優(yōu)化企業(yè)檔案數字化工作探究

牛華

【摘要】在信息時代，企業(yè)檔案數字化工作成為組成企業(yè)管理工作的重要部分，企業(yè)必須克服各種難題快速推動檔案數字化工作進程，有效促進企業(yè)發(fā)展。本文從優(yōu)化企業(yè)檔案數字化工作的重要性入手，探究提出若干具體措施，以促進企業(yè)提高檔案數字化工作水平，為企業(yè)發(fā)展貢獻力量。

【關鍵詞】企業(yè)；檔案管理；數字化；工作措施

隨著計算機與信息技術的普及應用，企業(yè)的生產經營過程形成大量電子文件，收集、整理、利用好電子檔案，并把大量紙質檔案轉化成電子檔案，促進檔案工作的數字化進程，這就成為企業(yè)檔案管理的主要工作，任重而道遠。

一、優(yōu)化企業(yè)檔案數字化工作的重要性

一方面，檔案數字化能使企業(yè)檔案原件得到有效的保護。數字化檔案可以替代檔案原件被使用，原件得到保護，且數字化檔案副本能實現異地保存，有效預防因保管條件較差或自然災害等而發(fā)生霉變、潮濕以及蟲蛀等問題，威脅檔案安全，即便損壞檔案原件，只要存在電子文件，就能替代原件，避免檔案受到毀滅性破壞。另一方面，檔案數字化能優(yōu)化企業(yè)檔案利用方式。數字化檔案能同時供多人使用，不再面臨孤本問題的制約，且數字文件能通過計算機在企業(yè)局域網實施異地傳輸，實現異地調閱利用，擴大利用企業(yè)檔案的空間，提高檔案利用率。如今，檔案數字化已經成為企業(yè)從傳統(tǒng)檔案管理走向數字檔案管理的必由之路，優(yōu)化企業(yè)檔案數字化工作至關重要。

二、優(yōu)化企業(yè)檔案數字化工作的具體措施

（一）堅持優(yōu)化企業(yè)檔案管理基礎工作。一是企業(yè)在優(yōu)化檔案數字化工作時務必要有所選擇，沒有必要不加選擇地針對全部的檔案資源實施數字化處理。所以企業(yè)在檔案工作實踐中要按照自身生產經營實際，明確所收藏的哪些檔案資源需要數字化或優(yōu)先數字化，哪些無需數字化。二是科學選擇掃描企業(yè)紙質檔案的參數，這對掃描數字影像的質量有重要影響，尤其是掃描分辨率，它和掃描文件的還原效果、清晰度等有直接關系，選擇的掃描分辨率參數值越大，掃描出的紙質檔案就越清晰，此時必須增加掃描的時間以及存儲的空間，反之紙質檔案掃描質量就會降低。所以在選擇分辨率時務必要綜合考慮實際需求，涵蓋掃描文件的存儲空間、可閱讀性以及輸出打印質量等。三是全程控制企業(yè)檔案數字化工作的優(yōu)化，即在優(yōu)化檔案數字化工作的整個過程均要重視檢查質量。具體包括：在數字化之前嚴格檢查檔案整理情況，保證需要數字化的企業(yè)檔案原件有序、完整，預先整理、修復對掃描質量有影響的檔案原件；在數字化之后要做好檢查數據質量的工作，即在掃描文件圖像之后要保持企業(yè)檔案原貌，正確擺放幅面、字跡清晰而真實、亮度適當，避免發(fā)生漏掃、錯掃等問題，如果文件圖像質量不過關必須重新掃描；檢查數據連接情況，依托機讀目錄數據庫連接已經掃描的企業(yè)檔案數字文件，保持一一對應。

（二）圍繞企業(yè)發(fā)展豐富檔案管理內容。為提高管理水平，適應時代發(fā)展需要，企業(yè)檔案管理需增添對現代企業(yè)發(fā)展有利的檔案工作新內涵、新內容。在企業(yè)檔案數字化工作中，依賴高科技對影像、數字資料等進行歸檔管理，檔案載體因此變得豐富多樣，包括電子圖表、電子合同以及電子檔案等，它通過數據庫的形式貯存電子文本，方便使用者及時調閱、查找大量信息。所以建立檔案數據庫是優(yōu)化檔案數字化工作和管理現代信息檔案較為先進的方法，能使企業(yè)的發(fā)展獲得有效而翔實的原始資料。在建立檔案數據庫時應圍繞企業(yè)發(fā)展要求科學分類，持續(xù)增設新的內容。在企業(yè)實現對檔案的數字化集中管理之后，案卷質量得到保證，促進檔案的規(guī)范化管理，同時提高企業(yè)檔案管理工作效率。但企業(yè)要依托最新的管理信息化軟件盡快實行文書檔案的文件級錄入、其他檔案的案卷級錄入以及技術類、員工人事等檔案的兩級錄入，形成企業(yè)紙質檔案、電子檔案管理的并存共用機制。另外，要及時建立科學的、合理的數據庫檢索方式，對檔案管理工作實施數字化、信息化管理，提高管理效果。

（三）保證企業(yè)檔案信息利用的安全性。較圖書館面向普通公眾公開信息不同，企業(yè)檔案信息對于使用者有限定條件，面臨相當嚴格的保密要求，保證安全性。所以企業(yè)在優(yōu)化檔案數字化工作時要重視檔案信息的安全與保密，形成健全的保密制度與安全技術保障。企業(yè)要完善利用檔案信息的保密制度，禁止攜帶攝像設備、移動通信設備、移動介質等進入檔案閱覽室等場所；加大對檔案信息安全管理的力度，在信息管理系統(tǒng)里標識涉密電子檔案的密級，通過安全傳輸協(xié)議傳輸文件，存儲在服務器上的涉密檔案信息也要使用加密設備，做好加密處理；依托統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)認證進入信息管理系統(tǒng)查閱企業(yè)數字化檔案用戶的身份，保證用戶身份的唯一性、合法性以及真實性；控制系統(tǒng)的訪問權限，設置訪問檔案信息管理系統(tǒng)的訪問控制策略，控制不同用戶利用檔案信息的權限，同時嚴格控制用戶閱讀、打印或復制加密檔案信息，保證檔案信息不被非法訪問、違法使用，切實保證企業(yè)檔案信息利用的安全性，從而進一步優(yōu)化企業(yè)檔案數字化工作。

三、結語

科技在不斷發(fā)展和進步，檔案數字化是企業(yè)的必然選擇，企業(yè)在新的時代背景下務必要進一步提高對企業(yè)檔案數字化工作的重視度，積極探索檔案數字化工作的新思路、新方法，大力優(yōu)化檔案數字化工作，達到企業(yè)檔案日常管理與數字化工作的協(xié)調統(tǒng)一發(fā)展，從而顯著提高企業(yè)檔案管理水平，夯實發(fā)展企業(yè)的基礎。

【參考文獻】

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