利用Excel制作簡易投票系統(tǒng)

于佳含

摘要：投票系統(tǒng)的主要設(shè)計(jì)思路是將評(píng)委在計(jì)算機(jī)上投的電子票，通過Excel軟件中的公式進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)，從而實(shí)現(xiàn)提高效率及準(zhǔn)確率的目的。本文對(duì)利用Excel制作簡易投票系統(tǒng)問題進(jìn)行了相應(yīng)探索，并根據(jù)實(shí)際操作給出了一定建議。

關(guān)鍵詞：Excel 投票系統(tǒng) 匯總 統(tǒng)計(jì)

中圖分類號(hào)：TP311文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2017）20-0194-02

人事工作中，每年年終都會(huì)對(duì)本單位各部門進(jìn)行年終考核，學(xué)校通過對(duì)各部門本年度工作業(yè)績成果進(jìn)行相應(yīng)打分，最終評(píng)選出優(yōu)秀單位并給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)。隨著民主選舉的深入人心，考核多以投票表決的方式來進(jìn)行。投票方式一般有兩種，一種是采用人工方式進(jìn)行唱票、 計(jì)票和統(tǒng)計(jì)，一種是利用計(jì)算機(jī)對(duì)投票進(jìn)行處理。前者耗費(fèi)人力物力，且準(zhǔn)確率低，后者自動(dòng)化程度高、 準(zhǔn)確率高，隨著辦公自動(dòng)化水平的提高，后者逐漸成為處理投票問題的首選辦法。雖然計(jì)算機(jī)在投票領(lǐng)域有專門的投票系統(tǒng)可以對(duì)整個(gè)流程進(jìn)行專業(yè)性把控，但這種投票系統(tǒng)制作成本較高，如果缺乏制作條件，則可能需要從其他途徑進(jìn)行購買。如何利用現(xiàn)有Excel軟件制作簡易投票系統(tǒng)，降低人力物力成本的同時(shí)提高選舉統(tǒng)計(jì)的工作效率，就是本文要討論的問題。

一、設(shè)計(jì)思路

專業(yè)投票系統(tǒng)可以對(duì)現(xiàn)場投票情況進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，而Excel軟件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的簡易投票系統(tǒng)則無法做到這點(diǎn)。簡易投票系統(tǒng)是在投票全部結(jié)束后對(duì)打分票進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，其基本設(shè)計(jì)思路為“測評(píng)票→匯總票→統(tǒng)計(jì)票”，即每位評(píng)委一臺(tái)電腦，投票時(shí)評(píng)委對(duì)電腦上的測評(píng)票進(jìn)行操作，工作人員投票結(jié)束后對(duì)各個(gè)電腦上的測評(píng)票進(jìn)行匯總，利用Excel公式對(duì)投票結(jié)果進(jìn)行計(jì)算。

二、實(shí)施方法

（一）測評(píng)票

（1）測評(píng)票制作。

如圖1所示，制作一張簡單的電子打分票，為方便后期匯總統(tǒng)計(jì)，不建議設(shè)置表頭名稱及合并單元格，另外還需刪除同一工作簿中的其他工作表，僅保留測評(píng)票工作表，并將工作表下方名稱由“Sheet1”改為“測評(píng)票”。按照投票順序?qū)⒏鲉挝慌帕?，首列字段分別為“序號(hào)”“單位名稱”和用于填寫評(píng)委號(hào)碼的單元格，并對(duì)相應(yīng)注意事項(xiàng)進(jìn)行標(biāo)注。為規(guī)范打分結(jié)果，應(yīng)對(duì)打分欄設(shè)置數(shù)據(jù)有效性。假設(shè)評(píng)分在70至100之間，則打分欄所在單元格數(shù)據(jù)有效性設(shè)置方法為：①選擇Excel菜單欄“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊數(shù)據(jù)驗(yàn)證；②在彈出的設(shè)置選項(xiàng)卡中，將“任何值”改為“小數(shù)”，“數(shù)據(jù)”選擇“介于”，最小值填“70”，最大值填“100”；③在出錯(cuò)警告選項(xiàng)卡中，錯(cuò)誤信息內(nèi)容填寫為“請(qǐng)輸入介于70至100之間的數(shù)字”。這樣就可以有效避免分?jǐn)?shù)的錯(cuò)誤輸入，保證打分結(jié)果的規(guī)范性。

