高校實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與管理分析

張麗雯

[摘 要]高校實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與管理是實(shí)驗(yàn)室工作的重要部分，通過濰坊醫(yī)學(xué)院公共衛(wèi)生與管理實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心檔案管理的實(shí)踐，筆者認(rèn)為高校實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)應(yīng)分為實(shí)驗(yàn)室體制與管理、教學(xué)與科研、實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍、儀器設(shè)備管理4大塊。實(shí)踐中，實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在檔案管理人員不專業(yè)、檔案保管意識較差；實(shí)驗(yàn)室信息保存分散、信息變化大增大檔案保管難度；檔案重保管輕利用等問題。因此，高校需要對實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，推進(jìn)實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)信息化和現(xiàn)代化管理，加強(qiáng)對檔案資源的開發(fā)和利用。

[關(guān)鍵詞]高校；實(shí)驗(yàn)室；檔案建設(shè)；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.111

[中圖分類號]G271；G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）20-0-02

1 高校實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)的意義

實(shí)驗(yàn)室檔案是在實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室教學(xué)活動和教學(xué)研究過程中，形成的具有保存價(jià)值的文字、文件、圖表、報(bào)表、圖片以及影像等資料，是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)、人員考核和實(shí)驗(yàn)室科學(xué)管理的重要依據(jù)。

1.1 為改進(jìn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)提供重要依據(jù)

實(shí)驗(yàn)教學(xué)是學(xué)校人才培養(yǎng)的重要途徑，是實(shí)現(xiàn)應(yīng)用型人才培養(yǎng)目標(biāo)的基本保障。實(shí)驗(yàn)室檔案詳細(xì)地反映了歷年來實(shí)驗(yàn)教學(xué)的各項(xiàng)資料，通過這些資料，高?？梢詫?shí)驗(yàn)教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)進(jìn)行常態(tài)檢測，更新實(shí)驗(yàn)教學(xué)理念，加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)環(huán)節(jié)建設(shè)，深化實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革，促進(jìn)建立以能力培養(yǎng)為核心，有利于學(xué)生創(chuàng)新意識、職業(yè)素質(zhì)和實(shí)踐創(chuàng)新能力培養(yǎng)的實(shí)驗(yàn)教學(xué)體系和質(zhì)量保障體系，不斷提高實(shí)驗(yàn)教學(xué)水平和應(yīng)用型人才培養(yǎng)質(zhì)量。

1.2 為提高科學(xué)研究水平提供保障

高校通過對實(shí)驗(yàn)室檔案保存的科研資料進(jìn)行分析，能發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)而解決問題，提高科研水平。

1.3 為教學(xué)評估、申報(bào)實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心或重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室提供支撐

實(shí)驗(yàn)室檔案能清楚地反映實(shí)驗(yàn)室在體制與管理、實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科研、實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍以及儀器設(shè)備等方面的詳細(xì)情況，為高校的評估和申報(bào)活動提供有力支撐。

2 高校實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)的內(nèi)容

濰坊醫(yī)學(xué)院公共衛(wèi)生與管理實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心前身是預(yù)防醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)室，始建于2006年。2015年，學(xué)校根據(jù)校內(nèi)改革的發(fā)展趨勢和國內(nèi)外實(shí)驗(yàn)教學(xué)發(fā)展的新要求，按照“融合、優(yōu)化、重組”一體化建設(shè)的思路，對原預(yù)防醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)室、勞動與社會保障實(shí)驗(yàn)室、管理技能實(shí)訓(xùn)實(shí)驗(yàn)室3個(gè)實(shí)驗(yàn)教學(xué)機(jī)構(gòu)進(jìn)行了改制重組，成立了公共衛(wèi)生與管理實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心。該中心使用面積3 516平方米，擁有色譜室、原子吸收室等現(xiàn)代化教學(xué)設(shè)施及儀器設(shè)備室，儀器設(shè)備共計(jì)2 400余臺（套），設(shè)備總值達(dá)1 047余萬元，其中10萬元以上的設(shè)備有15件，為該中心現(xiàn)代化實(shí)驗(yàn)教學(xué)和教師科研提供了便利的科研條件。該中心是面向全校臨床、麻醉、護(hù)理等24個(gè)本科專業(yè)及50多個(gè)專業(yè)方向的研究生、留學(xué)生；公共衛(wèi)生與管理學(xué)院所屬預(yù)防醫(yī)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、食品質(zhì)量與安全、衛(wèi)生檢驗(yàn)與檢疫、公共事業(yè)管理、市場營銷、法學(xué)以及勞動與社會保障8個(gè)本科專業(yè)的實(shí)驗(yàn)教學(xué)，以及科研任務(wù)的綜合實(shí)驗(yàn)中心。全年開設(shè)65門課程，人時(shí)數(shù)達(dá)21余萬，每年有200余位本科生、研究生依托該中心完成畢業(yè)論文和大學(xué)生科技創(chuàng)新項(xiàng)目。該中心現(xiàn)有專職實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員8人，實(shí)驗(yàn)教學(xué)隊(duì)伍100余人，其中，教授16人，副教授34人，具有博士學(xué)位的教師27人。近年來，該中心圍繞重大公共衛(wèi)生問題和人民健康保障重點(diǎn)領(lǐng)域開展了系列基礎(chǔ)性、應(yīng)用性和特色性研究，承擔(dān)國家級課題11項(xiàng)，廳局級以上教研課題33項(xiàng)，教學(xué)科研獎(jiǎng)勵(lì)5項(xiàng)，其中山東省科技進(jìn)步獎(jiǎng)2項(xiàng)，省級教學(xué)成果獎(jiǎng)10項(xiàng)，發(fā)表教學(xué)科研論文400余篇，自編實(shí)驗(yàn)講義4部。

