醫(yī)院聲像檔案管理中現(xiàn)存問題及對策探討

王雨

【摘要】聲像檔案是指在醫(yī)院發(fā)展中對一些重大事件、醫(yī)療技術等進行攝錄，最終形成的具有一定價值的照片、錄像、錄音等資料。作為醫(yī)院檔案中不可或缺的一部分，聲像檔案能否被順利收集、管理具有重要意義。本文針對現(xiàn)階段醫(yī)院聲像檔案管理中存在的問題進行分析，并提出一些針對性舉措。

【關鍵詞】醫(yī)院；聲像檔案管理；現(xiàn)存問題；對策

聲像檔案具有客觀性、形象性等特征，能夠對醫(yī)院的一些重大事件進行真實記錄。雖然聲像資料在整個檔案系統(tǒng)中占據(jù)的比例較小，但是其佐證作用是不可替代的。加強對聲像檔案管理的重視有利于聲像資料的保存。

一、醫(yī)院聲像檔案管理中現(xiàn)存問題

（一）存在聲像檔案缺失現(xiàn)象。信息技術的迅速發(fā)展使得醫(yī)療行為中產生越來越多的照片與影像資料。這些資料中的大部分由個人保存，并且形成規(guī)范的聲像檔案。一些臨床科室都配置有數(shù)碼設備，在進行大型手術與學術會議等活動中科室人員進行拍攝，并未對這些資料的拍攝時間、地點等進行必要說明，有的甚至不會移交到聲像檔案管理部門，造成聲像檔案的缺失。沒有配置數(shù)碼相機的科室，在進行活動之前，并沒有通知宣傳人員進行拍攝，影響資料的收集。另外，人員進行調動與離職時，會將個人拍攝的聲像資料帶走，并沒有移交給檔案管理部門。由于這些現(xiàn)象的存在，導致聲像檔案流失、缺少，不利于聲像檔案作用的發(fā)揮。

（二）記錄與制作不完整。社會的發(fā)展與醫(yī)療水平的提高使得醫(yī)院醫(yī)療、文化活動逐漸增多，記錄這些活動的聲像資料并不完整。例如，在進行醫(yī)院基礎項目建設記錄中，需要將工程建設之間的原貌、項目立項、可行性研究、奠基、竣工等全過程進行記錄，但是在實際拍攝中，只對開工、竣工等儀式給予重視，其他環(huán)節(jié)缺失。久而久之，導致醫(yī)院聲像資料記錄與制作并不完整。

（三）檔案管理不規(guī)范。現(xiàn)階段一些醫(yī)院的聲像檔案只是儲存在宣傳部門或者臨床科室中，并未對其進行集中管理，導致聲像檔案不能進行歸檔。隨著時間的推移，有關人員對聲像資料的記憶逐漸模糊，造成時間與地點、事件的混亂。有些照片的底片已經(jīng)丟失，并且沒有必要的文字說明，給規(guī)范管理帶來很多麻煩。另外，科室為了使用上的便利，不會主動將聲像資料交付檔案部門進行管理，自行保管。此外，有關人員對聲像管理的制度并不重視，都是在一段時間進行工作總結時才將聲像資料進行整理，提交給檔案部門。在此期間，需要進行的工作事項比較多，歸類、文字說明工作并不完善，日后難以補齊。

二、醫(yī)院聲像檔案管理中現(xiàn)存問題的對策

（一）各司其職，劃定收集范圍。由于醫(yī)院聲像管理意識不強，許多科室按照自己的作風行事，并不了解具體的聲像檔案提交范圍，導致聲像收集冗余或者不完整。劃定收集范圍具有必要性，具體包括：黨政。該種聲像資料主要對醫(yī)院發(fā)生的重大事件、舉辦的重大會議、領導視察、涉外活動等進行記錄；教學、科研。主要對醫(yī)療技術大賽、新技術引進、醫(yī)療技術培訓、健康教育活動等進行記錄；重大活動。主要對院慶、更名、大型文藝活動等進行記錄；獲得榮譽。對獎牌、感謝信等進行記錄；歷史照片。記錄重點建設項目的關鍵環(huán)節(jié)、醫(yī)院發(fā)展過程等；其它有價值的聲像資料。

（二）保證聲像檔案收集的完整性。具體措施包括：安排拍攝水平較高的職工輔助進行聲像檔案的管理；醫(yī)院中各個部門要通力合作，互相配合；相關管理人員要進入科室尤其是產生聲像資料比較多的科室進行工作指導，督促聲像資料的整理與提交；針對一些重大活動的聲像資料，管理人員要提前參與其中，保證拍攝的完整性與交付的及時性；制定完善的聲像檔案管理制度，將其功能作為依據(jù)進行整理與歸檔。

（三）保證聲像檔案被集中、統(tǒng)一管理。我國《檔案法》明確規(guī)定，無論哪種載體的國家檔案，需要無條件提交給檔案部門。所以，醫(yī)院要完善聲像檔案管理中的規(guī)章制度，提高管理的規(guī)范化，做好收集與整理工作。使用集中與統(tǒng)一管理的方式能夠為檔案資料的完整、安全提供必要保障；對聲像檔案的保存、出借、使用進行明文規(guī)定；建立內部開放性數(shù)據(jù)庫，為各個科室使用下載資料提供便利；使用分級管理制度，將珍貴資料劃定等級；保證檔案保管室具有恒定的溫度與濕度；對于錄音與錄像等資料使用防磁柜進行保存。

（四）加強聲像管理人員的培訓。作為聲像方案管理中的主體，管理人員對于檔案管理能否順利進行具有重要影響?？萍嫉陌l(fā)展對管理人員提出了更高的要求，醫(yī)院要提高人員聘用門檻，并且定期舉行檔案管理相關知識的培訓，提高管理人員的綜合素質。另外，加強有關職業(yè)道德的培訓，增強人員責任意識，用高度的責任心投入工作，保證工作順利進行。

三、結語

由上文可知，聲像檔案管理中存在諸多問題，保證聲像檔案收集的完整性以及聲像檔案被集中、統(tǒng)一管理對于提高其管理水平具有積極意義。醫(yī)院決策層要認識到聲像資料的重要作用，完善管理制度，提高部門之間的配合度。

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