高校檔案管理信息化建設(shè)探究

王曉春

摘 要：在現(xiàn)代辦公管理中，信息化技術(shù)的普及已經(jīng)越來越廣泛了，借助于信息化管理手段可以大大提高工作效率，也能夠確保更好的工作質(zhì)量。而檔案作為伴隨一個人一生的資料記錄，是證明一個人存在這個世界上最重要的材料之一。隨著不斷的發(fā)展越來越多的高等院校開始注重對于高校檔案的信息化管理，所以如何提升高校檔案的管理的信息化水平，建立健全一個更具有創(chuàng)新意義的高校檔案管理信息化制度，這對于高校院校提高整體管理的信息化水平具有重要意義，而實現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)的信息化、數(shù)據(jù)化、智能化，網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為高校檔案信息化改革的重點，這對于高校的發(fā)展與教學(xué)改革也都具有深遠的意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化

中圖分類號：G647.2 文獻標識碼：A 文章編號：1005-5312（2017）26-0244-02

一、前言

在現(xiàn)代辦公管理中，信息化技術(shù)的普及已經(jīng)越來越廣泛了，借助于信息化管理手段可以大大提高工作效率，也能夠確保更好的工作質(zhì)量。而檔案作為伴隨一個人一生的資料記錄，是證明一個人存在這個世界上最重要的材料之一。

隨著不斷的發(fā)展越來越多的高等院校開始注重對于高校檔案的信息化管理，所以如何提升高校檔案的管理的信息化水平，建立健全一個更具有創(chuàng)新意義的高校檔案管理信息化制度，這對于高校院校提高整體管理的信息化水平具有重要意義，而實現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)的信息化、數(shù)據(jù)化、智能化，網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為高校檔案信息化改革的重點，這對于高校的發(fā)展與教學(xué)改革也都具有深遠的意義。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的意義

作為一個對學(xué)生素質(zhì)全面培養(yǎng)的重要基地，在高校的各個環(huán)節(jié)在必須盡可能的完善，而對于每年都有大量學(xué)生入學(xué)或者畢業(yè)，檔案管理工作就顯得尤為重要。以往的檔案管理工作更多是人工操作，工作不僅繁瑣，而且由于工作強度較大的原因，更容易導(dǎo)致檔案出錯。對于學(xué)生以及學(xué)校造成極為不好的影響在效率已經(jīng)質(zhì)量反面都很難得到保障，這也使得以往的檔案管理手段難以適應(yīng)現(xiàn)在的實際情況，所以完善對于檔案管理的信息化建設(shè)更有助于保證檔案的準確性以及及時性，為整體的管理工作做好鋪墊。

高校檔案的信息化管理建設(shè)有助于科技的創(chuàng)新與推廣。隨著時代的發(fā)展，無論是各行各業(yè)信息化的人才都是被企業(yè)追逐的對象，而高等學(xué)院作為我國人才培養(yǎng)的主要場所，人才資源與科技資源都極為豐富，信息化管理技術(shù)在其中的普及，可能會帶來更為創(chuàng)新的思維以及想法，從而推動信息化管理科技的進步與發(fā)展，而年輕人能夠更好的接受新鮮事物，這也為科技的推廣奠定群眾基礎(chǔ)。

高校檔案管理的信息化建設(shè)基本就是利用最新開發(fā)的科技軟件對于檔案數(shù)據(jù)按照一定的準則進行歸納整理，然后利用網(wǎng)上平臺加以完善與進行遠程服務(wù)，目的是為了老師與學(xué)生能夠更好的檢索與利用，但是由于網(wǎng)絡(luò)的開放性以及不安全性，使得高校檔案管理信息化人才顯得尤為重要，這就要求高等院校盡可能完善信息化人才培養(yǎng)制度，推動管理團隊的信息化建設(shè)，加強專業(yè)性。間接的推動高校管理人才培養(yǎng)制度的完善。

三、高校檔案管理信息化內(nèi)容

（一）要確保足夠的資金投入

在整個高校檔案管理的信息化建設(shè)中，無論是最基礎(chǔ)的軟硬件、專業(yè)人才的培養(yǎng)以及聘用，還是到后期對于計算機和安全儲存設(shè)備的安全維護以及數(shù)據(jù)備份，由于檔案資料受眾面較廣，對于設(shè)備的要求盡量選擇操作與維修都相對簡便且具有查詢功能的軟件，其次在人才的選擇與培養(yǎng)上，更注重于他們對于專業(yè)軟件的使用以及維護能力。在保證效率性及時性的同時也要對學(xué)生檔案的安全與保密負責(zé)。但無論如何這都需要大量的資金作為鋪墊，由于經(jīng)費的加大這就需要政府的扶持還有社會各界的鼎力支持，這也同時要求社會各界對于專項資金的使用與管理進行監(jiān)督了。

