公證信息化建設(shè)的探索與實踐

摘 要：隨著我國國民經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國科學(xué)信息技術(shù)水平也越來越高，人們正逐漸走向信息技術(shù)化時代，社會經(jīng)濟發(fā)展的各個鄰域離不開信息技術(shù)的支持，因此，我國目前正處于信息技術(shù)化的發(fā)展時代，社會經(jīng)濟發(fā)展中的各個行業(yè)都受到了不同程度的影響，當(dāng)然，公證行業(yè)也不例外。本文就公證信息化建設(shè)進(jìn)行探究，提出了相應(yīng)的實踐策略。

關(guān)鍵詞：公證；信息化建設(shè)；實踐

中圖分類號：D926.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-4379-（2017）29-0146-02

作者簡介：李文紅（1966-），男，漢族，福建泉州人，本科，福建省泉州市刺桐公證處，二級公證員。

在信息化時代，公證信息化建設(shè)直接關(guān)系到公證質(zhì)量提升、公證公信力彰顯，甚至關(guān)系到整個公證行業(yè)的發(fā)展。公證行業(yè)在未來的發(fā)展過程中將會主動融入大數(shù)據(jù)的時代，加強全系統(tǒng)信息化建設(shè)，緊跟時代的發(fā)展步伐，在服務(wù)經(jīng)濟社會中發(fā)揮更大的作用。近年來，隨著我國信息技術(shù)水平的不斷提升，推動了我國公證信化建筑工作的開展，在我國各級司法行政組織機構(gòu)的積極響應(yīng)下，通過公證機關(guān)全體工作人員的共同努力下，我國公證行業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程得到了顯著的提升，健全我國公證機構(gòu)信息化管理制度，促進(jìn)我國公證行業(yè)穩(wěn)定、長久的發(fā)展，有利于提升公證信息化建設(shè)的進(jìn)程，更加高效、有序的開展公證信息化建設(shè)工作，提高公證信息化建設(shè)工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)社會穩(wěn)定、和諧的發(fā)展，推動我國國民經(jīng)濟的穩(wěn)定發(fā)展。

一、當(dāng)前公證信息化建設(shè)存在的缺陷

（一）公證有關(guān)信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性不能保障

由于公證辦證系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)不能直接自動記錄到公證管理系統(tǒng)之中，導(dǎo)致公證數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中要重新錄入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，導(dǎo)致這種現(xiàn)象更多的原因是人文因素，有可能是故意隱瞞收費真實情況，有的就是錄入數(shù)據(jù)時比較粗心，將數(shù)據(jù)錄入錯誤，這些現(xiàn)象都不能直接反應(yīng)公證行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，嚴(yán)重阻礙開展公證信息化建設(shè)工作，使得公證管理系統(tǒng)當(dāng)中的數(shù)據(jù)需要進(jìn)行重新計算和統(tǒng)計，再進(jìn)行錄入系統(tǒng)，不僅浪費人力、物力，使得公證管理系統(tǒng)當(dāng)中的數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確，不能具有足夠的權(quán)威性[1]。

（二）發(fā)現(xiàn)問題不及時導(dǎo)致管理措施相對滯后

公證管理人員在開展相應(yīng)的公證活動過程中，沒有及時的發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，等到存在的問題真正地浮現(xiàn)出來才發(fā)現(xiàn)，根據(jù)已經(jīng)出現(xiàn)的問題進(jìn)行制定相關(guān)的解決方案，使得開展公證活動過程中存在很大的風(fēng)險和問題，使得公證管理措施不夠完善，沒有健全的公證信息化管理系統(tǒng)，使得公證管理效率和管理質(zhì)量遲遲不能得到顯著的提升。

