淺談企業(yè)內(nèi)部控制流程的梳理與實(shí)施

林梅

【摘 要】企業(yè)為了在激烈的社會競爭中謀求更好的發(fā)展，就必須加強(qiáng)對其內(nèi)部控制的管理。這是因?yàn)閮?nèi)部控制是企業(yè)管理的核心，內(nèi)部控制流程建立的合理性和可行性以及企業(yè)內(nèi)部管理制度的落實(shí)都是保障企業(yè)發(fā)展和建設(shè)的重要內(nèi)容。對企業(yè)內(nèi)部控制流程進(jìn)行合理梳理能夠有利于內(nèi)部控制流程的建立，內(nèi)部控制流程的實(shí)施從而使企業(yè)的工作質(zhì)量和工作效率有效提高。本文淺談企業(yè)內(nèi)部控制流程的梳理和實(shí)施。

【關(guān)鍵詞】內(nèi)部控制流程梳理；實(shí)施

一、內(nèi)部控制流程的梳理

1.不同類型的企業(yè)內(nèi)控特點(diǎn)

（1）小型企業(yè)內(nèi)部控制，內(nèi)控辦法為簡單的財(cái)務(wù)制度和授權(quán)措施，如制定費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、借款限額、采購專人負(fù)責(zé)等；同時(shí)重點(diǎn)考慮以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：選擇關(guān)鍵成本費(fèi)用項(xiàng)目、業(yè)務(wù)活動或環(huán)節(jié)、重要的要素或資源等環(huán)節(jié)；把控和熟悉重要員工的信用背景，對其表現(xiàn)評價(jià)、實(shí)際能力和缺點(diǎn)等方面建立員工檔案；盡量多渠道獲得關(guān)于內(nèi)控系統(tǒng)的報(bào)告。

（2）中型企業(yè)內(nèi)部控制，這類型的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)根據(jù)市場擴(kuò)大，其資金、存貨運(yùn)作量開始變大，但是內(nèi)部控制仍停留在事后，會計(jì)環(huán)節(jié)上做到了準(zhǔn)確核算，定期核對、盤查各項(xiàng)資產(chǎn)，為企業(yè)能夠提供完整的會計(jì)信息。內(nèi)部控制的方法從內(nèi)控制度開始向各個(gè)工作節(jié)點(diǎn)上滲透，可以參與到業(yè)務(wù)流程的事中控制，緊貼業(yè)務(wù)而建立一套內(nèi)部控制制度；當(dāng)然建立的內(nèi)部控制制度中又互相有所牽制，比如適當(dāng)授權(quán)、不相容的職責(zé)分離、憑證和記錄、獨(dú)立檢查等環(huán)節(jié)，同時(shí)也要注意成本效益原則。

（3）成熟性企業(yè)內(nèi)控要點(diǎn)，這類型的企業(yè)可以通過全面內(nèi)控體系的建立進(jìn)行把控，設(shè)立公司內(nèi)部內(nèi)審崗位或部門，也可通過外部會計(jì)事務(wù)所進(jìn)行把控。

2.內(nèi)控梳理基本要求

（1）企業(yè)在建立和設(shè)計(jì)內(nèi)部控制流程是必須遵循和依據(jù)客戶規(guī)律和基本法則，在梳理內(nèi)部控制流程時(shí)要立足企業(yè)實(shí)際，在企業(yè)整體有效的視角中構(gòu)建科學(xué)、合理、動態(tài)的內(nèi)部流程體系。

（2）建立內(nèi)控時(shí)要縮短管理鏈條，實(shí)施扁平化的組織結(jié)構(gòu)。為了更好的實(shí)現(xiàn)流程化管理，應(yīng)壓縮過多的管理層級，一般控制在四級以內(nèi)，并合理授權(quán)。部門、崗位的設(shè)置堅(jiān)持精簡、高效的基本原則，崗位設(shè)置應(yīng)該是因事設(shè)崗而非因人設(shè)崗，保證合理的管理幅度。

（3）統(tǒng)一規(guī)范格式，管理制度格式上力求統(tǒng)一、規(guī)范。首先，在名稱上進(jìn)行統(tǒng)一。一級管理制度統(tǒng)一名稱為《XXX 管理制度》，二級管理制度統(tǒng)一名稱為《XXX 管理辦法》，三級管理制度統(tǒng)一名稱為《XXX 實(shí)施細(xì)則》、《XXX 規(guī)范》等。其次，在內(nèi)容細(xì)項(xiàng)和字體上統(tǒng)一，文件的編寫根據(jù)內(nèi)容需要，例如可以分章、節(jié)、條、項(xiàng)、目。章、節(jié)、條、項(xiàng)、目的序號按例順序依次表述。最后，在頁面設(shè)置和頁眉頁腳上統(tǒng)一，例如頁面設(shè)置，頁邊距上下均為3.2厘米，左右為2.8厘米，頁眉距邊界為1.5厘米，頁腳為1.75厘米，每行44個(gè)字符，每頁28行等等規(guī)范要求。