（2）投票注意事項(xiàng)。

打分表制作好后，在正式投票前需要對(duì)評(píng)委進(jìn)行簡單的培訓(xùn)。評(píng)委知道自己的評(píng)委號(hào)碼后，首先需要對(duì)測評(píng)表的文件名進(jìn)行修改，文件名為評(píng)委號(hào)碼，例如“25.xls”。修改完文件名后，評(píng)委打開測評(píng)票，在指定單元格輸入自己的評(píng)委號(hào)碼，例如“評(píng)委25”。這樣，文件名為評(píng)委號(hào)碼且文件內(nèi)容也標(biāo)有評(píng)委號(hào)碼的測評(píng)票就可以進(jìn)入下一步操作了。

（二）匯總票

投票結(jié)束后，將所有標(biāo)有評(píng)委號(hào)碼的測評(píng)票工作簿匯總到一個(gè)文件夾中，然后利用Kutools插件及INDIRECT函數(shù)將所有數(shù)據(jù)匯總到匯總票工作簿中。

（1）利用Kutools插件將所有測評(píng)票工作表匯總至匯總票工作簿。

Kutools是一款可以大大提高Excel工作效率的插件，安裝Kutools之后打開Excel，在菜單欄中會(huì)出現(xiàn)“企業(yè)”面板，點(diǎn)擊“匯總”按鈕，在彈出的選項(xiàng)卡中選擇 “復(fù)制多個(gè)工作簿中的工作表到一個(gè)工作簿中”，點(diǎn)擊“下一步”，選中所有需要匯總的測評(píng)表工作簿，點(diǎn)擊“下一步”，根據(jù)個(gè)人需要設(shè)置相關(guān)條件或者直接點(diǎn)擊完成。匯總后的所有測評(píng)票工作表將以“測評(píng)票（2）、Sheet1、Sheet1 （2）、Sheet1 （3）……”等名稱依次排列，為方便后續(xù)的匯總操作，需統(tǒng)一工作表名稱，即將“測評(píng)票（2）”改為“Sheet1 （0）”，將“Sheet1”改為“Sheet1 （1）”，同時(shí)在最前方新建匯總票工作表，如圖2、圖3。

（2）利用INDIRECT函數(shù)采集匯總數(shù)據(jù)。

通過以上操作，所有測評(píng)票工作表已全部放在匯總票工作簿中，通過觀察不難發(fā)現(xiàn)，每個(gè)工作表下方標(biāo)簽的名稱都是按規(guī)律排列，如果想采集每個(gè)測評(píng)票工作表中的數(shù)據(jù)，需要采集公式根據(jù)工作表名稱的規(guī)律而進(jìn)行變動(dòng)，這就應(yīng)用到了INDIRECT函數(shù)。

INDIRECT函數(shù)是間接引用函數(shù)，可以把一個(gè)字符表達(dá)式或名稱轉(zhuǎn)換為地址引用，通過Excel拖拽的方式進(jìn)行規(guī)律性改變，從而達(dá)到批量引用不同工作表、單元格數(shù)值的效果。下面以圖2為例，對(duì)采集測評(píng)票工作表數(shù)據(jù)的公式進(jìn)行分析。

C2采集第一個(gè)測評(píng)票，即“Sheet1 （0）”工作表中C2的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （0））'！C2"）”，C3采集“Sheet1 （0）”工作表中C3的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （0）'！C3"）”，C4采集“Sheet1 （0）”工作表中C4的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （0）'！C4"）”……

