新形勢(shì)下檔案管理人員素質(zhì)提升對(duì)策

高強(qiáng)

摘 要：新形勢(shì)雖然為檔案管理工作創(chuàng)造了良好的發(fā)展條件，但同時(shí)也對(duì)檔案管理工作提出了更多的挑戰(zhàn)。在這種情況之下，檔案管理人員就必須要根據(jù)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展情況對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新。還要樹立相對(duì)較高的創(chuàng)新意識(shí)、安全意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，這樣才能更好的解決檔案管理過程當(dāng)中遇到的一系列問題和困難。本文首先分析了檔案管理工作開展過程中檔案管理人員的素質(zhì)問題，然后分析了新形勢(shì)下全面提高檔案管理人員素質(zhì)的有效措施。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；人員素質(zhì)；提升對(duì)策

在社會(huì)發(fā)展和科技發(fā)展進(jìn)程不斷加快的情況之下，各行各業(yè)都已經(jīng)步入了激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭當(dāng)中，這使得各行各業(yè)必須要面臨來自市場(chǎng)和各方面的發(fā)展挑戰(zhàn)。檔案管理工作是發(fā)展過程當(dāng)中必不可少的重要內(nèi)容，對(duì)企業(yè)和單位的全面和可持續(xù)的發(fā)展產(chǎn)生著深刻的影響。然而，現(xiàn)階段的檔案管理工作卻并沒有樹立激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭意識(shí)，這不僅會(huì)大大的降低檔案管理工作的整體效率，同時(shí)也會(huì)使檔案管理工作的各方面優(yōu)勢(shì)不斷喪失。為了能夠全面的提升檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量，相關(guān)部門就必須要全面加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。

1 檔案管理工作開展過程中檔案管理人員的素質(zhì)問題分析

（一）新舊員工交替

現(xiàn)階段，大部分的單位和企業(yè)都引進(jìn)了先進(jìn)的信息化技術(shù)對(duì)重要檔案進(jìn)行有效的管理，在信息化發(fā)展日益加劇的情況之下，檔案管理工作對(duì)于工作人員的各方面素質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的要求不斷提高。在實(shí)際的管理過程中，70后的員工數(shù)量相對(duì)較多，而80后的員工占據(jù)比例相對(duì)較少。這部分工作人員雖然具有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和檔案管理專業(yè)知識(shí)，但是網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)卻是這些管理人員的短板。這些管理人員大部分都是沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式來進(jìn)行檔案管理，而且本身接受新知識(shí)和新事物的能力相對(duì)較差，因此很難滿足越來越高的檔案管理工作的要求。而由于編制和其他方面的問題，企業(yè)和單位很少安排具備較高網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識(shí)和實(shí)際管理能力的80后和90后的人員參與到檔案管理工作當(dāng)中，這就會(huì)使得檔案管理工作相對(duì)落后于社會(huì)的發(fā)展現(xiàn)狀，從而嚴(yán)重地阻礙了信息化檔案管理體系的有效構(gòu)建。

（二）缺乏管理人才

想要確保信息化檔案管理工作能夠順利展開，檔案管理人員不僅要具備較為豐富的專業(yè)知識(shí)和管理能力，同時(shí)還要能夠掌握與檔案管理有關(guān)的其他領(lǐng)域知識(shí)，并且具備相對(duì)較高的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件系統(tǒng)、網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)等操作和維護(hù)的能力。另外，管理人員還必須要做好更新工作和日常的維護(hù)工作，并且要采取有效的措施不斷地提升檔案管理信息數(shù)據(jù)庫的安全性和科學(xué)性，這樣才能夠確保檔案管理信息化系統(tǒng)能夠高效快速的運(yùn)行，從而能夠保質(zhì)保量的完成相關(guān)的檔案管理工作。然而，在實(shí)際的信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建過程當(dāng)中，由于相關(guān)的企業(yè)和單位投入資金相對(duì)較少，從而使得管理設(shè)備和管理技術(shù)不能夠與社會(huì)保持同步發(fā)展，這嚴(yán)重地阻礙了檔案管理工作效率的全面提升。加之檔案管理工作的發(fā)展空間相對(duì)較小，大部分的檔案管理工作人員的待遇較差且工資相對(duì)較低，這就使得具有較高計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)和操作能力的人才不愿意到檔案管理部門工作。在嚴(yán)重的缺乏具有較高水平和管理能力的高素質(zhì)管理人才的情況之下，檔案管理過程當(dāng)中遇到的各種問題不斷的增加。

