論SAP系統(tǒng)下財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化及財(cái)務(wù)管理職能轉(zhuǎn)型

程光遠(yuǎn)

【摘 要】隨著市場競爭的日益加劇，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)縱向獨(dú)立的管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化企業(yè)的管理要求。越來越多的企業(yè)借助于信息技術(shù)的飛速發(fā)展，通過大型的企業(yè)信息管理系統(tǒng)整合企業(yè)資源、重組業(yè)務(wù)流程，通過將財(cái)務(wù)管理流程與業(yè)務(wù)處理流程進(jìn)行整合集成，形成了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)“橫向一體化”的管理模式。在這一背景下，本文以企業(yè)SAP系統(tǒng)實(shí)施過程中的業(yè)務(wù)集成為研究對象，介紹SAP系統(tǒng)下的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化及財(cái)務(wù)管理職能轉(zhuǎn)型。

【關(guān)鍵詞】SAP；財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化；財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)型

一、SAP系統(tǒng)簡介

SAP是一款用于ERP管理的軟件，其功能的集成性很強(qiáng)，覆蓋企業(yè)的財(cái)務(wù)、后勤（工程設(shè)計(jì)、采購、庫存、生產(chǎn)、銷售和質(zhì)量等）和人力資源管理等各個(gè)方面。SAP系統(tǒng)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，系統(tǒng)穩(wěn)定性強(qiáng)，項(xiàng)目實(shí)施靈活，應(yīng)用行業(yè)廣泛。SAP系統(tǒng)采用先進(jìn)的管理理念，具有嚴(yán)密的整體控制邏輯和整體系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，能夠?qū)Ω髌髽I(yè)的人、財(cái)、物、信息、時(shí)間和空間等綜合資源進(jìn)行綜合平衡和優(yōu)化管理，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

二、SAP系統(tǒng)實(shí)施前企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的現(xiàn)狀及問題

企業(yè)在SAP實(shí)施前實(shí)行內(nèi)部各單元獨(dú)立核算、獨(dú)立考核的財(cái)務(wù)制度。公司內(nèi)各個(gè)生產(chǎn)單元和營銷單元都有獨(dú)立的財(cái)務(wù)部門和財(cái)務(wù)賬套。雖然企業(yè)也投入了大量的資金進(jìn)行信息化建設(shè)，但是企業(yè)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化仍存在著嚴(yán)重的問題。

1.企業(yè)內(nèi)部各單元的信息系統(tǒng)獨(dú)立封閉，信息數(shù)據(jù)無法共享

由于企業(yè)內(nèi)部各單元實(shí)行獨(dú)立核算，每個(gè)單元都有自己獨(dú)立的信息系統(tǒng)而且都是按照各自的需求進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)，各個(gè)系統(tǒng)之間是獨(dú)立封閉的，無法做到信息共享，需要手工進(jìn)行信息匯總，浪費(fèi)了大量的人力。

即使在同一單元內(nèi)部，由于業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部應(yīng)用的不同的數(shù)據(jù)軟件且各自獨(dú)立運(yùn)行，因此導(dǎo)致了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)信息無法共享使用，資金流與物流、信息流難以匹配，經(jīng)常出現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)反映不一致甚至出現(xiàn)矛盾的現(xiàn)象，根本無法做出及時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析，大大降低了企業(yè)經(jīng)營管理的效率，無法真正實(shí)現(xiàn)過程控制，容易導(dǎo)致企業(yè)決策延遲或失當(dāng)。

2.企業(yè)組織結(jié)構(gòu)存在缺陷，管理層級過多，機(jī)構(gòu)臃腫

企業(yè)下屬各單元獨(dú)立核算，各單元都有一套完整的組織機(jī)構(gòu)，造成企業(yè)機(jī)構(gòu)臃腫，人員過剩；同時(shí)這種管理模式也造成公司內(nèi)部管理層級過多，信息傳遞緩慢，工作效率下降，使得企業(yè)無法對外部市場環(huán)境的變化做出及時(shí)的反應(yīng)。另外企業(yè)內(nèi)部各單元的財(cái)務(wù)部門只負(fù)責(zé)所在單元的會(huì)計(jì)核算和管理工作，企業(yè)的整體財(cái)務(wù)狀況需要各單元進(jìn)行匯總合并，使得企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)反饋滯后，影響企業(yè)經(jīng)營決策。

