淺談社會保險檔案管理問題及措施

梁美美

摘 要：我國的社會保險覆蓋范圍越來越大，相應(yīng)的隨著覆蓋范圍的拓寬，社會保險檔案數(shù)量也正在急劇增加。如何有效的管理、利用現(xiàn)有的社會保險檔案，成為了一個關(guān)鍵問題。

關(guān)鍵詞：社會保險 檔案 管理 問題 措施

隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，社會保險也得到了不斷改革和發(fā)展，社會保險正在向規(guī)?；较虬l(fā)展。社會保險向規(guī)模化方向發(fā)展是保證社會的和諧穩(wěn)定的重要途徑。所以，雖然社會發(fā)展給社會保險檔案管理增加了一定的負(fù)擔(dān)，但是如何有效的改善、緩解這一問題，是當(dāng)前業(yè)內(nèi)人士應(yīng)當(dāng)關(guān)注的重要課題。

一、社會保險業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)存問題

1.1對社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的意識薄弱

社保檔案管理意識薄弱是檔案管理推進(jìn)、發(fā)展工作中有為突出的問題。大多社會保險的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)沒有對社保檔案管理的意識，所以在開展工作時只注重對社會保險工作的領(lǐng)導(dǎo)和資金投入，而沒有對社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的工作進(jìn)行推進(jìn)。具體可表現(xiàn)為：社會保險業(yè)務(wù)檔案資料不齊、不健全；社會保險業(yè)務(wù)存檔資料不規(guī)范；社會保險業(yè)務(wù)檔案資料移交不規(guī)范等。這些情況嚴(yán)重降低了社會保險檔案管理的工作效率，但究其緣由都是從業(yè)人員對于社會保險檔案管理意識薄弱造成的后果。

1.2社會保險業(yè)務(wù)檔案管理手段和方法落后

社會保險業(yè)務(wù)檔案管理歸口不統(tǒng)一，而且社會保險檔案涵蓋的范圍廣泛，內(nèi)容繁雜。由于這種情況，如果參保人員想要查詢自己的相關(guān)信息，就必須要訪問全部的社會保險檔案管理歸口才能完成達(dá)到基礎(chǔ)的查詢工作。這樣使得參保人員僅僅在查詢上就會耗去大量時間和精力。并且現(xiàn)存大多社保機(jī)構(gòu)仍采用紙質(zhì)材料檔案管理，并沒有完成檔案信息化工作，給檔案查詢訪問增加了難度，并降低了檔案管理的工作效率。

二、社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的一些建議

2.1建立業(yè)務(wù)檔案整理原則

1）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件的有機(jī)聯(lián)系。文件的形成不是任意的，有其自身的規(guī)律和特點，這種規(guī)律就是文件之間有機(jī)聯(lián)系的具體表現(xiàn)。例如：社保參保登記文件就必然跟著錄用通知書、調(diào)配單等文件，轉(zhuǎn)移單就必然跟著調(diào)出調(diào)入記錄文件等。

2）區(qū)分不同價值，辦理完畢的文件需要歸檔。歸檔時按《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》的要求，區(qū)分不同文件的價值，劃分不同的保管期限，這一點《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》已經(jīng)對歸檔范圍和保管期限進(jìn)行了嚴(yán)格的劃分，只要按其要求進(jìn)行分類、劃分保管期限即可。

3）便于保管利用。這一條是業(yè)務(wù)文件整理的最基本的原則，也是檢驗整理方法實用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。在文件整理中“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值”是手段，便于保管和利用則是目的。我們所有的工作，例如保管期限劃分、組卷、編目、案卷排列等都要圍繞便于保管和利用進(jìn)行。例如我們發(fā)現(xiàn)有些指導(dǎo)人員要求立卷單位按文件名稱立卷，這樣做就割斷了文件的有機(jī)聯(lián)系，查一件事要找好幾個卷，非常不利于利用。

2.2對檔案資料的收集作出明確要求

2.2.1做到辦結(jié)一件收集一件，不同的業(yè)務(wù)資料分類存放，每類資料按辦理的時間順序扣放在專用的整理箱（架）中。當(dāng)文件累積到一定厚度時，按照規(guī)定的案卷厚度整理齊整后，用金屬夾分類夾起存放。

2.2.2收集過程中必須審核每份資料的構(gòu)成要素（包括名稱、簽章、日期、項目）并審核檔案資料的主附件是否符合相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定，確保檔案資料的真實性、完整性、有效性。

2.2.3收集過程中必須審核每份資料是否符合長期保管的質(zhì)量要求。包括紙質(zhì)、墨水、字跡的清晰度等是否符合存檔要求，如不符合要求需進(jìn)行相應(yīng)處理。

2.2.4平時注意收集具有保存價值的業(yè)務(wù)文件，避免有價值的檔案資料遺失。

2.3檔案資料的立卷

檔案資料的立卷是指各部門專、兼職檔案員將所屬單位組卷整理后的檔案資料，根據(jù)年度和內(nèi)容確定其類別、保管期限、案卷封皮、案卷目錄、備考表的過程。

2.3.1確定類別。社會保險業(yè)務(wù)檔案分為十類，所有業(yè)務(wù)資料都要歸入這十類之中，要根據(jù)業(yè)務(wù)所屬環(huán)節(jié)確定檔案資料類別。

2.3.2確定歸檔年份。檔案資料應(yīng)歸入檔案形成的年度，業(yè)務(wù)的辦結(jié)時間、審批時間即是檔案的形成時間。

2.3.3編制卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件目錄是提示文件內(nèi)容和成分的一覽表，按照卷內(nèi)文件的排列順序編寫，放置于案卷的首頁。目錄的輸入要完整、規(guī)范、建立卷內(nèi)目錄要把每一份主件都列入目錄之中，不能漏錄，合并錄入、簡化錄入，附件不錄入卷內(nèi)目錄中。要充分利用案卷內(nèi)檔案資料主件上所具有的信息，建立卷內(nèi)目錄要以有利于查詢和準(zhǔn)確定位為

原則。

2.4檔案案卷的交接

業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員將檔案資料移交兼職檔案員前，需按文件材料順序編制目錄，并一式兩份，與檔案案卷一并移交本部門兼職檔案員。兼職檔案員根據(jù)目錄逐件清點文件份數(shù)和頁數(shù)，檢查案卷資料整理和立卷是否符合收集整理立卷歸檔要求，經(jīng)審核確認(rèn)無誤后予以接收；清點每一個業(yè)務(wù)人員移交檔案資料件數(shù)并進(jìn)行登記，填寫交接表一式兩份，并簽字確認(rèn)，完成交接工作。

總之，加強(qiáng)社會保險檔案的管理工作是必行之事，在社會保險事業(yè)快速發(fā)展的今天，只有先從培養(yǎng)社保檔案管理意識切入，從根本上了解檔案管理的作用，配合檔案管理的專業(yè)隊伍，合理分類存儲，才能夠達(dá)到檔案管理的有效性和快速性，才能緩解快速發(fā)展對于檔案管理的壓力。