二八定律和長(zhǎng)尾理論對(duì)信息時(shí)代檔案工作的啟發(fā)

王子鵬

（江蘇開放大學(xué)南京210036）

二八定律和長(zhǎng)尾理論對(duì)信息時(shí)代檔案工作的啟發(fā)

王子鵬

（江蘇開放大學(xué)南京210036）

二八定律是傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的經(jīng)典理論，而長(zhǎng)尾理論是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的創(chuàng)新理論。介紹了兩個(gè)理論的基本內(nèi)容和矛盾統(tǒng)一的關(guān)系，分析了兩者在傳統(tǒng)檔案工作中的體現(xiàn)，研究了它們對(duì)于信息時(shí)代檔案工作的指導(dǎo)意義，指出了檔案開放工作是制約長(zhǎng)尾理論發(fā)揮作用的關(guān)鍵因素。

二八定律長(zhǎng)尾理論檔案工作檔案開放

G270.7

A

2017-06-07

二八定律和長(zhǎng)尾理論看似是一對(duì)矛盾，但仔細(xì)分析二者的歷史淵源、研究對(duì)象、適用范圍和實(shí)踐成就，會(huì)發(fā)現(xiàn)它們并不是相互排斥、相互否定的關(guān)系，而是互為補(bǔ)充、矛盾統(tǒng)一的整體[1]。合理有效地利用二八定律和長(zhǎng)尾理論，無論對(duì)于傳統(tǒng)的檔案工作，還是對(duì)于信息時(shí)代檔案工作轉(zhuǎn)型，都具有重要的指導(dǎo)意義。

一、二八定律、長(zhǎng)尾理論概述

1.二八定律。也叫帕累托定律、巴萊多定律，是1897年意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托偶然發(fā)現(xiàn)的。他在研究19世紀(jì)英國(guó)人的財(cái)富和收益模式時(shí)，發(fā)現(xiàn)英國(guó)社會(huì)上20%的人占有80%的社會(huì)財(cái)富。即：財(cái)富在人口中的分配是不平衡的。此后，人們注意到二八定律普遍存在于人類社會(huì)的方方面面。比如，企業(yè)80%的利潤(rùn)來源于20%的項(xiàng)目，單位80%的業(yè)績(jī)來源于20%的員工，城市80%的醫(yī)療資源被20%的人占用等等。所以，二八定律被廣泛應(yīng)用于社會(huì)學(xué)及企業(yè)管理學(xué)等。近年來，二八定律在個(gè)人管理方面非常流行，比如每個(gè)人80%的時(shí)間穿著自己20%的衣服，80%的情感需求來源于20%的人。帕累托圖（Pareto charts），見圖1。

圖1

2.長(zhǎng)尾理論。所謂“長(zhǎng)尾”，實(shí)際上是統(tǒng)計(jì)學(xué)中冪律（Power Laws）和帕累托分布（Pareto distributions）特征的一個(gè)口語化表達(dá)，這一概念是由《連線》雜志主編克里斯·安德森（Chris Anderson），在2004年10月的《長(zhǎng)尾》一文中最早提出，用來描述諸如亞馬遜和Netflix之類網(wǎng)站的商業(yè)和經(jīng)濟(jì)模式[2]。這種商業(yè)模式，簡(jiǎn)單的解釋，就是只要存儲(chǔ)和流通的渠道足夠大，需求不旺或銷量不佳的產(chǎn)品共同占據(jù)的市場(chǎng)份額，就可以和那些數(shù)量不多的熱賣品所占據(jù)的市場(chǎng)份額相匹敵甚至更大。比如，傳統(tǒng)書店必須按照二八定律來采購書籍，才能實(shí)現(xiàn)盈利和最佳的社會(huì)效益；而亞馬遜書店利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，打破了時(shí)間和空間的限制，任何冷門的書籍都可能被地球上某一角落的用戶需要，從而實(shí)現(xiàn)盈利。亞馬遜的成功為長(zhǎng)尾理論做出了最好的詮釋。長(zhǎng)尾（Long Tail）示意圖，見圖2。

