新形勢下油田企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新研究

韓琳琳

[摘 要]檔案管理是油田企業(yè)管理的重要組成部分，在新形勢下，其管理模式的創(chuàng)新，對于提高檔案管理水平具有積極意義。在傳統(tǒng)的油田企業(yè)檔案管理模式中，存在管理手段落后、管理人員素質(zhì)有待提高以及信息利用率低等問題，要想解決這些問題，油田企業(yè)必須進行管理革新，通過管理內(nèi)容數(shù)字化、日常管理網(wǎng)絡化、服務社會化的方式，創(chuàng)新管理模式，同時，根據(jù)生產(chǎn)實情，完善油田檔案管理工作機制，完善管理設施配置，加強檔案管理隊伍的素質(zhì)建設，加強檔案信息平臺的維護管理，提高檔案信息利用率。

[關鍵詞]新形勢；油田企業(yè)；檔案管理；模式創(chuàng)新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.104

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）20-0-02

石油是一種黏稠的深褐色液體，被稱為“工業(yè)的血液”，在工業(yè)生產(chǎn)中常被用作燃油和汽油，同時是化肥、殺蟲劑、塑料等化學工業(yè)產(chǎn)品的原料。石油工程是國家經(jīng)濟發(fā)展的主導性經(jīng)濟產(chǎn)業(yè)之一，在生產(chǎn)期間，企業(yè)管理水平會影響到企業(yè)的綜合實力，繼而影響到油田開發(fā)的經(jīng)濟效益，影響到油田開發(fā)的行業(yè)生態(tài)。在油田企業(yè)中，檔案管理工作內(nèi)容繁雜，涵蓋了黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術、科學技術研究及設備儀器等11個項目，跟隨油田開發(fā)工藝的發(fā)展腳步，實現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案信息的指導價值，對于油田企業(yè)來說，是進一步提高企業(yè)管理水平的關鍵性策略。

1 傳統(tǒng)油田企業(yè)檔案管理模式中存在的問題

1.1 管理手段落后

在傳統(tǒng)的油田企業(yè)檔案管理中，檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件，管理手段落后，在檔案信息量不大的階段，具有一定的應用價值。如今，油田開發(fā)項目的工程量均比較大，在此期間會積累大量的檔案，需要大量硬件、軟件設備的支持，如，性能穩(wěn)定、安全系數(shù)高、信息存儲量大的存儲設備，以構建一套完整的信息輸入、存儲、分析、編輯以及輸出一體化系統(tǒng)。由于管理模式落后，油田企業(yè)并沒有意識到檔案管理，對于先進信息技術手段的需求，在這方面沒有投入較多的資金，技術手段落后，制約了檔案管理工作質(zhì)量及效率的提升。

1.2 管理人員素質(zhì)有待提高

一直以來，我國油田企業(yè)在檔案管理工作上，一直是采用人工管理的模式，信息化程度較低，大部分的管理人員都是在崗數(shù)十年的老員工，接受新知識的能力較差，不具備現(xiàn)代化的信息素質(zhì)，有些人員甚至無法熟練使用計算機進行辦公。除了信息素質(zhì)低，由于負責檔案管理工作的人員多為辦公室機要人員或文秘，這些人員在檔案工作前沒有接受過系統(tǒng)的培訓，對檔案工作的業(yè)務知識、工作流程不熟悉，導致檔案管理部門的綜合業(yè)務水平較低，阻礙了檔案標準化管理建設進程的推進。

1.3 信息利用率較低

檔案是在企業(yè)長期發(fā)展過程中，對生產(chǎn)過程及職工管理等方面積累的資料，它的作用不僅僅是記錄歷史，更重要的是發(fā)揮信息資產(chǎn)的價值，為企業(yè)決策提供參考依據(jù)。在油田企業(yè)每一個項目開發(fā)過程中，都會積累大量的檔案，其中包括施工流程、施工工藝、科學技術以及施工設備等資料，這些資料都是施工人員智慧的結晶，對于油田開發(fā)技術實踐體系的完善具有積極意義。但由于傳統(tǒng)的檔案管理采用的是紙質(zhì)檔案，信息化程度較低，無法實現(xiàn)對檔案信息的高效利用，且紙質(zhì)檔案管理難度較大，容易出現(xiàn)受潮、遭蟲蛀甚至氧化等問題，反而成為企業(yè)生產(chǎn)管理中的一大“包袱”。

2 油田企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新方式

2.1 管理內(nèi)容數(shù)字化

在傳統(tǒng)的油田企業(yè)檔案管理中，檔案載體為紙張，在長期儲存的過程中，難免出現(xiàn)紙張受潮或遭蟲蛀，導致檔案原件受損，以及文字因光照氧化，出現(xiàn)字跡模糊的情況，這些都是紙質(zhì)檔案管理中存在的普遍性問題，也是檔案數(shù)字化建設的必要原因。使用數(shù)字處理技術，可將紙質(zhì)檔案轉化為電子資源，并進行儲存，同時還能將檔案信息及載體原件分離，將檔案原件作為原始憑證進行保存，有效避免紙質(zhì)文件在翻閱瀏覽過程中發(fā)生損耗。