（三）多頭研發(fā)導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)不能兼容統(tǒng)一

近幾年，由于每個單位都在開放不同的公證信息系統(tǒng)軟件，就公證信息系統(tǒng)軟件的功能來說，主要功能都是相同的，根據(jù)自身實際工作的需求，開放出不同類型的公證信息系統(tǒng)軟件，其使用范圍有細(xì)微的差別；但在開發(fā)軟件過程中，不同單位開放的公證信息系統(tǒng)軟件的內(nèi)部數(shù)據(jù)庫構(gòu)建方式和內(nèi)容大不相同，導(dǎo)致不同單位開放的公證信息系統(tǒng)軟件不能實現(xiàn)通用和數(shù)據(jù)共享的作用，使得公證機構(gòu)上一級單位不能直接利用其中的信息數(shù)據(jù)，導(dǎo)致公證信息平臺呈現(xiàn)出各自為政的現(xiàn)象。

（四）重復(fù)勞動使緊缺的人力、物理資源造成浪費

開放公證軟件需要投入大量的人力、物力、財力等，其公證信息系統(tǒng)軟件的后期維護和升級也是至關(guān)重要的，開放一個公證辦證和公證信息系統(tǒng)軟件的資金投入至少要50萬元以上，在開放軟件過程中，還需要了解公證業(yè)務(wù)和具備一定程度的公證信息管理經(jīng)驗，以及可以熟練操作電腦程序的專業(yè)型人才進(jìn)行良好的配合完成；另外，在軟件的功能需要進(jìn)一步明確時，當(dāng)公證信息系統(tǒng)軟件開發(fā)成功之后，需要進(jìn)行相關(guān)的功能調(diào)整，或者是安裝在某臺電腦上面試用一下，想要等到公證信息系統(tǒng)軟件逐漸走向成熟，至少需要一年以上的時間，然而，目前公證各項工作任務(wù)較為繁重，公證信息平臺建設(shè)任務(wù)較為重。時間比較緊迫，使得重要的軟件開發(fā)造成了資源的浪費，使得公證信息平臺建設(shè)的進(jìn)度變慢[4]。

二、公證信息化建設(shè)的探究與實踐

（一）將辦證和管理有機結(jié)合

在開放新型公證信息系統(tǒng)軟件過程中，注重將辦證和管理進(jìn)行有機結(jié)合，辦證系統(tǒng)中需要充分滿足公證管理工作和公證行業(yè)協(xié)會對公證信息系統(tǒng)軟件的需求，使得辦證程序更加的規(guī)范化、具體化，各類數(shù)據(jù)是建設(shè)公證信息化管理系統(tǒng)軟件的重要組成部分，也是最基礎(chǔ)的部分，在收集完各類數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)之上，再進(jìn)行相應(yīng)功能的設(shè)計，使得公證信息管理工作可以全面化、規(guī)范化、準(zhǔn)確化的開展。就存在的人為因素而言，在公證信息管理系統(tǒng)當(dāng)中設(shè)置自動上傳信息數(shù)據(jù)的功能，避免出現(xiàn)不必要的麻煩，讓公證信息管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)變得更加準(zhǔn)確，有效加快了公證信息化建設(shè)工作的進(jìn)程。

（二）講求系統(tǒng)的科學(xué)性、實用性與規(guī)范性相結(jié)合

通過對辦證程序進(jìn)行規(guī)范化處理，以此提高公證信息系統(tǒng)管理的質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮出公證信息平臺的價值和作用，實現(xiàn)規(guī)范化服務(wù)的目標(biāo)；首先，在公證信息系統(tǒng)軟件操作過程中，從當(dāng)事人申請服務(wù)之后，軟件自動提示當(dāng)事人需要提供哪些相關(guān)的辦證材料，不需要當(dāng)事人填寫眾多的資料，即幫助當(dāng)事人節(jié)約了時間，也讓公證人員的操作變得更加便捷，提高了公證辦證效率，通過對功能進(jìn)行設(shè)計，使得公證辦證每個流程都清晰明了，使得公證辦證程序更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化；其次，在公證辦證過程中，保證公證人員親自辦證，在辦證系統(tǒng)中設(shè)置公證辦證工作人員的指紋識別功能，進(jìn)入辦證時都需要錄入指紋進(jìn)行識別之后才能進(jìn)行辦證，使得公證辦證更加具有權(quán)威性和準(zhǔn)確性；最后，公證信息管理系統(tǒng)當(dāng)中應(yīng)當(dāng)具備對不良信息進(jìn)行自動攔截功能，為了更好地提高公證辦證的質(zhì)量和效率，防止系統(tǒng)信息資源被非法利用，同時公證書一定要具備防偽標(biāo)識，為了給人們提供更加準(zhǔn)確、真實、有用的信息數(shù)據(jù)[2]。

