后勤服務(wù)中心行政管理效能研究與思考

張捷敏　張燕　師雪茹　陳剛

【摘要】本文深入剖析了本單位行政管理效能現(xiàn)狀及存在的問題，從加強(qiáng)人員培訓(xùn)、強(qiáng)化責(zé)任意識、建立激勵(lì)機(jī)制、完善監(jiān)督體系等方面提出了改革建議。

【關(guān)鍵詞】行政管理；效能；研究；思考

行政效能是指行政主體在實(shí)施行政行為時(shí)，以較少的行政資源投入來實(shí)現(xiàn)最佳的行政工作目標(biāo)，達(dá)到資源配置的最優(yōu)狀態(tài)。而行政管理活動(dòng)的效能，主要從能力、效率、效果、效益這四個(gè)方面體現(xiàn)出來。行政管理效能是指在行政管理活動(dòng)中，行政投入和行政產(chǎn)出之間的比值，是行政管理能力、效果、效率和效益的綜合體現(xiàn)。行政管理能力是實(shí)現(xiàn)行政效能的基本條件。行政管理和協(xié)調(diào)能力越強(qiáng)，其行政管理效能和效率就越高。反之，行政管理能力弱的部門和個(gè)人就不可能產(chǎn)生出管理的高效能和高效率。辦公室作為一個(gè)單位的重要職能部門，行政工作在整體工作中起著協(xié)調(diào)左右、承上啟下的重要作用。每天要處理的事情多而繁雜，這就對行政工作人員的工作熱情、工作態(tài)度、工作能力及工作效能等方面都提出了新要求。如何在繁雜的事務(wù)性工作中既能理出頭緒和重點(diǎn)，又能兼顧其它，做到“抓大不放小”，把工作做得有條不紊，全面提升辦公室的行政管理效能？下面以中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院后勤服務(wù)中心（以下簡稱“后勤中心”）為例作一些分析和思考。

一、后勤中心現(xiàn)狀

（一）人員情況。后勤中心為中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院的附屬機(jī)構(gòu)，主要承擔(dān)了后勤保障、環(huán)境整治、職工餐廳管理、院公有住房日常管理等工作，隨著現(xiàn)代化管理的需要，對人員素質(zhì)、辦公水平、管理制度等都提出了更高的要求。截至2017年3月，后勤中心共有在職職工151人。其中在編在崗職工123人，編外聘用28人。在編職工平均年紀(jì)近50歲，年齡老化情況嚴(yán)重。職工專業(yè)技能和學(xué)歷偏低，管理人員僅25人。后勤中心工作人員年齡老化偏大，僅10人小于40歲；高學(xué)歷、高職稱人員少，從事管理的人員占比少且年齡偏大、專業(yè)人才缺乏，一線工人的專業(yè)技能和學(xué)歷偏低。

（二）后勤中心管理效能現(xiàn)狀。從管理效能方面來看，后勤中心現(xiàn)行出臺的制度共39條，內(nèi)容涵蓋黨群工作、行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、安全生產(chǎn)、物業(yè)管理6個(gè)方面，但大多缺乏及時(shí)的修訂和完善。后勤中心制度還不夠完善，缺乏部門工作職責(zé)、個(gè)人崗位職責(zé)、議事決策類制度、督查督辦類制度。因部門及個(gè)人崗位職責(zé)不明確，出現(xiàn)機(jī)構(gòu)管理部門重疊、職能交叉、職責(zé)不清，常現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象，從而降低了組織效率。制約性的管理體制缺乏，就難以貫徹已經(jīng)生效的管理體制，也不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)誤的行政行為。

二、存在問題

由于人員年齡老化、知識結(jié)構(gòu)差，管理制度不完善不規(guī)范等因素，嚴(yán)重制約了后勤中心行政效能的發(fā)揮。主要存在以下3個(gè)弊端：

（一）工作人員缺乏積極性與創(chuàng)造性。后勤中心行政管理人員管理觀念陳舊，管理能力和水平參差不齊，工作效率偏低，創(chuàng)新能力不足；一線基層員工的工作熱情不高、創(chuàng)新意識不強(qiáng)，工作中時(shí)常出現(xiàn)“推、拖、扯”的現(xiàn)象。雖然建立了一系列的管理體制和運(yùn)行機(jī)制，包括競爭機(jī)制、獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制、季度動(dòng)態(tài)考核機(jī)制等，以圖激發(fā)部門與部門之間、員工與員工之間相互比拼，相互競爭的局面，但收效甚微。傳統(tǒng)“大鍋飯”“干多干少一個(gè)樣”的老舊思想難以打破，“多干的不多得、少干的不少得”，甚至“干的不如不干的、不干的不如搗蛋的”。彼此相互影響，從而出現(xiàn)工作疲沓的局面。

（二）工作部署缺乏計(jì)劃性。后勤中心辦公室在部署工作時(shí)，停留在將任務(wù)按計(jì)劃安排下去，各部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將完成情況書面報(bào)送至辦公室，再由辦公室修改完善后統(tǒng)一報(bào)送中心決策層的傳統(tǒng)方式。執(zhí)行過程中，由于督查督辦不到位，常常面臨著部門因工作安排無序，未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成計(jì)劃任務(wù)，所報(bào)材料倉促上報(bào)而草草了事。