3.企業(yè)信息化系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)，后期維護(hù)、升級困難

由于企業(yè)內(nèi)部各單元業(yè)務(wù)的多樣性，各個(gè)單元在選擇業(yè)務(wù)系統(tǒng)時(shí)只注重各自的需求忽視了與其他單元業(yè)務(wù)系統(tǒng)的兼容性，導(dǎo)致出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)各單元使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)不同，開發(fā)廠家不同的混亂情況。隨著各單元生產(chǎn)經(jīng)營和管理的需要，將來還有可能繼續(xù)增加新的信息系統(tǒng)。這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)廠家不同，數(shù)據(jù)接口不同，相互都是封閉獨(dú)立的，而且都不能同財(cái)務(wù)系統(tǒng)很好的進(jìn)行對接，財(cái)務(wù)系統(tǒng)無法從業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)獲取所需的信息。

由于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的多系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)行也對服務(wù)器等硬件提出更高的要求，多系統(tǒng)的存在必然會(huì)導(dǎo)致同一數(shù)據(jù)源重復(fù)設(shè)置，由于大量的數(shù)據(jù)重置，增加了系統(tǒng)存儲(chǔ)、備份資源的耗用，也加大了系統(tǒng)建設(shè)費(fèi)用。另外，當(dāng)財(cái)務(wù)或者業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行軟件升級后，二者之間的系統(tǒng)接口也必須進(jìn)行升級，增加了系統(tǒng)間的維護(hù)難度和維護(hù)成本。

三、SAP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化過程中的重要作用

1. SAP系統(tǒng)可以制定財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的總體實(shí)施方案

企業(yè)在選擇SAP系統(tǒng)作為企業(yè)的管理系統(tǒng)后，應(yīng)全面啟用FI財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊、AM 資產(chǎn)管理模塊、SD 銷售與分銷模塊、MM 物料管理模塊、PP 生產(chǎn)計(jì)劃模塊、PS 項(xiàng)目管理模塊和OA辦公系統(tǒng)。結(jié)合企業(yè)自身業(yè)務(wù)流程和軟件的特點(diǎn)，可以利用SAP系統(tǒng)制定財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的總體方案。

2. SAP系統(tǒng)為財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化制定統(tǒng)一規(guī)則

企業(yè)可以使用SAP系統(tǒng)對財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一和規(guī)范，以滿足財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的要求。

（1）統(tǒng)一會(huì)計(jì)語言，規(guī)范財(cái)務(wù)流程

在SAP系統(tǒng)內(nèi)企業(yè)中所有業(yè)務(wù)單元將采用統(tǒng)一的會(huì)計(jì)科目表，會(huì)計(jì)科目的編碼規(guī)則也是唯一固定的，同時(shí)對科目表中的會(huì)計(jì)科目的核算內(nèi)容及核算要求也做了統(tǒng)一化規(guī)定。在此基礎(chǔ)上，設(shè)專人專崗負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)的維護(hù)，做到統(tǒng)一入口，保證集團(tuán)層數(shù)據(jù)的統(tǒng)一； 統(tǒng)一維護(hù)，消除數(shù)據(jù)冗余； 統(tǒng)一流程，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)與管理變革的協(xié)同。

（2）規(guī)范、統(tǒng)一業(yè)務(wù)主數(shù)據(jù)

SAP系統(tǒng)要求業(yè)務(wù)主數(shù)據(jù)由專門的部門設(shè)立專崗維護(hù)，保證數(shù)據(jù)的唯一性和統(tǒng)一性。

對物料主數(shù)據(jù)，統(tǒng)一編碼規(guī)則，統(tǒng)一各業(yè)務(wù)單元各種信息系統(tǒng)的物料編碼，確保一物一碼；

對客戶和供應(yīng)商的主數(shù)據(jù)，要求集團(tuán)層面統(tǒng)一編碼，嚴(yán)格規(guī)范客戶、供應(yīng)商新建和修改流程，通過對客戶、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)權(quán)限的統(tǒng)一歸口確?？蛻艉凸?yīng)商唯一性；

對物料價(jià)格主數(shù)據(jù)，要求統(tǒng)一物料采購價(jià)格，實(shí)現(xiàn)價(jià)格信息的透明和共享，避免同種物料在不同業(yè)務(wù)單元存在價(jià)格差異的現(xiàn)象；

