計劃生育檔案管理創(chuàng)新是社會發(fā)展的必然要求

孔令芹

摘 要：隨著人口和計劃生育工作加快向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展，對人口計生檔案管理工作也提出了更高、更嚴(yán)、更新的要求。探索新形勢下人口和計生檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進(jìn)一步提高人口和計生檔案管理水平，對更好地開展新時期人口和計生工作、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會又好又快發(fā)展有著多方面的積極作用。本文擬對計劃生育檔案管理創(chuàng)新問題進(jìn)行探討，供參考。

關(guān)鍵詞：計劃生育；檔案管理；創(chuàng)新；數(shù)字化

創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。計劃生育檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會，跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐，適應(yīng)社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。

1創(chuàng)新計劃生育檔案管理勢在必行

1.1檔案信息時代發(fā)展的要求

首先，計劃生育檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案的管理效率的有效手段。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的利用，為計劃生育檔案工作提供了極大的便利。其將計生檔案工作推進(jìn)了一個嶄新的工作環(huán)境，使計生工作的開展進(jìn)入了良性循環(huán)之中。其次，檔案數(shù)字管理化為計劃生育檔案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。檔案數(shù)字管理化可以將檔案及時歸檔，為使用者提供便利。

1.2計劃生育檔案信息數(shù)字化是計劃生育管理的必然選擇

計劃生育工作需要查閱和建立工作地區(qū)范圍內(nèi)所有人員檔案和戶籍檔案，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計算機(jī)從輔助性的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。

2計劃生育檔案管理創(chuàng)新存在的問題

2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題

現(xiàn)階段計算機(jī)管理模式的計劃生育檔案工作，主要建立在原有手工管理模式的基礎(chǔ)上，這種管理模式的主要特點(diǎn)始終沒有改變，檔案信息作為管理的載體始終是管理模式的核心內(nèi)容。發(fā)生根本性改變的是管理的工作對象，其由原來的紙張、塑膠等一些載體材料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的檔案信息。

2.2計劃生育檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

2.2.1缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)

大部分計劃生育檔案管理工作人員，沒有統(tǒng)一機(jī)構(gòu)的管理。上崗前，大部分工作人員沒有經(jīng)過相關(guān)的檔案知識培訓(xùn)，檔案收集意識比較淡薄，對檔案管理的重要性、檔案管理的要求不太熟悉，對日常檔案材料業(yè)務(wù)的處理，比如：檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等不太了解。

2.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低

計劃生育檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平較低，其走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。大多數(shù)的管理人員并不是專職檔案管理人員，這導(dǎo)致了在計劃生育檔案管理過程中工作前后脫節(jié)，容易導(dǎo)致工作失誤，并存在一些檔案的數(shù)量、材料等方面的問題責(zé)任不明、界限不清的嚴(yán)重問題。

2.2.3數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后

數(shù)據(jù)庫建設(shè)的滯后也是阻礙計劃生育檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的因素之一。雖然經(jīng)過多年的努力，大部分的計生檔案部門建立起了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫，但沒有開發(fā)單獨(dú)的計算機(jī)或相關(guān)的檔案管理軟件進(jìn)行管理計生人事檔案。在查閱相關(guān)人事檔案信息時，仍需采用手工方式查找，很大程度上降低了檔案工作的工作效率。

2.2.4經(jīng)費(fèi)保障率低

目前，經(jīng)費(fèi)問題仍是影響計劃生育進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大屏障。有些相關(guān)單位對計生檔案管理的重視程度不夠，投入的經(jīng)費(fèi)比較少，人事檔案管理硬件設(shè)施不完善，無力購置較好的硬件及軟件設(shè)施，用來建立起點(diǎn)較高的檔案館網(wǎng)絡(luò)。

3計劃生育檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1深入理解創(chuàng)新、全面普及創(chuàng)新