D2采集第二個(gè)測評(píng)票，即“Sheet1 （1）”工作表中C2的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （1）'！C2"）”，D3采集“Sheet1 （1）”工作表中C3的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （1）'！C3"）”，D4采集“Sheet1 （1）”工作表中C4的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （1）'！C4"）”……

E2采集第三個(gè)測評(píng)票，即“Sheet1 （2）”工作表中C2的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （2）'！C2"）”，E3采集“Sheet1 （2）”工作表中C3的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （2）'！C3"）”，E4采集“Sheet1 （2）”工作表中C4的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （2）'！C4"）”……endprint

基于以上公式分析，圖2中公式排列如下：

（三）統(tǒng)計(jì)票

（1）利用TRIMMEAN函數(shù)計(jì)算投票結(jié)果。

將以上匯總結(jié)果保存后，新建副本，表名改為統(tǒng)計(jì)票，在單位后新插入兩行，分別命名為平均分和名次，隨后可以通過TRIMMEAN函數(shù)對(duì)匯總結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如圖5。TRIMMEAN函數(shù)可以從數(shù)據(jù)集的頭部和尾部除去一定百分比的數(shù)據(jù)點(diǎn)，然后求其平均值，非常適用于投票中經(jīng)常出現(xiàn)的去掉幾個(gè)最高分及最低分的情況。其語法為TRIMMEAN（array，percent）。array 表示需要進(jìn)行篩選并求平均值的數(shù)組或數(shù)據(jù)區(qū)域，percent表示計(jì)算時(shí)所要除去的數(shù)據(jù)點(diǎn)的比例。例如本文涉及的投票系統(tǒng)，假設(shè)共有30個(gè)評(píng)委進(jìn)行投票，所有打分票中需要去掉2個(gè)最高分，2個(gè)最低分，以文學(xué)院的平均分所在單元格C2為例，從評(píng)委1到評(píng)委30的區(qū)域范圍為E2至AH2，則公式可以寫為“=TRIMMEAN（E2：AH2，4/COUNTA（E2：AH2））”，如圖5-1。

（2）利用RANK函數(shù)對(duì)投票結(jié)果進(jìn)行排名。

在名次列可以通過RANK函數(shù)對(duì)投票結(jié)果進(jìn)行初步排名。其語法為RANK （number，ref，order）。number表示需要排名的單元格名稱，ref表示排名的參照數(shù)值區(qū)域，為防止參照數(shù)值區(qū)域隨著公式拖拽變動(dòng)，需要絕對(duì)引用，order值為0或1，代表排列順序。以文學(xué)院名次所在單元格D2為例，則公式可以寫為“=RANK（C2，$C$2：$C$13，0）”，為方便查看是否有并列的情況，可以在D列設(shè)置突出顯示重復(fù)值，點(diǎn)擊開始選項(xiàng)卡中的“條件格式”，選擇“突出顯示單元格規(guī)則”，選擇“重復(fù)值”，點(diǎn)擊確定，得到結(jié)果如圖5-2，其中突出顯示的外國語學(xué)院和化學(xué)學(xué)院表示并列第二名。

三、小結(jié)

本文中的簡易投票系統(tǒng)在實(shí)際工作中取得了較好的效果，基于現(xiàn)實(shí)中的成績及經(jīng)驗(yàn)，本文對(duì)打分制投票的統(tǒng)計(jì)問題提供了一定的解決思路，通過計(jì)算機(jī)投票、匯總、統(tǒng)計(jì)，將減少人力物力的投入，同時(shí)有效地提高選票統(tǒng)計(jì)的工作效率和準(zhǔn)確率。

參考文獻(xiàn)：

[1]伍昊.你早該這么玩Excel[M].北京：北京大學(xué)出版社，2011.

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[3]Excelhome.Excel2010實(shí)戰(zhàn)技巧精粹[M].北京：人民郵電出版社，2013.

責(zé)任編輯：于蕾endprint