（三）行政管理部門職責(zé)不明確。由于行政管理部門的職責(zé)存在交叉、兼容的現(xiàn)象，造成有的工作多頭管理，有的工作無人管理。多頭管理的部門或工作容易出現(xiàn)“爭權(quán)推責(zé)”的問題，嚴(yán)重影響工作情緒和團(tuán)結(jié)；無人管理的工作容易出現(xiàn)空檔或漏洞，造成損失。

三、解決對策

針對以上問題，結(jié)合后勤中心實(shí)際，我們從提高能力、增強(qiáng)效率、達(dá)到效果、增加效益4個(gè)方面進(jìn)行了認(rèn)真思考，建議措施如下：

（一）加強(qiáng)行政管理人員的培訓(xùn)。加大法律法規(guī)和政治理論的學(xué)習(xí)力度，不斷提高政策水平和理論水平；抓好責(zé)任心和事業(yè)心教育，以高度的責(zé)任感和事業(yè)心做好行政工作；完善制度建設(shè)，使行政工作有章可循，有制度約束；加強(qiáng)創(chuàng)新教育，不斷改革和完善行政管理體制和運(yùn)行機(jī)制；加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，使后勤服務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、舉止行為規(guī)范化。

（二）加大一線員工的技能培訓(xùn)。針對管理人員，要通過學(xué)歷教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、強(qiáng)化知識更新等途徑，提高綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平；針對工勤技能人員，要通過學(xué)歷教育和技能培訓(xùn)，提高學(xué)歷層次和技能水平，以此來提高他們的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。

（三）要增強(qiáng)職工的責(zé)任意識。要清醒認(rèn)識到自己的崗位職責(zé)，不要以崗位大小和承擔(dān)工作的多少來衡量自身的價(jià)值。要端正工作態(tài)度，把大家都認(rèn)為是簡單的事情做好，把瑣碎的事情處理的不出差錯(cuò)。要樹立“單位工作無小事”的理念，增強(qiáng)個(gè)人的責(zé)任意識，以高度負(fù)責(zé)的精神和一絲不茍的態(tài)度，認(rèn)真對待和做好每一項(xiàng)基礎(chǔ)性、瑣碎細(xì)致的工作，努力實(shí)現(xiàn)“零差錯(cuò)”工作，保證中心工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）建立競爭機(jī)制，增強(qiáng)行政管理活力。優(yōu)化行政管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，建立“科學(xué)定崗、按崗聘用，平等競選、擇優(yōu)錄用、優(yōu)勝劣汰”的用人機(jī)制，形成對在職管理人員的壓力和動(dòng)力，最大限度調(diào)動(dòng)管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。在平等競爭的基礎(chǔ)上，形成“層級負(fù)責(zé)制”，不能勝任的管理人員可隨時(shí)調(diào)整，真正打破“干多干少一個(gè)樣”的狀態(tài)，建立“能者上、平者讓、庸者下”的管理體系，為后勤管理工作注入新活力。

（五）規(guī)范管理制度。規(guī)范內(nèi)部管理體系，把工作提速、服務(wù)提質(zhì)運(yùn)用到管理制度、管理程序、管理措施、效能指標(biāo)中，長期堅(jiān)持下去，使行政效能建設(shè)能夠形成科學(xué)系統(tǒng)的制度規(guī)范和有效機(jī)制。endprint

（六）建立激勵(lì)機(jī)制。建立健全人才激勵(lì)機(jī)制。完善崗位分類管理、崗位聘用制度，建立定量和定性相結(jié)合的人才選拔、培養(yǎng)、評價(jià)、考核辦法；完善分配激勵(lì)機(jī)制，以工作人員實(shí)際和貢獻(xiàn)為依據(jù)，搞活內(nèi)部分配，加大向關(guān)鍵崗位、業(yè)務(wù)骨干和作出突出貢獻(xiàn)的工作人員傾斜的力度。

（七）完善監(jiān)督體系，增強(qiáng)執(zhí)行力。改革和完善責(zé)任追究機(jī)制，規(guī)范監(jiān)督機(jī)制，從體制上形成監(jiān)督主體的權(quán)威性，有效發(fā)揮監(jiān)督作用，致力于降低行政決策失誤；廣開群眾監(jiān)督，輿論監(jiān)督的途徑和渠道，使監(jiān)督大眾化；要加強(qiáng)事前和事中監(jiān)督，讓各項(xiàng)行政活動(dòng)全過程置于監(jiān)督之下。在工作中要強(qiáng)化“嚴(yán)格要求、細(xì)致管理、加強(qiáng)監(jiān)督、落到實(shí)處”，保證各項(xiàng)工作落到實(shí)處；加強(qiáng)督辦。設(shè)立工作督辦兼職人員，對所領(lǐng)導(dǎo)及各部門重點(diǎn)工作開展情況進(jìn)行督辦，每月召開專題會議對工作進(jìn)展情況進(jìn)行通報(bào)，將工作落實(shí)。

四、小結(jié)

以“推進(jìn)服務(wù)保障社會化改革”為目標(biāo)的后勤中心，更新管理理念是提高行政管理效能的前提，只有樹立以人為本的管理理念，充分調(diào)動(dòng)和激發(fā)行政人員的積極性和創(chuàng)造性，才能提高工作效率。以建立健全完善的管理體制和運(yùn)行機(jī)制，來提高行政管理效能的運(yùn)行主體和動(dòng)力。

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