對于生產(chǎn)主數(shù)據(jù)，要求規(guī)范了BOM創(chuàng)建的流程，規(guī)定了以RDM為唯一BOM數(shù)據(jù)入口，建立RDM與SAP的BOM傳輸數(shù)據(jù)接口，避免大量的手工錄入工作，明確BOM新增的標(biāo)準(zhǔn)，避免增加重復(fù)工作。

（3）制定統(tǒng)一的成本控制核算方法

SAP系統(tǒng)會(huì)根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營特點(diǎn)制定統(tǒng)一的成本控制核算方式。確定成本核算方式后對企業(yè)的物料類型進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，確定不同業(yè)務(wù)模式中各類型物料的計(jì)價(jià)方式。要求企業(yè)統(tǒng)一會(huì)計(jì)賬期和物料賬期，啟用自然月與自然年，并由企業(yè)統(tǒng)一控制期間的開關(guān)和結(jié)賬進(jìn)度；SAP成本核算是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)高度集成，在實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生的同時(shí)，產(chǎn)品成本通過生產(chǎn)訂單實(shí)時(shí)進(jìn)行歸集。endprint

3. SAP系統(tǒng)為財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化制定標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程

在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化中會(huì)計(jì)憑證就是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的結(jié)果，業(yè)務(wù)流程是否規(guī)范直接決定了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與否?，F(xiàn)代企業(yè)中業(yè)務(wù)流程越來越呈現(xiàn)多樣化和復(fù)雜化，為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化帶來不小難度。SAP系統(tǒng)平臺具備強(qiáng)大的業(yè)務(wù)流程定制功能，能夠根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況制定標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程。在SAP系統(tǒng)中可將各個(gè)模塊中的所有類型業(yè)務(wù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范，將每種類型的業(yè)務(wù)所對應(yīng)的財(cái)務(wù)處理方式進(jìn)行固化。SAP中的業(yè)務(wù)流程一旦確定不得隨意變更，最大程度上保證財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息的準(zhǔn)確性。

4. SAP系統(tǒng)具有較強(qiáng)的兼容性，可以與其他信息系統(tǒng)無縫銜接

SAP系統(tǒng)采用了通用的數(shù)據(jù)接口，可以與企業(yè)的其他信息系統(tǒng)直接進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，極大地提高了企業(yè)的工作效率，也進(jìn)一步促進(jìn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的發(fā)展。目前大部分企業(yè)在SAP實(shí)施過程中會(huì)配套上線第三方系統(tǒng)來進(jìn)一步強(qiáng)化SAP系統(tǒng)的功能，常見系統(tǒng)有OA辦公系統(tǒng)、銀企直連系統(tǒng)和遠(yuǎn)得金稅開票系統(tǒng)。

OA辦公系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)對接后可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)交換和共享。在通過OA系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程申請和審批時(shí)可以直接從SAP系統(tǒng)內(nèi)抓取所需的各種數(shù)據(jù)，同時(shí)一些標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)銷流程和付款流程在通過OA系統(tǒng)辦理完畢后可以直接生成會(huì)計(jì)憑證并寫入SAP系統(tǒng)。另外OA系統(tǒng)可以根據(jù)要求自定義各種數(shù)據(jù)報(bào)表并從SAP系統(tǒng)取數(shù)。

銀企直聯(lián)系統(tǒng)將企業(yè)的網(wǎng)銀系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)對接，在SAP系統(tǒng)內(nèi)可查詢網(wǎng)銀來款并直接生成會(huì)計(jì)憑證，也可將SAP系統(tǒng)生成的付款計(jì)劃直接通過網(wǎng)銀系統(tǒng)匯出同時(shí)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證。

遠(yuǎn)得金稅系統(tǒng)可將SAP系統(tǒng)內(nèi)的開票信息直接導(dǎo)入金稅系統(tǒng)并開具發(fā)票。

5. SAP系統(tǒng)FICO模塊具有較強(qiáng)的適用性，可以提供滿足多準(zhǔn)則下的財(cái)務(wù)報(bào)告

隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模和經(jīng)營范圍都在不斷擴(kuò)大，母公司制的集團(tuán)化公司是大部分企業(yè)采用的組織形式。集團(tuán)化公司對財(cái)務(wù)報(bào)告的要求很高，既要滿足下屬不同類型企業(yè)的需求，也要符合集團(tuán)內(nèi)部管控的要求。同時(shí)越來越多的國內(nèi)公司進(jìn)行跨國并購或在國外上市，公司財(cái)務(wù)報(bào)告涉及到多幣種、多準(zhǔn)則。

