淺談河源市人才檔案管理問題及對策研究

謝藝彬

摘要：河源市人才檔案托管中心，存放著全市人才技術(shù)管理檔案，人才檔案管理直接影響到數(shù)以萬計的人才工作關(guān)系、職稱評審、工資晉升等等，如何管理好人才檔案管理是保障本市人才管理的最重要的一個環(huán)節(jié)，本文嘗試對人才檔案管理進行研究，提出一種規(guī)范的管理對策。

關(guān)鍵詞：人才檔案；管理；問題；對策

人才檔案是指企業(yè)勞動、人事部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察人才的依據(jù)。人才檔案是國家檔案的組成部分。人才檔案管理在日常工作管理中起到舉足輕重的作用，因此應(yīng)當受到足夠的重視。

一、剖視河源市人才檔案管理問題

目前在我市人才檔案托管中心存放人才檔案數(shù)以萬計，有很多各單位的、有在外務(wù)工的大學(xué)生檔案等等，通過長期的管理工作，分析歸納總結(jié)我市在人事檔案管理中存在問以下四個點典型問題，這三個問題也是困擾全國各地的人事檔案管理。

第一、檔案管理意識不強，重視程度不高；人事檔案管理工作對于所有單位來說，基本上不產(chǎn)生單位效益和業(yè)績，很多人及單位只認為人事檔案管理只不過是管理文書，只需要妥善保管、整理好、分類好、不外泄，滿足人事調(diào)動或者外界的查檔、調(diào)檔就可以啦，這種觀念影響了檔案管理工作的整體作用，是非常不正確。

第二、檔案內(nèi)容完整性問題：人事檔案是每個人基本情況的說明書和記錄，要能夠反應(yīng)一個人的整體情況，達到見檔如見人，可是現(xiàn)實情況卻不盡人意，非常多人的檔案內(nèi)容幾年甚至十幾年都不更新，檔案內(nèi)容非常至少，出現(xiàn)了時間的真空，沒有利用和參考價值；這種現(xiàn)象最多出現(xiàn)在外務(wù)工大學(xué)生，其中有很大一部分大學(xué)生畢業(yè)后直接打回本市進行人事托管，很多檔案幾乎只有大學(xué)畢業(yè)前的所有檔案，畢業(yè)后的檔案幾乎沒有，很多檔案就是死檔案。

第三、檔案信息化程度較低，非常影響管理的效應(yīng)；人事檔案由于存在一定的保密性，在大部分地方，人事檔案都沒有配備計算機進行信息化管理，建立數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)搜索。故非常多地級市或者縣區(qū)，如果需要查詢檔案必須到現(xiàn)場進行確認查詢，否則無法調(diào)用人事檔案。

第四、有部分檔案管理工作較為混亂，認為搞經(jīng)濟建設(shè)是硬任務(wù)、硬指標，而檔案工作可有可無，部分分管領(lǐng)導(dǎo)沒有落實，使檔案工作處于松馳狀態(tài)。有的雖然制定了檔案管理制度，但由于管理不嚴，檔案收集難、利用難、編研難等現(xiàn)象十分突出。執(zhí)行不嚴，不規(guī)范、人員不到位、職責(zé)不明確、任務(wù)不落實，而且不少檔案人員又缺乏必要的職業(yè)素質(zhì)和基本技能；檔案管理人員責(zé)任心不強，檔案管理混亂無序，導(dǎo)致其它干部或閑雜人員可以進入檔案室查找資料和借閱檔案，借出和歸還檔案不執(zhí)行借還手續(xù)，借了不還時而發(fā)生，導(dǎo)致檔案資料丟失不知去向；甚至還有個別人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據(jù)，嚴重損害了檔案的真實性和利用價值；部分雖然建立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，但由于執(zhí)行不力，還沒有很好的開展有效的、正常的檔案管理工作；

二、淺談河源市人才檔案管理問題解決對策

河源市人事檔案管理問題要解決，其實主要做好四個方面，一個提高人的檔案管理意識，二增加人事檔案信息化管理投入，第三，改善檔案收集管理辦法。第四增強人事檔案管理員工的素質(zhì)

第一、多渠道增強檔案管理意識。這個要從上向下增強，提高群眾干部的檔案管理意識。首先，要提高領(lǐng)導(dǎo)的對檔案管理的重要性，要讓領(lǐng)導(dǎo)認識到人事檔案是我市的管理工作中最重要的組成部分，是重要信息的資源庫。其次，我中心應(yīng)該向市直機關(guān)單位發(fā)出學(xué)習(xí)檔案管理的通知，讓機關(guān)干部先接受檔案管理的意識。再次我中心應(yīng)該有計劃向廣大市民去推廣《檔案法》，在地級市中，經(jīng)過我的調(diào)研至少有90%的市民根本不知道有存在檔案法和檔案如何管理。從三個檔次去增強檔案管理意識是比較成效。

第二、增加人事檔案信息化管理投入。為了提高檔案管理有效性，檔案管理應(yīng)該建立內(nèi)部保密的數(shù)據(jù)庫，需要購置先進的計算機和專用軟件，逐步建立保密的電子信息化的人事檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)能夠按照權(quán)限級別進行查詢、更新等，可以解決部分在外面工作的檔案更新問題、也可以解決異地查詢的問題。通過這個手段的實施，人事檔案數(shù)據(jù)處理的信息化，發(fā)揮人事檔案在人才選撥上起到積極作用，也可以為國家以及地級市的人力資源決策提供一定的數(shù)據(jù)支持，為上層的政策制定提供了依據(jù)。

第三、改善管理制度，接受各方面的材質(zhì)的檔案材料，如果是電子檔必須加以原件進行核對，或者以各單位審核人員進行原件核對，保障檔案材料收集的正確性、安全性。落實檔案工作基礎(chǔ)，進一步營造良好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作環(huán)境。

第四、增強人事檔案管理員工的素質(zhì)，檔案管理工作是一項政治性、專業(yè)性、知識性很強的工作，要保障檔案工作的正常開展，需要保持檔案工作人員崗位的相對穩(wěn)定。同時各檔案員要定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而且各要按工作規(guī)范、崗位職責(zé)對檔案人員加以督查和考核。購置必備的檔案柜，做好通風(fēng)、防蟲蛀、防潮濕、防火防盜等配套保護措施，不斷提高檔案管理信息化水平，確保檔案資料不丟失、不損壞，保證檔案信息不失密、不泄密。

第五、為了更好的提供人事檔案管理服務(wù)，我們應(yīng)該增強本身員工的技能，才能讓人事檔案管理更上一個臺階，主要分為三個方面：1、外派檔案管理員工到省一級或者高校進行學(xué)習(xí)調(diào)研，了解其他單位檔案管理模式，可以借鑒；2、鼓勵員工進行進修學(xué)習(xí)；提供個人的學(xué)歷，更好的掌握檔案管理。3、招聘高學(xué)歷的人才納入人事檔案管理，讓人事檔案管理員工結(jié)構(gòu)合理，發(fā)揮人事檔案管理中人才起的作用。

綜上所述，新形勢下，人才檔案管理也要與時俱進，轉(zhuǎn)變一些傳統(tǒng)做法，深化服務(wù)意識，提高人事檔案管理的硬件水平，以人為本，務(wù)實業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，積極為人才檔案管理現(xiàn)代化積極努力，使得人才檔案管理在現(xiàn)代社會發(fā)展歷程中發(fā)揮更大的作用。