3.業(yè)務(wù)流程及制度框架梳理具體方法

企業(yè)要先對內(nèi)部控制現(xiàn)狀進(jìn)行了解和認(rèn)識，并對流程梳理項(xiàng)目的范圍進(jìn)行確定，項(xiàng)目范圍分為業(yè)務(wù)單位以及流程兩個(gè)部分，最后將內(nèi)部控制流程梳理進(jìn)行搭建。搭建過程中，需要結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)和行業(yè)性質(zhì)對業(yè)務(wù)流程框架進(jìn)行確定，并最終納入內(nèi)部控制建設(shè)，具體業(yè)務(wù)流程的實(shí)施方法：

（1）部門負(fù)責(zé)人訪談，訪談的主要內(nèi)容為本部門負(fù)責(zé)的具體工作內(nèi)容及主要職責(zé)。通過部門負(fù)責(zé)人訪談劃分出該部門主責(zé)的一級流程和二級流程。

（2）部門職員訪談，訪談的內(nèi)容為該職員負(fù)責(zé)的具體工作內(nèi)容、主要職責(zé)及可參照的企業(yè)現(xiàn)有制度。通過部門基層職員的訪談，將二級流程進(jìn)一步細(xì)分成三級流程。

（3）部門負(fù)責(zé)人及職員確認(rèn)并修訂，將已劃分出的三級業(yè)務(wù)流程交給部門負(fù)責(zé)人和基層職員進(jìn)行確認(rèn)，并完成最終修訂。

（4）為梳理出的流程進(jìn)行編號。

（5）確定流程類型，流程分為已建立流程和待建立流程。

（6）確定主責(zé)部門，主責(zé)部門指本流程主要的執(zhí)行部門，可以是一個(gè)也可以是多個(gè)。

（7）相對制度和表單的對標(biāo)，根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有全套制度，與本流程進(jìn)行對標(biāo)，找出對本流程具有規(guī)范或指導(dǎo)性作用的制度和表單，若某個(gè)流程沒有可對標(biāo)制度和表單，則做上標(biāo)記（即為內(nèi)控制度缺失）。

二、內(nèi)部控制流程的實(shí)施

1.高層和管理的重視，做到身體力行

改革的壓力和風(fēng)險(xiǎn)是必然存在的，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，積極帶頭推進(jìn)，才能使整個(gè)企業(yè)迎難而上。最重要是領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，明確地認(rèn)可并支持新的管理模式。例如，流程化管理要將企業(yè)的異常事務(wù)通過內(nèi)部流程來規(guī)范完善，如果需要企業(yè)通過調(diào)整某項(xiàng)政策，或改變決策時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)將下命令的管理方式改為修改流程，以起到示范作用。

2.公司要建立學(xué)習(xí)型組織，以提高員工技能

在流程化管理模式對員工的要求要高于職能化管理模式下的要求，在流程化管理模式中員工不僅要掌握本專業(yè)的技能和知識，還要了解整個(gè)流程的情況；員工要有掌握分析和解決問題的能力，而不是簡單地將問題上交。因此，企業(yè)在從職能化管理向流程化管理轉(zhuǎn)變的過程，必須加強(qiáng)企業(yè)的培訓(xùn)和交流，包括流程培訓(xùn)、理念培訓(xùn)、專業(yè)技能培訓(xùn)等，鼓勵員工參與流程的討論和設(shè)計(jì)，邊學(xué)邊干，在實(shí)踐中提高能力。

3.通過IT系統(tǒng)的推進(jìn)進(jìn)而固化和支撐流程實(shí)施

在實(shí)施流程化管理時(shí)，IT系統(tǒng)將承擔(dān)重要的信息傳遞和固化流程的任務(wù)，甚至成為流程創(chuàng)新的一大驅(qū)動力。因此，要將推進(jìn)IT系統(tǒng)的建設(shè)和完善作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來抓。

4.加強(qiáng)公司企業(yè)文化和價(jià)值觀的轉(zhuǎn)型

公司企業(yè)文化及價(jià)值觀的轉(zhuǎn)型成為變革過程中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。據(jù)調(diào)查，許多企業(yè)在流程化管理變革中失敗的重要原因就是企業(yè)文化的滯后，固有的文化體系和價(jià)值觀體系與新的流程管理體系產(chǎn)生不協(xié)調(diào)不匹配，甚至發(fā)生沖突和矛盾，最終導(dǎo)致變革的失敗，即使暫時(shí)的成功，內(nèi)控成果也會因組織成員的不認(rèn)同而沒有辦法持續(xù)進(jìn)行下去。

通過流程制度的梳理與優(yōu)化，大家可以清晰的知道自己的工作職責(zé)，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)在辦理中所應(yīng)遵循的原則，讓全員也發(fā)生從意識到行為上的轉(zhuǎn)變，形成企業(yè)“用制度管人、依流程辦事”的氛圍，在“剛性執(zhí)行、動態(tài)維護(hù)”的基礎(chǔ)上逐步形成完整的標(biāo)準(zhǔn)、制度、流程體系。endprint