圖2

3.二八定律和長(zhǎng)尾理論的辯證關(guān)系。二八定律強(qiáng)調(diào)以小博大，抓核心，長(zhǎng)尾理論則重視挖掘細(xì)小需求聚沙成塔的價(jià)值貢獻(xiàn)，它們各自都可以導(dǎo)出清晰的市場(chǎng)策略，各有各的應(yīng)用價(jià)值[3]。在具體的時(shí)間、空間范圍內(nèi)，二八定律更具有價(jià)值，比如某個(gè)城市的圖書館，應(yīng)該按照二八定律，用有限的資金采購需求量最大的書籍。而如果構(gòu)建數(shù)字圖書館，提供電子書的在線利用服務(wù)，就需要同時(shí)應(yīng)用二八定律和長(zhǎng)尾理論，指導(dǎo)工作實(shí)踐。所以，長(zhǎng)尾理論并不是對(duì)二八定律的顛覆，而是互聯(lián)網(wǎng)商業(yè)運(yùn)營(yíng)環(huán)境變化的結(jié)果，是對(duì)傳統(tǒng)理念下重視主流模式的補(bǔ)充與完善[4]。

二、二八定律、長(zhǎng)尾理論與傳統(tǒng)檔案工作

在傳統(tǒng)的檔案工作中，二八定律更具有指導(dǎo)意義，而長(zhǎng)尾理論在檔案的歷史價(jià)值上有所體現(xiàn)。

1.二八定律對(duì)傳統(tǒng)檔案工作的影響。在傳統(tǒng)檔案工作中，最能體現(xiàn)二八定律原則的，就是檔案的分級(jí)管理。所謂分級(jí)管理，是指檔案館對(duì)館藏永久檔案按其自身價(jià)值及珍貴程度等情況進(jìn)行二次鑒定，劃分不同等級(jí)，從而實(shí)現(xiàn)館藏檔案的科學(xué)管理和有效保護(hù)的工作。在分級(jí)管理的基礎(chǔ)上，以上海檔案館和第二歷史檔案館為先導(dǎo)，我國(guó)各綜合檔案館相繼開展了特藏室建設(shè)工作[5]。分級(jí)管理和特藏室，就是充分利用了二八定律，對(duì)館藏中具有重要價(jià)值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)，同時(shí)兼顧展覽服務(wù)。

二八定律同時(shí)體現(xiàn)在檔案的服務(wù)利用環(huán)節(jié)。各檔案機(jī)構(gòu)雖然在極力拓寬服務(wù)利用途徑，但不可否認(rèn)的是，檔案館（室）利用率最高的約20%的檔案資料，滿足了約80%的查檔利用需求；而檔案的利用主體，仍然是檔案的形成機(jī)關(guān)和相關(guān)的職能部門，而檔案館（室）為了核心的20%的利用群體，需要投入80%的努力做好服務(wù)保障工作。

2.長(zhǎng)尾理論對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作的影響。檔案的長(zhǎng)尾效應(yīng)，主要是通過歷史價(jià)值體現(xiàn)的。1901年，普魯士檔案學(xué)家邁斯奈爾提出“高齡檔案應(yīng)當(dāng)受到尊重”，這個(gè)論斷被稱為“年齡鑒定論”。根據(jù)這一理論，不少國(guó)家規(guī)定本國(guó)檔案的禁毀年限，如法國(guó)定為1830年、美國(guó)定為1861年等，凡是禁毀年限前的檔案，均無須鑒定，永久保存。我國(guó)雖然沒有明確規(guī)定，但約定俗成為1949年[6]?？梢?，原本處于長(zhǎng)尾位置的檔案，歷經(jīng)歲月變遷保存下來之后，因歷史價(jià)值變高，轉(zhuǎn)變成了重要的檔案資源。但即便如此，檔案實(shí)踐也不會(huì)重點(diǎn)關(guān)注處于長(zhǎng)尾位置的檔案，長(zhǎng)尾效應(yīng)對(duì)于傳統(tǒng)檔案工作而言，指導(dǎo)意義很弱。