由于該中心實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員、實(shí)驗(yàn)教師承擔(dān)的課程和科研項(xiàng)目較多，儀器設(shè)備種類復(fù)雜，再加上每年還承擔(dān)各種實(shí)驗(yàn)技能大賽（如食品工藝烘焙大賽、毒理學(xué)實(shí)驗(yàn)技能大賽、預(yù)防醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)技能大賽、統(tǒng)計(jì)建模大賽等），運(yùn)行過程中會產(chǎn)生各種資料需要?dú)w檔。為了方便管理和查詢，筆者建議從以下幾方面進(jìn)行檔案建設(shè)。

2.1 實(shí)驗(yàn)室體制與管理的檔案內(nèi)容

實(shí)驗(yàn)室體制和管理的檔案包括實(shí)驗(yàn)室名稱、查評比和評估情況；實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)有總面積及每年增減和維修、改建的情況；實(shí)驗(yàn)室平面圖；實(shí)驗(yàn)室建設(shè)發(fā)展規(guī)劃（長期和短期）；實(shí)驗(yàn)室的發(fā)展歷史及重大事件記錄；實(shí)驗(yàn)室的獲獎(jiǎng)及榮譽(yù)；實(shí)驗(yàn)室改造方案；實(shí)驗(yàn)室每學(xué)年的工作總結(jié)；學(xué)校下發(fā)的與實(shí)驗(yàn)室有關(guān)的相關(guān)文件；實(shí)驗(yàn)室管理規(guī)章制度文件以及實(shí)驗(yàn)室改革和主要特色。

2.2 實(shí)驗(yàn)教學(xué)與科研檔案的內(nèi)容

實(shí)驗(yàn)教學(xué)工作的檔案包括實(shí)驗(yàn)室任務(wù)、實(shí)驗(yàn)課程表、實(shí)驗(yàn)教學(xué)進(jìn)度表、實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃和執(zhí)行情況、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書以及有關(guān)實(shí)驗(yàn)室教學(xué)的文件資料（實(shí)驗(yàn)報(bào)告、學(xué)生成績、教師聽課記錄）等。

科研檔案包括實(shí)驗(yàn)室重大科技發(fā)明、專利資料；榮獲校、市級以上獎(jiǎng)勵(lì)的科學(xué)課題；名優(yōu)產(chǎn)品所形成的文字材料以及實(shí)驗(yàn)技能大賽、科研社會服務(wù)等的記錄等。

2.3 實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍建設(shè)檔案的內(nèi)容

實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍建設(shè)的檔案包括現(xiàn)有專兼職教師、實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員的總數(shù)及其年齡、學(xué)歷、職稱結(jié)構(gòu)情況；每年各類人員增減及其年齡、學(xué)歷、職稱變動的情況；實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員的崗位職責(zé)；實(shí)驗(yàn)室主任的述職報(bào)告以及實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員每學(xué)年的工作總結(jié)、工作日志、職稱晉升考核表、學(xué)習(xí)培訓(xùn)進(jìn)修計(jì)劃及實(shí)行情況。