2 新形勢(shì)下全面提高檔案管理人員素質(zhì)的有效措施

（一）建立健全的獎(jiǎng)懲體制

檔案管理工作本身涉及的內(nèi)容相對(duì)較多，在長期重復(fù)、繁瑣的文字工作過程當(dāng)中，工作人員的熱情和積極性會(huì)受到極大的消磨。這就會(huì)使得工作人員在實(shí)際的工作過程中出現(xiàn)一系列的不良情緒和消極心理，對(duì)檔案管理工作的效率和質(zhì)量的提升造成一定程度的阻礙。因此，相關(guān)部門就必須要充分地考慮工作人員的實(shí)際工作情況，在管理過程當(dāng)中制定較為完善的檔案管理獎(jiǎng)懲制度，嚴(yán)格的對(duì)檔案管理工作人員的實(shí)際管理行為進(jìn)行詳細(xì)而規(guī)范的要求。相關(guān)部門可以適當(dāng)?shù)奶岣擢?jiǎng)勵(lì)力度，從而全面的激發(fā)檔案館工作人員的工作積極性，同時(shí)也要加大違規(guī)操作和管理不當(dāng)?shù)南嚓P(guān)處罰力度，確保檔案管理工作的整體質(zhì)量能夠得到顯著提升。相關(guān)部門可以根據(jù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和創(chuàng)新水平對(duì)其進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，然后為表現(xiàn)較為優(yōu)秀的員工提供相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，也可以在實(shí)際的檔案管理工作過程當(dāng)中推行末位淘汰制，對(duì)于工作過程當(dāng)中消極怠工和表現(xiàn)相對(duì)較差的管理人員，就要根據(jù)情況給予其適當(dāng)?shù)奶幏?，管理行為?duì)檔案管理工作造成嚴(yán)重不良影響的員工，相關(guān)部門可以根據(jù)實(shí)際情況考慮調(diào)離或辭退該員工。

（二）全面加強(qiáng)員工的培訓(xùn)

在檔案管理工作開展的過程當(dāng)中，無論是傳統(tǒng)的檔案管理，還是信息化的管理，都需要依靠管理工作人員來執(zhí)行相關(guān)的操作。因此，檔案管理工作人員的管理能力和管理水平，對(duì)檔案管理工作開展的效果會(huì)產(chǎn)生較大的影響。因此，為了確保管理人員能夠樹立全新的自主學(xué)習(xí)和創(chuàng)新管理的意識(shí)，并且能夠在日常的工作當(dāng)中積極主動(dòng)地完成各項(xiàng)檔案管理任務(wù)，相關(guān)機(jī)構(gòu)就必須要制定較為科學(xué)的員工培訓(xùn)機(jī)制，分層次、有目的性地安排工作人員參加針對(duì)的職業(yè)技能培訓(xùn)。

一，相關(guān)機(jī)構(gòu)必須要改變傳統(tǒng)的隨機(jī)培訓(xùn)的方式，根據(jù)管理工作的要求制定科學(xué)有效的培訓(xùn)計(jì)劃，并且將培訓(xùn)計(jì)劃納入到年度工作計(jì)劃和發(fā)展計(jì)劃當(dāng)中。安排專業(yè)的工作人員對(duì)計(jì)劃執(zhí)行的實(shí)際情況進(jìn)行有效的監(jiān)督，并且根據(jù)實(shí)際的培訓(xùn)效果對(duì)培訓(xùn)計(jì)劃進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。這樣能夠顯著的提升檔案管理人員培訓(xùn)的制度化和經(jīng)?；健６?，在傳統(tǒng)的員工培訓(xùn)過程當(dāng)中，大部分的單位和機(jī)構(gòu)都選擇開展講座和聽取主題報(bào)告的方式來加強(qiáng)培訓(xùn)，這種培訓(xùn)通常是安排全體員工共同進(jìn)行。培訓(xùn)的內(nèi)容和培訓(xùn)的形式較為固定，且培訓(xùn)缺乏針對(duì)性和適應(yīng)性，因此很難使培訓(xùn)取得相對(duì)較好的效果。因此，相關(guān)部門就必須要充分的利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)，在原有的培訓(xùn)基礎(chǔ)上不斷的增加交流學(xué)習(xí)和參觀訪問，并且充分的利用QQ和微信，以及構(gòu)建員工培訓(xùn)專業(yè)平臺(tái)等的方式，全方面、多層次地開展檔案管理工作人員的專業(yè)化培訓(xùn)。三，在管理人員參加培訓(xùn)之后，相關(guān)機(jī)構(gòu)還必須要建立較為完善的培訓(xùn)后考察制度和培訓(xùn)考試制度，并且安排工作人員對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)效果進(jìn)行全面檢測(cè)和考核。

3 結(jié)束語

檔案管理工作主要是對(duì)各種信息和資料進(jìn)行收集和整理，看似簡單的工作想要做好卻十分困難。不僅要求管理人員首先要具有較高的管理能力和專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，這樣才能夠在檔案管理工作發(fā)生問題的第一時(shí)間采取有針對(duì)性的措施進(jìn)行解決。除此之外，相關(guān)部門還必須要與時(shí)俱進(jìn)地引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和管理設(shè)備，并定期地安排專業(yè)的檔案管理工作人員參加強(qiáng)化培訓(xùn)。這樣不僅能夠使檔案管理工作能夠達(dá)到預(yù)期的效果，同時(shí)也能為檔案管理工作人員的工作能力和服務(wù)水平的全面提升奠定良好的基礎(chǔ)。

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