（二）對于檔案信息的管理，與以往的人工管理手段不同，信息化的管理需要一套更為完善的標準以及管理制度

眾所周知，高校檔案的信息化管理主要就是通過對于檔案資料的數(shù)據(jù)化，然后按照一定的標準以及格式進行分類與整理。這不僅需要專業(yè)的人才進行操作，還需要檔案資料管理部門配合，作為收發(fā)信息、上傳資料的中轉(zhuǎn)站，在確保資料工作效率的同時還要確保資料的準確性以及及時性，這對于高校管理人才也是一種不小的考驗。

（三）高效的檔案管理

進入大數(shù)據(jù)時代，高效檔案管理在大數(shù)據(jù)時代的社會價值將會得到進一步提升，它能夠使檔案管理概念得到全新的注解，也能夠使檔案管理工作人員為人們提供更好的信息服務(wù)。檔案室工作人員在日常工作當中，不僅要學(xué)習(xí)新的管理知識、技術(shù)，更要對檔案管理進行創(chuàng)新，使自身能夠得到一個良好的發(fā)展。高效應(yīng)加大對檔案管理工作的資金投入，提升檔案管理相關(guān)工作的信息化現(xiàn)代化水平，提升對現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用水平，將信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用于對文書檔案各信息資源的儲存、處理和管理環(huán)節(jié)。最首要的任務(wù)是建立其完整的文書檔案數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)庫內(nèi)所有文書檔案信息為同一格式，做到統(tǒng)一規(guī)范管理。運用計算機技術(shù)對檔案進行實時管理，提升檔案管理的自動化程度。同時由于，大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的時間不是非常長，但其復(fù)雜性卻遠遠高于傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)，在應(yīng)用方面因行業(yè)的不同容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)資源混亂。因此，必須將其精湛的信息處理技術(shù)與檔案管理技術(shù)相結(jié)合，通過正確應(yīng)用檔案行業(yè)的大數(shù)據(jù)分析工具，糾正數(shù)據(jù)分析過程中的問題，從而提高檔案管理效率及質(zhì)量。

（四）要保障信息管理系統(tǒng)的安全與保密

由于部分高校檔案可能會涉及到一些關(guān)于國家保密制度中的內(nèi)容，所以這就要求高校檔案信息管理部分在保證大部分資料開放的同時還要嚴格保護小部分資料，既要保證開放又不能泄密，這對于信息保密管理也是極大的挑戰(zhàn)，要確保檔案資料的真實完整之外還有確保整個信息管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定，這就使得高校對于人才的專業(yè)性以及素質(zhì)，還有職業(yè)道德提出極為嚴格的要求。同時也要求在崗人員除了對于設(shè)備的日常維護之外還要不斷提升個人的工作能力，通過不斷學(xué)習(xí)來適應(yīng)科技的不斷更新。

一個管理系統(tǒng)或者說一個信息化管理制度的建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，這需要許多部門的鼎力合作。這就是對于高校的管理制度是否完善，各部門之間合作是否默契提出了很大的挑戰(zhàn)，在一個全新的信息化制度下，高校的教學(xué)改革計劃也將迎來巨大的發(fā)展，更便捷更有效的信息化管理將會完善更為完善高校檔案管理工作，從而為高校的教學(xué)改革奠定扎實的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

隨著數(shù)字化時代的到來，數(shù)據(jù)信息化，網(wǎng)絡(luò)化的潮流正在沖擊著傳統(tǒng)的檔案管理理念。計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用使得檔案資料甚至于檔案館都發(fā)生了基本的變化，特別是計算機技術(shù)的普及在對檔案管理觀念、方式、手段產(chǎn)生了深遠影響。加快高校檔案信息化建設(shè)的步伐，大力開發(fā)和利用檔案資源，將是高校檔案工作的重要內(nèi)容和研究課題。

計算機的廣泛應(yīng)用，為高校實行文檔一體化管理提供了技術(shù)支持，電子文件的出現(xiàn)要求檔案工作向文件管理延伸，使文件生成之日起就得到質(zhì)量控制，從而更好地開發(fā)檔案信息資源，作好檔案管理，保護檔案資料，提高檔案利用率。

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