2.2 日常管理網(wǎng)絡化

利用數(shù)字化技術，實現(xiàn)油田企業(yè)檔案管理內(nèi)容的數(shù)字化，并建立數(shù)據(jù)庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率。在日常管理工作中，若涉及油田企業(yè)檔案信息的調(diào)閱及分析，相關人員只需要登錄數(shù)據(jù)庫，便能快速找出所需資料，工作效率大大提高。此外，油田企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設，能夠有效提高檔案的調(diào)動速率，在網(wǎng)絡平臺上，實現(xiàn)檔案信息的異地共享，大大節(jié)省油田企業(yè)檔案管理信息的查證時間，使相關程序的便利度大大提升。

2.3 服務社會化

隨著社會的發(fā)展，石油開發(fā)技術體系日漸完善，施工工藝更新速度較快，通過檔案記載的方式，記錄最新的油田開發(fā)項目中的生產(chǎn)技術及管理方式，可為油田開發(fā)工藝的更替提供信息支持。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式中，調(diào)動檔案獲取信息的速率是比較慢的，且會受到地域的限制，有關于檔案信息管理工作的效率都比較低。利用數(shù)字化技術，構建油田企業(yè)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡平臺，能夠使檔案信息的調(diào)動利用脫離地域的限制，實現(xiàn)檔案信息資源的整合與共享，在需要瀏覽檔案獲取信息時，只要登錄信息共享平臺，便能獲取所需信息。

3 油田企業(yè)檔案管理創(chuàng)新實施策略

3.1 完善油田檔案管理工作機制

油田企業(yè)首先要改變傳統(tǒng)的檔案管理工作理念，正確認識該工作項目的價值，從而突破傳統(tǒng)油田檔案工作模式的禁錮，做好檔案編研工作，追求油田高層次信息資源開發(fā)的目標。在現(xiàn)行檔案管理規(guī)章制度的約束下，油田企業(yè)應該加強關于檔案工作相關政策的宣傳教育工作，按照檔案工作政策，根據(jù)部門的檔案管理工作現(xiàn)狀，制定相應的檔案管理制度，明確其工作流程和業(yè)務操作標準，在單位內(nèi)部形成良好的依法制檔氛圍，規(guī)范檔案管理執(zhí)法行為。同時，油田企業(yè)應加大資金投入，確保相關軟件、硬件設施配置完善，為其標準化管理體系的建設提供物質(zhì)基礎和技術支持。endprint

3.2 加強檔案管理隊伍素質(zhì)建設

油田檔案管理的信息化建設，要求相關部門的職工具備較高的信息素質(zhì)，能夠熟悉掌握各類數(shù)字化技術，并應用相關軟件、硬件設施，對檔案信息進行統(tǒng)計分析。提高油田檔案管理部門人員的信息素質(zhì)，是檔案信息化建設的一部分，相關單位在配置信息化系統(tǒng)及數(shù)字化設施后，應該組織員工進行集體培訓，讓其掌握檔案管理的信息技術，在工作時嚴格按照工作要求，將油田檔案信息錄入公共信息平臺上，確保檔案信息錄入的全面性、真實性，促進油田檔案信息的共享。同時，油田企業(yè)應創(chuàng)新檔案學人才培養(yǎng)機制，加大對檔案工作人才培養(yǎng)的投資力度，培養(yǎng)一批具備專業(yè)理論知識和業(yè)務操作技術的人才。

3.3 加強檔案信息平臺的維護管理

信息化建設在油田檔案管理中的意義，并不止于提高檔案管理工作效率，確保油田開采信息及企業(yè)管理信息的持續(xù)更新，更多的是利用這些數(shù)據(jù)資料，為油田開發(fā)及企業(yè)管理提供信息支持，幫助管理者明確企業(yè)在管理上、技術上、人力資源上的優(yōu)勢與不足，構建和諧油田。油田檔案的信息化建設是一個持續(xù)性的過程，在此過程中，工作人員應該加強對信息平臺的維護，不斷更新檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案信息的即時共享，利用這些信息了解各個油田開采區(qū)的生產(chǎn)情況，并通過這些信息的分析整合，為下一階段的油氣開發(fā)提供信息支持，充分發(fā)揮油田檔案數(shù)字化管理的價值。

4 結 語

檔案管理，是企業(yè)管理工作中的信息管理項目，由檔案室直接對檔案原件及檔案信息進行管理，并提供相關服務。隨著人們對于檔案服務需求的變化，其工作觀念和方法也在不斷革新。2014年，國務院發(fā)布了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，明確提出檔案管理工作的改革方針，為檔案管理工作的發(fā)展提出合理的意見。在油田企業(yè)中，加強檔案管理工作，根據(jù)現(xiàn)階段企業(yè)管理及生產(chǎn)發(fā)展的需求，創(chuàng)新工作理念，突破傳統(tǒng)檔案管理模式的禁錮，實現(xiàn)油田檔案的信息化、數(shù)字化建設，切實提高油田檔案管理工作水平，有效發(fā)揮檔案信息的生產(chǎn)指導作用，對提高油田企業(yè)的生產(chǎn)效益，具有積極意義。

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