SAP系統(tǒng)中FICO模塊符合50多個(gè)主要工業(yè)國家的會(huì)計(jì)法規(guī)要求，并可以依據(jù)各個(gè)國家的具體相關(guān)法規(guī)進(jìn)行重新定義?？梢酝ㄟ^分別定義主導(dǎo)分類賬和次要分類賬來實(shí)現(xiàn)多賬簿模型，然后利用多賬簿模型可以實(shí)現(xiàn)多準(zhǔn)則與多報(bào)告的功能。

四、SAP環(huán)境下財(cái)務(wù)管理職能的轉(zhuǎn)變

財(cái)務(wù)管理是企業(yè)管理中重要的組成部分，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理職能在新的市場環(huán)境下，已經(jīng)不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，成為了制約企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的問題。SAP系統(tǒng)平臺的成功實(shí)施，既對企業(yè)財(cái)務(wù)管理職能的轉(zhuǎn)變提出了要求，也為財(cái)務(wù)管理職能的轉(zhuǎn)變提供了支持。

1.財(cái)務(wù)管理向管理型轉(zhuǎn)變

在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理職能中財(cái)務(wù)人員的日常工作有很大部份集中在制憑、記賬等核算事務(wù)中。在企業(yè)實(shí)施SAP系統(tǒng)后，企業(yè)的所有業(yè)務(wù)流程都被整合集中在系統(tǒng)中，從業(yè)務(wù)的發(fā)起到最終結(jié)束都是在系統(tǒng)中操作完成的，伴隨業(yè)務(wù)流程所產(chǎn)生的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都會(huì)按照預(yù)設(shè)的規(guī)則形成會(huì)計(jì)憑證，這將財(cái)務(wù)人員從繁瑣的日常核算中解放出來，將極大地提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率。因此在SAP系統(tǒng)環(huán)境下，財(cái)務(wù)核算已經(jīng)不再是財(cái)務(wù)工作的主體，財(cái)務(wù)人員的工作重點(diǎn)也由核算轉(zhuǎn)向管理。借助SAP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理工作也不再僅僅局限于本部門內(nèi)部，而是著眼于業(yè)務(wù)流程的全過程。今后財(cái)務(wù)管理工作將偏重于管理，參與到企業(yè)的預(yù)測、決策和經(jīng)營分析等方面。

2.財(cái)務(wù)管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變

在SAP環(huán)境下，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化集成管理，也實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息集成與業(yè)務(wù)共享。SAP系統(tǒng)應(yīng)用后依靠其財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)高度集成化和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，改變了財(cái)務(wù)管理中以往單一的流程控制和明細(xì)核算方式，能夠提供全過程、多維度的、多方式的明細(xì)核算和過程管理，能夠滿足企業(yè)集團(tuán)通過精細(xì)化管理節(jié)約成本，提高企業(yè)核心競爭力的要求。

3.財(cái)務(wù)管理向決策型轉(zhuǎn)變

在企業(yè)實(shí)施SAP系統(tǒng)的條件下，財(cái)務(wù)管理工作應(yīng)充分發(fā)揮SAP系統(tǒng)的信息實(shí)時(shí)處理優(yōu)勢，利用SAP系統(tǒng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，提供實(shí)時(shí)、持續(xù)、多元化的財(cái)務(wù)信息，以供企業(yè)決策使用。財(cái)務(wù)的職能應(yīng)向財(cái)務(wù)分析、財(cái)務(wù)預(yù)測、預(yù)算控制等更高層次的管理職能轉(zhuǎn)變。

五、結(jié)束語

在SAP環(huán)境下，企業(yè)財(cái)務(wù)管理真正實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)系統(tǒng)與銷售、采購、生產(chǎn)等模塊信息集成與數(shù)據(jù)共享，保證了財(cái)務(wù)信息傳遞的效率與質(zhì)量，提高了管理決策的水平。同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)充分發(fā)揮SAP系統(tǒng)的優(yōu)勢，加速財(cái)務(wù)管理職能的轉(zhuǎn)變，滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的需求。

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