2.4 儀器設(shè)備管理檔案的內(nèi)容

儀器設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，能為教學(xué)科研提供良好的保障。儀器設(shè)備管理檔案涉及的材料有儀器設(shè)備和低值耐用品的賬、卡、物資料（資產(chǎn)明細(xì)表）；設(shè)備配備清單及狀況、更新情況、利用率、完好率；儀器使用記錄、維修記錄、設(shè)備領(lǐng)用和材料消耗記錄；大型貴重精密儀器設(shè)備使用情況、功能開發(fā)及效益；低值耐用品的使用情況；儀器設(shè)備的使用說明書及隨機(jī)附帶文件和光盤以及儀器設(shè)備申購招標(biāo)文件等。endprint

3 高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理人員不專業(yè)，檔案保管意識較差

高校的大多實(shí)驗(yàn)室不設(shè)專職的檔案管理人員，而現(xiàn)有的實(shí)驗(yàn)管理人員又缺乏相應(yīng)的檔案管理知識，出現(xiàn)了收集的資料不全面、不存檔，資料雜亂無章、資料丟失，不能準(zhǔn)確地對資料進(jìn)行立卷編碼分類等問題。

3.2 實(shí)驗(yàn)室信息保存分散、信息變化大，增加了檔案管理難度

由于現(xiàn)在高校的實(shí)驗(yàn)室規(guī)模較大，一個(gè)實(shí)驗(yàn)室可能由幾個(gè)專業(yè)實(shí)驗(yàn)室組成，如公共衛(wèi)生與管理實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心就包括預(yù)防醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)室、營養(yǎng)與食品衛(wèi)生檢測實(shí)驗(yàn)室、衛(wèi)生檢驗(yàn)與檢疫實(shí)驗(yàn)室、微生物檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)室以及管理技能綜合實(shí)訓(xùn)實(shí)驗(yàn)室5大實(shí)驗(yàn)教學(xué)模塊。每個(gè)實(shí)驗(yàn)室都會產(chǎn)生實(shí)驗(yàn)室使用記錄、儀器設(shè)備使用記錄、實(shí)驗(yàn)教學(xué)記錄等信息需要入檔，再加上一些檔案每年可能都有變化需要及時(shí)更新重新入檔，如果收集信息不全面、不及時(shí)或者沒有對原有的檔案進(jìn)行更新，就會造成檔案不準(zhǔn)確。

3.3 重保管、輕利用

高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員大都是對檔案進(jìn)行保管，比較注重檔案的保密性，可以說是館藏型的。在這種情況下，檔案只能被鎖在柜子里，檔案中的信息沒有被最大限度的利用，造成了檔案資源的浪費(fèi)。

4 加強(qiáng)高校實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與管理的方法

4.1 對實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)

專業(yè)的檔案管理人員是實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與管理的保障，但現(xiàn)實(shí)中，高校給每個(gè)實(shí)驗(yàn)室都配備專職檔案管理人員還比較困難，因此，其要加強(qiáng)對實(shí)驗(yàn)室技術(shù)人員的檔案培訓(xùn)和指導(dǎo)，使實(shí)驗(yàn)室技術(shù)人員掌握現(xiàn)代化的檔案管理技能，能利用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行管理。學(xué)校的檔案部門可以定期對實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員開展講座和討論，并指導(dǎo)、幫助、檢查、監(jiān)督其實(shí)際檔案管理過程。此外，高校還可以培養(yǎng)實(shí)驗(yàn)室管理人員的責(zé)任意識，并制定考核辦法，對其進(jìn)行考核和激勵(lì)。

4.2 抓住實(shí)驗(yàn)室發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行檔案質(zhì)量控制

高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理是一項(xiàng)長期、復(fù)雜、繁瑣的工作，高質(zhì)量檔案管理產(chǎn)生的信息能為各部門和社會服務(wù)，所以檔案的質(zhì)量控制顯得尤為重要。高?？梢岳帽究平虒W(xué)評估、建構(gòu)示范中心、實(shí)驗(yàn)室改造升級等契機(jī)，對實(shí)驗(yàn)室的檔案進(jìn)行質(zhì)量控制。

4.3 加強(qiáng)對檔案資源的開發(fā)和利用

高校檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維方式，不能只是對檔案進(jìn)行保管，還應(yīng)該最大限度地對檔案信息進(jìn)行開發(fā)、挖掘，實(shí)現(xiàn)資源的共享，把“死”的檔案用“活”。如，除了日常的查閱、復(fù)印、借調(diào)，實(shí)驗(yàn)室還可以組織檔案主題活動日，將實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備、科研成果等信息進(jìn)行公開，激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情，也方便社會的查詢和利用。實(shí)驗(yàn)室還可以對檔案資源進(jìn)行專題整合編研，形成研究報(bào)告，為院系領(lǐng)導(dǎo)做決策提供依據(jù)。

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