（三）把公證的在線管理作為公證管理的重要措施

在辦證系統(tǒng)中，當(dāng)事人將辦證信息和收集的書面證據(jù)等，通過PDF的文件格式上傳至公證信息系統(tǒng)管理中，便于公證管理部門監(jiān)管人員可以隨時查看已辦理完成的公證事項，可以及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題和隱患，采取有效的措施進(jìn)行解決，有效提升公證信息管理的效率和質(zhì)量，幫助司法機構(gòu)和組織節(jié)約公證信息數(shù)據(jù)管理成本；在設(shè)計投訴應(yīng)用和管理系統(tǒng)程序時，與上述辦公程序相同，對其進(jìn)行程序化設(shè)計，其中包含了所用的公證投訴信息，系統(tǒng)自動生成相應(yīng)的解決方案和提供相關(guān)的進(jìn)展情況變化，促進(jìn)公證信息化更加規(guī)范化、準(zhǔn)確化的建設(shè)，使得人們對公證的信任度更高，推動公證信息化建設(shè)工作的開展[3]。

（四）以即時互動的信息平臺加強了工作交流

公證信息平臺即可以輔助公證系統(tǒng)進(jìn)行辦證，也可以幫助提高公證信息管理的效率和質(zhì)量，同時也是各個公證信息管理實現(xiàn)資源共享的樞紐，公證信息管理人員將所用司法行政機構(gòu)發(fā)布的公文，以及協(xié)會發(fā)表的文章和意見，或者是相應(yīng)的通知和信息管理變化情況等，將這些全部都收集到公證信息管理系統(tǒng)之中，可以實現(xiàn)各個司法行政機構(gòu)和組織之間進(jìn)行在線互動交流探討，使得所用公證人員都可以根據(jù)文件發(fā)送的對象和范圍，及時收到相關(guān)的文件和通知信息，使之成為公證人員進(jìn)行學(xué)習(xí)、互動交流、發(fā)表意見以及收集書面證據(jù)的信息共享平臺。

三、結(jié)語

隨著信息技術(shù)化時代的到來，給我國公證行業(yè)帶來了很大的影響，充分滿足當(dāng)代信息技術(shù)化時代發(fā)展的要求，促進(jìn)開展公證信息化建設(shè)工作，提升公證信息化的發(fā)展進(jìn)程，有效推動我國公正工作逐漸走向法制化、制度化，有效改善我國公證管理理念和方法，有助于提高公證行業(yè)的工作水平，也是加大公證宣傳力度的重要手段。

[ 參 考 文 獻(xiàn) ]

[1]孔繁濤，陳萍，王平，劉涵，李輝尚，張建華.我國農(nóng)業(yè)信息化建設(shè)的實踐與思考——基于“遼寧模式”的探索與啟示[J].農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化研究，2016（03）：416-422.

[2]岳雪娟.信息技術(shù)在公證信息化建設(shè)中的應(yīng)用探索[J].電子技術(shù)與軟件工程，2014（18）：255.

[3]徐鎮(zhèn)輝，鄭東生，沈毅波.高職院校教學(xué)管理信息化建設(shè)的探索與實踐——以漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J].當(dāng)代教育理論與實踐，2013（11）：38-40.

[4]張霞，陳勇.公證信息化建設(shè)的探索與實踐[J].中國司法，2007（12）：53-55.endprint