要想真正的把計劃生育檔案管理做到全面數(shù)字化發(fā)展，就必須要認(rèn)識到創(chuàng)新的重要性。在軟件方面，工作人員要總結(jié)出一套較為合適的操作方式和管理模塊，使之得以在軟件操作中實(shí)施；在硬件方面，單位要提高電腦硬件設(shè)施，使之可以承載較為龐大的計劃生育檔案信息，確保存儲不受影響。

3.2合理管理檔案、提高工作水平

計劃生育檔案管理一直是一項較為繁冗的工作，也是一項重復(fù)性較高的工作，針對這樣的工作狀態(tài)，要不斷的提高工作人員自身的業(yè)務(wù)水平，對工作人員普及數(shù)字化的優(yōu)勢，把數(shù)字化充分的應(yīng)用到工作中；與此同時，在更新信息時，要不斷的合適檔案錄入是否正確，對特殊標(biāo)記的事項要做好記錄；此外，還要注意及時刪除無用的信息，對已經(jīng)歸檔的檔案做好保密措施，不能隨意的泄露個人檔案信息，做好信息的維護(hù)工作，提高工作效率的同時提升工作水平。

3.3全民標(biāo)準(zhǔn)化管理、推進(jìn)檔案管理落實(shí)

隨著時代信息技術(shù)的快速發(fā)展，計劃生育檔案管理工作也要普及數(shù)字化管理模式。單位要引進(jìn)先進(jìn)的操作軟件和設(shè)備，對過去手工錄入和辦公的操作予以取締。要求每一位工作人員能熟練掌握數(shù)字化管理計劃生育檔案的操作方法。在工作中積極發(fā)現(xiàn)問題，提出創(chuàng)新性的策略或者問題，全民重視數(shù)字化管理，查缺補(bǔ)漏，不斷的完善管理系統(tǒng)，逐步推進(jìn)檔案管理與數(shù)字化操作的完美結(jié)合。

3.4加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

計生檔案工作的管理需要一套科學(xué)化、規(guī)范化的工作程序和工作方法，可以通過網(wǎng)絡(luò)的手段把分散的計算機(jī)用系統(tǒng)連接起來，并通過把這些單一的計算機(jī)根據(jù)功能的不同進(jìn)行分類，劃分成不同的系統(tǒng)處理方式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)整體應(yīng)用。

3.5工作人員知識素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)要全面掌握檔案專業(yè)知識

計劃生育檔案工作人員只有學(xué)習(xí)并掌握檔案相關(guān)專業(yè)知識，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效率，對計生檔案工作進(jìn)行科學(xué)管理。

3.5.1掌握相關(guān)計算機(jī)知識

計劃生育檔案工作人員要熟練掌握計算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、數(shù)據(jù)庫的管理、網(wǎng)絡(luò)的管理等方面的計算機(jī)技能。

3.5.2培養(yǎng)精益求精、求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)

計劃生育檔案工作是一項長期而且細(xì)致的工作，從材料的收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用，每一個環(huán)節(jié)都離不開仔細(xì)、認(rèn)真的工作態(tài)度，任何一個細(xì)節(jié)的失誤均可能給后面的工作帶來麻煩。

3.5.3培養(yǎng)創(chuàng)新意識

計劃生育檔案工作人員要善于在工作中發(fā)現(xiàn)問題，并解決問題；敢于轉(zhuǎn)換思維方式，克服保守思想；有創(chuàng)新的意識與觀念，結(jié)合工作實(shí)際，為計生檔案的管理出謀劃策，提出新思路、新觀點(diǎn)，利用現(xiàn)代化技術(shù)開發(fā)利用檔案資源，促進(jìn)計劃生育檔案工作的發(fā)展。

總之，隨著信息不斷的更新，計生管理方式也在不斷的創(chuàng)新和更改，緊跟數(shù)字化發(fā)展的步伐；同時，工作人員利用數(shù)字化管理，去篩選有用的信息，更好的為人民服務(wù)，從而全面的提升我國計劃生育管理水平，提高計生問題的解決能力，進(jìn)而提高工作效率。

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