三、二八定律、長(zhǎng)尾理論對(duì)信息時(shí)代檔案工作的啟發(fā)

對(duì)于信息時(shí)代的檔案工作而言，二八定律仍然具有十分重要的指導(dǎo)意義，長(zhǎng)尾理論的指導(dǎo)價(jià)值也愈發(fā)明顯。

1.二八定律對(duì)于信息時(shí)代檔案工作的影響。在信息時(shí)代，二八定律對(duì)于指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐，尤其是對(duì)于數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，具有非?，F(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)意義。比如，在構(gòu)建數(shù)字化檔案信息資源庫的過程中，主要有兩個(gè)途徑：一是傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化；二是在線采集OA辦公系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及相關(guān)網(wǎng)頁的信息。無論哪種途徑，都需要人力、物力、財(cái)力的投入。所以，采用二八定律，對(duì)最關(guān)鍵的、利用率最高的檔案資源優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化或在線采集工作，才能以小博大，更高效地發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，為爭(zhēng)取進(jìn)一步的支持創(chuàng)造有利條件。

再比如，開展在線的檔案查詢利用服務(wù)，二八定律也具有現(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)意義。從宏觀上講，檔案信息資源要滿足最廣泛受眾的查檔需求。但是，在開展數(shù)字化檔案在線服務(wù)利用的初期，應(yīng)該集中力量，優(yōu)先滿足檔案形成部門的查檔需求，即用80%的努力滿足最核心的20%的受眾。這樣做，一是可以快速形成檔案服務(wù)利用效益，爭(zhēng)取更多的支持；二是從實(shí)踐角度出發(fā)，這種做法最具有可行性。檔案服務(wù)利用的最主要瓶頸，就是檔案開放工作進(jìn)展緩慢、檔案服務(wù)利用審批環(huán)節(jié)繁瑣。而從來源原則的角度出發(fā)，各檔案形成部門，可以直接查看本部門產(chǎn)生的檔案資源。所以，通過在線服務(wù)利用的方式，各檔案館向立檔單位、檔案室向各機(jī)關(guān)部門，開放其自身形成的檔案資料，提高服務(wù)利用的水平，增強(qiáng)各立檔單位或各機(jī)關(guān)部門的歸檔欲望，促進(jìn)檔案工作良性發(fā)展。

2.長(zhǎng)尾理論對(duì)于信息時(shí)代檔案工作的影響。應(yīng)用二八定律，做好信息時(shí)代檔案開局工作的基礎(chǔ)上，下一步必須解決兩個(gè)矛盾：一是占80%的低利用率檔案資源，占用大量的館藏空間，消耗維護(hù)成本，必須挖掘這部分檔案的潛在價(jià)值，提高利用率；二是檔案機(jī)構(gòu)在著力滿足20%核心用戶需求的基礎(chǔ)上，必須創(chuàng)新服務(wù)理念，更新服務(wù)手段，滿足其他用戶的查檔需求。隨著信息時(shí)代的來臨以及長(zhǎng)尾理論的出現(xiàn)，為解決這兩個(gè)檔案工作的老大難問題提供了完美的解決方案。

檔案機(jī)構(gòu)冷門的信息資源，雖然單個(gè)看起來利用率低，但是因?yàn)槠鋽?shù)量巨大，如果利用互聯(lián)網(wǎng)的傳播優(yōu)勢(shì)，應(yīng)用長(zhǎng)尾理論，將全國(guó)各檔案系統(tǒng)的冷門檔案資源數(shù)字化，在線提供查詢利用服務(wù)，就會(huì)像亞馬遜網(wǎng)站所創(chuàng)造的奇跡一樣，檔案資源不受時(shí)間、空間的限制，滿足最廣大受眾群體的檔案信息需求。但是，長(zhǎng)尾理論的應(yīng)用，需要特定的條件，對(duì)于檔案工作來說，最主要的瓶頸是檔案開放工作。

