度，工作人員應(yīng)當(dāng)從思維方面意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，并且對(duì)信息化建設(shè)過(guò)程中各方面注意事項(xiàng)進(jìn)行了解。此外，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)合理的考核機(jī)制，從而使得檔案管理人員進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)更加符合事業(yè)單位的要求。

（三）切實(shí)做好檔案管理信息化的硬件建設(shè)

要想對(duì)檔案資料信息進(jìn)行有效的保存，廣播電視事業(yè)單位部門必須要保證信息資料不受外界因素的影響，并且要保證檔案資料的性能穩(wěn)定性。做好硬件建設(shè)，可以在資金投入力度方面進(jìn)一步增強(qiáng)，這不但能夠便于做好檔案保存與歸檔，還能使得檔案管理效率得到提升。在日常的檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，通過(guò)電子存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用與推廣，能夠更加完好地保證資料的存儲(chǔ)效果。正是由于充足的儲(chǔ)存容量需要進(jìn)行硬件備份，這些措施對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)均有很大的作用。

（四）切實(shí)做好檔案管理信息化的軟件開(kāi)發(fā)與應(yīng)用

要想提升廣播電視事業(yè)單位檔案管理信息化水平，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)注重檔案信息化建設(shè)中的軟件開(kāi)發(fā)?？梢云赣没蜓?qǐng)業(yè)內(nèi)專業(yè)的軟件設(shè)計(jì)人才依據(jù)單位工作的特點(diǎn)及資料信息狀態(tài)進(jìn)行科學(xué)設(shè)計(jì)，并將設(shè)計(jì)出來(lái)的軟件先投入到檔案管理工作中去，對(duì)于軟件應(yīng)用中存在的問(wèn)題及時(shí)采取有效的改進(jìn)措施，從而保證軟件應(yīng)用的科學(xué)性和實(shí)用性，使軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用和檔案管理工作的開(kāi)展保持同步，實(shí)現(xiàn)二者之間的有效配合。

（五）對(duì)檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃

要想促進(jìn)檔案管理工作的信息化水平，廣播電視事業(yè)單位必須注重信息化系統(tǒng)的靈活性和可擴(kuò)展性，從大局觀著手對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行規(guī)劃與設(shè)計(jì)。對(duì)事業(yè)單位的人才需求現(xiàn)狀進(jìn)行充分考慮，構(gòu)造出一個(gè)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展相符合的網(wǎng)絡(luò)管理模式。但需要注意該網(wǎng)絡(luò)管理模式的構(gòu)建應(yīng)當(dāng)依據(jù)事業(yè)單位檔案管理實(shí)際情況，并注重其對(duì)于信息化建設(shè)的重要性，保證其具有高度可行性。

（六）加強(qiáng)檔案資料安全保護(hù)

在使用現(xiàn)代信息設(shè)備的時(shí)候，必然會(huì)面對(duì)各種安全問(wèn)題，需要事業(yè)單位提高重視，避免出現(xiàn)檔案信息丟失、泄露等問(wèn)題。此外，人員操作不當(dāng)、計(jì)算機(jī)故障、計(jì)算機(jī)病毒與黑客入侵等，也將對(duì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的檔案造成破壞，為事業(yè)單位帶來(lái)巨大損失。而事業(yè)單位很多檔案資料具備較強(qiáng)的保密性，如果沒(méi)有做好保密工作，發(fā)生信息泄露的問(wèn)題，也會(huì)為事業(yè)單位造成不利影響。事業(yè)單位要增強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德，嚴(yán)格落實(shí)安全管理制度，確保信息系統(tǒng)運(yùn)行的高效性與安全性。同時(shí)還要做好網(wǎng)絡(luò)安全措施，讓信息系統(tǒng)更好地抵御各種網(wǎng)絡(luò)攻擊，事業(yè)單位還要及時(shí)備份，這樣再出現(xiàn)意外事件后，可以及時(shí)采用備份文件，盡快恢復(fù)檔案信息，避免出現(xiàn)損失。

總之，加快檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理工作效率，讓檔案資料的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，能夠確保事業(yè)單位各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的提升。endprint