檔案信息數(shù)字化外包共建風(fēng)險控制探析

王晴

摘 要 隨著社會的發(fā)展和時代的進步，我們進入了數(shù)字化時代，于是出現(xiàn)了很多數(shù)字化外包公司，這有利于我們對信息進行整理，與此同時，將信息外包給服務(wù)公司也會存在一些風(fēng)險，例如，外包公司的監(jiān)管不嚴(yán)導(dǎo)致外包出去的信息容易丟失、容易被盜取。所以，本文以檔案信息數(shù)字化為例，對其中存在的風(fēng)險進行探討并提出一些有效的措施。

關(guān)鍵詞 檔案信息 數(shù)字化 外包 風(fēng)險控制 探析

中圖分類號：G250.7 文獻標(biāo)識碼：A

0引言

檔案信息數(shù)字化是指以前的用紙張或者錄音帶或者錄像帶存儲的原始檔案信息現(xiàn)在通過一定的技術(shù)手段轉(zhuǎn)換成多媒體信息，例如圖片文件、聲音文件和錄像文件等。服務(wù)外包是指企業(yè)把自己公司的非核心工作外包給其他優(yōu)秀的公司，以獲得完美的工作結(jié)果，再把自己公司核心的工作內(nèi)容做好，從而達到降低成本、提高工作效率、增強企業(yè)之間的競爭力的經(jīng)營和管理模式。

1檔案信息數(shù)字化外包共建的風(fēng)險

隨著檔案信息化工作的開展，很多檔案館會把檔案信息數(shù)字化交給中介公司完成，但是，檔案業(yè)務(wù)外包也會存在一定的失誤，造成一些風(fēng)險。下面從四個方面分析造成風(fēng)險的原因。

1.1經(jīng)營目的不同導(dǎo)致風(fēng)險

檔案館將低成本、高工作質(zhì)量作為工作目標(biāo)，把檔案信息數(shù)字化外包給中介公司，而外包公司以高利潤為工作目標(biāo)，這兩者的目標(biāo)不對等，所以，當(dāng)出現(xiàn)成本上升這種現(xiàn)象時，外包服務(wù)公司便得不到最大的利潤，此時外包服務(wù)公司的質(zhì)量可能會有所下降，嚴(yán)重的話會造成外包服務(wù)公司違約，給檔案館帶來一定的損失。

1.2信息不對稱導(dǎo)致風(fēng)險

在眾多外包服務(wù)公司中，某些外包公司為了讓自己公司比其他更有聲望，便提供一些虛假的信息，如此一來，在檔案館不知道的情況下，將重要的檔案信息交給該外包公司整理，該外包公司由于沒有足夠的能力，導(dǎo)致出現(xiàn)失誤，造成了一定的損失。

1.3 缺乏監(jiān)督管理導(dǎo)致風(fēng)險

由于檔案館很難參與到外包共建工作中，所以不能對外包企業(yè)工作進行管理和約束，基于這種情況，檔案館很難對檔案信息數(shù)字化影響較大的結(jié)果進行控制和把握，甚至有可能發(fā)生資料外泄的問題。有一部分檔案館不會對外包服務(wù)公司的工作質(zhì)量進行檢查驗收，所以外包服務(wù)公司的工作質(zhì)量無法得到監(jiān)測，工作人員對待工作便會疏忽，不用心，造成工作上的失誤的可能性會更大些。

2檔案信息數(shù)字化外包共建的對策

隨著信息化的發(fā)展與進步，檔案信息數(shù)字化已經(jīng)逐步變成信息化建設(shè)的一個重要組成部分，收集檔案信息資源，構(gòu)建檔案信息化體系，是信息社會發(fā)展必須要做的事情。檔案數(shù)字化外包共建成為檔案信息數(shù)字化主要的媒介，但是，在外包共建的發(fā)展過程中也會出現(xiàn)一些問題，外包共建存在一定的風(fēng)險和弊端，我們應(yīng)該合理規(guī)避風(fēng)險，把握好外包共建的有利方面并合理利用，下面圍繞檔案信息數(shù)字化外包共建工作需要做好的幾個方面進行討論。

2.1制定科學(xué)合理的外包決策

檔案館想要將檔案信息數(shù)字化外包就要先選擇合適的外包共建企業(yè)。由于數(shù)字化的發(fā)展越來越快，檔案業(yè)務(wù)外包中介機構(gòu)也隨著越來越多，檔案館要在眾多的檔案業(yè)務(wù)公司中挑選出實力和價格這兩方面都滿意的公司是一件比較費力的事情，檔案館必須對外包企業(yè)的綜合實力和該公司在業(yè)內(nèi)的評價進行綜合考察，還要把企業(yè)的資質(zhì)、成立年限考慮在內(nèi)，檔案館可以采用招標(biāo)的方式選擇外包企業(yè)。其次，檔案館要確定外包的范圍，因為并不是所有的業(yè)務(wù)都適合外包，所以檔案館在外包前先要進行分類。一是要區(qū)分涉密信息和非涉密信息，二是分層次的外包，先對重要的信息進行外包，最先完成重要信息的數(shù)字化，然后逐步實現(xiàn)館藏檔案其他信息的數(shù)字化。最后要制訂一份外包共建的工作計劃，按照工作計劃進行外包共建工作，并對外包共建工作質(zhì)量進行監(jiān)測和管理。

2.2共建雙方要建立良好的合作氛圍

一個良好的團隊必定是每個人都相處得十分融洽，所以，共建雙方也要建立良好的合作關(guān)系。良好的合作關(guān)系有利于實現(xiàn)共贏，也有利于交流溝通，當(dāng)兩方中有一方發(fā)現(xiàn)問題，另一方能夠積極配合并協(xié)助對方一起解決問題。

2.3做好外包期間管理人員的培訓(xùn)工作

信息化的發(fā)展給檔案管理人員的工作增加了難度，以往的信息傳遞媒介已經(jīng)以數(shù)字化的形式向人們顯示，這便要求檔案管理工作人員了解數(shù)字化相關(guān)的技術(shù)手段，以便做好檔案信息整理工作。所以，當(dāng)檔案信息數(shù)字化工作被外包給其他服務(wù)公司的時候，檔案管理工作人員可以借此空閑時間學(xué)習(xí)一些相關(guān)的數(shù)字化處理技術(shù)，學(xué)習(xí)此技術(shù)既可以為交接外包服務(wù)公司的后續(xù)工作做好準(zhǔn)備，也可以在檔案信息數(shù)字化工作出現(xiàn)一些紕漏的時候可以得到及時有效的解決。

2.4建立完善的監(jiān)督檢查機制

檔案館將檔案信息交由外包服務(wù)公司進行處理，要首先了解該公司的背景和作風(fēng)，然后對該公司進行一定的考察，建立完善的監(jiān)測機制，因為檔案信息畢竟是很重要的信息，外泄勢必會引起一些弊端，所以外包服務(wù)公司應(yīng)該對該信息進行保密，因此檔案管理工作人員應(yīng)該對外包服務(wù)公司進行定期的監(jiān)測和排查，防止該公司泄露信息。

3結(jié)語

本文主要從檔案信息數(shù)字化外包共建的風(fēng)險和檔案信息數(shù)字化共建外包的對策兩方面著手進行探討，從多方面分析了檔案信息數(shù)字化外包共建的風(fēng)險，也給出了一些外包共建的對策，希望對檔案信息管理工作有一定的幫助。

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