3.檔案開放是應(yīng)用長(zhǎng)尾理論的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，制約檔案工作發(fā)展的主要因素，已經(jīng)從技術(shù)瓶頸轉(zhuǎn)化為體制機(jī)制的矛盾和檔案工作者守舊的思想觀念。要想將長(zhǎng)尾理論應(yīng)用于檔案實(shí)踐，關(guān)鍵是要大力開展檔案開放工作，讓寶貴的檔案信息資源從塵封的庫房中走出來，以數(shù)字化的形式提供在線的查詢利用。《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》顯示，“十二五”期間，檔案開放利用成果豐碩。全國(guó)各級(jí)綜合檔案館開放檔案約1.3億卷（件），公開出版編研資料6080種，21億字。舉辦特色展覽、拍攝電視文獻(xiàn)專題片、利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供檔案信息查詢和推送檔案公共產(chǎn)品[7]。但是，必須看到的是，相對(duì)于全國(guó)海量的檔案信息資源，檔案開放比例提升空間較大，檔案開放工作任重而道遠(yuǎn)。按照《檔案法》第十九條規(guī)定：國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開放。但是，在實(shí)踐中開展此項(xiàng)工作困難重重，主要的制約因素有：檔案工作理念保守、檔案開放動(dòng)力不足、檔案降、解密工作進(jìn)展緩慢、人才因素制約、缺乏實(shí)施細(xì)則等。同時(shí)，《檔案法》只規(guī)定了國(guó)家綜合檔案館的檔案開放工作，對(duì)于軍隊(duì)、高校、企事業(yè)單位等檔案機(jī)構(gòu)，沒有明確的規(guī)定，這些部門檔案開放工作進(jìn)展緩慢?？傊?，如果檔案不能開放、公布，即使信息時(shí)代各項(xiàng)技術(shù)已不成問題，應(yīng)用長(zhǎng)尾理論指導(dǎo)檔案工作也只能是一句空話。

[1]魏瑋.二八定律和長(zhǎng)尾理論對(duì)圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的指導(dǎo)意義[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2011,（4）：15-18

[2]Lor can Dempsey.Libraries and the Long Tail:Some Thoughts about Libraries in a Network Age[J].D－Lib Magazine，2006，12（4）：89-92.

[3]鐘曉玫.長(zhǎng)尾理論對(duì)數(shù)字圖書館的啟示[J].蘭臺(tái)世界，2010（4）：78-79.

[4]劉艷蘇，桂秀梅.二八定律和長(zhǎng)尾理論在現(xiàn)代圖書館的共生應(yīng)用[J].現(xiàn)代情報(bào)，2009（8）：41-42.

[5]黃項(xiàng)飛.對(duì)我國(guó)檔案館特藏室建設(shè)的若干思考[J].湖北檔案，2004（7）：28-30.

[6]吳緒成,劉曉春.館藏檔案分級(jí)管理的若干思考[J].湖北檔案2006（11）：19-20.

[7]國(guó)家檔案局.全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要[J].中國(guó)檔案,2016（5）：14-17.

Inspiration of the Pareto Principle and Long Tail Theory to Archival Work in Information Age

Wang Zipeng
(Jiangsu Open University,Nanjing 210036,China)

The Pareto Principle is the classic theory in traditional economic era,while the Long Tail Theory is the innovation theory in network economic era.This paper introduces the basic content of the two theories and their relationship of contradiction and unification,analyzes the embodiment of both in the traditional archival work,studies their guiding significance for the archival work in the information age,and points out that the archives opening is the key to restricting the Long Tail Theory.

Pareto Principle;Long Tail Theory;archival work;archives opening

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.20.12

王子鵬，江蘇開放大學(xué)校辦綜合檔案室助理館員，研究方向?yàn)闄n案管理。